人才交流服務中心檔案管理工作的幾點思考

張萌

摘 要：在這信息傳遞迅速的時代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)鋪天蓋地，人才服務中心檔案管理員所面臨的挑戰(zhàn)也是不容忽視的。作為人才交流服務中心的重中之重，檔案管理在日常管理活動的地位不可撼動，本文通過分析新時代檔案管理中現(xiàn)存的問題，提出新的策略，加強管理效率，突破管理挑戰(zhàn)，為把人才交流服務中心檔案管理工作做到極致而進行論述

關(guān)鍵詞：人才交流；服務中心；檔案管理；應對措施

所謂人事檔案，實際就是將個人的成長學習經(jīng)歷、主要社會履歷、道德品質(zhì)等個人情況進行記錄的資料庫，許多企事業(yè)單位在挑選人才時都將其作為主要根據(jù)，隨著時代的變遷，人才交流服務中心的檔案管理類工作日漸復雜，因而相關(guān)的問題也逐漸展露，對檔案管理的工作有著一定的制約，對社會的發(fā)展也造成一定的障礙。

1 現(xiàn)存問題及原因

1.1 檔案遺失或死檔現(xiàn)象頻繁

人才交流服務中心所收集的檔案主要分為以下幾種：需要辦理應聘信息的各類高校畢業(yè)生、因私出國保留檔案的人員、在規(guī)定時間內(nèi)組織評定或申報職稱的技術(shù)人員、社會流動人員等，由于上述的人群數(shù)量難以估量，工作的復雜程度可想而知，再加上某些高校畢業(yè)生短期之內(nèi)找不到固定的工作，畢業(yè)學校無法將其檔案郵寄到準確的地點，有些寄到人才市場后便置之不顧，時間一久檔案便在當事人不知情的情況下遺失或成為死檔，為許多畢業(yè)生日后的檔案管理與就業(yè)都帶來了許多不便。

1.2 缺少信息管理

隨著科學技術(shù)的迅速發(fā)展，信息技術(shù)的發(fā)展也是不容忽視的。許多人才交流服務中心檔案管理因未緊跟時代的步伐，導致管理檔案的工作人員效率得不到提高，服務質(zhì)量得不到保證。雖然我國已頒布與人才交流服務中心檔案管理信息化相關(guān)的規(guī)定，但相關(guān)部門的管理機制信息智能化依舊較低，僅僅停留在查詢、搜取等基礎(chǔ)層面，其應有的作用一直得不到充分發(fā)揮，雖然國家已對此類問題提出了解決方案，但執(zhí)行過程中涉及資金、人力等困難重重，效果不明顯。與新時代的信息化技術(shù)相比，社會人員檔案管理的信息化和網(wǎng)絡化水平一直沒有大幅度提升，無法與其他部門共同進步。

1.3 對檔案管理工作重要性理解不夠

現(xiàn)如今，部分人才交流服務中心的工作人員對檔案管理的工作只停留在接收檔案并進行整理，而對檔案有效管理的重要性理解的不夠，加之人員的配備力度不夠，硬件得不到更新，績效考核得不到重視，導致檔案管理工作僅僅流于表面，內(nèi)外本質(zhì)受到忽視，無法發(fā)揮其應有的作用。依照我國檔案管理的相關(guān)規(guī)定，每千卷檔案需要配備一名專業(yè)素質(zhì)高的管理者。實際上，在現(xiàn)實中需要在崗工作的檔案管理者的人數(shù)根本滿足不了相應的需求，加之民辦大學的增多，畢業(yè)生的人數(shù)也隨之增多。檔案管理人員的數(shù)量無法滿足檔案增多的速率。

2 主要應對措施及手段

2.1 加大宣傳力度

人才交流服務中心的相關(guān)人員應定制一個宣傳方案，并定期對社區(qū)和媒體發(fā)放宣傳海報，并嚴格對海報的內(nèi)容進行整理?；蛟诋厴I(yè)季去校園組織畢業(yè)生對畢業(yè)后檔案的去向和檔案對畢業(yè)生的重要性進行宣傳，為他們解決一定的疑惑。讓更多的畢業(yè)生加深對檔案的認識，提高他們對檔案的重視程度。

2.2 實現(xiàn)管理信息化

眾所周知，檔案信息化管理與網(wǎng)絡信息化管理間有著密不可分的關(guān)系，為使檔案信息的及時性和準確性得到保障，不同企事業(yè)單位應根據(jù)自身對人才的需求，通過檔案信息迅速篩選符合條件的人才，并第一時間與人才進行接觸，招募到人才后，將入職培訓和工作考核信息記錄到檔案中，將信息技術(shù)管理的方式逐步落實到各個層面，進而不斷提高人才招聘、管理、培養(yǎng)、服務等方面的效率和質(zhì)量。

2.3 完善管理政策

為解決檔案管理中存在的糾紛，國家應制定科學的法律法規(guī)，完善與其相關(guān)的方針政策。除此之外，檔案管理者要結(jié)合對不同行業(yè)的檔案性質(zhì)，制定更加詳實、細致、完善、嚴謹?shù)墓芾硪?guī)劃，對管理工作提供分類指導，對管理和使用過程中的缺陷進行完善，對接收、轉(zhuǎn)出、查借閱等流程進行精簡和改進，確保檔案依法、依規(guī)、高效管理使用。

2.4 全面提高人員綜合素質(zhì)

為全面實現(xiàn)檔案的科學管理，人才交流服務中心的管理者應當全面提高管檔人員的綜合素質(zhì)，針對檔案管理和使用過程中存在的問題，聘請經(jīng)驗豐富的專家對檔案管理工作人員進行培訓，通過培訓使得人才交流服務中心的管理人員正視自身管理存在的不足，并準確制定相關(guān)的方案進行改善，從而為服務對象提供更加高效、便捷、優(yōu)質(zhì)的服務。

2.5 規(guī)范檔案管理，提高責任意識

2.5.1 及時性

為確保檔案歸檔的及時性，人才交流服務中心首先應對檔案進行歸類，按照規(guī)定分編類號頁進行整理，整理后的檔案裝入特制的檔案盒中，不能歸類入檔的材料放入散材料袋，存檔人員新增的材料，要及時準確按類入檔。檔案的存放位置要進行編號，同時開發(fā)一套信息管理系統(tǒng)，將系統(tǒng)中的編號與檔案存放編號對應，便于迅速對檔案材料進行查找。

2.5.2 保密性

近年來部分地區(qū)曾經(jīng)發(fā)生存檔人員的個人信息遭到了一定程度的泄露，檔案中個人信息的安全性是受法律法規(guī)保護的，一旦泄露造成的損失不可估量。按照規(guī)定，嚴謹個人查借閱本人檔案，組織查借閱檔案需有正規(guī)手續(xù)，檔案信息嚴謹對外公布或擅自泄露。對于電子檔案，管理者應提高防范意識和技術(shù)手段，信息存放電腦嚴謹接入互聯(lián)網(wǎng)或插拔U盤，以免遭受黑客攻擊或感染病毒，要不斷升級防火墻和通過殺毒軟件進行不定期檢測。

3 結(jié)束語

本文主要對現(xiàn)今人才交流服務中心檔案管理發(fā)展中存在的問題進行了具體分析，為針對此類問題而提出詳細的建議與解決方案。并針對檔案管理的發(fā)展提出了檔案數(shù)字化管理，體現(xiàn)了檔案數(shù)字化管理對檔案管理的重要性和必要性。作為新時代檔案管理發(fā)展的重要內(nèi)容，其代表著一種新生的力量，因此，檔案管理人員需在工作中對其進行探索，針對積累的經(jīng)驗對工作中出現(xiàn)的規(guī)律進行總結(jié)，并對不足之處進行修改，久而久之，人才交流服務中心的管理人員才能對工作提供更加有效的管理，才能為企事業(yè)單位和社會提供更多優(yōu)秀的人才信息。

參考文獻

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