發(fā)揮檔案工作促進學(xué)校管理規(guī)范化的作用

摘 要：本文探討了檔案管理工作對促進學(xué)校管理規(guī)范化的具體作用，論述了檔案管理部門主動作為，服務(wù)學(xué)校中心工作的重要性。

關(guān)鍵詞：檔案工作；學(xué)校；管理規(guī)范化

基金項目：本文為北京電子科技職業(yè)學(xué)院校級課題“高職院校檔案資源建設(shè)與利用研究”（項目編號：2018Z002-092-SXY）成果之一。

檔案管理是體現(xiàn)學(xué)校管理水平、教育教學(xué)水平和社會服務(wù)綜合實力的重要指標(biāo)，也是學(xué)校文化建設(shè)的重要內(nèi)容。檔案工作雖然重要，但是在學(xué)校受重視的程度有限，各部門主動配合落實檔案工作的情況也不普遍。事實上，檔案工作有其程序嚴(yán)謹(jǐn)、流程規(guī)范、體系完整等特點，細(xì)致扎實地落實好檔案工作，對提高學(xué)校管理規(guī)范化水平也有著積極重要的促進作用。

1 檔案管理工作對促進學(xué)校管理規(guī)范化的作用

1）促進部門完善工作制度。學(xué)校檔案管理部門加強檔案收集整理工作的落實有助于促進部門完善工作制度，不斷提高工作管理的規(guī)范化。檔案收集整理有賴于學(xué)校各部門對檔案工作的配合，但是，檔案管理部門也不應(yīng)僅僅坐等各部門主動配合，而要積極參與各部門檔案工作制度建設(shè)，制定聲像、實物檔案的歸檔制度，為各部門提高檔案管理的專業(yè)化指導(dǎo)，這樣既有助于促進各部門完善工作制度，提高工作實效，又能為檔案工作有效落實提供制度保障。特別是教學(xué)、科研、資產(chǎn)、基建、繼續(xù)教育等檔案形成重點部門，如果檔案管理部門能夠深入研究各部門具體工作內(nèi)容，并結(jié)合檔案管理專業(yè)要求協(xié)助他們制定部門歸檔工作制度，明確歸檔內(nèi)容，規(guī)范歸檔流程，將會對各部門提高歸檔工作效率打下堅實基礎(chǔ)。

2）促進部門細(xì)化工作內(nèi)容。學(xué)校檔案管理部門通過明確和細(xì)化各部門歸檔范圍，可以有效促進各部門崗位工作細(xì)化分工，使各崗位工作職責(zé)更加明確，便于工作順利開展。部門歸檔范圍既是開展檔案收集工作的基礎(chǔ)，也是幫助各部門細(xì)化工作內(nèi)容的有效抓手，特別是一些高職院校，很多部門負(fù)責(zé)人缺乏檔案基礎(chǔ)知識的培訓(xùn)，檔案意識有待強化，由其自定部門歸檔范圍往往不得要領(lǐng)，如果采取檔案管理部門提供歸檔參考范圍與各部門確認(rèn)歸檔范圍結(jié)合的方式，就可以發(fā)揮檔案管理部門在專業(yè)知識方面的長處，為各部門細(xì)化崗位工作內(nèi)容提供有效的信息服務(wù)，幫助各部門負(fù)責(zé)人對所轄各工作崗位的具體工作內(nèi)容形成更細(xì)致全面的理解，同時也便于后續(xù)各部門檔案收集工作的開展。

3）促進加強崗位工作規(guī)范。檔案工作覆蓋面廣，涉及到學(xué)校各部門各崗位的工作人員，但事實上各崗位人員素質(zhì)參差不齊，工作意識工作能力千差萬別，難以用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)衡量優(yōu)劣。但是如果能夠嚴(yán)格履行歸檔制度，就可以從歸檔工作的角度統(tǒng)一提高各崗位工作的規(guī)范化水平。因為檔案管理的歸檔移交環(huán)節(jié)是一項程序性、標(biāo)準(zhǔn)性要求非常高的工作內(nèi)容，要求各崗位工作人員的歸檔材料按照統(tǒng)一要求完成歸檔，均需對歸檔材料逐一整理、編碼、裝訂，并形成移交清單提交相關(guān)人員確認(rèn)無誤后完成歸檔。檔案工作的這個環(huán)節(jié)具有長期性、重復(fù)性、標(biāo)準(zhǔn)化的特點，客觀上對各崗位工作人員在思想意識上形成規(guī)范化工作標(biāo)準(zhǔn)的強化，這一規(guī)范化意識又會潛移默化的輻射到崗位工作的其他領(lǐng)域，從而不斷提高崗位工作人員整體規(guī)范化工作水平。

4）促進員工強化責(zé)任意識。對工作材料整理歸檔是完成崗位工作的標(biāo)志環(huán)節(jié)，但是由于很多院校對歸檔工作重視程度不夠，很難做到材料及時歸檔。特別是由于輪崗、退休、離職等情況的存在，甚至?xí)霈F(xiàn)人員離崗?fù)瑫r工作材料未存的嚴(yán)重問題，對完整記錄本部門重要工作造成難以挽回的損失，更不利于學(xué)校檔案管理工作的落實。因此，歸檔工作對促進員工提高責(zé)任意識提供了現(xiàn)實條件，通過檔案工作部門對各部門檔案歸檔工作的強化要求，明確各部門不同崗位需要歸檔的具體內(nèi)容，可以幫助各部門各崗位工作人員進一步明確工作內(nèi)容和工作標(biāo)準(zhǔn)，另外，歸檔材料的齊全度、及時性、完整度也為崗位考核提供了客觀依據(jù)，能夠強化崗位工作人員的責(zé)任意識，提高工作考核的針對性和合理性。

5）促進部門之間深度溝通。檔案管理涉及到學(xué)校各個部門工作，在歸檔過程中難免出現(xiàn)部門材料交叉錯綜的情況，例如學(xué)校教學(xué)檔案不僅涉及教務(wù)管理部門，也涉及各二級學(xué)院教學(xué)部門，學(xué)生檔案則需要學(xué)工部門、招生就業(yè)部門、各二級學(xué)院等共同參與，此時，由檔案管理部門從材料歸檔角度主動聯(lián)系相關(guān)部門進行溝通協(xié)調(diào)，可以有效增進部門之間的深入溝通，并避免檔案材料重復(fù)歸檔，為檔案工作人員減輕負(fù)擔(dān)。

6）促進部門深化工作研究。檔案編研工作的主體是檔案管理部門，但是所需信息來自各檔案形成單位，各檔案形成單位提交的信息數(shù)據(jù)質(zhì)量越高，檔案編研形成的信息服務(wù)材料可參考價值就越大。通過開展檔案編研，可以發(fā)現(xiàn)各部門在歸檔信息方面存在的問題，檔案管理部門把這些問題及時準(zhǔn)確地反饋給相關(guān)部門，將促進各部門在歸檔材料及信息數(shù)據(jù)的科學(xué)性、準(zhǔn)確性等方面不斷提高工作水平。

2 主動作為，發(fā)揮檔案管理促進學(xué)校管理的能動性

1）檔案管理部門要樹立全局觀和主動作為的思想。檔案管理不能被動等待其他部門的配合，要把握工作的主動權(quán)，從專業(yè)檔案管理的角度引領(lǐng)指導(dǎo)各部門開展檔案工作，主動為其他部門落實檔案工作提供便利。要主動分析學(xué)校年度重點任務(wù)與檔案收集直接的關(guān)系，與各部門逐一聯(lián)系歸檔工作，明確歸檔具體工作職責(zé)、工作要求和歸檔時間等信息，協(xié)助各部門推進歸檔任務(wù)的落實。要隨時關(guān)注學(xué)校發(fā)生的重要事件和舉辦的重要活動，及時與相關(guān)部門兼職檔案員聯(lián)系，提示需要歸檔的材料內(nèi)容，協(xié)助督促及時歸檔。要主動協(xié)調(diào)不同部門或不同崗位的歸檔工作，及時解決在歸檔過程中的職責(zé)劃分等問題，促進歸檔問題及時有效地得到解決。

2）檔案管理部門要積極提高檔案工作隊伍專業(yè)化水平。很多學(xué)校的檔案管理工作人員都缺乏檔案專業(yè)學(xué)習(xí)背景，為了能夠?qū)ζ渌块T歸檔提供準(zhǔn)確有效的幫助和指導(dǎo)，就需要從自身做起，一方面加強檔案專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，較為系統(tǒng)地掌握檔案專業(yè)知識，了解檔案管理工作的發(fā)展動態(tài)，學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化、信息化的工作要求，提高檔案管理的專業(yè)化水平；另一方面在主動服務(wù)中發(fā)現(xiàn)問題解決問題，不斷積累具體工作方法和工作經(jīng)驗，加強對具體歸檔工作進行指導(dǎo)的前瞻性和實用性；還要根據(jù)各部門工作內(nèi)容的不同對兼職檔案人員進行個性化培訓(xùn)，提高其檔案意識，形成檔案思維，幫助他們解決在歸檔工作中遇到的具體問題，切實為其他部門落實檔案工作提供業(yè)務(wù)保障。

3）檔案管理部門要是創(chuàng)新開展檔案編研工作。檔案管理的最終目的是服務(wù)學(xué)校中心工作，服務(wù)學(xué)校創(chuàng)新發(fā)展。檔案管理部門要結(jié)合學(xué)校特點創(chuàng)新開展檔案編研工作，充分挖掘檔案數(shù)據(jù)信息，為學(xué)校教學(xué)、科研、社會服務(wù)、國際交往、文化建設(shè)等方面提供綜合數(shù)據(jù)，為學(xué)校各部門全面掌握本部門工作動態(tài)發(fā)展提供信息服務(wù)支持。例如北京師范大學(xué)檔案館結(jié)合改革開放四十年編撰了學(xué)校四十年招生數(shù)據(jù)圖表和校園風(fēng)貌對比圖，形象地展示出四十年來學(xué)校面貌的變化和人才培養(yǎng)模式的變化。又如清華大學(xué)檔案館結(jié)合紀(jì)念中國共產(chǎn)黨成立95周年推出了“黨在清華園”專題檔案資料展，對深入理解清華精神呈現(xiàn)了豐富載體。這些檔案編研工作為我們結(jié)合學(xué)校特點創(chuàng)新檔案編研活動提供了有益的借鑒。

參考文獻(xiàn)

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[2]齊建軍，試論檔案工作中的權(quán)利因素[J].檔案管理2016（1）：19-21.

作者簡介

王琴（1973-），女，漢族，河北人，碩士，高級講師，北京電子科技職業(yè)學(xué)院綜合檔案室主任，研究方向為檔案學(xué)與檔案管理。