法院檔案工作的困境及解決對(duì)策

楊镕瑄

摘 要：法院是業(yè)務(wù)單位，因此長(zhǎng)期以來都重視于審判工作，對(duì)檔案工作很少給予足夠重視，因此，檔案工作相對(duì)來說制度執(zhí)行不太到位、物質(zhì)保障不太給力、人員配備不太合理、管理方式不太科學(xué)，因此無法跟上法院信息化腳步，也就無法滿足司法公開要求，嚴(yán)重影響了司法公信。因此，做好檔案工作轉(zhuǎn)型，推動(dòng)審判工作信息化，搭建好檔案數(shù)字化平臺(tái)，才能打開司法公開之大門，才能真正展現(xiàn)司法公正。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；現(xiàn)狀；建議

長(zhǎng)期以來，我院案件質(zhì)量評(píng)查的重點(diǎn)只放在結(jié)案率和裁判文書上網(wǎng)情況這兩項(xiàng)工作上，訴訟檔案檔案管理工作沒有得到足夠重視，長(zhǎng)期處于落后狀態(tài)，隨著審判案件數(shù)量的猛增和審判質(zhì)量要求的提高，訴訟檔案管理工作中存在的問題逐漸突出，傳統(tǒng)檔案工作模式已不能跟上新的形勢(shì)變化，現(xiàn)將有關(guān)情況匯報(bào)如下：

1 實(shí)體檔案管理現(xiàn)狀

1）原來案卷接收只粗略檢查，現(xiàn)在案卷接收時(shí)進(jìn)行精細(xì)檢查，案卷接收工作效率低下，接收時(shí)幾乎檢查每一本案卷，案卷里材料不齊全時(shí)還要待補(bǔ)充后再檢查，以致案卷接收工作一拖再拖。

2）原來法院檔案公開程度低，當(dāng)事人查閱利用頻率低，當(dāng)事人無法得知檔案規(guī)范程度，但現(xiàn)在當(dāng)事人可以查閱正卷及相關(guān)內(nèi)容，我院案卷質(zhì)量一直不高，常常經(jīng)不起當(dāng)事人查閱，已歸檔的訴訟案卷中，有的正副卷混裝（立案庭存在大量正副卷混裝的案卷），有的沒有將當(dāng)事人提交的證據(jù)材料裝卷，有的送達(dá)回證、傳票上既沒有當(dāng)事人親筆簽名，也沒有郵寄送達(dá)的手續(xù)，每當(dāng)當(dāng)事人申請(qǐng)查閱案卷時(shí)，就會(huì)發(fā)現(xiàn)形式不規(guī)范、案卷不完整和內(nèi)容不合法等問題，這些問題的存在極大地阻礙現(xiàn)在法院檔案查閱利用工作的正常開展。

3）案卷借閱管理工作落后，干警檔案意識(shí)淡薄，借閱歸還都不及時(shí)，部分案卷外借之后長(zhǎng)期不歸還，案卷一直不入庫(kù)，就很容易保存不當(dāng)，檔案實(shí)體安全隱患就必然存在。

4）以前檔案室的主要功能是保存檔案，而現(xiàn)在檔案室已經(jīng)是一個(gè)信息資源數(shù)據(jù)中心和數(shù)據(jù)儲(chǔ)存站，而我院檔案室設(shè)在地下車庫(kù)，但沒有安裝安全防護(hù)系統(tǒng)，容易引起檔案安全隱患，同時(shí)檔案電子化工作也正在開展中，檔案庫(kù)房和掃描室現(xiàn)有的檔案安全管理設(shè)備并不齊全，沒有專門的檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所，數(shù)字化加工場(chǎng)所一直設(shè)在辦公區(qū)內(nèi)，因此出庫(kù)的檔案存在遺失、損毀等可能，檔案安全很難得到有效保障。

2 電子檔案管理現(xiàn)狀

1）法院工作性質(zhì)不同于普通行政單位，其機(jī)要性遠(yuǎn)高于其他行政單位，也正是因此，法院數(shù)字化工程啟動(dòng)較晚，系統(tǒng)開發(fā)也晚，很多功能落后，不能完全適用法院工作，而且系統(tǒng)不夠穩(wěn)定，經(jīng)常影響數(shù)據(jù)上傳，系統(tǒng)更新也不能跟上法院業(yè)務(wù)變化，因此，數(shù)字法院系統(tǒng)和電子卷宗系統(tǒng)的運(yùn)用一直不順暢。

2）我院電子卷宗工作是由我院自行管理的，電子卷宗工作正處于摸索階段，因工作流程不夠順暢，環(huán)節(jié)配合不夠到位，立案時(shí)錄入不及時(shí)，大量案卷結(jié)案后也未能及時(shí)移交，電子化錄入工作才會(huì)滯后，也就導(dǎo)致卷宗電子化效率低下，電子卷宗生成率也未能達(dá)到省高院生成率的最低標(biāo)準(zhǔn)。

3）電子卷宗同步生成是建設(shè)智慧法院和落實(shí)做最高院關(guān)于審判流程公開的基礎(chǔ)，但電子卷宗始終依托紙質(zhì)卷宗，紙質(zhì)卷宗整理的水平高低直接影響電子卷宗，但我院書記員流動(dòng)頻繁，新進(jìn)書記員沒有經(jīng)過崗前培訓(xùn)，對(duì)法院業(yè)務(wù)和檔案知識(shí)了解不多，整理出來的紙質(zhì)檔案質(zhì)量不高，在掃描處理時(shí)就要反復(fù)多次整理修改，導(dǎo)致檔案電子化工作效率低下，拖慢電子卷宗同步生成的步伐，加大了建立電子訴訟檔案查閱平臺(tái)和實(shí)現(xiàn)“電子閱卷”的難度，以致檔案電子化工作的推進(jìn)更為艱難緩慢。

由此可見，案卷接收工作效率低下，電子化工作效率低下，各業(yè)務(wù)庭室移交工作緩慢，電子卷宗同步生成工作拖慢等各種情況的出現(xiàn)，主要有以下幾點(diǎn)原因：

1）沒有嚴(yán)格按照檔案管理制度執(zhí)行歸檔工作。以前我院檔案管理雖然制定一整套案卷歸檔辦法，但并沒有嚴(yán)格按照該辦法實(shí)施，案卷接收時(shí)對(duì)案卷質(zhì)量并不做具體檢查，因此我院案卷歸檔案卷的質(zhì)量一直不高。

2）我院書記員更換頻繁，大部分書記員都沒有從事檔案工作，沒有檔案意識(shí)，很多書記員在上崗之前也沒有經(jīng)過正規(guī)的崗前培訓(xùn)，不熟悉法院業(yè)務(wù)和檔案工作，辦案法官也很少對(duì)歸檔案卷進(jìn)行把關(guān)檢查，書記員經(jīng)常按照自己的想法整理案卷，案卷質(zhì)量也自然不高。

3）沒有將訴訟檔案歸檔工作納入考核，沒有實(shí)行交不合格的卷不算結(jié)案的制度，沒有建立歸檔情況通報(bào)制度，各業(yè)務(wù)庭室審判員只重視案件結(jié)案工作，結(jié)案以后案卷久拖不整、長(zhǎng)期存放在辦公室的現(xiàn)象長(zhǎng)期存在。

4）沒有定期對(duì)案卷進(jìn)行考核評(píng)比，缺乏行之有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制，沒有將歸檔工作與審判員和書記員的利益掛鉤，充分調(diào)動(dòng)起審判員和書記員重視歸檔工作的積極性。

由此可以看出，我院訴訟檔案管理工作落后最突出的表現(xiàn)就是“歸檔難”，歸檔工作不及時(shí)、不規(guī)范、不能緊跟數(shù)字化工作的迅速開展，因此，檔案室提出以下幾點(diǎn)建議：

1）既然法院審判工作是勢(shì)必要實(shí)現(xiàn)信息化管理的，那么實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案室數(shù)字化，建立新型檔案室就勢(shì)在必行，改革傳統(tǒng)檔案工作模式也迫不及待，將電子化工作和檔案歸檔結(jié)合起來，按照電子化工作的要求分解檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)工序，實(shí)現(xiàn)電子案卷和紙質(zhì)案卷同步歸檔是解決“歸檔難”的第一步。

2）健全檔案管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行管理制度。雖然以前也制定了一些檔案工作相關(guān)的管理制度，但因?yàn)橹T多因素，得到不到嚴(yán)格的執(zhí)行，后來檔案工作信息化發(fā)展迅速，也沒有再制定檔案管理制度，但是檔案工作環(huán)節(jié)多，收集、保管、保護(hù)、借閱等工作都需要制定適應(yīng)新形勢(shì)的制度，一旦沒有按照規(guī)定工作，案卷沒有得到科學(xué)的管理，很容易被其他人遺失、毀損或者丟失，存在檔案安全隱患，所以要制定新管理制度，特別是這些制度的制定尤為重要：《電子卷宗管理制度》、《檔案查閱、借調(diào)制度》、《檔案安全管理辦法》、《檔案室管理制度》和《檔案庫(kù)房管理制度》，待這些制度制定后向全院公布，并組織全院干警學(xué)習(xí)這些規(guī)定，增加他們的檔案意識(shí)，讓他們了解檔案工作和審判業(yè)務(wù)的關(guān)系。

3）建立科學(xué)的考評(píng)和獎(jiǎng)懲機(jī)制，將電子卷宗等檔案信息化工作納入績(jī)效考核。要求每一個(gè)案件結(jié)案后在規(guī)定期限內(nèi)歸檔，限定每一個(gè)歸檔的紙質(zhì)檔案和電子卷宗都同時(shí)歸檔，要求每一個(gè)歸檔的檔案都按照最高院出臺(tái)的檔案規(guī)定來制作，對(duì)歸檔紙質(zhì)檔案和電子檔案的達(dá)標(biāo)情況進(jìn)行通報(bào)。

4）明確書記員工作的考核制度，根據(jù)新的檔案管理要求重新制定書記員管理制度，制定合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，增加歸檔工作在書記員考核制度中的比重。重新確定檔案交接工作的要求，并對(duì)書記員進(jìn)行崗前培訓(xùn)和離崗交接工作提出明確要求。

5）將案件評(píng)查與案卷評(píng)查有機(jī)結(jié)合，也就是說，不僅要檢查結(jié)案率和裁判文書上網(wǎng)情況這兩項(xiàng)重要數(shù)據(jù)，更要將案卷內(nèi)容是否符合檔案管理要求也一起檢查，再綜合這幾個(gè)方面的內(nèi)容一起考核打分，定期評(píng)查通報(bào)，讓辦案人員都能參與到案卷管理中來。

3 結(jié)束語

綜上所述，隨著信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，檔案管理工作在當(dāng)前審判活動(dòng)中的地位將日益重要，僅靠檔案室一個(gè)部門是無法實(shí)現(xiàn)檔案工作的變革，也很難推動(dòng)檔案工作走上數(shù)字化新臺(tái)階。只有通過解決“歸檔難”，改革檔案工作模式，才能實(shí)現(xiàn)訴訟檔案的科學(xué)有效管理，推動(dòng)電子卷宗同步生成工作深度應(yīng)用，進(jìn)一步推進(jìn)司法公開的進(jìn)程，真正建立起減輕法官工作量、方便當(dāng)事人的檔案利用體系，實(shí)現(xiàn)司法為民的宗旨。

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