信息化背景下小學(xué)檔案管理的建設(shè)及完善問題研究

郭云松

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提升，學(xué)校的檔案管理工作開始引入信息化管理的模式。這是小學(xué)檔案管理健康穩(wěn)定發(fā)展的良好產(chǎn)物。與此同時，小學(xué)的檔案管理過程中還存在著一定的問題，需要進(jìn)一步的完善及發(fā)展。本文將對當(dāng)前小學(xué)檔案管理存在的問題進(jìn)行細(xì)致的分析，并給予對應(yīng)的改善意見，以促進(jìn)我國小學(xué)檔案管理的水平的進(jìn)一步提高。

關(guān)鍵詞：信息化；小學(xué)；檔案管理；問題研究

1 引言

對于小學(xué)來說，檔案管理工作主要為文書的管理及學(xué)籍方面的管理，這兩項(xiàng)對于學(xué)生的未來發(fā)展具有重要的影響。因此，對于小學(xué)的檔案管理工作應(yīng)給予高度的重視[1]。

2 我國小學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀分析

伴隨著科技的不斷發(fā)展及信息化水平的提升，我國小學(xué)管理水平有了質(zhì)的提升。與此同時，也帶動了我國小學(xué)檔案管理工作的發(fā)展。小學(xué)檔案管理工作在我國檔案管理中占據(jù)著基礎(chǔ)性的作用。因此，其受到了廣泛的關(guān)注，相關(guān)教育管理部門也提升了對其重視力度。小學(xué)的檔案管理工作通過引入現(xiàn)代信息技術(shù)，已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的信息化[2]。其中的檔案數(shù)據(jù)傳輸、檔案的數(shù)據(jù)信息保護(hù)及計(jì)算機(jī)立卷等保護(hù)工作也正在逐漸實(shí)現(xiàn)信息化的管理。

然而，由于傳統(tǒng)檔案管理觀念的根深蒂固，有些小學(xué)的檔案管理工作模式還相當(dāng)傳統(tǒng)，存在著嚴(yán)重的滯后性。這種情況大大的影響了小學(xué)檔案管理工作的水平及質(zhì)量，導(dǎo)致小學(xué)檔案管理工作的效率受到一定的影響。因此，對小學(xué)檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展帶來了一定的阻礙作用。目前，我國小學(xué)檔案管理的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)相對薄弱，其主要原因是相關(guān)的檔案管理者在進(jìn)行小學(xué)檔案管理時未采取相適應(yīng)的檔案管理模式[3]。未能形成較為健全完善的檔案管理機(jī)制也制約著小學(xué)檔案管理工作效率的進(jìn)一步提升及發(fā)展。

3 我國小學(xué)檔案管理存在的問題分析

3.1 學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度不高

目前，我國的教育模式仍停留在應(yīng)試教育階段，這就促使了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及教師更多的注意力集中在學(xué)生的整體學(xué)習(xí)成績上。在小學(xué)階段，各個學(xué)校都較為重視教育的硬性任務(wù)，檔案管理工作就極易被忽視。甚至有些學(xué)校未將檔案管理工作納入到學(xué)校的重要工作的范圍中。在學(xué)校制定的一些計(jì)劃、工作總結(jié)及項(xiàng)目考核檢查工作中，很少將學(xué)校的檔案管理工作列入其中。因此，因?yàn)閷W(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，促使著檔案管理相關(guān)的人力及物力等未能得到有效的支撐。有些小學(xué)對于檔案管理甚至未設(shè)置相應(yīng)的檔案管理工作者，導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)了混亂放置及庫房臟亂的現(xiàn)象。嚴(yán)重影響了小學(xué)檔案管理工作的順利開展。

3.2 檔案管理的信息化水平存在著嚴(yán)重的滯后性

當(dāng)前，信息化水平的不斷演變發(fā)展，為學(xué)校的檔案管理工作帶來了良好的發(fā)展契機(jī)。然而因?yàn)橐恍W(xué)校未能真正的認(rèn)識到檔案管理的重要性，造成檔案管理的相關(guān)費(fèi)用沒有納入學(xué)校的預(yù)算中，進(jìn)而使學(xué)校檔案管理工作的信息化水平得不到發(fā)展。每個學(xué)校的教育經(jīng)費(fèi)都是有限度的，其大多數(shù)用在為師生建設(shè)校舍及購買教育器械上。因?yàn)橄鄳?yīng)經(jīng)費(fèi)的不足，學(xué)校的檔案管理工作存在著嚴(yán)重的滯后性[4]。與此同時，有些學(xué)校檔案管理模式的落后也制約了其信息化水平的提升，阻礙了其現(xiàn)代化發(fā)展的步伐。

3.3 檔案管理工作的職責(zé)劃分不夠清晰

在我國的一些小學(xué)，存在著對于檔案管理工作不夠重視的問題。有些學(xué)校對于檔案管理工作并未設(shè)置專門的管理機(jī)構(gòu)，因此也就沒有專門的人員負(fù)責(zé)對應(yīng)的管理工作者。此類學(xué)校對于檔案并未進(jìn)行系統(tǒng)化的歸納及整理。因?yàn)橐恍W(xué)校對檔案管理的混亂問題，就造成了某些重要的檔案被分散拿走，甚至沒進(jìn)行記錄的現(xiàn)象發(fā)生。久而久之就造成了檔案的丟失。這樣一旦丟失后期就很難被查找到。因?yàn)閷W(xué)校沒有對相關(guān)職責(zé)進(jìn)行細(xì)致的劃分，就會造成對應(yīng)的責(zé)任較難找到專人負(fù)責(zé)，進(jìn)而對學(xué)校造成嚴(yán)重的損失[5]。

4 我國小學(xué)檔案管理工作的進(jìn)一步完善策略研究

4.1 創(chuàng)新管理方式，進(jìn)一步提升小學(xué)檔案管理的信息化水平

在小學(xué)的檔案管理過程中，要充分的將現(xiàn)代科技技術(shù)應(yīng)用到其中，進(jìn)一步創(chuàng)新檔案數(shù)字化管理模式，提升檔案管理的信息化水平。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的重要途徑，也是提升其服務(wù)質(zhì)量及效率的重要方法。首先，應(yīng)用信息化技術(shù)，逐步應(yīng)用規(guī)范的應(yīng)用軟件，對學(xué)校的檔案進(jìn)行科學(xué)的管理。通過專業(yè)人員的輔助對各類軟件進(jìn)行綜合的分析，選取功能齊全及適應(yīng)學(xué)校檔案管理的軟件。為小學(xué)檔案管理工作的順利開展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。其次，健全檔案管理的檢索工具，通過檔案檢索工作對學(xué)校的檔案進(jìn)行電子信息的著錄。實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索，提升檢索的工作效率。最后，進(jìn)一步豐富檔案服務(wù)利用模式[6]。在學(xué)校檔案管理過程中除了傳統(tǒng)的檔案復(fù)制、檔案閱覽及檔案展覽等工作，可以借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及手機(jī)網(wǎng)絡(luò)等工具對檔案進(jìn)行綜合的管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化。

4.2 進(jìn)一步提升檔案管理者的綜合素質(zhì)水平

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，需要將信息化檔案管理模式有效的引入到小學(xué)的檔案管理工作中。因此，檔案資料本身不單純?yōu)榧堎|(zhì)檔案或?qū)嵨?。這就需要相關(guān)的檔案管理者不僅需要傳統(tǒng)的檔案管理能力，還需要不斷的學(xué)校掌握現(xiàn)代化的技術(shù)，具備計(jì)算機(jī)及相應(yīng)輔助設(shè)備的靈活操作能力。小學(xué)的檔案管理工作是一項(xiàng)重要的工作，因此，需要選拔綜合素質(zhì)優(yōu)異、責(zé)任心強(qiáng)及工作認(rèn)真的管理者。在發(fā)展的過程中逐步實(shí)現(xiàn)小學(xué)檔案管理人員的專業(yè)化、規(guī)范化及規(guī)定化。避免學(xué)校在檔案管理工作者確認(rèn)過程中的隨意性，進(jìn)而為檔案管理工作的順利進(jìn)行提供良好的保障。

與此同時，對于相應(yīng)的檔案管理者，需對其進(jìn)行定期的培訓(xùn)工作，不斷拓展其檔案管理的工作能力。首先，需培養(yǎng)相應(yīng)檔案管理者的服務(wù)意識及保密意識。作為一名合格的檔案管理者，不僅需要做好日常的檔案管理工作，還需懂得如何規(guī)劃檔案[7]。因此，學(xué)校需要提升對檔案管理工作的重視力度，為檔案管理的信息化發(fā)展提供強(qiáng)有力的支持。

4.3 進(jìn)一步建立健全小學(xué)檔案管理制度

對于小學(xué)的檔案管理工作，在學(xué)校中應(yīng)提到相應(yīng)的高度水平，使學(xué)校各級人員強(qiáng)化對其的重視水平。將檔案管理工作列入到年度考核中，將相關(guān)的責(zé)任落實(shí)到各個人。與此同時，進(jìn)一步建立健全檔案管理的保管及保密等工作。通過建立健全相應(yīng)的檔案管理制度，促使學(xué)校檔案管理的信息化水平進(jìn)一步的提升。小學(xué)檔案管理在信息化的背景下，需要對其進(jìn)行科學(xué)的管理，這樣才能使學(xué)校的檔案管理工作得到真實(shí)的落實(shí)及進(jìn)一步發(fā)展。

5 結(jié)論

本文首先對我國小學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了簡要的分析，獲知了小學(xué)檔案管理工作的重要意義。與此同時，對我國小學(xué)檔案管理工作存在的問題進(jìn)行了研究，并針對存在的問題給予了合理化的改善意見，本文的研究對我國小學(xué)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展具有顯著的推動作用。

參考文獻(xiàn)

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