風(fēng)控補(bǔ)短板：從電子檔案入手

文／徐順聰

社?；鸢踩玛P(guān)民生和發(fā)展，在社?；鸨O(jiān)管新形勢(shì)下，借助科技手段，努力提高防控水平顯然已是大勢(shì)所趨。對(duì)此浙江省溫州市人社局主動(dòng)加強(qiáng)新技術(shù)應(yīng)用、全力打造三大平臺(tái)、不斷提升基金監(jiān)管“技防”廣度和深度，充分發(fā)揮“金保工程”基金監(jiān)管聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)作用，及時(shí)抓好疑點(diǎn)信息篩查比對(duì)，逐條落實(shí)整改，全面遏制虛領(lǐng)冒領(lǐng)基金行為的多發(fā)態(tài)勢(shì)。尤為值得一提的是，溫州社保以推進(jìn)社保電子檔案建設(shè)為切入點(diǎn)，精準(zhǔn)出招、有的放矢，給社保基金筑起一座防風(fēng)險(xiǎn)屏障。

社保檔案短板凸顯

社保檔案是對(duì)參保單位和個(gè)人權(quán)益的真實(shí)記錄，也是反映社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的寶貴資料和重要的歷史憑證。隨著社會(huì)保險(xiǎn)各項(xiàng)制度改革不斷完善、覆蓋面越來(lái)越廣，各項(xiàng)社會(huì)保險(xiǎn)的申報(bào)、登記、征繳、續(xù)保補(bǔ)繳、關(guān)系轉(zhuǎn)移和待遇核定、支付等業(yè)務(wù)量也急劇增加，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案作為這些變動(dòng)的真實(shí)記錄和業(yè)務(wù)辦理不可或缺的原始依據(jù)，其基礎(chǔ)性地位和服務(wù)功能日益突出。然而，溫州社保對(duì)近年發(fā)生的一些死亡冒領(lǐng)、重復(fù)領(lǐng)取待遇、違規(guī)提前退休等社?；稹芭苊暗温卑讣M(jìn)行剖析時(shí)發(fā)現(xiàn)，社保業(yè)務(wù)檔案管理不當(dāng)，給一些不法分子提供了可乘之機(jī)。通過(guò)編制假行政文書(shū)、篡改個(gè)人檔案、修改關(guān)鍵材料、偽造崗位經(jīng)歷等手段騙取社保待遇，給社?；鹪斐闪魇У陌咐膊辉谏贁?shù)。

此外，在推進(jìn)內(nèi)控建設(shè)和日常檢查過(guò)程中，社保業(yè)務(wù)檔案管理存在的諸多風(fēng)險(xiǎn)隱患也顯露出來(lái)。比如社保業(yè)務(wù)檔案仍然以紙質(zhì)線(xiàn)裝傳統(tǒng)保存方式為主，易因蟲(chóng)蝕、受潮、火災(zāi)、臺(tái)風(fēng)等受到侵蝕，也可能因頻繁查閱造成原件受損或遺失；個(gè)別地方檔案管理散亂、業(yè)務(wù)檔案與財(cái)務(wù)檔案交叉存檔，甚至部分檔案存在缺漏等情況。

如何補(bǔ)上傳統(tǒng)社保檔案管理的短板，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范？隨著信息技術(shù)迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，加快實(shí)現(xiàn)社保檔案的電子化管理，顯然更具現(xiàn)實(shí)意義。

電子檔案初探

電子檔案支持社保基金轉(zhuǎn)變監(jiān)管方式。電子檔案不僅支持高速采集、高效流轉(zhuǎn)、安全存儲(chǔ)、便捷調(diào)閱和充分共享，還可以做到全程跟蹤、在線(xiàn)查詢(xún)每筆業(yè)務(wù)。這將徹底改變?cè)瓉?lái)以手工為主的社保業(yè)務(wù)處理模式，實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)經(jīng)辦和基金管理過(guò)程的事后監(jiān)管方式向事前、事中監(jiān)管方式轉(zhuǎn)變，由循環(huán)被動(dòng)監(jiān)督向防范風(fēng)險(xiǎn)苗頭的主動(dòng)監(jiān)督轉(zhuǎn)變，由落后的人工查閱式監(jiān)管方式向先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)化監(jiān)管方式轉(zhuǎn)變，由現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督為主的方式向非現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督與現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督相結(jié)合的方式轉(zhuǎn)變。

電子檔案可提高社保基金監(jiān)管效率。以溫州為例，2016年開(kāi)展全市退休審核審批專(zhuān)項(xiàng)檢查時(shí)，部分偏遠(yuǎn)地區(qū)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要耗時(shí)幾天，收集運(yùn)送大量業(yè)務(wù)資料用于檢查，甚至還需相關(guān)參保單位提供歷年工資冊(cè)等原始材料，既耗時(shí)又耗力。2017年4月在市本級(jí)進(jìn)行電子檔案建設(shè)試點(diǎn)后，對(duì)于已啟用電子社保檔案的，檢查人員可隨時(shí)隨地對(duì)每筆業(yè)務(wù)全程跟蹤、在線(xiàn)查詢(xún)；對(duì)于疑點(diǎn)，也能有針對(duì)性地進(jìn)行查證落實(shí)。就縮短稽核周期、降低監(jiān)管成本、提升監(jiān)管效率而言，效果顯而易見(jiàn)。

電子檔案能豐富社?；鸨O(jiān)管手段。傳統(tǒng)的社保經(jīng)辦服務(wù)模式和監(jiān)管手段已無(wú)法解決實(shí)時(shí)監(jiān)控問(wèn)題，不能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，應(yīng)運(yùn)而生的電子檔案正好可以有效實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理各環(huán)節(jié)之間相互制約和在線(xiàn)監(jiān)督，讓數(shù)字化的業(yè)務(wù)信息和電子影像檔案按照預(yù)先設(shè)定的經(jīng)辦流程在各工作崗位之間有序流轉(zhuǎn)，變被動(dòng)接收為主動(dòng)管理?；鸨O(jiān)督人員可以充分利用電子檔案，對(duì)財(cái)務(wù)信息和社保業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行集中統(tǒng)計(jì)、綜合分析和深度加工，開(kāi)展形式多樣的分析調(diào)查、重點(diǎn)核查和評(píng)估預(yù)測(cè)，從而達(dá)到稽核與業(yè)務(wù)處理流程的有效銜接，強(qiáng)化對(duì)業(yè)務(wù)運(yùn)行和基金財(cái)務(wù)的有效控制。

基于電子檔案的上述優(yōu)勢(shì)，溫州市人社局在已經(jīng)順利建立16萬(wàn)份電子社保檔案的基礎(chǔ)上，繼續(xù)加大電子影像采集、個(gè)人檔案建檔力度，著力打造一個(gè)以社會(huì)保障號(hào)作為唯一標(biāo)識(shí)，實(shí)現(xiàn)一人一檔、跨部門(mén)應(yīng)用和檔案信息共享，實(shí)現(xiàn)個(gè)人檔案數(shù)據(jù)信息網(wǎng)上查詢(xún)的電子檔案管理服務(wù)平臺(tái)。為今后檔案調(diào)取查閱、社保內(nèi)控稽核、基金風(fēng)險(xiǎn)化解提供更加便捷準(zhǔn)確的技術(shù)保障。

延伸電子檔案建設(shè)路徑

溫州電子檔案管理服務(wù)平臺(tái)主要由電子檔案管理系統(tǒng)、影像存儲(chǔ)系統(tǒng)、檔案服務(wù)和集成接口等幾部分組成。目前，溫州市本級(jí)已經(jīng)初步建成電子檔案管理系統(tǒng)，其中已有91400多項(xiàng)業(yè)務(wù)檔案完成電子化，涉及20多類(lèi)社保業(yè)務(wù)；可通過(guò)手機(jī)應(yīng)用軟件進(jìn)行人臉識(shí)別的有24190人。在初步探索的基礎(chǔ)上，溫州的電子檔案建設(shè)將按照下述路徑延伸。

強(qiáng)化項(xiàng)目組織實(shí)施。電子檔案管理服務(wù)平臺(tái)建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及方方面面，必須要列入黨組重要議事日程，做到與中心工作同部署、同落實(shí)、同檢查、同考核。要編制切實(shí)可行的實(shí)施方案，明確職責(zé)分工和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，強(qiáng)化責(zé)任到人，形成一級(jí)抓一級(jí)、層層抓落實(shí)的工作格局。要在初步建成電子檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，以人社系統(tǒng)市級(jí)應(yīng)用平臺(tái)建設(shè)為總載體，利用3至5年時(shí)間分步分階段穩(wěn)步推進(jìn)影像存儲(chǔ)系統(tǒng)、檔案服務(wù)和集成接口等建設(shè)，著力構(gòu)建全市統(tǒng)一的社保檔案信息化管理體系，最終實(shí)現(xiàn)從影像采集、圖片處理、索引分類(lèi)、傳輸、存儲(chǔ)、查詢(xún)分發(fā)到歸檔、銷(xiāo)毀等電子檔案全生命周期管理，積極為維護(hù)社?；鸢踩\(yùn)行發(fā)揮應(yīng)有作用。

加快檔案數(shù)據(jù)入庫(kù)。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，溫州市本級(jí)現(xiàn)保管10萬(wàn)卷左右檔案，平均每年新增3000卷。目前只有2000年至2015年的檔案以組卷形式完成初步整理，因此要集中人力物力，堅(jiān)持逐頁(yè)核對(duì)無(wú)誤原則，通過(guò)掃描紙質(zhì)檔案、數(shù)字化拍攝、激光技術(shù)三維立體掃描等手段，將紙質(zhì)檔案信息錄入到電子檔案管理系統(tǒng)，加快實(shí)現(xiàn)存量檔案電子化。同時(shí)，要依托現(xiàn)有信息化基礎(chǔ)設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)環(huán)境，在業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中同步采集電子影像，扎實(shí)推進(jìn)增量檔案數(shù)字化，最終將全部社保業(yè)務(wù)檔案納入電子檔案管理系統(tǒng)，為電子檔案管理服務(wù)平臺(tái)聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用提供所需數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

優(yōu)化平臺(tái)整合利用。要加快電子檔案管理系統(tǒng)與社保業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)、財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)整合步伐，推進(jìn)業(yè)務(wù)檔案歸檔實(shí)時(shí)化和管理電子化，有效解決基礎(chǔ)材料重復(fù)利用、多次掃描帶來(lái)的低效和冗余問(wèn)題，促使電子檔案服務(wù)由個(gè)別查詢(xún)向整體篩選提升、由簡(jiǎn)單匯總向?qū)ｎ}研究提升，為政策制定、案件查處、信訪(fǎng)問(wèn)題解決提供更多的“增值服務(wù)”。

提高信息流轉(zhuǎn)共享。要立足信息共享這一目標(biāo)，加快推進(jìn)社保電子檔案信息在社保各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間進(jìn)行流轉(zhuǎn)、利用和交換，大力支持人事人才、公共就業(yè)、勞動(dòng)關(guān)系等人社業(yè)務(wù)系統(tǒng)綜合利用社保電子檔案信息，率先在人社系統(tǒng)內(nèi)打破檔案信息孤島。同時(shí)，要積極爭(zhēng)取市、縣政府強(qiáng)力支持，牽頭財(cái)政、稅務(wù)、民政、銀行、鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道、社區(qū)等部門(mén)單位同步推進(jìn)現(xiàn)有社保檔案電子化建設(shè)，抓緊納入市、縣大數(shù)據(jù)中心集中管理，最終完成省、市、縣三級(jí)分層管理模式，真正實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)、跨部門(mén)檔案信息化管理系統(tǒng)互聯(lián)互通，不斷豐富社保檔案信息化內(nèi)涵。

強(qiáng)化自身風(fēng)險(xiǎn)防控。信息技術(shù)在為檔案管理帶來(lái)便捷的同時(shí)，也給檔案信息安全帶來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)，甚至帶來(lái)比紙質(zhì)檔案更為嚴(yán)峻的風(fēng)險(xiǎn)。要未雨綢繆、精準(zhǔn)研判，依靠強(qiáng)有力的政策法規(guī)支持，建立完善的信息安全管理體系，全面提高信息安全保障技術(shù)和檔案人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)，全力防范和化解各種風(fēng)險(xiǎn)，切實(shí)保障社保電子檔案的信息安全。