高速公路檔案收集整理與信息化建設(shè)

石麗樺

摘 要：目前，隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，高速公路工程規(guī)模也在原來的基礎(chǔ)上實現(xiàn)了進一步的擴展，并且在整個經(jīng)濟建設(shè)中起到了非常重要的促進作用。通常情況下，在高速公路工程建設(shè)中會產(chǎn)生非常多的內(nèi)業(yè)資料，因為時間跨越比較長，同時具有非常明顯的專業(yè)性，需要對檔案資料進行有效的分類和整理。在企業(yè)管理工作中，檔案管理屬于其中非常重要的組成部分，需要構(gòu)建出完善的檔案收集整理體系以及電子化檔案管理系統(tǒng)，從而才能在最大程度上發(fā)揮出高速公路檔案的使用價值。本文主要針對高速公路檔案的有效收集和整理進行了分析，并結(jié)合實際情況提出了實現(xiàn)信息化建設(shè)的相關(guān)策略，希望能為相關(guān)人員提供合理的參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：高速公路；檔案收集；整理；信息化建設(shè)

將高速公路內(nèi)業(yè)資料管理工作進行全面落實，保證在管理工作上具備一定的完整性與規(guī)范性，不但可以為高速公路日常運營活動開展提供非常重要參考作用，并且還能促進養(yǎng)護管理工作可以實現(xiàn)順利的開展。如今，信息技術(shù)已經(jīng)在各個行業(yè)中實現(xiàn)了非常廣泛的應(yīng)用，對于提升工作效率和質(zhì)量有著非常重要的意義。因此，在高速公路檔案管理工作中，一定要加強信息化建設(shè)，構(gòu)建出相應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)，從而保證高速公路檔案工作可以滿足實際的發(fā)展要求。

1 高速公路內(nèi)業(yè)材料的整理要求與質(zhì)量要求

在對高速公路內(nèi)業(yè)材料進行整理時，其整理要求主要包括了以下幾個方面：第一，保證高速公路內(nèi)容材料管理體系的完善性，在此基礎(chǔ)上保證歸檔文件要做到完整、準確和規(guī)范，并辦理相應(yīng)的簽字手續(xù)；第二，檔案的收集與歸檔工作是在各部門以及各單位的各項職能活動中形成的，在辦理工作全部完成之后，需要作為檔案保存的各種紙質(zhì)材料；第三，加強內(nèi)業(yè)材料整理的創(chuàng)新工作。對現(xiàn)有的整理方法進行不斷的創(chuàng)新和優(yōu)化，實現(xiàn)高速公路內(nèi)業(yè)材料的創(chuàng)新發(fā)展；第四，實現(xiàn)高速公路內(nèi)容材料整理的信息化建設(shè)。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，高速公路內(nèi)業(yè)材料整理也應(yīng)該實現(xiàn)對信息技術(shù)的合理使用，在此基礎(chǔ)上才能不斷提升內(nèi)業(yè)材料的整理效率與質(zhì)量。

在對高速公路內(nèi)業(yè)資料進行整理時，其質(zhì)量要求主要體現(xiàn)在了以下幾個方面：第一，所歸檔的文件需要保證能將單位的活動狀況反映出來；第二，針對于出現(xiàn)破損的文件需要就是進行修復(fù)，在修復(fù)的基礎(chǔ)上不能影響原本材料的真實性，從而延長材料的使用年限。

2 高速公路內(nèi)業(yè)檔案的分類與整理方法

2.1 分類方法

在對高速公路內(nèi)業(yè)檔案資料進行分類與整理時，結(jié)合實際的工作需求，文書檔案主要是嚴格按照年度、機構(gòu)以及保管年限等方法進行合理分類。在年度、機構(gòu)、保管年限一級分類基礎(chǔ)上，然后再按照年度、問題、保管期限以及年度、形成時間、保管期限等進行第二次劃分。在一個全宗之內(nèi)，需要保證在分類方法上的統(tǒng)一性。對于工程、養(yǎng)護以及基本建設(shè)項目而言，在分類時應(yīng)該嚴格按照分類、編制以及立卷等進行歸檔，在項目竣工驗收之后，應(yīng)該在三個月捏將檔案移交到辦公室當(dāng)中進行歸檔，從而實行統(tǒng)一管理。通常情況下，會計檔案主要是按照類別、年底以及保管期限等進行劃分，在類別上主要涉及到了會計憑證類、會計賬簿類、賬務(wù)報告類以及其他類等幾個部分。聲像、照片、光盤或者是其他費紙質(zhì)載體的檔案屬于特殊載類，可以設(shè)置單獨的一類進行歸檔，在這一過程中可以在方法上保證與資質(zhì)檔案編號的統(tǒng)一性。

2.2 收集整理方法

2.2.1 文書檔案整理

在對文書檔案進行整理時，在整理流程上主要涉及到了收集、篩選、修理、裝訂、編頁號、保管期的確定、分類、排列、填寫歸檔章、編制目錄、填寫備考表、裝盒、填寫檔案盒封面、打印目錄以及排列上架等內(nèi)容。在一份文件當(dāng)中，需要保證有文件正本和定稿；正文與附件為一件；在文件當(dāng)中有文件處理單、擬辦單以及領(lǐng)導(dǎo)批示等，與文件屬于一件；原件與復(fù)制件或者是少抄件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；來文與復(fù)文為一件；會議文件每一份為一件，會議記錄原則上一次會議記錄為一件。在對會議文件、統(tǒng)計報表、刊物、簡報以及處理信訪等材料進行整理時，需要嚴格按照時間順序進行排列，同時進行歸檔的文件需要按件裝訂。

2.2.2 科技檔案整理

在科技檔案整理中，其流程主要為收集、組卷、卷內(nèi)文件排列、卷內(nèi)文件整修、編頁號、填寫卷內(nèi)目錄、填寫備考表、案卷封面的編制、案卷脊背的編制、裝訂、案卷排列以及編制案卷目錄等。在對科技檔案進行整理時，需要對科技文件的系統(tǒng)以及成套特點等進行全面的了解，在此基礎(chǔ)上進行相應(yīng)的整理與排列工作。在對文件材料進行整理時，需要嚴格按照相應(yīng)的規(guī)范范圍，對文件進行整理編制成卷。另外，在科技檔案整理中，應(yīng)該嚴格遵守集中統(tǒng)一管理與分級負責(zé)的基本原則，針對于養(yǎng)護工程文件需要在一定的時間內(nèi)進行收集，同時進行集中編制和歸檔。在對高速公路工程檔案進行裝訂時，應(yīng)該按照項目和階段進行組卷整理，并使用三孔一線的方法進行樁頂。

2.2.3 會計檔案整理

在對高速公路工程會計檔案進行整理時，其流程主要為分類、裝訂、卷內(nèi)目錄編制、卷內(nèi)封面填寫、案卷號的編制、會計檔案目錄編制以及會計檔案移交清單編制等。在會計檔案類別上主要涉及到了會計憑證類、會計賬簿類、賬務(wù)報告類以及其他類等幾個部分，通常情況下，會計憑證的保存年限為15年，現(xiàn)金、銀行賬簿的保存年限為25年，總賬以及明細賬簿的保存年限為15年，年度報告的保存期限為永久，季、月報告的保存年限為5年。會計檔案卷內(nèi)目錄主要可以劃分為兩種，一種為會計賬簿的卷內(nèi)目錄，另外一種為會計報告類的卷內(nèi)目錄，其中會計憑證是不涉及卷內(nèi)目錄的。將報告裝入到檔案盒當(dāng)中，對字母盒封面的檔號章以及背脊進行填寫。

3 高速公路內(nèi)業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀分析

在目前高速公路內(nèi)業(yè)檔案管理中還存在著一定的問題，具體主要體現(xiàn)在了以下幾個方面：第一，沒有認識到內(nèi)業(yè)管理的重要性。因為長時間收到傳統(tǒng)思想觀念的影響，導(dǎo)致高速公路內(nèi)業(yè)檔案管理人員沒有對內(nèi)業(yè)管理引起高度的重視，并且自身的專業(yè)水平較低，直接影響到了檔案管理效率；第二，數(shù)據(jù)資料整理比較落后。存在很多內(nèi)業(yè)檔案管理人員在對數(shù)據(jù)資料進行整理時，沒有在規(guī)定的時間之內(nèi)按時完成，在信息填報工作中通常都是根據(jù)自己的記憶來進行，從而對信息資料的真實性產(chǎn)生了一定的影響；第三，資料管理方式比較落后。目前，在高速公路內(nèi)業(yè)檔案整理工作中，仍然還是采用人工操作的方式來進行，這種管理方法已經(jīng)不能在滿足時代的發(fā)展要求，并且資質(zhì)檔案資料在查詢過程中也存在非常大的難度。

4 高速公路工程內(nèi)業(yè)檔案信息化建設(shè)的管理實踐

4.1 構(gòu)建相應(yīng)的數(shù)字化檔案管理機構(gòu)

通常情況系下，數(shù)字檔案室建設(shè)工作涉及到的內(nèi)容比較多，并且工作量非常大，這就需要構(gòu)建相應(yīng)的數(shù)字化檔案管理機構(gòu)，實現(xiàn)分管領(lǐng)導(dǎo)任組長、職能處室負責(zé)以及相關(guān)處室參與的基本管理機制，保證工作人員可以全面落實自身職責(zé)，對數(shù)字檔案室建設(shè)工作計劃方案進行合理制定。

4.2 構(gòu)建完善的檔案信息化管理制度

加強高速公路工程檔案信息化建設(shè)，需要對相應(yīng)的管理制度進行合理構(gòu)建，主要包括了電氣文件歸檔制度、檔案數(shù)字化規(guī)程、檔案安全保密制度、檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)上查詢利用制度、檔案數(shù)據(jù)管理維護制度、電子檔案鑒定銷毀制度以及信息設(shè)備維護使用制度等，只有將管理制度全面落實的基礎(chǔ)上，才能保證高速公路檔案信息化建設(shè)的合理性。

4.3 設(shè)備與設(shè)施的合理配置

在高速公路檔案信息化建設(shè)中，需要對相關(guān)設(shè)備進行合理配置，通常情況下主要涉及到了計算機、掃描儀、打印機、光盤刻錄機、服務(wù)器以及數(shù)據(jù)攝像機等，將相關(guān)設(shè)備準備到位，才能為檔案信息化建設(shè)工作開展奠定良好的基礎(chǔ)條件。

4.4 對數(shù)字化范圍進行明確

要想提升高速公路檔案信息化水平，需要對數(shù)字化掃描的文書檔案、科技檔案、會計檔案、業(yè)務(wù)檔案以及照片檔案范圍進行明確。在對檔案管理軟件系統(tǒng)進行使用的過程中，所有的歸檔文件都可以通過管理系統(tǒng)進行掃描和錄入，最終實現(xiàn)信息資源的有效共享。

5 結(jié)語

綜上所述，在高速公路工程建設(shè)中，通常會產(chǎn)生非常多的檔案資料，加強檔案資料管理工作，對于提升高速公路建設(shè)質(zhì)量有著非常重要的作用。因此，相關(guān)部門一定要全面認識到高速公路內(nèi)業(yè)檔案管理的重要性，對資本的檔案收集與整理流程進行全面掌握。將信息技術(shù)應(yīng)用于高速公路檔案管理工作中，加強信息化建設(shè)，從而實現(xiàn)高速公路檔案資料的合理使用。

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