淺談在新醫(yī)改下做好縣級醫(yī)院文書檔案工作的幾點體會

胡濤 唐曉峰

摘 要：縣級醫(yī)院作為醫(yī)療衛(wèi)生機構中的重要力量，其覆蓋地域廣、服務人口多、承擔著醫(yī)療、科研、教學、急救、預防、保健等多項功能，在縣鄉(xiāng)村三級醫(yī)療服務體系中起著龍頭作用，在國家推行“新醫(yī)改”大背景下，縣級醫(yī)院更是發(fā)揮著“主力軍”的作用，隨著公立醫(yī)院改革各項任務逐步涉入“深水區(qū)”，如何在“新醫(yī)改“大背景下將醫(yī)院文書檔案工作做好，對于現(xiàn)今以及未來了解我國醫(yī)療衛(wèi)生體制發(fā)展具有重要的歷史意義和價值。

關鍵詞：新醫(yī)改；縣級醫(yī)院；文書檔案；作用

醫(yī)院檔案是行政、科研、后勤、資產管理及其他各項工作中直接形成具有保存價值的文字、圖像、音像等具有不同載體的歷史記錄。醫(yī)院檔案一般分為綜合檔案、病歷檔案和人事檔案等。其中綜合檔案中主要包含文書、科研、設備、基建、財務、影像等檔案大類。這些檔案資料在醫(yī)院建設發(fā)展中起著查考憑證、參考依據、科學研究和宣傳教育的重要作用。

隨著國家新醫(yī)改工作的不斷深化和推進，縣級醫(yī)院的醫(yī)療質量不斷提高，對外協(xié)作不斷增多，整體實力不斷提升，在這種情況下，加強縣級醫(yī)院文書檔案管理工作顯得更加重要。

1 加大投入改善文書檔案工作基礎條件

醫(yī)院層面要高度重視文書檔案的管理，充分認識檔案管理在醫(yī)院發(fā)展建設中，尤其是在新醫(yī)改大環(huán)境下的的重要作用，要為文書檔案工作提供相關保障，并根據醫(yī)院的發(fā)展，加大檔案工作硬件設施投入，配備所需硬件設施，完善基礎設施，為文書檔案工作提供物力、財力保障。

2 加強宣傳樹立檔案管理意識

在縣級醫(yī)院中，大多數沒有專職檔案管理人員，檔案管理工作由文秘人員兼任，醫(yī)院對檔案管理工作也不是非常重視，因此，做好檔案宣傳工作，主動樹立良好的形象，向職工宣傳檔案的工作性質和職能，宣傳檔案工作在醫(yī)院各個方面發(fā)揮的重要作用，顯得更加重要。通過宣傳，使廣大職工認識和了解檔案工作，增強他們的檔案意識，提高他們支持和參與檔案工作的積極性。此外，還要拓展宣傳工作的思路，不斷更新檔案宣傳手段、內容、形式，增強宣傳吸引力，結合每一階段醫(yī)院的中心工作和檔案工作實際，找準檔案宣傳切入點，達到最佳宣傳效果。還可以利用已有檔案資料在醫(yī)院的簡報、宣傳欄、網站、電子屏上宣傳檔案工作，同時還要廣泛宣傳國家檔案的法律、法規(guī)、制度，強化全院職工特別是醫(yī)院領導的檔案意識，使檔案工作目標管理能列入領導議事日程和醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃，促進檔案工作有計劃、有步驟的開展。

3 強化檔案的收集工作

檔案的收集工作是檔案管理的基礎和前提。檔案是醫(yī)院工作的資料庫和信息庫，真實記錄了醫(yī)院的組織沿革、制度建設和事業(yè)發(fā)展，使醫(yī)院每前進一步都有據可查、有史可鑒，對醫(yī)院的歷史、現(xiàn)狀及發(fā)展都有非常重要的價值?？h級醫(yī)院里，科室、職工的檔案管理意識普遍不強，往往形成文件處理完后不及時歸還，檔案處于分散保存的一種狀態(tài)。這要求檔案管理人員對分散的文件要主動收集，按照一定的規(guī)定集中保存，這就凸顯了檔案收集工作的重要性。此外，醫(yī)院還要建立健全文書檔案管理的相關制度，使文書檔案的收集有章可循，使文件材料流向清楚，辦理完畢的文件材料及時收集，集中保管，能避免因散存而遺漏丟失，從而使文書檔案管理形成制度化，規(guī)范化。

4 提高檔案的利用水平

檔案工作的最終目的是開發(fā)利用檔案資源，工作中應通過更深層次的、多路徑、現(xiàn)代化技術地收集與開發(fā)檔案資源，不斷提高檔案成果的使用價值，為醫(yī)院業(yè)務、科室管理及患者資料服務，與其他各部門一起共同促進醫(yī)院的社會效益和經濟效益。去年以來，隨著新醫(yī)改工作的推進，文書檔案工作的重要性也日漸凸顯。例如：在我院數次新醫(yī)改檢查中，我們有效利用保存的檔案資料，采用文字、圖表、照片等形式制作了二十面展板，全方位的展示了醫(yī)院在新醫(yī)改各個階段中工作的變化、亮點、成績得到了檢查組、社會各界及醫(yī)院職工的好評，收到了很好的效果；對口支援工作也是新醫(yī)改工作中的一個重要內容，既包括省市醫(yī)院對口支援我院的各種文件、協(xié)議、名冊，還有我院對口支援鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的各種檔案資料，這些資料都是新醫(yī)改工作的具體體現(xiàn)，重要性不言而喻。在今年參加全市省級對口幫扶擂臺賽中，我們利用檔案資料制作的展板、視頻、宣傳彩頁，既宣傳了新醫(yī)改工作亮點，增強了新醫(yī)改氛圍，又很好的宣傳醫(yī)院，提高了醫(yī)院社會影響力，這與檔案資料的收集、歸檔、充分利用是密不可分的。

5 目前縣級醫(yī)院檔案工作中存在的問題

1）檔案意識不強，檔案利用率低。當前各級醫(yī)院，尤其是領導干部，對檔案管理意識還較淡薄，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

2）檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高。在醫(yī)院管理中，各醫(yī)院制定了適用于本院的、較為健全的醫(yī)院管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責較少。在醫(yī)院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案納入目標考核。由于管理制度不嚴、不健全，不能及時移交各科室自己保管的材料，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。

3）檔案管理人員知識更新不夠，業(yè)務水平不高。檔案管理人員的素質影響檔案管理水平，在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，一般只重視醫(yī)療專業(yè)技術人員素質的提高和繼續(xù)教育，往往忽視了檔案管理工作人員的業(yè)務培訓，醫(yī)院沒有綜合檔案室，管理人員也多為兼職，沒有機會對檔案知識進行系統(tǒng)培訓和新知識的更新。針對以上問題，除了做好相關宣傳工作外，檔案管理工作人員也要從自身做起，盡職盡責，加強檔案專業(yè)知識以及相關人文知識、信息化知識和醫(yī)學知識的學習，豐富自己的視野，拓寬自己的知識結構，做好本職工作，努力提高檔案的利用率，充分發(fā)揮醫(yī)院現(xiàn)有檔案為職工服務的作用，讓檔案管理工作得到醫(yī)院和職工的認可，從而為逐步形成重視檔案工作的良好氛圍做好鋪墊。

參考文獻

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作者簡介

胡濤（1982-），男，漢族，陜西勉縣，研究方向：檔案專業(yè)。