談新形勢下如何提升檔案服務(wù)能力

王春香

摘 要：檔案管理工作是新時(shí)期應(yīng)運(yùn)而生的一種新的管理工作。檔案工作者應(yīng)順應(yīng)時(shí)代潮流，對原有的工作進(jìn)行新的探索，找到符合當(dāng)代要求的工作模式，同時(shí)應(yīng)認(rèn)真貫徹落實(shí)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》文件中的內(nèi)容，并領(lǐng)會(huì)文件中的精神，使工作的思想和行動(dòng)能夠有效的統(tǒng)一，并且用全新的工作面貌來迎接新的挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：新形式；檔案服務(wù)；能力；提升

檔案管理工作對社會(huì)的信息整合發(fā)揮著重要作用，也能夠?yàn)閲医?jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)建設(shè)提供科學(xué)依據(jù)。檔案管理工作離不開專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)的操作以及對社會(huì)資源的合理運(yùn)用，通過檔案的管理工作可以使我國的信息資源能夠得到有效利用，并使其在應(yīng)用的崗位上發(fā)揮出最大價(jià)值，因此，提高檔案管理工作勢在必行。

1 完善檔案的信息資源

隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，我國已經(jīng)提前進(jìn)入到信息化時(shí)代，信息資源的開發(fā)和利用也得到了快速發(fā)展，這也使得人們對信息的依賴性有所提高，原有的檔案服務(wù)模式已經(jīng)不能滿足當(dāng)下人們需求，只有改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，才能提高檔案管理的服務(wù)能力。

1.1 檔案資料由傳統(tǒng)的封閉性逐漸向現(xiàn)代的開放性轉(zhuǎn)變

當(dāng)下，我國的檔案信息正由傳統(tǒng)的封閉性模式逐漸向現(xiàn)代化的開放性模式轉(zhuǎn)變，但是在轉(zhuǎn)變過程中依然缺少科學(xué)性、規(guī)范性。對此，檔案館可以將本館館藏的信息資源在內(nèi)部進(jìn)行交流，從而在進(jìn)行社會(huì)服務(wù)時(shí)，利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)可以收集到其它檔案館的信息資源，這樣就可以達(dá)到資源共享，使各個(gè)檔案館的信息豐富起來，使資源得到了最大化的利用。因此，當(dāng)下建立一套現(xiàn)代化的完善的檔案信息管理系統(tǒng)是非常有必要的，將每個(gè)檔案館的信息錄入其中，這樣一來不僅方便信息上傳，同時(shí)下載資源也非常方便，更方便查閱。

1.2 將檔案的資源變得多樣化

我國傳統(tǒng)的檔案信息一般以紙質(zhì)的為主，其他的一些錄音、影像等資料所占的比重非常小。傳統(tǒng)方式占空間大，而且不易保存。隨著互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，原有的模式將逐漸被取代，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理，同時(shí)檔信息也應(yīng)朝著多元化的方向發(fā)展，通過利用多媒體、計(jì)算機(jī)等方式獲得，獲得的資源多以電子版的為主，這樣不僅能后增加檔案館的資源，還能節(jié)省檔案館的空間，保存時(shí)間長，同時(shí)也能夠使資源得到有效的共享。

2 改變檔案服務(wù)機(jī)制

檔案管理工作主要是在合法的前提下，為大家提供檔案信息查閱工作。在當(dāng)下信息不斷發(fā)展的過程中，傳統(tǒng)的封閉式的服務(wù)形式已經(jīng)不能滿足大家的需求，因此，必須建立新時(shí)代下的新型服務(wù)模式，使檔案信息服務(wù)能力的能夠得到創(chuàng)新與提升，并向多元化的方向發(fā)展，以滿足社會(huì)發(fā)展的需求。

2.1 采取主動(dòng)服務(wù)的方式

傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式是等待顧客上門，但是這樣的服務(wù)模式已經(jīng)跟不上社會(huì)的步伐，同時(shí)也不利于檔案信息發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，檔案服務(wù)人員應(yīng)該改變原有的服務(wù)模式，采取主動(dòng)地服務(wù)方式，主動(dòng)了解客戶的需求，幫助其完成相關(guān)的信息的查閱工作，還可以提供上門服務(wù)或者是幫助客戶編寫各種資料，這樣可以使檔案管理工作能夠更加有效地進(jìn)行。

可以通過以下三種方式展開工作：第一，通過對用戶需求的研究，主動(dòng)向其提供檔案的信息服務(wù)。同時(shí)還要深入了解所在城市不同用戶的需求，并對這些用戶進(jìn)行分類分析，這樣就可以根據(jù)客戶的需求更好的為客戶服務(wù)。第二，加大檔案工作的宣傳力度，從而提高檔案工作的知名度[1]。可以利用電視廣告、互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)等進(jìn)行宣傳，使大家對檔案管理工作有足夠的了解，這樣有需求的客戶也會(huì)主動(dòng)去聯(lián)系檔案館。第三，加強(qiáng)檔案信息的利用。檔案館可以通過公開檔案的目錄、專題目錄等內(nèi)容，讓需要的客戶方便找到信息源頭。同時(shí)也要加強(qiáng)檔案信息的傳播功能，這樣就可以從更深層次上滿足客戶對檔案管理的需求。

2.2 服務(wù)的手段向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變

隨著我國信息化的不斷深入，人們對信息的依賴程度也越來越高，因此，檔案服務(wù)手段的轉(zhuǎn)變也迫在眉睫。檔案館可以利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，合理利用檔案信息資源，使檔案信息管理更加科學(xué)化與先進(jìn)化。還可以利用互聯(lián)網(wǎng)建立檔案信息數(shù)據(jù)庫以及信息查詢系統(tǒng)，使檔案的檢索系統(tǒng)逐漸完善，這樣就可以使信息資源能夠得到最大范圍的共享，同時(shí)也能夠是資源發(fā)揮出最大的價(jià)值。

電子的信息資源也需要進(jìn)行歸檔和管理。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，電子的文檔的整理更加具有挑戰(zhàn)性，是一項(xiàng)難度比較大工作。為了能夠保障電子文檔的管理工作，我國出臺(tái)了《中華人民共和國檔案法》，其中明確提出了要對“電子文檔”進(jìn)行加強(qiáng)的工作，這樣就能夠有效地保證電子文檔的真實(shí)性、完整性以及安全性，同時(shí)檔案管理部門還可以利用統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)整合相關(guān)的信息資源，使用戶得到的都是完整、有效的信息[2]。

還可以加強(qiáng)檔案文獻(xiàn)資源庫的建設(shè)，這樣就可以提高檔案館的實(shí)用性，可以使更多的用戶從中受益。同時(shí)還要加強(qiáng)檔案館館藏信息的目錄建設(shè)以及全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，這樣才能真正的做到檔案管理工作的現(xiàn)代化、開放化，使檔案館的資料以及信息能能夠被合理的利用起來。

2.3 服務(wù)的內(nèi)容要多元化

通過現(xiàn)代技術(shù)手段的分析，對用戶的需求進(jìn)行深層次的挖掘，并根據(jù)客戶的需求開展相關(guān)的工作，例如，可以提供客戶檔案信息的導(dǎo)航工作，檔案信息的在線咨詢等。這些拓展的工作內(nèi)容也需要本檔案館能夠與其他檔案館以及社會(huì)的信息資源有緊密的聯(lián)系，這樣才能夠滿足用戶的需求，同時(shí)也能夠提高資源的利用價(jià)值，也大大了提高工作效率。

3 提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量

3.1 創(chuàng)新的服務(wù)理念

檔案管理的工作人員應(yīng)該改變原有“等、靠”的服務(wù)理念，可以利用檔案館的數(shù)據(jù)優(yōu)勢，對客戶的需求進(jìn)行分析，根據(jù)客戶的需求，總結(jié)出一套新的服務(wù)模式，使檔案服務(wù)的工作能夠適應(yīng)新時(shí)期的社會(huì)需求，同時(shí)也可以提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量，使檔案管理的行業(yè)能夠健康、可持續(xù)地發(fā)展下去[3]。

3.2 提高服務(wù)人員的創(chuàng)新意識(shí)

檔案管理工作崗位人員也應(yīng)該具有相關(guān)的知識(shí)以及技能，這也是新時(shí)代檔案管理工作中發(fā)展的重要內(nèi)容。因?yàn)闄n案管理工作人員是最直接的參與者，既要管理檔案的信息，還要完成與客戶的溝通，所以他們在檔案管理的工作中發(fā)揮著重要作用，因此，應(yīng)該提高檔案人員的綜合素質(zhì)，防止其出現(xiàn)業(yè)務(wù)水平參差不齊的現(xiàn)象，可以通過相關(guān)的培訓(xùn)來提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其具有創(chuàng)新意識(shí)[4]。

4 結(jié)束語

總而言之，想要當(dāng)代的檔案管理工作適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展趨勢，首先應(yīng)注重觀念的改變，利用創(chuàng)新的服務(wù)模式，增強(qiáng)檔案工作人員的服務(wù)意識(shí)，并充分利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使檔案工作管理人員的綜合素質(zhì)不斷提高，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的質(zhì)量提高，同時(shí)使我國的檔案管理工作得到不斷的發(fā)展，并且使《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作意見》的精神能夠得到落實(shí)，并將文件精神發(fā)揚(yáng)出去，使檔案管理的工作能有一個(gè)新的面貌以能夠順應(yīng)時(shí)代潮流的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]周蓉.新形勢下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)研究[J].卷宗，2018，（21）：81.

[2]孫琳.論如何提升國土資源檔案為人民服務(wù)的能力[J].裝飾裝修天地，2017，（17）：135.

[3]王亮.如何提升事業(yè)單位檔案服務(wù)工作能力[J].企業(yè)改革與管理，2016，（14）：190.

[4]王濤.增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提升檔案利用服務(wù)能力的思考[J].中國新通信，2018，（6）：204-205.