企業(yè)內(nèi)部控制體系的構(gòu)建研究
—— 以“電動(dòng)汽車分時(shí)租賃”課題為例

武漢電動(dòng)汽車示范運(yùn)營有限公司 王娟

1 內(nèi)部控制的內(nèi)涵、原則及要素

1.1 內(nèi)部控制的內(nèi)涵

內(nèi)部控制是指經(jīng)濟(jì)單位建立的一種相互制約的企業(yè)組織方式和職責(zé)分工制度，是為提高企業(yè)經(jīng)營運(yùn)作效率、保障企業(yè)依法經(jīng)營，提高企業(yè)各項(xiàng)管理工作的經(jīng)濟(jì)性、效率性和效果性，在企業(yè)內(nèi)部采取的自我約束、規(guī)劃、調(diào)整、評價(jià)與控制的一系列控制活動(dòng)的總稱。

內(nèi)部控制的實(shí)施客體不僅包括企業(yè)的董事會、管理層，還包括全體員工，其需要內(nèi)部各職能部門之間相互配合與協(xié)調(diào)，目的在于保障企業(yè)基本目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。

1.2 內(nèi)部控制的原則

內(nèi)部控制主要包含全面性、重要性、制衡性、適應(yīng)性與成本效益五大原則。其中，全面性是指內(nèi)控活動(dòng)實(shí)施的全過程性、全員性，不存在實(shí)施的空白點(diǎn)。重要性是指在內(nèi)部控制體系的構(gòu)建過程中，應(yīng)當(dāng)從業(yè)務(wù)的性質(zhì)及涉及金額等方面考慮，主次分明，不能一概而論。制衡性要求內(nèi)部控制在治理結(jié)構(gòu)、權(quán)責(zé)分配、業(yè)務(wù)流程等方面相互制約、監(jiān)督，同時(shí)還需要考慮運(yùn)營的效率。適應(yīng)性是指內(nèi)部控制制度應(yīng)當(dāng)與自身能力狀況相適應(yīng)，并且能夠及時(shí)對變化作出相應(yīng)的調(diào)整。成本效益原則是指從整體利益出發(fā)，統(tǒng)籌考慮投入成本與產(chǎn)出效率比，權(quán)衡實(shí)施成本與預(yù)期效益。

1.3 內(nèi)部控制要素

內(nèi)部控制要素包括內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評估、控制活動(dòng)、信息與溝通以及內(nèi)部監(jiān)督五個(gè)方面。其中，內(nèi)部環(huán)境主要包括企業(yè)治理結(jié)構(gòu)、內(nèi)部審計(jì)機(jī)制、人力資源政策、企業(yè)文化等方面。風(fēng)險(xiǎn)評估主要包括：目標(biāo)設(shè)定、風(fēng)險(xiǎn)識別、風(fēng)險(xiǎn)分析、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對等。關(guān)鍵的控制活動(dòng)主要包括：不相容職務(wù)分離控制、預(yù)算控制、績效考核控制等。信息與溝通主要包括信息質(zhì)量、溝通制度、反舞弊機(jī)制等。內(nèi)部監(jiān)督主要包括日常監(jiān)督與專項(xiàng)監(jiān)督等。

2 案例課題公司簡介及內(nèi)控體系構(gòu)建中的問題與難點(diǎn)

2.1 課題簡介

課題名稱：電動(dòng)汽車大規(guī)模分時(shí)租賃與集成示范商業(yè)及融資模式研究，課題承擔(dān)單位：武漢電動(dòng)汽車示范運(yùn)營有限公司，課題起止日期：2015年7月1日—2017年12月31日，課題參與單位三家。

課題內(nèi)容涵蓋項(xiàng)目管理體系等八大塊內(nèi)容，旨在為武漢電動(dòng)汽車大規(guī)模推廣應(yīng)用探索新的商業(yè)模式，衍生出新型金融模式(投融資)。課題指標(biāo)不僅包括2015—2017年分期租賃服務(wù)累計(jì)投入的電動(dòng)車3000輛、發(fā)展目標(biāo)會員9萬名的約束性指標(biāo)，還包括涉及到整體利潤率、應(yīng)用市場開拓等多個(gè)方面的預(yù)期性指標(biāo)，周期長，范圍廣。

《科技經(jīng)費(fèi)管理辦法》對國家科技支撐計(jì)劃經(jīng)費(fèi)管理和使用原則提出了明確的要求：科學(xué)安排，合理配置；統(tǒng)一管理，單獨(dú)核算，確保?？顚Ｓ茫蛔曰I經(jīng)費(fèi)與專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)同等執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格管控，按預(yù)算執(zhí)行開支。該課題經(jīng)費(fèi)總額3.56億，其中支撐計(jì)劃撥款占比2%，其他財(cái)政撥款占比33.99%，單位自有貨幣資金2.28億，占比64.04%。其內(nèi)部控制涉及到資金募集、撥付、管理、使用等資金預(yù)算控制、績效考核控制、風(fēng)險(xiǎn)評估識別等各個(gè)方面。

2.2 內(nèi)控體系構(gòu)建中面臨的問題與難點(diǎn)

內(nèi)部控制的構(gòu)建過程中面臨著眾多的問題與難點(diǎn)，不同層次業(yè)務(wù)類型及業(yè)務(wù)活動(dòng)模式的內(nèi)部控制目標(biāo)、控制方式及控制關(guān)鍵點(diǎn)各不相同。

2.2.1 內(nèi)控體系構(gòu)建中面臨的問題

從課題研究中發(fā)現(xiàn)，內(nèi)控體系構(gòu)建面臨的主要問題有以下幾個(gè)方面。

(1)購置設(shè)備費(fèi)占比高。課題經(jīng)費(fèi)預(yù)算中，設(shè)備費(fèi)總金額3.50億，主要由購置設(shè)備費(fèi)、設(shè)備改造與租賃費(fèi)兩部分支出組成，其中購置設(shè)備費(fèi)3.46億，占設(shè)備費(fèi)支出的98.86%，占經(jīng)費(fèi)總支出的97.21%，占比高。同時(shí)，購置設(shè)備費(fèi)中基本上為購置單價(jià)10萬元以上的純電動(dòng)汽車。

(2)設(shè)備租賃數(shù)量及費(fèi)用較高。除購置純電動(dòng)汽車外，課題還需要租賃150臺不同類型的新能源車輛參與分時(shí)租賃項(xiàng)目運(yùn)營，根據(jù)階段性目標(biāo)實(shí)施計(jì)劃和目標(biāo)任務(wù)要求，租賃期自2015年7月—2017年12月共需租賃費(fèi)377.94萬元，占設(shè)備費(fèi)1.08%，占費(fèi)用總支出1.06%。

(3)材料費(fèi)占比第二，費(fèi)用高。課題經(jīng)費(fèi)預(yù)算中，材料費(fèi)合計(jì)289.70萬元，主要為電動(dòng)汽車開展分時(shí)租賃期間車輛日常例行保養(yǎng)和易損易耗件的更換費(fèi)用，材料費(fèi)用占總經(jīng)費(fèi)支出的0.81%。

(4)其他費(fèi)用控制力度不夠。為武漢及周邊地區(qū)拓展分時(shí)租賃市場，發(fā)展分時(shí)租賃會員，需在各區(qū)域臨時(shí)聘用市場拓展人員，按新增車輛數(shù)的10%招聘市場拓展人員，人員從2015年的20人逐步增加到2017年的50人，勞務(wù)費(fèi)用支出較大，金額為102.40萬元。再者，學(xué)術(shù)交流會較多，咨詢費(fèi)用為11.88萬元。包含租賃停車費(fèi)用及研發(fā)績效獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)用的間接費(fèi)用也比較大，總費(fèi)用為111.37萬元，占總費(fèi)用支出的0.31%。

2.2.2 內(nèi)控體系構(gòu)建中面臨的難點(diǎn)

內(nèi)控體系構(gòu)建中面臨的難點(diǎn)主要有：預(yù)算控制基礎(chǔ)薄弱、費(fèi)用預(yù)算管理系統(tǒng)缺乏有效的落實(shí)、缺乏有效的預(yù)算監(jiān)督機(jī)制、預(yù)算管理人力資源綜合素質(zhì)也有待提高。

3 應(yīng)對措施及構(gòu)建內(nèi)控體系的相關(guān)建議

3.1 應(yīng)對措施

課題中，設(shè)備購置、租賃等占比高，主要內(nèi)控環(huán)節(jié)為投標(biāo)，材料費(fèi)、其他費(fèi)用的主要內(nèi)控環(huán)節(jié)為經(jīng)費(fèi)支出。課題內(nèi)控體系則應(yīng)側(cè)重投標(biāo)措施科學(xué)化和經(jīng)費(fèi)支出流程規(guī)范化。

3.1.1 投標(biāo)措施科學(xué)化

根據(jù)電動(dòng)汽車的優(yōu)勢及國家相關(guān)的補(bǔ)貼優(yōu)惠政策，電動(dòng)汽車的招投標(biāo)只能采取單一投標(biāo)。公司投標(biāo)存在著多種風(fēng)險(xiǎn)，例如決策風(fēng)險(xiǎn)、投標(biāo)文件編制風(fēng)險(xiǎn)、合同談判及簽訂風(fēng)險(xiǎn)等，決策風(fēng)險(xiǎn)不僅要求企業(yè)準(zhǔn)確地分析與綜合理解項(xiàng)目條件、招標(biāo)文件等各項(xiàng)信息，還需要合理配置各項(xiàng)資源，選擇最佳的投標(biāo)方案。而一旦判斷失誤，便會帶來巨大的損失。本課題中，設(shè)備購置費(fèi)占比高，數(shù)量大，更應(yīng)該把握好決策風(fēng)險(xiǎn)。本文認(rèn)為，課題組可以采取以下投標(biāo)的內(nèi)部控制措施：一方面，投標(biāo)機(jī)構(gòu)控制，公司可設(shè)立信息管理部門與投標(biāo)管理部門，專門負(fù)責(zé)投標(biāo)信息的收集與整理工作，為投標(biāo)決策提供有效的分析數(shù)據(jù)。同時(shí)，對分時(shí)租賃等項(xiàng)目加強(qiáng)控制。另一方面，建立科學(xué)的決策機(jī)制，決策者需不斷提高自身決策能力，形成完善的決策管理規(guī)范制度及流程，科學(xué)合理地進(jìn)行判斷與評估，善于綜合運(yùn)用決策分析工具，作出正確的決策。投標(biāo)文件編制風(fēng)險(xiǎn)控制主要包括預(yù)防措施、分析招標(biāo)文件、投標(biāo)報(bào)價(jià)及文件編制管理。合同談判及簽訂風(fēng)險(xiǎn)控制主要包括資信審查、合同文本嚴(yán)格審查、談判風(fēng)險(xiǎn)把控等。

3.1.2 經(jīng)費(fèi)支出流程規(guī)范化

經(jīng)費(fèi)要嚴(yán)格按照預(yù)算支出，對參與單位的預(yù)算支出要定期或不定期地進(jìn)行檢查，定期開會通報(bào)進(jìn)度，檢查附件合規(guī)、合法、合理性。

材料費(fèi)用的偏高，也面臨著與設(shè)備購置相同的投標(biāo)策略問題，另外，也需要市場化的多方參與。再者，內(nèi)控的控制還要側(cè)重材料的出入庫領(lǐng)用，與課題任務(wù)進(jìn)程相適應(yīng)。采購費(fèi)用的規(guī)范化流程可以采用從投標(biāo)購入開始，到庫房驗(yàn)收，課題人員從庫房領(lǐng)用，再到課題組長簽字的全過程控制。對于設(shè)備改造與租賃費(fèi)，由于其涉及到的費(fèi)用支出較高，內(nèi)部控制除了與任務(wù)高度匹配之外，還需要加強(qiáng)對有關(guān)手續(xù)、完成驗(yàn)收報(bào)告等關(guān)鍵活動(dòng)的監(jiān)督。勞務(wù)費(fèi)用的內(nèi)控流程可以首先按照規(guī)定簽訂用工合同，其次按照計(jì)劃進(jìn)行匹配，并約定費(fèi)用支出方式，進(jìn)行簽收，最后形成成果報(bào)告。間接費(fèi)用可以采用計(jì)劃匹配，簽訂合同，約定發(fā)票類型，明確支出方式，形成成果報(bào)告等一系列活動(dòng)進(jìn)行控制。

3.2 構(gòu)建內(nèi)控體系的相關(guān)建議

內(nèi)控體系的構(gòu)建需要結(jié)合課題實(shí)際的運(yùn)營情況，針對具體的問題采用規(guī)范性的措施，制定切實(shí)可行的制度規(guī)范，強(qiáng)化內(nèi)控意識，完善內(nèi)控系統(tǒng)機(jī)制，監(jiān)督機(jī)制，同時(shí)注重培養(yǎng)綜合素質(zhì)較高的人才。

3.2.1 強(qiáng)化預(yù)算控制意識

強(qiáng)化預(yù)算控制意識需要構(gòu)建全面的預(yù)算管理體系，通過數(shù)據(jù)對企業(yè)的日常經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)進(jìn)行嚴(yán)格管理與控制，定期召開日常活動(dòng)的分析，完善業(yè)務(wù)流程和關(guān)鍵控制點(diǎn)等方面的會議[1]。具體來說，課題組可以采取以下措施：第一，明確預(yù)算控制的目標(biāo)，將 目標(biāo)不斷分解細(xì)化，定期復(fù)核執(zhí)行情況；第二，合理劃分預(yù)算項(xiàng)目，建立預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，對預(yù)算制度的編制、審定、下達(dá)和執(zhí)行程序進(jìn)行規(guī)范；第三，預(yù)算實(shí)行責(zé)任人限額審批制度，限額以上實(shí)行集體審批，嚴(yán)格控制無預(yù)算的資金支出現(xiàn)象；第四，及時(shí)分析預(yù)算執(zhí)行過程中的差異，采取改進(jìn)措施，確保預(yù)算的有效執(zhí)行；第五，明確預(yù)算調(diào)整的情形和程序，對預(yù)算進(jìn)行考核和兌現(xiàn)。

3.2.2 完善費(fèi)用預(yù)算管理系統(tǒng)機(jī)制

課題組可以設(shè)立獨(dú)立的費(fèi)用預(yù)算管理部門，在進(jìn)行重大投資前，充分做好費(fèi)用預(yù)算分析與反饋工作，定制多重風(fēng)險(xiǎn)防范措施，聘請專業(yè)人員進(jìn)行預(yù)算分析，從而增強(qiáng)應(yīng)對和解決突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)的能力，將發(fā)生費(fèi)用風(fēng)險(xiǎn)的可能性降到最低。完善費(fèi)用預(yù)算管理系統(tǒng)機(jī)制使得企業(yè)在經(jīng)營過程中時(shí)刻保持警惕性，從而進(jìn)一步增強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營的穩(wěn)定性[2]。

3.2.3 完善預(yù)算監(jiān)督機(jī)制

預(yù)算管理工作順利開展的前提條件就是制定規(guī)范科學(xué)的預(yù)算監(jiān)督制度。因此課題組可以采取以下措施。

(1)成立預(yù)算執(zhí)行檢查督導(dǎo)小組，專門負(fù)責(zé)預(yù)算管理等方面的監(jiān)督檢查。對預(yù)算的執(zhí)行內(nèi)容、方式、范圍等進(jìn)行定期或不定期的檢查。

(2)加強(qiáng)預(yù)算制度的建設(shè)，不斷規(guī)范監(jiān)督流程，完善內(nèi)部預(yù)算監(jiān)督相關(guān)制度。

(3)明確監(jiān)督職權(quán)與責(zé)任，實(shí)行獎(jiǎng)罰分明制度，實(shí)現(xiàn)預(yù)算監(jiān)督管理體系的構(gòu)建，從而營造良好的預(yù)算執(zhí)行監(jiān)督管理環(huán)境。

(4)提高預(yù)算管理工作人員的綜合素質(zhì)。

(5)發(fā)揮管理的優(yōu)勢作用，有效地規(guī)避一些弊端，降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)[3]，加強(qiáng)預(yù)算管理，提高預(yù)算管理工作人員的綜合素質(zhì)，可以從以下幾個(gè)方面入手。

首先，積極向具有成功人才培養(yǎng)經(jīng)驗(yàn)的單位或部門學(xué)習(xí)，必要時(shí)可邀請有關(guān)專家指導(dǎo)制定提高預(yù)算管理工作人員綜合素質(zhì)的方案。其次，建立預(yù)算管理人員的培訓(xùn)體系，尤其注重培養(yǎng)本課題組內(nèi)的專業(yè)預(yù)算人員，加大對員工培訓(xùn)的投入。最后，建立科學(xué)可行的預(yù)算管理人員崗位勝任模型，建立培訓(xùn)體系，規(guī)范和統(tǒng)一培訓(xùn)內(nèi)容。

4 結(jié)語

有效的內(nèi)部控制體系不僅可以提高企業(yè)員工的專業(yè)能力水平，還能促進(jìn)企業(yè)整體競爭實(shí)力的提升，從而為課題的完成提供力量之源。內(nèi)控制度涉及到課題的方方面面，因此，需要課題組認(rèn)清自身定位與發(fā)展目標(biāo)，結(jié)合實(shí)際情況，制定符合發(fā)展要求、科學(xué)合理的內(nèi)控制度，不斷提高自身經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)核心競爭力。