圖書館數(shù)字資源采購管理與管理模式探析

祁飛

摘 要：本文首先探討當(dāng)前數(shù)字圖書館電子圖書資源采購管理與管理中存在的問題，進(jìn)一步明確圖書館電子圖書資源采購管理原則，進(jìn)而從不同角度提出電子圖書資源采購管理與管理措施，為進(jìn)一步優(yōu)化數(shù)字圖書館的采購管理模式建言獻(xiàn)策。

關(guān)鍵詞：圖書館；數(shù)字資源；采購管理

目前數(shù)字圖書館資源采購管理中普遍存在一些問題，嚴(yán)重阻礙了數(shù)字圖書館的發(fā)展進(jìn)度。本文首先探討當(dāng)前數(shù)字圖書館電子圖書資源采購管理與管理中存在的問題，進(jìn)一步明確圖書館電子圖書資源采購管理原則，進(jìn)而從不同角度提出電子圖書資源采購管理與管理措施，為進(jìn)一步優(yōu)化數(shù)字圖書館的采購管理模式建言獻(xiàn)策。

1 數(shù)字圖書館電子圖書資源采購管理與管理現(xiàn)狀

中國的圖書館在數(shù)字資源采購管理方面缺乏系統(tǒng)的法律規(guī)范，因此存在嚴(yán)重的不足。隨著科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國在數(shù)字資源采購管理方面已基本形成了三種采購管理模式，即獨(dú)立采購管理，集團(tuán)采購管理和政府招標(biāo)采購管理。但是，就圖書館數(shù)字化的發(fā)展而言，這三種采購管理模式都有不足之處。

1.1 獨(dú)立采購管理與集團(tuán)采購管理無差別

獨(dú)立采購管理指的是單個(gè)高校圖書館自行組織采購管理數(shù)字資源的形式；集團(tuán)采購管理指的是多個(gè)高校圖書館本著“慎重、科學(xué)、嚴(yán)格”的原則，聯(lián)合起來進(jìn)行集合采購管理數(shù)字資源的方法，可分為多種采購管理形式。獨(dú)立采購管理不能整合當(dāng)代高校的顯著優(yōu)勢，缺乏系統(tǒng)性，規(guī)范性和科學(xué)性。它在實(shí)際應(yīng)用中存在一定的局限性，集團(tuán)采購管理可以通過協(xié)商以最低的價(jià)格和最優(yōu)的服務(wù)獲得高質(zhì)量的數(shù)字資源。避免單個(gè)庫的人力和財(cái)力消耗。但是從采購管理流程和采購管理內(nèi)容來看，許多單位將兩種模式混用，都未發(fā)現(xiàn)兩種模式其實(shí)各有特點(diǎn)，以至于影響了采購管理管理效率。

1.2 政府招標(biāo)采購管理方式未得到廣泛認(rèn)可

政府招標(biāo)采購管理的流程要比獨(dú)立采購管理與集團(tuán)采購管理更加嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范。政府招標(biāo)采購管理與集團(tuán)采購管理和獨(dú)立采購管理相比，嚴(yán)格規(guī)范各環(huán)節(jié)采購管理過程，加大了監(jiān)督力度。就現(xiàn)階段來說，許多單位雖然清楚政府招標(biāo)采購管理的優(yōu)勢所在，但是也有的單位認(rèn)為這是行政對(duì)單位內(nèi)部管理工作的過度干預(yù)，總之行業(yè)內(nèi)對(duì)政府招標(biāo)采購管理的操作凡是有褒有貶，說明其尚未得到全行業(yè)的廣泛認(rèn)可。

2 圖書館電子圖書資源采購管理原則

電子資源建設(shè)是圖書館資源建設(shè)的重要組成部分。所有電子資源的采購管理由電子資源采購管理小組根據(jù)電子資源采購管理程序處理；必須首先測試所有新的電子資源，并且必須提交書面的電子資源試驗(yàn)評(píng)估報(bào)告。電子資源優(yōu)先考慮集團(tuán)采購管理方式。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)電子資源，可以采用紙張備份、CD、永久使用權(quán)購買和組備份等方式來解決電子信息備份問題。

3 電子圖書資源采購管理與管理方案

3.1 成立跨部門電子資源采購管理管理管理小組

為建立標(biāo)準(zhǔn)化的科學(xué)電子資源采購管理模式，應(yīng)建立跨部門的電子資源采購管理團(tuán)隊(duì)。團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)由信息部門負(fù)責(zé)人、技術(shù)部門和采購部負(fù)責(zé)人組成，各部門分工如下：

主管館長的主要職責(zé)：制定整個(gè)建筑物內(nèi)電子資源建設(shè)的計(jì)劃；與CALIS國家中心和電子資源公司建立廣泛聯(lián)系，以獲得最新的電子數(shù)據(jù)庫開發(fā)資源；全面組織協(xié)調(diào)圖書館電子資源的采購管理流程；關(guān)于電子資源采購管理和談判以及簽訂合同的最終決定。

信息部主要職責(zé)：收集并總結(jié)有關(guān)最新電子資源的相關(guān)信息；

組織新資源的試用宣傳；試驗(yàn)測試，調(diào)查和評(píng)估電子資源并形成訂購建議；參與合同談判；處理訂購交易和更新購買的資源。

技術(shù)部的主要職責(zé)：為訂購和使用電子資源提供技術(shù)支持，包括參與當(dāng)?shù)仉娮淤Y源訂購決策；相關(guān)軟硬件的配置；光學(xué)資源和本地鏡像電子資源的安裝和維護(hù)。

采編部的主要職責(zé)：收集有關(guān)最新電子資源的相關(guān)信息，并將其匯總給新聞部；參與電子資源的試用評(píng)估；根據(jù)合同履行財(cái)務(wù)手續(xù)；CD-ROM電子資源的交付和電子資源備份磁盤的注冊。

3.2 重新梳理采購管理管理流程

按下圖1所示工作流程重新梳理電子圖書采購管理與管理流程，為采購管理管理措施的實(shí)施提供必要的參考依據(jù)。

圖1 電子資源采購管理流程

3.3 試用

大多數(shù)電子資源提供商可以提供幾個(gè)月的電子資源測試服務(wù)。在電子資源試用前，信息部負(fù)責(zé)宣傳工作。聯(lián)系電子資源提供商進(jìn)行電子資源培訓(xùn)。技術(shù)部門負(fù)責(zé)試驗(yàn)條件準(zhǔn)備，設(shè)計(jì)圖書館的統(tǒng)計(jì)軟件和網(wǎng)絡(luò)讀者使用調(diào)查表。

在電子資源試用期間，應(yīng)充分了解電子資源檢索系統(tǒng)，并跟蹤電子資源的使用。電子資源提供的檢索系統(tǒng)是衡量其質(zhì)量的重要指標(biāo)。檢索系統(tǒng)主要包括檢索功能，檢索技術(shù)，檢索結(jié)果的處理方法，用戶服務(wù)等。使用的檢索技術(shù)的用戶越多，系統(tǒng)設(shè)計(jì)越合理，但是度量不能追求太多，并且忽略了檢索系統(tǒng)界面的友好性和簡單性。

3.4 基于用戶的反饋信息對(duì)電子資源的實(shí)用性進(jìn)行評(píng)估

在數(shù)據(jù)庫試用期間如果發(fā)現(xiàn)問題，您應(yīng)該及時(shí)聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫提供商以爭取最佳服務(wù)級(jí)別。具體的操作模式為：在信息部的領(lǐng)導(dǎo)下，其他部門和學(xué)科圖書館員合作收集各方面的反饋意見，包括現(xiàn)場或網(wǎng)絡(luò)問卷調(diào)查、E-mailALERT、學(xué)科館員下院系調(diào)查、單獨(dú)訪問等形式。最后，由信息部門將這些意見進(jìn)行匯總，針對(duì)數(shù)據(jù)庫的基本信息（包括館藏內(nèi)容，館藏年齡等）、館藏集合（檢查電子收藏，檢查紙張收集等、試用情況、價(jià)格和其他參考因素（訪問方法、支持設(shè)施、檢索系統(tǒng)、備份政策等）編制評(píng)估報(bào)告。

3.5 協(xié)商電子資源的價(jià)格和售后服務(wù)問題

鑒于數(shù)字資源具有特殊的發(fā)布、分發(fā)、使用和定價(jià)政策，不同的數(shù)據(jù)庫之間會(huì)有一部分資源是重復(fù)的。在采購電子圖書的過程中，應(yīng)該提前對(duì)所需資源進(jìn)行分類匯總，根據(jù)需求逐一采購，特別注意其中重復(fù)覆蓋的資源，盡量要求供方降低價(jià)格。集團(tuán)采購管理是電子文獻(xiàn)的采購管理方法。參與的館藏單位越多，折扣越高，價(jià)格越便宜。因此，使用群組方法購買電子文檔可以節(jié)省資金并且是理想的采購管理路線。為了獲得最優(yōu)惠的價(jià)格模型，獲取最大使用權(quán)，防止?jié)撛诘闹R(shí)損失和用戶違反使用協(xié)議所引起的糾紛，使圖書館的購書獲得更多的利益。

在簽訂合同之前，應(yīng)仔細(xì)閱讀合同條款，檢查圖書館的價(jià)格和相關(guān)信息，如資源供應(yīng)是否完整，數(shù)據(jù)是否及時(shí)更新，是否跟進(jìn)服務(wù)，以及在突發(fā)故障的情況下數(shù)據(jù)提供商是否可以在最短的時(shí)間內(nèi)提供技術(shù)支持。因此，在合同中，數(shù)據(jù)庫供應(yīng)商在后續(xù)服務(wù)中的責(zé)任和義務(wù)應(yīng)被視為盡可能全面。

4 結(jié)束語

數(shù)字信息內(nèi)容多樣，能滿足讀者的各種檢索需求，存儲(chǔ)和及檢索的方式與傳統(tǒng)圖書館操作模式完全不同，在應(yīng)用過程中既節(jié)省時(shí)間，又能提高效率。隨著各級(jí)文檔安全系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，發(fā)展和完善，以及信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展和普及，人們將越來越傾向于使用數(shù)字文檔。

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