企業(yè)文書檔案管理信息化建設(shè)途徑探索

楊青

摘 要：文書檔案工作在信息化建設(shè)中發(fā)揮日益重要的作用，主要體現(xiàn)在文書檔案不僅關(guān)系到企業(yè)日常問題處理、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等內(nèi)容，還會(huì)影響到企業(yè)管理決策。因此，企業(yè)做好文書檔案工作，強(qiáng)化文書檔案管理，推進(jìn)文書檔案信息化建設(shè)，將有效提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理；信息化建設(shè)；創(chuàng)新路徑

在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中，文書檔案與日常工作問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策等工作緊密相連，并在推動(dòng)企業(yè)信息化建設(shè)過程中發(fā)揮著不可替代的作用。將信息技術(shù)廣泛運(yùn)用于文書檔案管理中，將有效提升文書檔案管理效率。因此，企業(yè)應(yīng)給予文書檔案工作更多支持，運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，借助現(xiàn)代化手段形成新型的數(shù)字化檔案。

1 信息技術(shù)對(duì)文書檔案管理產(chǎn)生的影響

信息技術(shù)的發(fā)展改變了文書檔案工作方式，也改變了文書檔案管理工作以往的固定管理模式，并產(chǎn)生了大量信息化工具，這些信息工具可有效地運(yùn)用到檔案管理工作上。信息技術(shù)對(duì)文書檔案管理工作的影響主要體現(xiàn)在以下方面：

1.1 信息技術(shù)對(duì)文書檔案內(nèi)容的影響

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，信息技術(shù)為文書檔案信息處理工作提供了新的方式，文書檔案工作人員運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行信息分析和處理，實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化處理，同時(shí)生成電子文件[1]。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的出現(xiàn)，使得傳統(tǒng)的文書檔案發(fā)生了形式上的改變，現(xiàn)如今的文書檔案不再僅限于紙質(zhì)檔案，電子記錄輔助傳統(tǒng)檔案管理和純粹電子檔案管理已成為檔案管理的主要內(nèi)容。同時(shí)，信息技術(shù)促使電子文件信息擺脫了傳統(tǒng)信息處理的限制，對(duì)文書檔案管理而言，存儲(chǔ)方面更為及時(shí)、便捷、安全。

1.2 信息技術(shù)對(duì)文書檔案本質(zhì)屬性的影響

信息技術(shù)的產(chǎn)生，使得文書檔案的本質(zhì)屬性發(fā)生了變化：檔案信息的核心是原始記錄，同時(shí)也是檔案信息的主要內(nèi)容。在文書檔案信息使用和查閱中，檔案信息沒有了草稿與印稿的區(qū)別，電子文件轉(zhuǎn)換為PDF、JPG等形式的文件內(nèi)容，更好地將檔案信息實(shí)時(shí)存儲(chǔ)起來，保證了文書檔案信息的完整性。

1.3 信息技術(shù)對(duì)檔案內(nèi)容形式的影響

電子文件管理包括：生成、收集、歸檔、保管這些過程。電子文件生成中，首先要保證相應(yīng)文書檔案信息的原始性和完整性，了解文書檔案數(shù)據(jù)類型，確保電子文件信息的可追溯性和質(zhì)量，保證文書檔案內(nèi)容與描述一致。通過加強(qiáng)信息技術(shù)的運(yùn)用，運(yùn)用信息技術(shù)將現(xiàn)有的文件內(nèi)容轉(zhuǎn)化為其他形式的文件，可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案工作流程的全過程監(jiān)控。

2 當(dāng)前文書檔案管理信息化建設(shè)中的主要問題

2.1 文書檔案管理流程不夠規(guī)范

在企業(yè)文書檔案管理過程中，部分檔案管理人員整理檔案內(nèi)容的方式固定、工作流程不夠規(guī)范，還有一些人員在整理文書檔案信息環(huán)節(jié)時(shí)，不能采用先進(jìn)技術(shù)分析并整理，沒有實(shí)現(xiàn)文書檔案整理過程的規(guī)范化、流程化。

由于企業(yè)信息化應(yīng)用建設(shè)進(jìn)展緩慢，給文書檔案管理工作造成了一定困擾，目前還有部分企業(yè)內(nèi)部文書檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性達(dá)不到崗位工作要求。

2.2 對(duì)文書檔案的保護(hù)不夠

因?yàn)闄n案資源有限，部分企業(yè)在檔案管理過程中不能采用信息化技術(shù)提升管理。從企業(yè)實(shí)際管理過程中發(fā)現(xiàn)，因?yàn)閷?duì)文書檔案的保護(hù)不到位，檔案內(nèi)容殘缺、信息不完整，損壞嚴(yán)重，加上沒有進(jìn)行信息化存儲(chǔ)，更是無法發(fā)揮文書檔案的指導(dǎo)作用，體現(xiàn)不了文書檔案的運(yùn)用價(jià)值[2]，甚至直接影響到企業(yè)發(fā)展。

2.3 文書檔案管理制度不夠完善

現(xiàn)行的文書檔案管理制度不夠完善，缺乏對(duì)檔案管理制度信息化建設(shè)內(nèi)容；加上對(duì)于員工的管理不夠嚴(yán)格，沒有發(fā)揮出檔案管理制度應(yīng)有的作用。比如檔案人員管理機(jī)制、文書檔案人員管理、績(jī)效考核制度內(nèi)容不夠細(xì)化，不能很好的發(fā)揮出制度的約束及管理作用，從而導(dǎo)致文書檔案管理工作效率提不上去，影響到信息化建設(shè)的健康

發(fā)展。

3 做好文書檔案管理信息化建設(shè)工作途徑探索

3.1 加強(qiáng)文書檔案信息化建設(shè)管理

加大信息化建設(shè)的投入，一是借用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，更新文書檔案管理需要的硬件設(shè)備設(shè)施，提升信息檔案管理的支撐。二是借助互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)等工具，將信息技術(shù)廣泛滲透在檔案信息的分析和整理中，進(jìn)一步明確現(xiàn)代科技的運(yùn)用優(yōu)勢(shì)，提升信息技術(shù)在文書檔案管理中運(yùn)用的有效性。

3.2 確定文書檔案工作流程管理

文書檔案是在行政管理事務(wù)中產(chǎn)生的，作為通用文書轉(zhuǎn)化后的主要形式。文書檔案主要包括命令、指令、報(bào)告、通知、布告、決定、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、工作總結(jié)等內(nèi)容，在明確文書檔案工作內(nèi)容之后，及時(shí)規(guī)范文書檔案工作流程，提升檔案人員管理意識(shí)[3]。

1）信息化建設(shè)中，補(bǔ)充文書檔案工作步驟。將部門管理人員和基層員工組織起來，分析文書檔案工作的創(chuàng)新模式，共同探討信息化建設(shè)的創(chuàng)新路徑。在整理文書檔案信息的環(huán)節(jié)，對(duì)同一類型文書檔案內(nèi)容進(jìn)行有效分析，積極了解相關(guān)檔案資源的聯(lián)系性，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案內(nèi)容的統(tǒng)一保存和查詢，也為文書檔案管理信息化建設(shè)提供有效的技術(shù)支撐。

2）在檔案移交環(huán)節(jié)，文書檔案收集人員要依據(jù)文書檔案管理制度要求，將相應(yīng)的文書檔案及時(shí)移交給檔案室，便于檔案室人員及時(shí)檢查這些檔案材料是否符合歸檔要求、檔案信息內(nèi)容是否完整、有效，檔案室人員檢查無誤后，共同辦理移交手續(xù)，促進(jìn)文書檔案材料的及時(shí)歸檔。

3）在檔案整理環(huán)節(jié)，檔案室管理人員要認(rèn)真確定文書檔案的編號(hào)、分類、保管期限等內(nèi)容，認(rèn)真編制文書檔案目錄，及時(shí)將這些檔案歸類整理。除此之外，還要進(jìn)一步開發(fā)檔案信息系統(tǒng)，以便提高檔案資源的利用率。

3.3 提高對(duì)文書檔案管理信息化的正確認(rèn)識(shí)

文書檔案是企業(yè)檔案的重要內(nèi)容之一，是通用文書的一種特殊形式。檔案信息化是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，因此，企業(yè)員工要提高認(rèn)識(shí)，根據(jù)實(shí)際情況對(duì)相應(yīng)資料信息進(jìn)行分析和整理，提高文書檔案信息收集的完整性、內(nèi)容的有效性和時(shí)效性。在文書檔案管理信息化的過程中，檔案管理人員要意識(shí)到整理、利用文書檔案不僅是自己的本職工作，更是企業(yè)的重要管理內(nèi)容，要堅(jiān)持實(shí)用性、邏輯性、歷史性等原則，將檔案及時(shí)分類，有針對(duì)性的整理和存檔，提高檔案利用率和信息化管理技術(shù)。

3.4 注重文書檔案信息的安全管理

因電子文件的形式不固定，因此在其保存時(shí)要特別注意，切實(shí)保護(hù)好電子文件，必要時(shí)采取加密形式保護(hù)檔案信息，以避免偽造電子文件情況的出現(xiàn)。

日常工作中，檔案人員要充分利用信息技術(shù)加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全保護(hù)，可根據(jù)文書檔案內(nèi)容的字體、字號(hào)等，同時(shí)借助電子印章來保護(hù)好文書檔案，嚴(yán)格執(zhí)行檔案加密制度，有權(quán)限的人員才能對(duì)相應(yīng)的文件做出有效修改，進(jìn)一步提升文書檔案內(nèi)容的安全性。同時(shí)檔案部門管理人員要大力推進(jìn)信息化建設(shè)，積極借助信息化手段來加強(qiáng)檔案管理。要根據(jù)實(shí)際情況構(gòu)建科學(xué)、合理的文書檔案管理體系，強(qiáng)化檔案權(quán)限管理，以文書檔案信息的保護(hù)為主，為文書檔案信息的安全保護(hù)提供可靠的技術(shù)保障。

3.5 提高員工綜合素質(zhì)管理

現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展日新月異，網(wǎng)絡(luò)中的信息多且雜，如果不能夠?qū)ζ溥M(jìn)行有效辨別，就會(huì)導(dǎo)致檔案信息失真。因此檔案管理人員要主動(dòng)學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，積極提高對(duì)檔案信息的辨識(shí)能力、保護(hù)能力，充分利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等手段來加強(qiáng)檔案內(nèi)容識(shí)別與保護(hù)。

企業(yè)要積極培養(yǎng)員工的檔案意識(shí)，對(duì)員工定期進(jìn)行專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)宣傳，普及崗位工作內(nèi)容及崗位可能產(chǎn)生的檔案知識(shí)，在此基礎(chǔ)上，嚴(yán)格實(shí)施年檢制度和績(jī)效考評(píng)制度，促進(jìn)員工檔案意識(shí)的全面提升。在日常工作中要提升文書檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)，采取“送出去、請(qǐng)進(jìn)來”模式開展專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)能力；要加強(qiáng)其保密意識(shí)教育，采取利用殺毒軟件、防火墻、涉密電腦不聯(lián)網(wǎng)、辦公室與閱覽室分開等措施，采用保險(xiǎn)鎖、保險(xiǎn)柜、防盜器等設(shè)備來保護(hù)文書檔案信息；對(duì)于涉密文件，采取設(shè)定權(quán)限、數(shù)字+密碼等形式對(duì)其進(jìn)行雙層保護(hù)。

3.6 完善文書檔案管理制度

對(duì)現(xiàn)有的文書檔案管理制度進(jìn)行再次細(xì)化，大力推進(jìn)信息化建設(shè)。企業(yè)要構(gòu)建高效的文書檔案管理機(jī)制，以規(guī)范化的制度來約束員工，不斷提升管理水平，以實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案工作流程的及時(shí)優(yōu)化。

在文書檔案管理中，對(duì)檔案信息的字體字號(hào)、紙型、排布規(guī)則等內(nèi)容重點(diǎn)分析，嚴(yán)格遵守制度規(guī)范來開展信息化建設(shè)，將信息化廣泛滲透于企業(yè)檔案管理中，明確規(guī)定文書檔案工作流程，更好的保證企業(yè)檔案信息的安全性[4]。企業(yè)還應(yīng)對(duì)文書檔案文件簽發(fā)制度進(jìn)行完善，認(rèn)真檢查相關(guān)文件的格式、辦理程序等是否符合標(biāo)準(zhǔn)操作要求，嚴(yán)格按照程序?qū)徍税l(fā)放范圍。

4 結(jié)束語

企業(yè)要充分意識(shí)到信息技術(shù)對(duì)文書檔案管理工作的影響，積極培養(yǎng)檔案人員的責(zé)任意識(shí)，進(jìn)一步完善文書檔案管理制度，以規(guī)范化的制度來約束人員，促進(jìn)文書檔案工作流程的及時(shí)優(yōu)化；要培養(yǎng)員工的檔案意識(shí)，引導(dǎo)員工積極利用信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等保護(hù)檔案、開發(fā)利用檔案，不斷提升文書檔案信息化的管理水平。

參考文獻(xiàn)

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[4]李巍巍.淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新[C]//“決策論壇——管理決策模式應(yīng)用與分析學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集（下）.2016.