PDCA循環(huán)在繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育管理中的運(yùn)用分析

張寅初 張寶帥

繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育實(shí)際上是衛(wèi)生技術(shù)人員在進(jìn)行從業(yè)后得到新知識(shí)、新理論、新方法、新技術(shù)的一種終身性醫(yī)學(xué)教育方法。衛(wèi)生技術(shù)人員聘任、年度考核、執(zhí)業(yè)注冊(cè)、晉升和繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育存在一定關(guān)系。繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育應(yīng)用之后可提升衛(wèi)生技術(shù)人員業(yè)務(wù)水平和專業(yè)能力，培養(yǎng)衛(wèi)生人員的職業(yè)道德，有利于持續(xù)改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量，且新醫(yī)改的不斷推行，越來(lái)越重視繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育。PDCA是包括計(jì)劃（plan）、實(shí)施（do）、核查（check）、處置（action）在內(nèi)的從事持續(xù)改進(jìn)基本步驟的管理方式。PDCA循環(huán)廣泛應(yīng)用在質(zhì)量管理中，且得到良好臨床效果，所以，PDCA循環(huán)屬于基本的質(zhì)量管理方法。本次綜述了在繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育管理中PDCA循環(huán)的運(yùn)用情況。

1 繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

1.1 檔案質(zhì)量問(wèn)題

繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案實(shí)際上是相關(guān)技術(shù)人員對(duì)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育活動(dòng)進(jìn)行參與的原始記錄，需要具備準(zhǔn)確且真實(shí)反映實(shí)際情況的目的，此時(shí)需要操作人員記錄中確保資料完整、字跡清晰、文件齊全，目前因不能全面實(shí)施電子化管理，需要個(gè)人填寫學(xué)分，即便采取過(guò)集中培訓(xùn)講解措施也不能將隨意填寫、不清字跡問(wèn)題改善，也有可能發(fā)生嚴(yán)重錯(cuò)誤；此外，因存在很多得到學(xué)分的途徑以及較為復(fù)雜的種類，導(dǎo)致降低學(xué)分真實(shí)性，進(jìn)而對(duì)檔案真實(shí)性和可靠性帶來(lái)影響[1]。

1.2 缺乏管理制度

繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育管理實(shí)施過(guò)程中往往包括多個(gè)部門多個(gè)科室，如行政、臨床，目前還沒(méi)有獲得健全的管理機(jī)制，導(dǎo)致不能明確進(jìn)行檔案管理的分工，不能清楚的劃分責(zé)任，具有較大的檔案收集難度，且不能有效進(jìn)行保管，較低利用效率。此外，因不存在明確制度的相關(guān)要求，不少醫(yī)療機(jī)構(gòu)存在不同的繼教檔案保管方式，有的進(jìn)行個(gè)人保管，職能科室承擔(dān)審核工作；有的進(jìn)行職能科室統(tǒng)一管理，進(jìn)而促使繼教檔案管理出現(xiàn)混亂和無(wú)序的問(wèn)題。

1.3 不能足夠認(rèn)識(shí)重要性

（1）領(lǐng)導(dǎo)不能重視，醫(yī)院應(yīng)用的繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育管理不能直接形成社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，且不少領(lǐng)導(dǎo)表示繼教檔案管理一般都是收集整理日常審核工作，進(jìn)而不能予以高度重視。（2）不少操作人員認(rèn)為得到學(xué)分是晉升唯一需要的要求，且繼教活動(dòng)中做不能實(shí)時(shí)搜集以及及時(shí)進(jìn)行整理繼續(xù)教育檔案，大部分都是年終提交，促使因丟失學(xué)分導(dǎo)致檔案不完整，導(dǎo)致增加職能科室的管理難度；在晉升至高級(jí)職稱后不少人員可能認(rèn)為繼教檔案無(wú)關(guān)緊要，且不能明顯繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育項(xiàng)目備案檔案的反饋機(jī)制以及責(zé)任，不能主動(dòng)進(jìn)行報(bào)備，不但耗費(fèi)人力，也可能引發(fā)檔案缺失的問(wèn)題[2]。

2 PDCA循環(huán)運(yùn)用在繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育管理中

2.1 計(jì)劃（plan）階段

檔案管理部門需要做好思想認(rèn)識(shí)方面的充分準(zhǔn)備，提升宣傳力度，將院領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作程度增加，充分展現(xiàn)檔案的應(yīng)用價(jià)值，采取檔案管理方式為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)；在繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育發(fā)展中納入檔案管理，于全院內(nèi)實(shí)施講座，為相關(guān)專業(yè)人員闡述檔案管理概念，確保從思想上改變操作人員的認(rèn)識(shí)，建立各級(jí)技術(shù)人員、院領(lǐng)導(dǎo)以及職能科室高度且一致重視的檔案管理工作，可對(duì)職能科室檔案管理工作做好積極主動(dòng)的配合。檔案管理部門需要做好規(guī)章制度方面的工作，構(gòu)建科學(xué)的繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理機(jī)制，完善繼續(xù)醫(yī)學(xué)檔案管理方法，對(duì)在繼教檔案管理中個(gè)人和職能科室職責(zé)進(jìn)行明確，降低管理的盲目性和隨意性。醫(yī)院繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育管理規(guī)章制度在加入檔案工作的“四同步”“三納入”管理，三納入包括管理制度、計(jì)劃規(guī)范、專兼職人員以及部門負(fù)責(zé)人的職責(zé)范圍；四同步包括布置、驗(yàn)收、檢查、總結(jié)工作的同步[3]。

2.2 實(shí)施（do）階段

繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育存在多樣化的形式，包括外出進(jìn)修、開會(huì)學(xué)習(xí)、發(fā)表論文等多項(xiàng)工作，統(tǒng)一歸置以上工作，對(duì)于科學(xué)管理，統(tǒng)籌安排十分有利。對(duì)于繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案中出現(xiàn)的不明確要求，不清楚填寫等問(wèn)題，采取全院業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)以及集中培訓(xùn)講解等方式，為參與人員發(fā)放繼教檔案制度相關(guān)要求，確保人人參與。此外，科室選取指定人員作為繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理人，承擔(dān)科室初審繼教檔案的相關(guān)工作，和職能科室配合管理。也可在全院知識(shí)競(jìng)賽題庫(kù)中加入繼教檔案管理內(nèi)容，達(dá)到以考促用、以考促記的目的，讓操作人員了解和掌握檔案管理的流程和內(nèi)容。借鑒其他省份的制度，分析信息化管理方法，構(gòu)建繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案電子管理平臺(tái)，錄入整理現(xiàn)有繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案，實(shí)現(xiàn)入庫(kù)的電子化認(rèn)證以及檔案的電子數(shù)據(jù)歸檔。依據(jù)IC卡對(duì)后續(xù)繼續(xù)教育活動(dòng)進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄，對(duì)繼教檔案信息進(jìn)行高效收集，職能科室能夠?qū)夹g(shù)人員參與繼教活動(dòng)狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保到位管理，督促學(xué)習(xí)[4]。

2.3 核查（check）階段

繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育審核屬于重要的管理環(huán)節(jié)，職能科室定期審核繼教檔案管理要求以及制度，審核內(nèi)容主要涵蓋繼教檔案形成時(shí)間重復(fù)與否，會(huì)議和地點(diǎn)通知吻合情況，參會(huì)期限與學(xué)分?jǐn)?shù)是否一致，真實(shí)、高質(zhì)、完整、準(zhǔn)確即為審核標(biāo)準(zhǔn)。剔除不真實(shí)的檔案，退回補(bǔ)充不完整的檔案，修正不準(zhǔn)確的表達(dá)，尋找質(zhì)量要求不達(dá)標(biāo)檔案的原因進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，蓋章確認(rèn)審核合格的相關(guān)檔案，確保達(dá)到分類排序、一人一卷、材料完整、裝訂整潔的目的[5-6]。

2.4 處置（action）階段

標(biāo)準(zhǔn)化處理獲得證實(shí)的有效方法，制定科學(xué)的工作制度，在1個(gè)PDCA循環(huán)中不可能全部解決存在的問(wèn)題，在下1個(gè)PDCA循環(huán)中自動(dòng)轉(zhuǎn)進(jìn)遺留的問(wèn)題，螺旋上升，周而復(fù)始。職能科室應(yīng)分析和討論繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案年度管理結(jié)果，上報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)目前的改進(jìn)措施和結(jié)果以及下一步改進(jìn)建議[7-9]。

3 PDCA循環(huán)運(yùn)用在繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育管理中的注意事項(xiàng)

在開展PDCA循環(huán)管理之后需要相關(guān)管理人員具備較高的責(zé)任感，并且需要耐心、細(xì)心的審核繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育管理工作，及時(shí)改正存在的問(wèn)題。定期對(duì)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育管理人員開展管理政策改變的內(nèi)容，科教外事科需要將日常解惑工作切實(shí)做好。繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育管理重點(diǎn)繼續(xù)學(xué)分不少都是經(jīng)外出開會(huì)獲取的，因此科教外事科相關(guān)人員應(yīng)該做好保存和審批全院人員外出開會(huì)的內(nèi)容，確保之后查找學(xué)分有據(jù)可依?？平掏馐驴葡嚓P(guān)人員也需要防止培訓(xùn)過(guò)程中混亂開具學(xué)分證的現(xiàn)象，依據(jù)季度方式檢查和培訓(xùn)科室人員，及時(shí)改正不規(guī)范制度，并且將年底評(píng)優(yōu)和成績(jī)掛鉤。

繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育的信息化管理日臻成熟，通過(guò)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育平臺(tái)，可以監(jiān)控醫(yī)院里每個(gè)專業(yè)技術(shù)人員的繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育情況。繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育管理可將科室管理意識(shí)提升，全面落實(shí)教育計(jì)劃，展現(xiàn)具體的繼教管理目標(biāo)。在繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理中應(yīng)用PDCA循環(huán)理是依據(jù)計(jì)劃、實(shí)施、核查、處置開展的管理工作[10-12]，教案管理中不完善的問(wèn)題循環(huán)到下一個(gè)PDCA循環(huán)中，可提升科室人員自身水平，提升制度化和規(guī)范化管理力度，展現(xiàn)繼教檔案的臨床價(jià)值。此外信息化管理道路探索過(guò)程中需要結(jié)合其他省份的做法，構(gòu)建科學(xué)的繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理電子平臺(tái)，選擇錄入整理模式記錄現(xiàn)有繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案，達(dá)到檔案電子數(shù)據(jù)歸檔以及入庫(kù)電子化認(rèn)證的目的。