檔案信息化建設(shè)與檔案管理探討

摘 要：如今，隨著科學(xué)的進步和社會的發(fā)展，逐漸的形成了一種新的管理模式，檔案信息化，隨著時代的變化與發(fā)展，檔案的管理也要與時俱進，這樣才能夠更好地去適應(yīng)時代的需求，從而才能實現(xiàn)檔案信息的管理、歸檔、提供服務(wù)和收集的效率，滿足人們對檔案信息的需求。下文將對檔案信息化建設(shè)和檔案管理的方法進行分析和探討。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；建設(shè)；管理

伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進步和發(fā)展，信息化技術(shù)也逐漸應(yīng)用到了各個領(lǐng)域，當(dāng)中，檔案的管理和信息化技術(shù)的結(jié)合逐漸的形成了一種全新的信息化管理機制。只有在確保信息結(jié)構(gòu)的先進性的情況下，才能夠做到檔案管理工作和供需關(guān)系的平衡發(fā)展，才能夠使得檔案信息管理、歸檔、提供服務(wù)和收集的效率得到有效的提升。

1 檔案信息化建設(shè)和檔案管理的含義

對于企業(yè)單位來說，檔案管理工作有著重要的意義，檔案管理工作不單單是提供一些數(shù)據(jù)資源的路徑，它還是企業(yè)單位發(fā)展進程和趨勢的較為直觀的信息匯總，因此，檔案管理和信息化技術(shù)的結(jié)合必定是時代發(fā)展的必然趨勢。檔案信息化就是應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)對檔案管理進行整體結(jié)構(gòu)的升級，借助計算機網(wǎng)絡(luò)對檔案管理的內(nèi)容進行信息化的存檔、收集和管理，從而為管理工作人員提供一個更加方便的調(diào)取服務(wù)模式。在檔案信息化建設(shè)的過程中，人們借助科技的力量，利用信息化對管理機制進行了整體的優(yōu)化升級，不僅實現(xiàn)了檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，也在最大程度上實現(xiàn)了信息的共享，達到了檔案信息管理和收集的信息化結(jié)構(gòu)升級，整體提升了信息調(diào)取使用的便捷度，從而在各個企業(yè)單位得到了廣泛的推廣。

2 檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 缺乏對檔案信息化建設(shè)的重視

在一些不專業(yè)的檔案信息管理機構(gòu)當(dāng)中，他們普遍地對檔案管理工作不夠重視，這些機構(gòu)中的管理部門由于不是主要的業(yè)務(wù)部門，因此在人員的配置上比較隨便，很多都出現(xiàn)了“老弱病殘”的現(xiàn)象，再加上領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理的標準也不夠了解，導(dǎo)致了檔案管理工作不夠標準化，更別考慮檔案信息化的建設(shè)和管理。從而也導(dǎo)致了檔案管理人員整體素質(zhì)不高，工作積極性也不高的現(xiàn)狀。同時，由于長期以來的傳統(tǒng)管理模式和機制，使得檔案管理工作人員容易養(yǎng)成墨守成規(guī)的習(xí)慣，遵循陳舊的管理理念，所以如果讓這些工作人員接觸新型的管理模式，短時間內(nèi)不容易使他們接受，甚至還會出現(xiàn)抵觸的情況，從而形成了檔案管理工作的不良循環(huán)，是檔案管理的工作遠遠落后于時代的發(fā)展。

2.2 檔案管理工作人員的素質(zhì)較低

如今，各個企業(yè)單位的檔案管理工作人員素質(zhì)相差較大，參差不齊，并且多說的工作人員素質(zhì)水平較低，主要有以下兩點表現(xiàn)：1）多數(shù)的檔案管理工作人員都是半路出家，從別的工作崗位調(diào)離到檔案管理工作崗位上的，從而導(dǎo)致他們對于檔案管理工作的理解和認識先天性不足，需要長時間的工作實踐和不斷磨合才能提高檔案管理工作的業(yè)務(wù)技能和管理理念；2）檔案管理工作人員的責(zé)任心不強，基本是一些“老弱病殘”，甚至作為工作崗位的最后一個崗位。這些工作人員沒有更多的精力再去學(xué)習(xí)，就別提檔案信息化建設(shè)和管理工作了；3）“三天打魚兩天曬網(wǎng)”的心態(tài)，工作人員的工作積極性不高，根本不想學(xué)習(xí)，只是抱著只要不犯錯誤就行的理念。這種現(xiàn)狀，嚴重的影響到了檔案管理工作的效率，并且在事務(wù)辦理上給他人造成了嚴重不便。

3 檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題

3.1 滯后性

檔案信息化管理能夠有效的提升檔案管理的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)，不僅能夠方便地查找到檔案信息和管理，還能夠強化其應(yīng)用價值。當(dāng)然，對于檔案信息化的運行效率來說，不僅僅取決于計算機網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)化和升級，還與管理的機制和結(jié)構(gòu)存在很大的聯(lián)系，若是企業(yè)單位的管理工作人員不提高自己的責(zé)任心，導(dǎo)致檔案信息的內(nèi)容不能夠及時的傳遞和歸檔，從而不能夠使得檔案信息化發(fā)揮應(yīng)有的效用，反而會更加影響管理工作人員對于檔案的使用效率。

3.2 分散性

在信息傳遞和運行的過程中，由于是使用傳輸通道傳遞信息，共同主題但不同的部門之間就會出現(xiàn)相同的信息，使得一個信息反復(fù)出現(xiàn)了多次，這就是信息數(shù)據(jù)分散性的主要原因。出現(xiàn)這樣的情況的話，就會白白地增加工作人員的篩選工作，在經(jīng)過反復(fù)多次的精心篩選后才可以向各個部門提供出有價值的信息，從而加大了工作量。

3.3 異構(gòu)性

數(shù)據(jù)的異構(gòu)性是在傳輸和接收平臺建立過程中所出現(xiàn)的問題，在計算機網(wǎng)絡(luò)的資料庫中，存在著數(shù)據(jù)異構(gòu)的性質(zhì)，從而導(dǎo)致了信息在傳遞后出現(xiàn)了變更，甚至一些信息的屬性和結(jié)構(gòu)都出現(xiàn)了差錯，更嚴重的是，還有可能攜帶一些病毒類文件，增加了信息管理和收集的復(fù)雜度，從而在信息收集和管理的過程中，使得檔案信息化建設(shè)遇到困難。

4 檔案信息化建設(shè)的策略分析

4.1 完善管理機制

想要構(gòu)建起一個完整的數(shù)字化信息管理平臺，首先需要去構(gòu)建一個完整的數(shù)字化系統(tǒng)，并且以此為基礎(chǔ)，建立一個公共的服務(wù)平臺和內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)，充分的結(jié)合如今社會發(fā)達的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，設(shè)計出符合實際需求的服務(wù)窗口，從而對信息資料進行管理，加強實際應(yīng)用的功能，從此來達到檔案管理信息化的價值和目的。除此之外，還要加強檔案信息的安全性和可靠性。

4.2 提高工作人員的素質(zhì)

在檔案信息化建設(shè)和檔案管理的過程中，應(yīng)對管理工作人員的要求更高一點，需要管理工作人員具備一定的計算機操作能力，并且面對緊急情況時，能夠理智面對，為了能夠進一步的升級檔案管理的工作，必須提高管理工作人員的整體素質(zhì)。除此之外，企業(yè)單位還應(yīng)設(shè)立獎懲制度和提優(yōu)，做到獎罰分明，以此來激發(fā)工作人員的工作積極性，全面的升級檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作。還要定期的對檔案管理工作人員進行專業(yè)能力和管理素養(yǎng)的培訓(xùn)，從而做到對檔案信息化建設(shè)和檔案管理的整體優(yōu)化。

4.3 提倡多部門協(xié)作

一般來說，原始的檔案產(chǎn)生部門對于相應(yīng)的電子信息資源較為熟悉，可以對檔案信息進行初步的整理。在電子檔案整合好之后，可以交給檔案管理部門，使其進行有效的分類、歸檔和鑒別等工作，對其中有價值的信息進行充分的利用，最終達到檔案信息化的目的。一個人的力量是有限的，對于企業(yè)單位來說，也是一樣的，通過不同部門的共同合作，不僅可以提高工作效率，還可以提高檔案信息的質(zhì)量水平。

5 結(jié)束語

在如今計算機技術(shù)和信息化飛速發(fā)展的時代，使用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案信息進行信息化管理有著非常重要的作用，不僅僅提高了信息傳遞和管理工作的效率，還優(yōu)化了檔案管理的整體結(jié)構(gòu)，因此，管理工作人員要提高自身的專業(yè)能力和管理素質(zhì)，從而促進我們國家檔案信息化建設(shè)和檔案管理的持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

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作者簡介

李怡嵩（1989-），男，漢族，云南省昆明市，辦公室工作人員，檔案助理管員，本科。