新時期高校檔案利用與保密探究

摘 要：在信息網(wǎng)絡(luò)的高速發(fā)展當(dāng)今社會，大數(shù)據(jù)改變?nèi)藗兊纳?、工作和思維方式，也沖擊和影響了檔案管理領(lǐng)域，如何科學(xué)在工作中要處理好檔案的開放利用與限制利用（保密）的關(guān)系，嚴(yán)防失密、泄密問題發(fā)生，已成為當(dāng)前檔案管理人員的一個重要任務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案：利用：保密

隨著信息化的高速發(fā)展、社會主義市場經(jīng)濟(jì)和民主政治的不斷推進(jìn)，政府信息公開力度不斷加大，信息與廣大人民群眾的關(guān)系越來越密切，信息權(quán)益已經(jīng)成為公民權(quán)益的重要內(nèi)容。檔案資源信息作為信息化中的一分子，如何科學(xué)地處理檔案保密與檔案利用的關(guān)系，已成為當(dāng)前檔案管理人員的一個重要任務(wù)。

1 檔案利用與檔案保密的關(guān)系特點(diǎn)

檔案利用一般是指檔案機(jī)構(gòu)依托所保管的檔案，采取一定方式方法向檔案利用者提供檔案及其信息，滿足利用者的不同需求，為社會各項事業(yè)服務(wù)。

保密檔案（或稱為限制利用檔案）是指國家法律、檔案行政管理機(jī)關(guān)或文件保管賈等規(guī)定檔案文件在一定時間范圍內(nèi)拒絕或限制向公眾開放的檔案。例如，涉及國家安全、政治事件、經(jīng)濟(jì)活動或個人隱私等多方面機(jī)密的檔案，就需要為其規(guī)定保密期限，如果任意地利用，就很有可能給國家或個人造成重大損失。

我國有關(guān)法律對兩者關(guān)系作出了相應(yīng)規(guī)定和有機(jī)銜接，已實現(xiàn)對國家秘密的動態(tài)監(jiān)督管理，對已符合保密法規(guī)定應(yīng)當(dāng)解密的事項應(yīng)及時解密，避免國家或單位秘密檔案“一定終身”。這兩者之間又是一種相互依存的關(guān)系，既不能片面拋開“保密”談“利用”，也不能拋開“利用”談“保密”，檔案的提供利用工作必須在保密的基礎(chǔ)上開展，而檔案價值的充分分利用，又體現(xiàn)了檔案保密的價值所在。

2 檔案利用與保密管理現(xiàn)狀及存在的問題

2.1 檔案管理意識淡薄不到位

在高校檔案管理中任職的管理人員，真正具有專業(yè)檔案管理素質(zhì)的人才少之又少。很多管理人員沒經(jīng)過系統(tǒng)的、專業(yè)的培訓(xùn)就上崗，由于一些檔案人員業(yè)務(wù)能力不熟，又缺乏對檔案歸檔工作的重視，同時部分高校檔案部門與各院系、各處室部門在業(yè)務(wù)上缺乏有效溝通機(jī)制，不能對檔案有效收集整理，有些機(jī)密文件在收集、整理、歸檔入庫過程，經(jīng)過了幾道流程，幾班人的手，很容易造成失密、泄密等問題發(fā)生，也造成高校檔案管理工作出現(xiàn)盲區(qū)和混亂區(qū)。

2.2 重保管、輕利用，檔案的價值沒有得到充分利用

在傳統(tǒng)觀念的影響下，“利用危險，保密安全”思維定式在很多檔案要作人員頭腦中根深蒂固，基于“安全”考慮，盲目延長檔案的保密期限，沒有真正認(rèn)識到建檔管檔的根本目的是在于利用，保密的目的是為了更好的利用。前臺借閱利用依然是高校檔案利用的傳統(tǒng)方式，檔案部門還是把檔案利用局限在守攤調(diào)卷上，而不從廣度和深度上對檔案信息資源的進(jìn)行開發(fā)與開放，就遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足社會各方面的需求，也不能更好的發(fā)揮檔案的作用。對外宣傳服務(wù)的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，有效的信息化服務(wù)平臺尚未搭建完整或還僅僅只是一個框架結(jié)構(gòu)，這樣會導(dǎo)致檔案管理工作脫離社會。當(dāng)前，檔案利用的開放程度不高，利用手續(xù)又很煩瑣，必然大大降低公眾的檔案利用認(rèn)知和熱情。

2.3 檔案管理手段落后

由于一些高校檔案部門上級領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，投入經(jīng)費(fèi)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，檔案機(jī)構(gòu)不可能投入大量的人力和物力對檔案信息深層次編研，加之檔案管理手段落后、檢索技術(shù)落后、現(xiàn)代管理技術(shù)實際運(yùn)用范圍不廣等問題存在，這樣會使得很多有價值的檔案被束之高閣，很難從檢索目錄中發(fā)掘，這樣有價值的檔案資料沒能得到充分利用。

3 加強(qiáng)高校檔案管理的對策

3.1 強(qiáng)化檔案管理人員檔案責(zé)任擔(dān)當(dāng)

組織檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民其和國檔案法》、《保密法》等相關(guān)政策法規(guī)，建立高校檔案的統(tǒng)一管理制度，對檔案實行集中保管和利用，確保高校檔案信息資源的完整性。

檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案保管利用和保密工作管理規(guī)章制度，嚴(yán)格劃清密與非密的區(qū)分界限，充分做好檔案信息資源利用工作。具體操作如下：

1）要做好檔案開放前的審查，準(zhǔn)確判斷、科學(xué)區(qū)分、嚴(yán)格把握開放與控制的范圍，主動接受保密部門對密級調(diào)整工作的監(jiān)督指導(dǎo)，明確哪些檔案能夠開放利用，哪些檔案必須限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些檔案不能開放利用。

2）要做好檔案利用的監(jiān)督，嚴(yán)格檔案借閱登記制度，規(guī)范工作海通程，防止出現(xiàn)工作空檔。

3）要做好歸還檔案的檢查，防止偷撕或涂改檔案，避免檔案損失。

4）要訂立檔案工作人員的不定期監(jiān)察制度，開展專項教育，切實提高政治責(zé)任感和保密意識。

3.2 拓展檔案利用形式，加快檔案資源利用和保密管理信息化建設(shè)

開展豐富多樣的利用形式。檔案館內(nèi)閱覽室環(huán)境應(yīng)該是舒適溫馨的、里面配備各種設(shè)施齊全，非常方便用戶閱覽、咨詢和檢索；定期編制和出版各種檢索工具，方便用戶迅速而準(zhǔn)確地查詢所需的檔案；提供各種復(fù)印件或拍照件服務(wù)；館內(nèi)陳列室或展覽館定期向全校師生和社會用戶開放，介紹館藏和地方人物歷史重大事件。

利用高科技手段完善檔案管理工作，將計算機(jī)、多媒體等引進(jìn)高校檔案管理的每個環(huán)節(jié)中。在檔案利用管理工作中，可借助計算機(jī)提供各種途徑的檢索服務(wù)；用電話、傳真和電子郵件滿足用戶的咨詢要求；設(shè)置觸屏向用戶展示檔案館的機(jī)構(gòu)設(shè)置和館藏等，來提高檔案利用的服務(wù)效率和質(zhì)量。同時也要大力發(fā)展保密技術(shù)，采取必要的視頻保護(hù)（干擾技術(shù)），屏蔽技術(shù)、內(nèi)外網(wǎng)隔離技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)測技術(shù)加監(jiān)管和防范，實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，快速讓人工操作與人工智能緊密對接起來，有效增加檔案資源的充分利用和保密性。

總之，在新時期，高校檔案管理要跟上新時代的步伐，采用科學(xué)合理的檔案管理制度，引入新思維新理念新技術(shù)，不斷提升檔案管理工作質(zhì)量和工作效率，更好地為高校師生及社會人士提供優(yōu)質(zhì)滿意服務(wù)。

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作者簡介

蔣碧蓉（1973-），女，漢族，湖南省耒陽市，經(jīng)濟(jì)師，本科，研究方向：綜合檔案管理。