辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化整合模式研究

張永紅　張孝芳　陳淑娟

【摘 要】隨著我國社會的不斷發(fā)展進步，當前時代下對于各種檔案的管理也不再僅僅依靠人工完成。自動化技術在檔案管理工作中的應用范圍不斷擴大，從而可以有效地實現(xiàn)無紙化辦公，對于工作效率的提升具有幫助作用?；诖耍撐暮喴治隽宿k公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化整合模式。

【Abstract】With the continuous development and progress of China's society， the management of various archives in the current era is no longer only relying on manual work. The application scope of automation technology in archives management work is expanding， which can effectively realize the paperless office， which is helpful for the improvement of work efficiency. Based on this， this paper briefly analyzes the optimization and integration mode of office automation system and archives management system.

【關鍵詞】辦公自動化;系統(tǒng);檔案管理;模式;研究

【Keywords】office automation; system; archives management; mode; research

【中圖分類號】G71? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2019）11-0001-02

1 引言

社會經(jīng)濟及信息化技術水平的提升，推動了檔案管理工作中自動化技術應用水平的提高，此種方式可以有效地提高文書檔案的管理效率以及管理質(zhì)量，使檔案的管理和查閱更加方便快捷，為日后文件的共享提供便利條件，而且也有效提高了文件傳輸?shù)陌踩浴⒏咚傩?。但是目前我國在應用辦公自動化系統(tǒng)進行管理工作過程中也存在不足之處，因此，文章簡要分析了檔案管理自動化發(fā)展過程當中存在的問題，并針對問題提出相應的解決措施。

2 檔案管理自動化發(fā)展過程中存在的不足之處

具體結(jié)合當前山西省對于辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化整合工作的開展情況來看，在發(fā)展過程當中仍然存在著文件檔案的保密度較低，以及相關工作人員的自動化技術運用水平較低兩方面的問題，阻礙了這方面工作質(zhì)量和水平的提升[1]。因此，下文就上述不足之處進行了全面分析。

2.1 文件檔案的保密度較低

檔案可以反映與展現(xiàn)單位領導的重要決策與單位各項工作的具體開展情況，通過應用自動化技術開展檔案管理工作，可以有效地提供數(shù)據(jù)資料整理的效率和準確性，在日后需要查找和翻閱檔案時，也可以提高查找的效率。但是目前在對自動化系統(tǒng)應用過程當中仍然存在著對其保密性沒有給予足夠重視的問題[2]。由于電子文書容易變通，沒有一個固定的形式將其約束，所以說在閱讀和使用過程當中就極容易發(fā)生被人篡改的現(xiàn)象，而且即使發(fā)生了這種現(xiàn)象也不容易被發(fā)現(xiàn)，因為可以做到毫無痕跡進行修改，所以檔案資料的安全性受到了威脅，對于各種檔案信息的保密工作來說是極為不利的。除此之外，電子文書檔案與傳統(tǒng)的檔案文件不同，既沒有特殊的字跡，也沒有相應的印章、簽字等，因此，很難判定檔案是否存在被惡意篡改的問題，進而對于檔案類信息的真實性和完整性就會產(chǎn)生一定的影響[3]。

2.2 相關工作人員的自動化技術運用水平較低

當前，隨著信息化技術水平的不斷提升，對于相關工作人員的技術運用水平的要求也越來越高，無論是管理電子檔案，或者電子文書，都需要相關的工作人員具有專業(yè)的知識、技術性的能力，不能只是片面地了解傳統(tǒng)的新聞管理的方式、理論知識或者原則性的內(nèi)容，而是要熟練掌握當前信息時代下，對于各種辦公自動化系統(tǒng)等先進技術的應用方法。目前，由于相關管理工作人員忽視了對于辦公自動化系統(tǒng)檔案管理工作人員技能水平的要求，所以導致在管理工作當中仍然頻頻出現(xiàn)錯誤，阻礙了工作效率的提升，對于檔案信息資料的有效共享，也造成了一定的阻礙。因此，在日后工作當中就需要注重對工作人員業(yè)務素質(zhì)水平以及專業(yè)技能的提升，這樣才能夠有效地提升文書檔案管理工作的質(zhì)量，實現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的有效銜接[4]。

3 實現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)有效銜接的方法措施

通過文章上述分析可以看出，在當前檔案管理系統(tǒng)自動化技術發(fā)展過程當中仍然有較多的缺陷，不利于該項工作效率及安全性等各方面水平的提升。因此，文章針對目前在發(fā)展過程當中存在的問題，提出了具體的解決方案和措施，為日后此方面工作的改革發(fā)展提供一些參考依據(jù)。文章主要從提高檔案管理工作人員的自動化技術運用水平、采用多種方式和辦法提高檔案安全性以及加強對檔案管理自動化系統(tǒng)的基礎硬件設施建設三方面，全面分析了實現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)有效整合結(jié)合的措施。

3.1 提高檔案管理工作人員的自動化技術運用水平

隨著我國科學技術的迅速發(fā)展，在當前時代下要想進一步提高檔案管理工作的自動化水平和技術水平，需要提高相關的管理工作人員的現(xiàn)代化技術運用能力和水平。如果長期沿用以往傳統(tǒng)的模式進行檔案管理工作，那么不僅會造成現(xiàn)代化管理水平仍舊處于一個較低的狀態(tài)，而且也會使得“技術文盲”現(xiàn)象普遍存在，這對于當前科技信息化時代下，辦公自動化系統(tǒng)的良好應用來說是極為不利的，一定程度上使得現(xiàn)代化設備處于閑置的狀態(tài)，從而不能有效地發(fā)揮其作用，那么對于檔案信息管理辦公自動化水平的提升來說，更是無從談起。所以說在日后的工作當中，相關管理工作人員應該增強危機意識和學習意識，并且要隨時代發(fā)展不斷地學習各種知識，例如，經(jīng)常參加一些與自動化技術相關的培訓或者學習活動，主動掌握傳統(tǒng)和現(xiàn)代的檔案管理理論原則等專業(yè)的技能，與此同時，也要不斷提高自身對于通信技術以及計算機技術等各方面新技術的掌握能力，從而有效實現(xiàn)檔案管理工作的專業(yè)化與現(xiàn)代化的完美結(jié)合。

3.2 采取措施提高檔案的安全性

當前，我國在開展檔案管理工作過程中加強了對于自動化技術的應用，同時，缺乏對于檔案安全性的重視，所以在日后的工作當中，要注重提升檔案管理的安全性。因此，提高電子檔案的保密性以及安全性可以從以下幾個方面入手。首先，可以利用縮微技術手段對字跡進行模糊處理，這樣就可以把手寫信件或者蓋有印章的文書檔案轉(zhuǎn)換成具有圖像性質(zhì)的網(wǎng)絡電子文件，從而有效地防止信息被人惡意擴散情況的發(fā)生，與此同時，也可以保證文件內(nèi)容的原本面貌不被破壞以及檔案的原始性;其次，通過應用電子儲存的方式可以減少檔案的存儲空間，從而轉(zhuǎn)變檔案的儲存方式，節(jié)約了紙張成本，有效地實現(xiàn)檔案的長期保存。最后，可以利用專業(yè)軟件對保密要求高的檔案文件進行加密處理，通過采用驗證或者備份的措施有效防止檔案的失真和丟失，同時，還可以把需要永久保存的文件制成縮品，以此有效提高檔案的安全性。此外，也要注重利用防火墻以及路由器，把辦公自動化系統(tǒng)的內(nèi)外網(wǎng)隔離，以此有效增強檔案的保密性[5]。

3.3 完善和健全硬件設施

在檔案管理工作開展過程中應用自動化系統(tǒng)，離不開計算機、互聯(lián)網(wǎng)或者其他數(shù)字化設備的支持，所以說要想進一步實現(xiàn)網(wǎng)絡辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)有效結(jié)合，就需要做好基礎設施建設工作，充分發(fā)揮硬件設施的作用。在今后的工作當中，需要不斷地加強對檔案管理工作中硬件設備的建設，使得相關文書檔案管理工作的硬件條件得到有效的改善，從而為相關的工作人員創(chuàng)造更加良好的工作環(huán)境，有效提高工作人員的工作效率和工作積極性，使得文書檔案管理工作的辦公自動化水平進一步提升[6]。同時，工作人員也要不定期地主動學習現(xiàn)代化技術以此提高自身的管理水平，這樣才能夠有效結(jié)合企業(yè)的實際發(fā)展情況，將檔案管理工作與各種現(xiàn)代化的檔案整理手段有效結(jié)合，以此提升山西省的檔案管理質(zhì)量。

4 結(jié)語

總而言之，隨著我國信息技術水平的不斷提升，檔案管理系統(tǒng)中對自動化技術的應用是日后檔案管理工作發(fā)展的一種必然趨勢。文章針對當前檔案管理工作中存在的問題進行分析，提出了具體的解決措施，為日后辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化發(fā)展奠定前提基礎。希望文中關于兩種系統(tǒng)有效銜接的方法措施的論述，能夠?qū)θ蘸髾n案管理工作的自動化水平提升有所助益。

【參考文獻】

【1】莫莉莉.淺談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].黑龍江史志，2015（11）：116.

【2】李娜.淺談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].科技資訊，2014，12（14）：138.

【3】褚海燕，賈樹行.辦公自動化在文書檔案管理中的應用淺析[J].商業(yè)經(jīng)濟，2013（15）：35-36.

【4】李莉.辦公自動化在文書檔案管理的應用研究[J].經(jīng)營管理者，2016（7）：286.

【5】張丹丹.辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理研究[J].經(jīng)營管理者，2015（29）：288.

【6】王興宏.試析自動化辦公環(huán)境下企業(yè)文書檔案管理[J].辦公室業(yè)務，2018（5）：129-130.