成本費用報銷工作的思考

江雪嬌 中國電子科技集團(tuán)公司第三十八研究所

序言

隨著單位業(yè)務(wù)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)形勢的復(fù)雜多變，業(yè)務(wù)量的增多，管理要求的提高，大數(shù)據(jù)、人工智能的發(fā)展，成本費用報銷工作已不再是過去按部就班地往既定科目中套科目了，核算報銷作為所有財務(wù)數(shù)據(jù)的第一入口，已經(jīng)顯得日趨重要，對會計人員也提出了更高的要求，新形勢下，費用報銷工作應(yīng)跳出傳統(tǒng)核算會計的要求，本文將從單位的內(nèi)部控制、業(yè)財融合等方面談?wù)勅绾巫龊眯滦蝿菹碌馁M用報銷工作。

隨著單位業(yè)務(wù)規(guī)模的擴(kuò)大，費用報銷工作作為單位的財務(wù)基礎(chǔ)工作，顯得日趨重要。會計的職能是反映和監(jiān)督，成本費用核算是企業(yè)綜合全面的管理活動，記錄第一手財務(wù)數(shù)據(jù)，規(guī)范費用報銷是財務(wù)工作的基礎(chǔ)，是會計信息及財務(wù)數(shù)據(jù)的原始出口，新的政策形勢下費用報銷工作對會計人員提出了較高的要求。

一、成本費用報銷工作的問題

（一）發(fā)票開具問題

對發(fā)票的審核是報銷工作中的重頭戲，這里面涉及到如何取得真實合法的票據(jù)，根據(jù)《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，填開發(fā)票的單位和個人必須在發(fā)生經(jīng)營業(yè)務(wù)確認(rèn)營業(yè)收入時開具發(fā)票。未發(fā)生經(jīng)營業(yè)務(wù)一律不準(zhǔn)開具發(fā)票。單位和個人在開具發(fā)票時，必須做到按照號碼順序填開，填寫項目齊全，內(nèi)容真實，字跡清楚，全部聯(lián)次一次打印，內(nèi)容完全一致，并在發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)加蓋發(fā)票專用章。對于不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財務(wù)報銷憑證，任何單位和個人有權(quán)拒收。這是對單位所有人員共同的要求。報銷人取得發(fā)票應(yīng)經(jīng)過初審、真?zhèn)尾轵?，會計人員應(yīng)當(dāng)仔細(xì)檢查發(fā)票的合法合規(guī)性，關(guān)注其形式、基本內(nèi)容、真?zhèn)尾轵灥刃畔⑹欠穹蠁挝恢贫取?/p>

在實務(wù)工作中，報銷人取得的發(fā)票經(jīng)常會出現(xiàn)發(fā)票抬頭開具不正確、銷售方信息不完整、未開具發(fā)票明細(xì)、發(fā)票日期與業(yè)務(wù)日期不符、應(yīng)當(dāng)開具專用發(fā)票而未開具等各項錯誤，給報銷工作帶來了一系列問題。

（二）對報銷憑據(jù)的審核

會計人員在審核經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)完畢、生成憑證時，應(yīng)當(dāng)確認(rèn)審批流程是否齊全，是否滿足“手續(xù)完善、票據(jù)規(guī)范、附件齊全”的要求，附件張數(shù)是否正確、憑證日期是否反應(yīng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的日期、報銷人簽字、附件簽字及其他信息是否清晰、真實，結(jié)合單位的檔案管理的要求，信息記錄應(yīng)當(dāng)真實完整，如此種種要求均構(gòu)成會計基礎(chǔ)工作的重要內(nèi)容。

報銷附件是報銷的依據(jù)，也是審計檢查的重點內(nèi)容，附件應(yīng)當(dāng)符合相應(yīng)的管理要求，如請購單、驗收單、合同等，均當(dāng)執(zhí)行相應(yīng)的內(nèi)部控制。對于報銷附件的簽字和蓋章應(yīng)當(dāng)齊全，能夠真實完整反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。

（三）對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的審核

會計信息質(zhì)量強(qiáng)調(diào)“實質(zhì)重于形式”，會計人員除了應(yīng)當(dāng)對成本費用報銷的形式要件進(jìn)行審核外，更應(yīng)注重對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實質(zhì)審核。透過票據(jù)審查業(yè)務(wù)的真實性、合理性、規(guī)范性，如費用發(fā)生地是否是業(yè)務(wù)發(fā)生地，費用發(fā)生的日期是否是實際業(yè)務(wù)日期，費用報銷人是否是本人，票據(jù)能否充分證明費用發(fā)生是與工作有關(guān)，是否存在上下舞弊竄通，相互簽字的情形，關(guān)鍵地方的審核標(biāo)記是否明顯是非真實簽字，有無存在變通方法越過關(guān)鍵部門或領(lǐng)導(dǎo)審批的情形。

（四）對票據(jù)粘貼、填制的要求

實務(wù)中，票據(jù)粘貼五花八門，常有火車票上日期、票價金額或日期等重要信息被粘住，無法查看。票據(jù)粘貼是否整齊，對于大寫不一的票，應(yīng)當(dāng)整齊有序粘貼，報銷人應(yīng)當(dāng)保持報銷單整潔，齊整，報銷金額大小寫要一致，信息填制要規(guī)范。對不嚴(yán)謹(jǐn)、不合要求的單據(jù)，財務(wù)人員應(yīng)當(dāng)退回整改。

二、成本費用報銷問題的解決對策

（一）加強(qiáng)發(fā)票審核工作

發(fā)票是財務(wù)收支的法定憑證，是各項審計檢查、稅務(wù)稽查的重點，鑒于業(yè)務(wù)部門通常是取得發(fā)票的第一人，而報銷要求的嚴(yán)格和復(fù)雜導(dǎo)致了業(yè)務(wù)部門對財務(wù)部門積怨增多。對此，單位的紀(jì)檢審計部門應(yīng)當(dāng)及時向全單位全員宣貫中央有關(guān)“八項規(guī)定”、“六項禁令”等政策，財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)對業(yè)務(wù)部門進(jìn)行發(fā)票相關(guān)知識的培訓(xùn)。

首先關(guān)注發(fā)票的票樣是否符合要求，即發(fā)票抬頭是否正確，開具日期是否是業(yè)務(wù)發(fā)生日期、發(fā)票的銷售方信息是否齊全、發(fā)票內(nèi)容是否詳實，是否開具明細(xì)，例如，是否用簡單籠統(tǒng)開個“圖書”、“辦公用品”等科目。規(guī)格型號、單位、單價、數(shù)量為空從而讓會計人員無法鑒別其真實有效性，達(dá)到魚目混珠的目的。

取得發(fā)票銷售方應(yīng)當(dāng)加蓋銷售方發(fā)票專用章，取得收據(jù)應(yīng)當(dāng)加蓋銷售方財務(wù)章，并且與銷售方名稱一致。

其次關(guān)注發(fā)票的真?zhèn)?，可通過手工鑒別、電話查詢、稅務(wù)局網(wǎng)站查驗等方法來查看所開具發(fā)票是否是真實發(fā)票，以確保國家稅收資金。筆者了解到，部分單位已經(jīng)開發(fā)推廣了“發(fā)票智能稽核系統(tǒng)”，使用手機(jī)掃一掃或掃描槍即可連接國家稅務(wù)總局發(fā)票查驗網(wǎng)站，大大提高了發(fā)票查驗的效率。

再次，對于某些特殊發(fā)票有特別要求，增值稅發(fā)票有幾種情形必須要備注，差額開票功能開具的發(fā)票必須要有備注、提供建筑勞務(wù)發(fā)票、運輸服務(wù)開具發(fā)票、預(yù)付卡業(yè)務(wù)、保險公司代收車船稅、保險公司代保險代理人匯總開代理發(fā)票等情形。此外，根據(jù)各單位政策，某些特殊情形也需要備注，例如，因為發(fā)票信息錯誤而導(dǎo)致發(fā)票重開的，新開具發(fā)票日期和原業(yè)務(wù)日期不一致的，要備注說明，為了更加清楚地說明整個事項。

綜上所述，財務(wù)部主管稅務(wù)工作的崗位應(yīng)對報銷崗位的會計適時進(jìn)行發(fā)票和稅法相關(guān)政策的培訓(xùn)宣貫，便于在實操層面的員工及時了解政策動向，而費用報銷會計應(yīng)及時向業(yè)務(wù)人員傳達(dá)與發(fā)票取得、報銷相應(yīng)的政策和制度。

（二）加強(qiáng)管理控制

在大數(shù)據(jù)時代，單一靠手工記賬的時代已經(jīng)過去，對于大量經(jīng)常性的業(yè)務(wù)，稽核會計需要借助信息化手段提高自身的工作效率，而財務(wù)信息化建設(shè)也非憑財務(wù)部一己之力可以完成，需要全單位各個部門的支持。信息化軟件中需要設(shè)置相應(yīng)的內(nèi)部控制，財務(wù)人員應(yīng)識別判斷軟件流程的設(shè)置是否符合單位的授權(quán)審批相關(guān)制度、費用報銷制度，是否能夠反映業(yè)務(wù)的實際情況,單位應(yīng)該定期進(jìn)行信息化軟件的內(nèi)部控制運行評價，會計人員對于業(yè)務(wù)前端人員提交的報銷業(yè)務(wù)流程進(jìn)行相應(yīng)的會計處理，該操作應(yīng)能夠?qū)I(yè)務(wù)人員可見，方便信息的互流溝通。

（三）注重融合業(yè)務(wù)前端

成本費用報銷不單只是財務(wù)部門單個部的工作，更需要有業(yè)務(wù)前端的支持配合。業(yè)務(wù)人員是取得票據(jù)的第一人，應(yīng)加強(qiáng)對財務(wù)政策的學(xué)習(xí)了解，而財務(wù)人員作為票據(jù)稽核和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的審核人，應(yīng)充分學(xué)習(xí)了解業(yè)務(wù)發(fā)生的實質(zhì)，將會計職能從事后記錄轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑翱刂疲浞稚钊氲亓私鈽I(yè)務(wù)是單位體質(zhì)增效、防范財務(wù)風(fēng)險的必然要求。財務(wù)人員應(yīng)當(dāng)了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實質(zhì)，從而對會計科目、稅額、現(xiàn)金流量、部門以及其他輔助核算項目等會計信息做出正確地判斷。

（四）加強(qiáng)部門監(jiān)管

稽核人員應(yīng)摒棄傳統(tǒng)觀念，認(rèn)為只要有領(lǐng)導(dǎo)簽字，該項費用便可以報銷。新的經(jīng)濟(jì)形勢下，電子審批流程早已取代了人工簽字，會計人員處理的是電子審批流和紙質(zhì)費用單據(jù)，我們需要關(guān)注這些信息是否能真實、合理地反映業(yè)務(wù)。財務(wù)部一支筆的現(xiàn)象被弱化減輕了財務(wù)部的部分工作，另一方面，也增加了相應(yīng)的風(fēng)險。單位相應(yīng)的報銷制度應(yīng)綜合考慮這些變化帶來的影響，并予以明確業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門在費用報銷中的責(zé)任，各自履行相應(yīng)的權(quán)限。對于特殊事項或符合“三重一大”范圍的重大項目支出，應(yīng)注意其是否有相應(yīng)的審批手續(xù)，加強(qiáng)各個部門的監(jiān)管。

三、關(guān)于做好成本費用核算工作的建議

成本費用報銷工作是一項細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)、繁瑣的工作，需要長期的耐心，如何才能做好成本費用報銷工作，筆者基于自身工作經(jīng)驗總結(jié)出以下幾點。

（一）對費用報銷進(jìn)行預(yù)算管控

預(yù)算管控即對申請人的費用報銷計劃是否符合相應(yīng)的預(yù)算要求做出審核，費用報銷即是一個預(yù)算執(zhí)行的過程。對于日常費用支出，會計人員應(yīng)注意比對其是否符合相應(yīng)的部門經(jīng)費預(yù)算，對于超預(yù)算支出或預(yù)算外支出，是否履行相應(yīng)的特別審批手續(xù)。

（二）加強(qiáng)信息化建設(shè)

成本費用報銷工作既是每個單位的是一項綜合管理的工作，也是會計基礎(chǔ)工作中的重要工作。它要求稽核會計應(yīng)掌握多方面全方位的知識，關(guān)注授權(quán)審批制度、發(fā)票管理等報銷制度，正確判斷經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)，同時要熟悉本單位的內(nèi)部控制規(guī)范。在信息化時代，對于大規(guī)模的企事業(yè)單位，財務(wù)成本費用報銷工作已由會計控制轉(zhuǎn)為管理控制，財務(wù)人員和業(yè)務(wù)人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)單位的內(nèi)部控制制度，了解單位的組織機(jī)構(gòu)流程、授權(quán)審批流程，學(xué)習(xí)單位的報銷制度和管理規(guī)章制度，切實防范財務(wù)風(fēng)險，提高工作效率，發(fā)揮財務(wù)部門的經(jīng)濟(jì)管控職能。

（三）加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)

企業(yè)的內(nèi)部控制包括單位層面和業(yè)務(wù)層面的控制，良好的內(nèi)部控制是防范企業(yè)風(fēng)險的有效手段，定期檢查內(nèi)控設(shè)計及運行的有效性，識別出報銷工作中存在的風(fēng)險點，檢查這些風(fēng)險點的控制設(shè)計是否有效設(shè)計和運行，發(fā)揮其對經(jīng)濟(jì)活動的制衡性作用。

（四）優(yōu)化費用報銷流程

費用報銷流程應(yīng)當(dāng)與企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、職責(zé)分工相匹配，現(xiàn)今社會大部分單位對報銷采用了網(wǎng)報流程。筆者所在單位由員工提交網(wǎng)報申請，將票據(jù)影像上傳至報銷系統(tǒng)，根據(jù)費用性質(zhì)，該流程會走向相應(yīng)部門由其歸口管理部門的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行電子審批，審批結(jié)束之后流向財務(wù)部，費用會計此時會根據(jù)員工提交的網(wǎng)報流程進(jìn)行制單、稽核、付款，同時對部門秘書集中提交過來的紙質(zhì)單據(jù)進(jìn)行形式審查。電子流程作為標(biāo)準(zhǔn)流程可以自動計算匯總、記錄，方便控制、查詢，報銷人不用見到領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)面審批，只需提交網(wǎng)報流程和將紙質(zhì)單據(jù)交給秘書，在異地也能收到報銷款，大大提高了工作效率。因此，優(yōu)化費用報銷流程可以提高成本費用報銷工作質(zhì)量。

（五）會計人員自身的提高

會計人員完成費用稽核工作之外，應(yīng)該注意定期檢查、總結(jié)，結(jié)合集團(tuán)公司或檢查機(jī)關(guān)對單位的要求，回過頭來看自己做過的工作是否存在錯誤。根據(jù)國家政策和形勢變化，適時調(diào)整修訂相應(yīng)的報銷制度。

會計報銷人員應(yīng)實行定期輪崗制度，報銷人員可從財務(wù)分析的角度看自己做過的賬、生成的財務(wù)信息是否滿足企業(yè)管理的需要，對會計信息加以分析、判斷，從不同崗位間從而提高自身的創(chuàng)造性和主動性，提升崗位技能。