大型醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)需求論證

李琨 蔣義

一、管理現(xiàn)狀

隨著國(guó)家、地方政府、軍隊(duì)等縱向管理部門(mén)對(duì)醫(yī)藥衛(wèi)生科研事業(yè)的投入，醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)類(lèi)型多、金額大，管理復(fù)雜。各部門(mén)紛紛出臺(tái)了相關(guān)科研經(jīng)費(fèi)管理規(guī)定，對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、結(jié)算報(bào)銷(xiāo)、財(cái)務(wù)驗(yàn)收、監(jiān)督檢查等提出了具體要求。醫(yī)院作為科研經(jīng)費(fèi)載體，為各課題各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人搭建一個(gè)連接科研管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、資產(chǎn)采購(gòu)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)、紀(jì)檢部門(mén)的綜合性經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)，勢(shì)在必行。

二、存在問(wèn)題

科研經(jīng)費(fèi)管理貫穿在整個(gè)項(xiàng)目管理中，預(yù)算編制經(jīng)費(fèi)的決算及財(cái)務(wù)驗(yàn)都與科研經(jīng)費(fèi)管理息息相關(guān)。但是日益增長(zhǎng)的科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)需求，與傳統(tǒng)的經(jīng)費(fèi)管理模式產(chǎn)生了矛盾，科研人員無(wú)法從繁瑣的財(cái)務(wù)管理中脫身，財(cái)務(wù)部門(mén)也面臨著課題類(lèi)型多，經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)量大，入賬不及時(shí)、外撥不到位、結(jié)題管理難等重重考驗(yàn)。

（一）預(yù)算編制不合理。課題負(fù)責(zé)人在填報(bào)項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)時(shí)，往往將重點(diǎn)放在如何中標(biāo)，將精力花在研究?jī)?nèi)容的撰寫(xiě)上，在編制預(yù)算時(shí)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人更多關(guān)注如何獲批更多的經(jīng)費(fèi)，而不是根據(jù)研究任務(wù)和實(shí)際需求進(jìn)行預(yù)估，從而導(dǎo)致預(yù)算批復(fù)后執(zhí)行遇到困難。

（二）經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行不嚴(yán)格。預(yù)算調(diào)整多次頻繁。課題跨度約3-5年，由于在研究過(guò)程中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人缺乏對(duì)預(yù)算的把控，導(dǎo)致預(yù)算執(zhí)行時(shí)存在問(wèn)題，比如單項(xiàng)支出超預(yù)算，常見(jiàn)于勞務(wù)費(fèi)，差旅費(fèi)，版面費(fèi)等，或者部分預(yù)算執(zhí)行過(guò)少或不執(zhí)行，比如設(shè)備費(fèi)等，這一問(wèn)題的出現(xiàn)，很大程度由于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和科研管理部門(mén)對(duì)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程缺乏信息掌控，無(wú)法了解目前科研經(jīng)費(fèi)管理的狀態(tài)。

（三）科研經(jīng)費(fèi)超支，科研課題負(fù)責(zé)人無(wú)法掌握課題進(jìn)展?fàn)顟B(tài)，監(jiān)管部門(mén)無(wú)法時(shí)時(shí)監(jiān)督提醒，課題經(jīng)費(fèi)由于批復(fù)時(shí)間較晚等原因，導(dǎo)致課題負(fù)責(zé)人會(huì)拆東墻補(bǔ)西墻，進(jìn)行科研經(jīng)費(fèi)活動(dòng)，經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致幾個(gè)課題賬目混合核算，造成經(jīng)費(fèi)超支。

（四）結(jié)題審計(jì)多采用報(bào)送審計(jì)?？蒲姓n題結(jié)題審計(jì)多采用報(bào)送審計(jì)方式，如果課題組沒(méi)有電子檔案或者憑證電子版，往往會(huì)因?yàn)槿ヘ?cái)務(wù)部門(mén)拍攝原始憑證，浪費(fèi)了大量的時(shí)間和精力。

（五）科研部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)管理上的需求不能滿(mǎn)足。隨著科研部門(mén)對(duì)管理的精細(xì)化程度提升，按不同的類(lèi)型提取數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)提供科學(xué)決策的需求越來(lái)越強(qiáng)烈，分類(lèi)統(tǒng)計(jì)、指標(biāo)考核、財(cái)務(wù)分析等需要越來(lái)越高。

三、系統(tǒng)構(gòu)建（見(jiàn)圖1）

從課題的全生命周期來(lái)看，課題經(jīng)費(fèi)分為經(jīng)費(fèi)入賬，預(yù)算支出與調(diào)整，結(jié)題審計(jì)。通過(guò)此流程實(shí)現(xiàn)課題經(jīng)費(fèi)的及時(shí)順利入賬管理、網(wǎng)絡(luò)結(jié)算報(bào)銷(xiāo)管理。

（一）入賬管理

包括財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)銀行到賬單的公開(kāi)展示，課題組對(duì)經(jīng)費(fèi)確認(rèn)，科研管理部門(mén)對(duì)課題進(jìn)行入賬管理，扣除管理費(fèi)后，推送財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行入賬。

（二）網(wǎng)絡(luò)結(jié)算報(bào)銷(xiāo)

由課題組發(fā)起結(jié)算報(bào)銷(xiāo)，網(wǎng)上填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單，選擇合適的預(yù)算，上傳發(fā)票等必要附件，提交各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字，科研部門(mén)預(yù)審后，財(cái)務(wù)部門(mén)支付。本系統(tǒng)對(duì)可實(shí)現(xiàn)分項(xiàng)預(yù)算控制，預(yù)算調(diào)整，對(duì)日常零星結(jié)算、合同管理、網(wǎng)銀支付，實(shí)現(xiàn)從發(fā)起到網(wǎng)上審簽到支付的全過(guò)程管理。

（三）實(shí)現(xiàn)各種類(lèi)型的查詢(xún)統(tǒng)計(jì)分析

從經(jīng)費(fèi)來(lái)源維度、課題分類(lèi)維度，課題狀態(tài)維度、經(jīng)費(fèi)起點(diǎn)維度的多角度查詢(xún)。滿(mǎn)足科研及財(cái)務(wù)部門(mén)的各種類(lèi)型查詢(xún)統(tǒng)計(jì)需求，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持。

為課題組提供一表清的界面，滿(mǎn)足結(jié)題課題管理需求，提供分年度支出明細(xì)賬，電子賬單，按類(lèi)型統(tǒng)計(jì)的決算表。（見(jiàn)圖2）

（四）電子檔案管理

醫(yī)院一方面讀取電子發(fā)票的關(guān)鍵信息，轉(zhuǎn)化為報(bào)銷(xiāo)單據(jù)信息，簡(jiǎn)化了員工報(bào)銷(xiāo)填單過(guò)程，另一方面利用虛擬打印技術(shù)，將PDF文件轉(zhuǎn)化為影像，提單審核環(huán)節(jié)不用逐個(gè)打開(kāi)PDF附件，直接以影像形式展開(kāi)，快速高效。電子檔案系統(tǒng)有權(quán)限開(kāi)放，對(duì)于報(bào)銷(xiāo)部門(mén)，發(fā)票狀態(tài)與報(bào)銷(xiāo)狀態(tài)同步變化，查驗(yàn)完畢的電子發(fā)票，自動(dòng)歸集為個(gè)人發(fā)票集合，處于審核中、已通過(guò)和已入賬的電子發(fā)票均被鎖定開(kāi)放?？蓪?shí)現(xiàn)分權(quán)限的電子檔案信息管理。對(duì)于供應(yīng)商，對(duì)大型設(shè)備的分期支付，藥品承兌進(jìn)度等一目了然。對(duì)于醫(yī)院管理部門(mén)，分析各種分類(lèi)匯總數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)濟(jì)決策提供支持。