高校口述檔案工作存在問題與對策分析

摘 要：近年來，隨著教育事業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新，國家教育部門對高校教育工作越來越重視，高?？谑鰴n案也受到了社會各界的關注。高校口述檔案與傳統(tǒng)形式的檔案管理有很大的不同，從檔案管理過程來說，口述檔案是對檔案管理空白部分的彌補，可以有效的填補檔案的斷層和空缺。通過對各大高校進行調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前大部分高校都在采取口述檔案形式，通過多年的豐富經(jīng)驗，總結(jié)出了一定的問題?？谑鰴n案是以錄音形式或者是人工逐字記錄的方式進行登記，還包括對個人的采訪過程和采訪結(jié)果進行歸檔登記，在整理好之后登記成冊。由于在整個過程中人工工作量過大，需要浪費大量的人力資源，還會出現(xiàn)登記錯誤的情況，甚至會出現(xiàn)二次返工，對后期的檔案管理和檔案查詢造成一定的影響。本文首先對高?？谑鰴n案進行了簡單的概述，然后對高?？谑鰴n案存在的問題進行了分析，最后針對高?？谑鰴n案工作現(xiàn)狀對口述檔案工作對策進行了研究。

關鍵詞：口述檔案；問題分析；解決對策

基金項目：本文系遼寧省檔案科技項目《高?！翱谑鰴n案”管理探索與實踐》（L-2017-X-23）中期研究成果。

近幾年，隨著教育事業(yè)的改革，高校學生人數(shù)在不斷增加，高?？谑鰴n案的工作內(nèi)容也在不斷加大。學術(shù)界對高校口述檔案的研究在不斷深入，通過錄音形式或者逐字登記的形式對個人的采訪過程進行記錄，基于口述檔案工作的特殊性，以信息登記的形式進行記載。

1 高?？谑鰴n案概述

高校口述檔案與傳統(tǒng)形式的檔案登記有根本上的區(qū)別，口述檔案具有明顯的目的性，在記錄過程中具有明顯的創(chuàng)造性，通過逐字登記的形式進行記錄，登記者需要將所聽到和看到的個人采訪過程進行總結(jié)歸納，登記在冊。高?？谑鰴n案可以分為以下幾個階段，前期準備階段、檔案過程實施階段、檔案整理、檔案登記。首先，檔案的前期準備階段是指在進行高校口述檔案采訪前期，檔案登記人員需要對檔案登記事項、人員進行充分的了解，在整個過程中要以人為主要對象，以整個事件作為主題內(nèi)容。

比如檔案登記人員想要對某高校的科學發(fā)現(xiàn)史進行口述檔案登記，首先需要對高校發(fā)展史的全過程進行了解，對高校發(fā)展過程中的人物進行調(diào)查，這也就是高?？谑鰴n案登記的前期準備工作。在前期準備工作中，尋找具有代表性的人物是重要工作，高校的發(fā)展史則是口述事件的對象。其次，對于口述訪談對象需要事先進行調(diào)查和了解，其中包含對口述訪問對象的近期生活，家庭情況、事業(yè)情況、婚姻狀況等，想要更加細致的對口述訪談進行記錄，還可以側(cè)面了解一些訪談對象的生活習慣和興趣愛好等。做好充分的前期準備工作，對于口述檔案登記的準確性有很大的幫助。

2 高校口述檔案工作存在的問題

通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段，雖然有多所高校采用口述檔案的工作方式，但檔案管理人員中仍有一部分人對口述檔案的概念并不是很了解，嚴重的影響了高?？谑鰴n案工作的準確性和時效性。 隨著現(xiàn)代社會經(jīng)濟的發(fā)展，科學技術(shù)也在不斷發(fā)展，然后高校口述檔案登記工作卻嚴重脫離現(xiàn)階段的科學技術(shù)水平，仍然采取傳統(tǒng)的登記方法和記錄方式。雖然我國的科技水平在不斷進步，信息技術(shù)在不斷發(fā)展，網(wǎng)絡信息技術(shù)已經(jīng)開始逐漸取代人工操作，但截止到現(xiàn)階段，我國高校口述檔案仍然停留在多年前的管理水平。在高?？谑鰴n案管理工作中，檔案的管理人員是主要參與者，在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，高?？谑鰴n案的保管人員大多是多年來一直從事檔案管理行業(yè)的長期工作人員，年齡大多在三十五到四十歲之間。這個年齡段的工作人員很少接觸到計算機軟件和網(wǎng)絡技術(shù)，在思想觀念上也比較守舊落后。

在早期，由于經(jīng)濟條件的限制和科學技術(shù)的不發(fā)達，這些檔案管理行業(yè)的工作人員整理高校口述檔案時幾乎都是手工整理、歸檔和分類。近年來由于計算機技術(shù)的進步和網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展，高?？谑鰴n案管理也逐漸的步入信息化時代。早期的高?？谑鰴n案整理工作大多采用手工整理，在手工整理歸檔的過程中，難免會出現(xiàn)誤差，導致現(xiàn)在的高?？谑鰴n案管理工作人員在重新整理錄入時工作量較大。這也就導致了在新舊檔案銜接過程中出現(xiàn)了一系列問題。由于手工整理過程中可能會造成個別人員的檔案遺漏、缺失，以至于在后期的電子檔案整理錄入時很難銜接上早期的高?？谑鰴n案。相關學者在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，高?？谑鰴n案的歸類和存檔的管理過于形式化，部分工作人員認為口述檔案的意義并不大，在登記入冊后很少會有人再次翻閱，在進行檔案整理時敷衍了事，嚴重的影響了檔案的真實性和準確性。

對高?？谑鰴n案管理重視程度較低，這也就導致了相關人員在對高校檔案歸檔管理的過程中不夠認真，導致高?？谑鰴n案在以后的工作查詢中費時費力。認為高校口述檔案管理并不重要這種想法是片面的，高校口述檔案的管理直接關系到高校未來的發(fā)展和教育，做好高?？谑鰴n案管理工作是做好高校教育管理的基礎和前提。

3 高?？谑鰴n案工作對策分析

隨著社會的發(fā)展，對教育行業(yè)越來越重視，對高?？谑鰴n案進行信息化管理，已經(jīng)成為高校檔案管理工作人員的主要工作內(nèi)容。針對現(xiàn)階段高?？谑鰴n案管理存在的問題，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，使高?？谑鰴n案管理逐漸規(guī)范化，是現(xiàn)階段口述檔案管理的主要策略。近年來計算機技術(shù)不斷的進步和發(fā)展，利用計算機技術(shù)進行高?？谑鰴n案的管理和歸類，可以保證高?？谑鰴n案管理的規(guī)范性和正確性，減少人工歸檔和整理過程中出現(xiàn)的誤差。利用計算機技術(shù)進行高?？谑鰴n案的管理工作，還可以提高檔案管理工作人員的工作效率，省時省力。高校口述檔案管理信息化可以減少檔案分類管理過程中出現(xiàn)的誤差，提高工作人員的工作效率。包括在前期準備階段也可以用現(xiàn)代化方式進行調(diào)查，通過網(wǎng)絡的方式去了解調(diào)查對象的基本信息，可以節(jié)省大量時間。

傳統(tǒng)的高校口述檔案登記大多是以Word或者Excel表格的形式進行存檔，再將電子版的節(jié)目流程打印出來進行歸檔保存。這種傳統(tǒng)的檔案管理方式需要工作人員花費大量的時間去核對檔案內(nèi)容，由于全程是人工操作和處理，很容易出現(xiàn)漏記、錯記內(nèi)容和流程，后期在查找時，也需要翻閱大量的檔案和記錄，對于高校檔案管理的工作人員來說，嚴重的影響了高校內(nèi)部的工作效率。利用現(xiàn)代的信息技術(shù)進行高?？谑鰴n案歸納整理工作，工作人員可以采用電子登記和歸檔的形式，省掉傳統(tǒng)檔案打印保存環(huán)節(jié)。

采用電子信息登記形式，對高校訪談過程進行詳細記錄，在后期需要查找時，只要進行簡單的篩選，就可以在短時間內(nèi)找出需要的檔案內(nèi)容。通過電子登記和歸檔的形式進行檔案管理，工作人員在進行檔案詳細信息整理時，與傳統(tǒng)的檔案整理方式相比，步驟簡單，利用計算機網(wǎng)絡技術(shù)進行管理，可以保證檔案內(nèi)容的真實性和完整性，提高工作人員的工作效率，減少人工歸檔和整理過程中出現(xiàn)的誤差和失誤。

4 小結(jié)

高?？谑鰴n案的管理和登記是高校檔案管理工作者的主要工作，高校的檔案管理直接關系到高校未來的發(fā)展和教育事業(yè)，利用現(xiàn)代化技術(shù)對口述檔案管理進行完善，可以有效的提高工作效率。

參考文獻

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作者簡介

李啟坤（1971-），女，漢族，遼寧新民人，農(nóng)業(yè)推廣碩士，館長，館員，沈陽農(nóng)業(yè)大學檔案館，從事高校校史口述檔案研究。