公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理問題探討

莫微

[摘要] 檔案管理工作是公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法的重要記錄和依據(jù)，對公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工作的開展具有十分重要的參考意義。運用數(shù)字化管理手段開展公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理，這是新時期公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工作創(chuàng)新的重要內(nèi)容，同時也是提高公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工作質(zhì)量的重要措施。該文對公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理相關(guān)內(nèi)容進行了分析和探究，以期為新時期的公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工作開展提供可靠的檔案管理依據(jù)。

[關(guān)鍵詞] 公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案;數(shù)字化管理;存在問題;管理策略

[中圖分類號] R19 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2019）12（a）-0164-03

Discussion on Digital Management of Public Health Supervision Law Enforcement Files

MO Wei

Department of Preventive Health， Hailing District， Taizhou， Jiangsu Province， 225300 China

[Abstract] Archives management is an important record and basis for public health supervision and law enforcement， and it has important reference significance for the development of public health supervision and law enforcement. The use of digital management tools to carry out public health supervision and law enforcement file management is an important part of the innovation of public health supervision and law enforcement in the new era， and it is also an important measure to improve the quality of public health supervision and law enforcement work. This paper analyzes and explores the content of digital management of public health supervision law enforcement archives， in order to provide a reliable file management basis for public health supervision and law enforcement in the new era.

[Key words] Public health supervision law enforcement file; Digital management; Existing problems; Management strategy

從我國當(dāng)前的發(fā)展情況來看，在信息技術(shù)得以不斷推進的背景下，數(shù)字化建設(shè)在各個研究領(lǐng)域進行滲透和深入，為行業(yè)建設(shè)提供了便利條件。在公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法過程中，其檔案管理工作的開展，主要是為了對工作的主要內(nèi)容和實施方案進行記錄，進而為公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工作的有效開展提供資料和依據(jù)，在公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法方案管理工作中是尤為重要的。

1? 衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理概念和意義

1.1? 相關(guān)概念

就衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的管理來說，促進其數(shù)字化發(fā)展，是促進檔案科學(xué)發(fā)展的重要內(nèi)容，主要是以圖像，文字和聲音等為載體的資料保存形式，能夠保證檔案管理的有效性，為日后應(yīng)用提供參考作用。數(shù)字化管理檔案資源，需要將檔案進行整理，收集錄入和檢索設(shè)置，從而促進檔案管理工作向科學(xué)化，實用化和有序化方向進行推進，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)資源的節(jié)約化發(fā)展，將工作效率進行有效提高。

1.2? 數(shù)字化管理意義

衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理實施，具有一定的積極意義，其主要表現(xiàn)在3個方面。首先，能夠節(jié)約更多的存儲空間，在傳統(tǒng)的檔案管理模式實施過程中， 其主要是以紙質(zhì)版形式對數(shù)據(jù)進行存儲，需要占用一定的存儲空間，而數(shù)字化管理模式，則替代紙質(zhì)存儲，節(jié)省了更多的空間，在一定程度上降低了存儲成本。其次，將工作效率進行有效提高，數(shù)字化管理發(fā)展，主要是以計算機操作為主，能夠在工作實施過程中將工作流程進行簡化，保證操作更為簡單，并降低其人力資源，大部分的工作都交由計算機進行處理，提高工作效率[1]。最后，促進檔案管理形式多樣化發(fā)展，在實現(xiàn)數(shù)字化存儲的工作過程中，能夠?qū)崿F(xiàn)對多種存儲格式，文本，視頻和音像的存儲，能夠?qū)⒅匾畔⑦M行真實記錄，并保證永久存儲，同時有效避免檔案數(shù)據(jù)的丟失。

2? 公共衛(wèi)生執(zhí)法監(jiān)督檔案管理工作開展現(xiàn)狀中存在問題

2.1? 硬件設(shè)施不夠完善

就公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案工作開展現(xiàn)狀來說，其在實現(xiàn)信息化管理推進的過程中，需要各種硬件設(shè)施的支持，這些硬件主要為計算機和移動硬盤等，對數(shù)字化實現(xiàn)具有重要意義，就這些硬件設(shè)施來說，需要在實際工作中保證完善性，提高應(yīng)用質(zhì)量，保證資金完善。但是實際上，很多衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法部門都缺乏資金支持，這也是檔案數(shù)字化管理所面臨的主要問題，在缺少資金投入的情況下，即使企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)對數(shù)字化管理系統(tǒng)的建立，也會對后期技術(shù)的升級和軟件維護造成影響，對數(shù)字化管理發(fā)展造成限制，同時難以促進管理優(yōu)勢的充分發(fā)揮[2]。

2.2? 監(jiān)督機制不完善

衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化發(fā)展，還缺乏行之有效的監(jiān)督管理機制，在工作的實際開展過程中，其問題主要表現(xiàn)在兩個方面。首先，檔案監(jiān)督管理工作開展不到位，在這種情況下，即使數(shù)字化檔案管理工作得以建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)更快捷科學(xué)的管理工作，但是不同部門所對應(yīng)的監(jiān)督管理標(biāo)準(zhǔn)之間卻存在顯著差異，導(dǎo)致信息資源共享過程中出現(xiàn)很多不必要的麻煩。其次在工作的實際開展過程中，監(jiān)督人員通常忽視管理工作，自身工作積極性較為低下，導(dǎo)致實際工作效率不高。在實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的過程中，人員思想認識程度不足，同時工作素養(yǎng)降低，對工作效率造成了影響，同時，加之行業(yè)內(nèi)缺乏科學(xué)有效的獎勵機制，難以保證管理工作的開展有效性。

2.3? 缺乏數(shù)字化管理人才

在實際發(fā)展中，缺乏數(shù)字化管理方面的專業(yè)人才是公共衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化工作實現(xiàn)中所面臨的主要問題。在目前發(fā)展情況中，行業(yè)表現(xiàn)出舊員工工作經(jīng)驗較為豐富，但是在專業(yè)知識方面有所欠缺，而新員工又存在專業(yè)知識儲備較強，但是實際工作經(jīng)驗較少，知識應(yīng)用能力較差等問題，同時在思想認識方面也存在不足[3]。就公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理工作人員來說，要想保證管理工作的有效開展，不僅需要管理人才具有較強的專業(yè)知識，而且需要具有較高的思想認識，保證工作態(tài)度的認真謹慎，能夠?qū)n案方面的規(guī)章制度進行執(zhí)行，并不斷促進自身素質(zhì)發(fā)展，能夠緊跟時代步伐，從而保證檔案管理工作的順利開展。

3? 衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理的實施策略

3.1? 完善基礎(chǔ)設(shè)施

在公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理工作中，保證硬件發(fā)展條件和軟件發(fā)展條件是促進基礎(chǔ)建設(shè)的重要內(nèi)容，加強其資金投入，保證設(shè)施完整性，是公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理工作的主要實施內(nèi)容。在實際實施過程中，首先需要相關(guān)部門提高認識程度，能夠加大資金支持，購入計算機和移動硬盤等硬件設(shè)施，保證數(shù)字化工作的有效開展。其次，加強日常維護管理工作，定期開展軟件升級管理，從而保證數(shù)字化管理方式的應(yīng)用設(shè)施達到最優(yōu)，為檔案數(shù)字化管理實現(xiàn)提供基礎(chǔ)保證。

3.2? 積極完善數(shù)字化管理機制

從公共檔案衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀來看，機制不完善和數(shù)字化管理優(yōu)勢難以充分發(fā)揮等是實現(xiàn)數(shù)字化的主要問題。因此，需要加強管理機制的完善力度，具體工作實施可以從幾方面進行入手。首先，需要促進系統(tǒng)建立，保證數(shù)字化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，需要從不同部門檔案管理工作存在的方式差異性進行入手，對其進行折中調(diào)和，從而保證統(tǒng)一化，便于管理。例如：不同部門對于文件存儲格式存在不同的問題，需要對文本和圖像材料等進行統(tǒng)一[4]。同時，針對檔案的歸檔方式和存儲方式來說，也需要撥正統(tǒng)一性，從而保證數(shù)據(jù)共享便捷性。其次，需要促進監(jiān)督機制的有效建立，需要將相關(guān)工作納入到員工的績效考核成績中，從而促進工作人員工作積極性的有效增強，并定期開展檢查和監(jiān)督工作，從而將數(shù)字化管理工作的時效性進行提高，保證公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工作的有效進行。最后，通過公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案信息化建設(shè)，可以建設(shè)公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案信息資源系統(tǒng)，以此來提高公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的檢索和應(yīng)用質(zhì)量。具體來講，可以建立公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案機讀目錄中心，通過此系統(tǒng)實現(xiàn)對分散公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的集中整理，在提高管理效率的同時，還能實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享。同時，還需要構(gòu)建公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案多媒體數(shù)據(jù)庫，對需要永久保存的公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案進行數(shù)字化處理，并儲存相應(yīng)的聲音、圖片、影像資料，進而做到對公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的全文檢索。此外，還需要積極通過公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案信息化建設(shè)，尤其是針對大型公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工程和大型公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法活動，這些公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案都極為珍貴，因此需要進行有效的儲存和應(yīng)用，這樣才能提高公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的應(yīng)用有效率[2]。

3.3? 建立公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案信息安全系統(tǒng)

為了確保公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的安全，需要建立公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案信息安全系統(tǒng)，具體如下。

①各級公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法部門在建立公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案信息化系統(tǒng)時，需要通過一定的技術(shù)手段來防止病毒入侵、非法操作、非法訪問等事件，以此來確保公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的安全程度。同時還需要對公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案歸檔工作進行監(jiān)督管理，以此來確保數(shù)據(jù)系統(tǒng)的安全。

②檔案管理部門需要建立專屬的內(nèi)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并通過物理方式與外網(wǎng)相隔絕，如果需要交換數(shù)據(jù)，則不能通過傳統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)通信模式，而是需要采用數(shù)據(jù)遷移的方式，將數(shù)據(jù)從數(shù)據(jù)庫中導(dǎo)出到可寫光盤等介質(zhì)上，在通過這些介質(zhì)將數(shù)據(jù)傳輸?shù)搅硪粋€數(shù)據(jù)庫中。

③如果需要將部分公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案公布到互聯(lián)網(wǎng)上，需要對公布數(shù)據(jù)進行嚴格篩選，避免出現(xiàn)重要信息泄露問題，在公布信息數(shù)據(jù)之前，需要進行程序化審核，并填寫簽字表等基本資料，同時還需要對公共網(wǎng)絡(luò)上的公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案信息數(shù)據(jù)進行定期審核檢查。

④需要建立完整的公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案保密措施，針對提供查詢服務(wù)的數(shù)據(jù)需要應(yīng)用身份驗證、數(shù)據(jù)備份、設(shè)置防火墻、訪問控制等安全措施，避免有非法分子進入到系統(tǒng)中對數(shù)據(jù)進行銷毀、篡改、刪除、插入等操作。同時針對專利數(shù)據(jù)，還可以應(yīng)用水印保護技術(shù)，以此來確保信息的安全性和公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案信息系統(tǒng)的安全程度。

3.4? 提高檔案管理發(fā)展水平

促進檔案管理發(fā)展水平，需要從兩方面入手：①需要將檔案內(nèi)容進行收集，要根據(jù)執(zhí)法機構(gòu)的發(fā)展情況，收集有效有用的數(shù)據(jù)，并保證數(shù)據(jù)內(nèi)容的客觀性和系統(tǒng)性，保證材料內(nèi)容為年度監(jiān)督監(jiān)測材料，保證材料收集齊全，提高數(shù)字化檔案管理的有效性。②需要促進檔案管理方式的不斷創(chuàng)新，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)點進行充分利用和發(fā)揮，促進檔案信息管理機構(gòu)的建設(shè)，并盡量保證實現(xiàn)自動化管理，從而實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化。例如在實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理后，有關(guān)部門共收集文件材料12 175份，對其檔案進行整理，共為1 230卷，540件，將其輸入到數(shù)據(jù)庫中。共整理資料得959卷，累計8 000多件，底圖為1 850張。將各門類的檔案進行歸檔，歸檔率，完整率和準(zhǔn)確率均在98%以上。共提供利用服務(wù)700人次，復(fù)印3 690份、查全率和準(zhǔn)確率均為100%[5]。

3.5? 重視人才培養(yǎng)和引進

人才素質(zhì)是保證公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理工作順利開展的重要內(nèi)容，因此，促進檔案數(shù)字化建設(shè)，需要相關(guān)機構(gòu)能夠提高對人才應(yīng)用的重視程度，促進專業(yè)技術(shù)人才的引進，并加強人才培訓(xùn)工作的重視程度。在工作的實際開展過程中，針對老員工，需要給予其數(shù)字化技術(shù)培訓(xùn)，提高人員的技術(shù)專業(yè)技能。而針對新員工，則需要促進新老員工之間的溝通和交流，以座談會的形式進行開展，從而將員工的職業(yè)道德進行提高，并加強員工的保密規(guī)定意識。并積極引進優(yōu)秀人才，提高人才準(zhǔn)入門檻，并加強員工福利待遇，吸引更多優(yōu)秀人才的加入，從而實現(xiàn)對檔案管理人才隊伍的有效建設(shè)。

4? 結(jié)語

衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理發(fā)展并不是一蹴而就的，需要在接下來發(fā)展中，提高人員認識程度，加大資金投入，促進各項基礎(chǔ)設(shè)施的不斷完善，保證工程發(fā)展的長效發(fā)展。在實現(xiàn)數(shù)字化檔案工作的過程中，需要對監(jiān)督管理機制進行完善，從檔案格式要求進行入手，對工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，促進各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展，提高工作人員的積極性。并促進監(jiān)督機制的不斷完善，加強人才培訓(xùn)，促進素質(zhì)人才引進，從而實現(xiàn)衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理的工作數(shù)字化發(fā)展，提高工作效率。

[參考文獻]

[1]? 張永杰，許長旭，陳超.公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理問題探討[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2018，15（26）：154-156.

[2]? 張俊輝，李清澤.公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理問題探討[J].科技風(fēng)，2019（15）：219.

[3]? 滑明輝，賈國云.淺談公共衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案的數(shù)字化管理設(shè)想[J].中國公共衛(wèi)生管理，2006（1）：76-77.

[4]? 何艷，張堅偉，夏美華.衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案管理現(xiàn)狀與對策研究[J].中國衛(wèi)生監(jiān)督雜志，2016，23（6）：578-581.

[5]? 王迪彬.縣級衛(wèi)生綜合監(jiān)督執(zhí)法的證件發(fā)放和檔案管理探討[J].科技經(jīng)濟導(dǎo)刊，2017（9）：260.

（收稿日期：2019-09-10）