圖書館自建數(shù)據(jù)庫中灰色文獻(xiàn)的收集與建庫策略*
——以“周恩來研究專題數(shù)據(jù)庫”為例

（淮陰師范學(xué)院圖書館江蘇淮安223300）

圖書館自建數(shù)據(jù)庫是依托圖書館特色資源，以滿足讀者需求為目的而建立的一種非營利性數(shù)據(jù)庫。國內(nèi)圖書館自建數(shù)據(jù)庫建設(shè)經(jīng)過20余年的發(fā)展已取得豐碩成果，但同時(shí)也面臨著眾多問題。許多圖書館自建數(shù)據(jù)庫與商業(yè)數(shù)據(jù)庫在資源內(nèi)容建設(shè)上存在同質(zhì)化，而在資金投入、人力資源保障、平臺(tái)功能開發(fā)、運(yùn)行維護(hù)能力等各方面又無法與商業(yè)數(shù)據(jù)庫競爭，使得讀者逐漸流失，從而導(dǎo)致部分圖書館自建數(shù)據(jù)庫逐漸成為僵尸庫——沒有數(shù)據(jù)更新，也沒有訪問量。圖書館自建數(shù)據(jù)庫要突破這一困境并獲得成功就必須走差異化資源建設(shè)之路，做到“人無我有，人有我優(yōu)。”加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫灰色文獻(xiàn)資源收集與建庫是圖書館自建數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)資源差異化建設(shè)的關(guān)鍵，也是淮陰師范學(xué)院圖書館（以下簡稱“我館”）“周恩來研究專題數(shù)據(jù)庫”得以成功的基礎(chǔ)。

1 灰色文獻(xiàn)的內(nèi)涵與特點(diǎn)

灰色文獻(xiàn)這一術(shù)語首次出現(xiàn)于20世紀(jì)70年代末的英國，其概念不斷演進(jìn)。1997年第三屆國際灰色文獻(xiàn)會(huì)議將其定義為：“灰色文獻(xiàn)是指出版商不以營利為目的，由各級(jí)政府部門、學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)、工商業(yè)界等所推出的各類電子和印刷形式的資料?！盵1]2010年在布拉格召開的第12屆會(huì)議上，又對(duì)該定義作了修改：“灰色文獻(xiàn)指由各級(jí)政府、學(xué)術(shù)單位、工商業(yè)界所生產(chǎn)的多種類型的印刷與電子形式的資料，這些資料受知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)，并具有被圖書館或知識(shí)庫收藏并保存的充分的品質(zhì)，但它們不受商業(yè)出版社的控制，而是受不以出版為主業(yè)的組織的控制”[2]。張翔鷹、張翔麟編著的《增廣開心辭典》將灰色文獻(xiàn)定義為“是指‘半版文獻(xiàn)’，即沒有正式出版和標(biāo)價(jià)，但仍然在發(fā)行流通的文獻(xiàn)。如有關(guān)研究機(jī)構(gòu)的調(diào)查報(bào)告、內(nèi)部刊物等等?！盵3]廣義上說，灰色文獻(xiàn)一般指非公開出版的文獻(xiàn)，它介于白色文獻(xiàn)和黑色文獻(xiàn)之間。

灰色文獻(xiàn)的特點(diǎn)包括：①獲取渠道特殊。由于灰色文獻(xiàn)不公開出版意味著其流通渠道與常見的公開出版發(fā)行的渠道截然不同，因此獲取較難，一般需要通過特定的渠道才能獲得；②信息價(jià)值高?；疑墨I(xiàn)中除科技報(bào)告、學(xué)位論文等特種文獻(xiàn)具有重要價(jià)值外，還有很大部分灰色文獻(xiàn)雖然信息資料并不成熟，但所涉及的信息廣泛，內(nèi)容新穎，見解獨(dú)到，具有特殊的參考價(jià)值，更有些灰色文獻(xiàn)是非常珍貴的零次信息（手稿、信件等），是重要的學(xué)術(shù)研究信息源；③分布廣泛且易絕版?；疑墨I(xiàn)的出版限制較少，出版方不僅包括政府、機(jī)構(gòu)等團(tuán)體組織，也包括個(gè)人，因此灰色文獻(xiàn)的發(fā)行分布廣泛，但同時(shí)由于發(fā)行受到限制，大部分灰色文獻(xiàn)的印刷份數(shù)極少，特別是由個(gè)人印刷的灰色文獻(xiàn)容易絕版。

2 “周恩來研究專題數(shù)據(jù)庫”建設(shè)概況

周恩來總理是中國共產(chǎn)黨人的優(yōu)秀代表和精神楷模，習(xí)近平總書記連用六個(gè)“杰出楷?！眮砀爬ㄖ芏鱽砜偫淼膫ゴ笕烁馵4]。作為第一代中央領(lǐng)導(dǎo)集體的重要成員，對(duì)周恩來總理的深入研究是研究中國近現(xiàn)代史、中國共產(chǎn)黨黨史以及現(xiàn)代中國政治、外交等眾多領(lǐng)域的關(guān)鍵。早在1976年周恩來總理逝世后不久，原中共淮安縣委就頂著壓力組織了“周總理與故鄉(xiāng)”編寫組開展周恩來研究。1993年，淮安市（縣級(jí)）周恩來研究會(huì)成立；1997年，淮安市（地級(jí)）周恩來研究會(huì)成立（后更名為淮安市周恩來鄧穎超研究會(huì)）；接著淮陰師范學(xué)院周恩來研究會(huì)、淮陰工學(xué)院周恩來研究會(huì)、中共淮安市委黨校周恩來研究會(huì)相繼成立。2002年，淮陰師范學(xué)院還設(shè)立了周恩來研究所，它與南開大學(xué)周恩來研究中心是全國高校中僅有的有關(guān)周恩來研究的學(xué)術(shù)研究機(jī)構(gòu)[5]。2010年，淮陰師范學(xué)院獲得中央財(cái)政2010～2012年支持地方高校發(fā)展專項(xiàng)資金重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目“周恩來研究基地”。為配合學(xué)?！爸芏鱽硌芯炕亍苯ㄔO(shè)，我館在館藏周恩來研究特色文獻(xiàn)收集已成規(guī)模的基礎(chǔ)上著手啟動(dòng)“周恩來研究專題數(shù)據(jù)庫”建設(shè)，其目標(biāo)是收集與周恩來研究相關(guān)的各類文獻(xiàn)資源，為淮陰師范學(xué)院乃至全國研究與弘揚(yáng)周恩來精神的機(jī)構(gòu)提供重要的文獻(xiàn)資源保障。數(shù)據(jù)庫于2014年開始正式上線，并面向校內(nèi)讀者開放使用，2018年3月通過平臺(tái)升級(jí)實(shí)現(xiàn)對(duì)校內(nèi)外讀者開放。數(shù)據(jù)庫所收集的每一條數(shù)據(jù)都經(jīng)過工作人員人工審核，以確保收錄的每一條數(shù)據(jù)的相關(guān)性與權(quán)威性。數(shù)據(jù)庫資源涵蓋了周恩來研究的各個(gè)方面，包括圖書、論文、圖片、多媒體等，是國內(nèi)首個(gè)以周恩來研究為主題的全文數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫上線至今在校內(nèi)外取得了較好反響，包括周恩來生平思想研究會(huì)、中衛(wèi)飛途教育咨詢有限公司、淮安市共青團(tuán)、淮安市政協(xié)文史委、淮安市周恩來紀(jì)念地管理局、淮安市少兒圖書館等校外機(jī)構(gòu)相關(guān)工作人員都曾慕名來到我館了解與使用“周恩來研究專題數(shù)據(jù)庫”。[6]“周恩來研究專題數(shù)據(jù)庫”在建設(shè)之初就將灰色文獻(xiàn)作為數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重點(diǎn)資源之一，目前已收集了大量與周恩來研究相關(guān)的學(xué)位論文、會(huì)議論文、個(gè)人印刷作品、內(nèi)部刊物、交流資料等，在灰色資源收集與建庫上取得了一定經(jīng)驗(yàn)和成效。

3 數(shù)據(jù)庫灰色文獻(xiàn)收集策略

我館在灰色文獻(xiàn)收集上采用三步走策略：首先，確定數(shù)據(jù)庫所需灰色文獻(xiàn)類型，做到有的放矢；其次，分析數(shù)據(jù)庫要收集的灰色文獻(xiàn)的發(fā)行特征，并對(duì)此做到了如指掌；最后，針對(duì)性制定收集方案，做到精準(zhǔn)收集。

3.1 確定數(shù)據(jù)庫所需灰色文獻(xiàn)類型

灰色文獻(xiàn)類型眾多，包括非公開出版的政府文獻(xiàn)、學(xué)位論文、會(huì)議文獻(xiàn)、科技報(bào)告、技術(shù)檔案，以及內(nèi)部刊物、交換資料、贈(zèng)閱資料、企業(yè)文件、企業(yè)產(chǎn)品資料、貿(mào)易文件、技術(shù)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)等等[7]。對(duì)于如此眾多的灰色文獻(xiàn)類型，圖書館自建數(shù)據(jù)庫不可能也沒必要全部收錄，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)庫建設(shè)目標(biāo)及不同類型灰色文獻(xiàn)所載信息內(nèi)容有選擇性的選取。以我館所建“周恩來研究專題數(shù)據(jù)庫”為例，在進(jìn)行灰色文獻(xiàn)資源收集之前，我們有針對(duì)性地開展了大量的調(diào)研，排除與數(shù)據(jù)庫建設(shè)內(nèi)容不相關(guān)的灰色文獻(xiàn)類型，如科技報(bào)告、企業(yè)文件、技術(shù)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)等，并對(duì)可能刊載有周恩來相關(guān)信息的灰色文獻(xiàn)類型進(jìn)行分析，從而確定數(shù)據(jù)庫應(yīng)收集的灰色文獻(xiàn)類型，主要包括學(xué)位論文、會(huì)議論文、周恩來研究專題內(nèi)部刊物、個(gè)人非公開出版的作品、手稿等。

3.2 分析數(shù)據(jù)庫所需灰色文獻(xiàn)的發(fā)行特征

如前文所述，灰色文獻(xiàn)屬于非公開發(fā)行的文獻(xiàn)，其發(fā)行渠道與公開出版渠道截然不同，且不同的灰色文獻(xiàn)其發(fā)行渠道也不相同，具有難以獲取的特點(diǎn)，因此在確定所需灰色文獻(xiàn)類型后應(yīng)分析這些文獻(xiàn)的發(fā)行特征，為后期制定收集方案提供參考。我館通過分析后將所需灰色文獻(xiàn)的發(fā)行特征大致歸為三大類：①已被商業(yè)數(shù)據(jù)庫收集的灰色文獻(xiàn)，如學(xué)位論文、會(huì)議論文、科技報(bào)告、政府文獻(xiàn)、技術(shù)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)文件等；②定期出版發(fā)行的灰色文獻(xiàn)，這類文獻(xiàn)一般由某一機(jī)構(gòu)定期發(fā)行，發(fā)行范圍相對(duì)固定易于收集，如內(nèi)部刊物、交流資料等；③零散發(fā)行的灰色文獻(xiàn)。這類灰色文獻(xiàn)占比最大，其發(fā)行時(shí)間與發(fā)行范圍都不固定，因此收集難度也最大，如個(gè)人印制的作品、內(nèi)部資料等。

3.3 針對(duì)性制定收集方案

圖書館自建數(shù)據(jù)庫應(yīng)針對(duì)不同發(fā)行特征的灰色文獻(xiàn)制定不同的收集方案?！爸芏鱽硌芯繉ｎ}數(shù)據(jù)庫”針對(duì)所需灰色文獻(xiàn)發(fā)行特征制定出三種收集方案：①從商業(yè)數(shù)據(jù)庫中采購相關(guān)資源，如從中國知網(wǎng)采購與周恩來研究相關(guān)的學(xué)位論文與會(huì)議論文等；②與內(nèi)刊發(fā)行單位合作建庫，通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，目前國內(nèi)以周恩來研究為主題的內(nèi)部刊物有三種：江蘇省周恩來研究會(huì)的《覺悟》、周恩來紀(jì)念館的《豐碑》以及周恩來鄧穎超紀(jì)念館的《周恩來鄧穎超研究通訊》。《覺悟》目前已被中國知網(wǎng)期刊數(shù)據(jù)庫收錄，可以通過知網(wǎng)期刊數(shù)據(jù)庫檢索其所有已發(fā)文獻(xiàn)；《周恩來鄧穎超研究通訊》改版后基本以刊載部門動(dòng)態(tài)為主，學(xué)術(shù)類文章極少；《豐碑》主要刊載周恩來學(xué)術(shù)研究成果，每年定期出版，具有一定的社會(huì)影響力。針對(duì)這一情況，我館與《豐碑》編輯部達(dá)成合作協(xié)議，在“周恩來研究專題數(shù)據(jù)庫”中建立《豐碑》子庫（如圖1所示）集中展示《豐碑》資源；③廣泛征集、委托采購。對(duì)于零散發(fā)行的灰色文獻(xiàn)，我館采取通過周恩來研究學(xué)者進(jìn)行委托采購，利用本校周恩來研究學(xué)者的人脈關(guān)系網(wǎng)和學(xué)術(shù)關(guān)系網(wǎng)來收集相關(guān)個(gè)人印制的作品等，同時(shí)我們也通過各個(gè)平臺(tái)發(fā)布征集信息，廣泛征集相關(guān)灰色文獻(xiàn)。

4 數(shù)據(jù)庫灰色文獻(xiàn)建庫策略

“周恩來研究專題數(shù)據(jù)庫”采用中國知網(wǎng)的TPI作為數(shù)據(jù)庫建設(shè)平臺(tái)，在建庫過程中除遵循建庫基本規(guī)范外，我館專門成立數(shù)字化部負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)庫建設(shè)與著錄標(biāo)準(zhǔn)制定，為灰色文獻(xiàn)的收集與建庫提供保障。

4.1 建立專門部門負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)庫建設(shè)

灰色文獻(xiàn)的收集與整理是一項(xiàng)繁瑣而漫長的工作，需要有專門的人員長期跟進(jìn)。目前國內(nèi)許多圖書館在開展自建庫建設(shè)時(shí)并未考慮到數(shù)據(jù)庫建設(shè)的長期性，沒有組建專門部門來負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，這就導(dǎo)致數(shù)據(jù)收集更新困難，從而極易使自建數(shù)據(jù)庫成為僵尸庫。我館在建設(shè)“周恩來研究專題數(shù)據(jù)庫”之初就注意到這一問題，為此專門組建數(shù)字化部來負(fù)責(zé)自建數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與后期維護(hù)工作。目前我館數(shù)字化部有專職工作人員4人，并配有多名學(xué)生助理。依靠這支隊(duì)伍，使得我館自建數(shù)據(jù)庫資源保持長期穩(wěn)定更新，同時(shí)也為灰色文獻(xiàn)資源的收集整理提供保障。

4.2 建立灰色文獻(xiàn)著錄標(biāo)準(zhǔn)

灰色文獻(xiàn)的出版發(fā)行大多是隨意的，不受任何出版條例的限制，在印刷方式和編排格式上無統(tǒng)一的規(guī)格，因此灰色文獻(xiàn)建庫不能照搬現(xiàn)有文獻(xiàn)著錄標(biāo)準(zhǔn)，而應(yīng)根據(jù)每種灰色文獻(xiàn)的印刷與編排情況進(jìn)行著錄。以《豐碑》這一內(nèi)刊為例，我們?cè)诮◣熘跸Ｍ捎谜撐牡闹洏?biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行著錄，但在實(shí)際著錄過程中發(fā)現(xiàn)，《豐碑》中所收錄的文章僅包括篇名、作者、正文和作者單位這幾個(gè)部分，為此我們參考了知網(wǎng)對(duì)《覺悟》文章的著錄規(guī)則，將正文首段作為內(nèi)容提要字段，同時(shí)人工新增關(guān)鍵詞等信息，便于讀者檢索。除了在著錄標(biāo)準(zhǔn)上以相似文獻(xiàn)類型作為參考外，我們還注重挖掘灰色文獻(xiàn)的潛在價(jià)值，通過將每篇灰色文獻(xiàn)進(jìn)行全文數(shù)字化，建立全文檢索途徑，使讀者能直接從灰色文獻(xiàn)全文中查找到所需的信息，提升灰色文獻(xiàn)的利用率。

5 結(jié)語

灰色文獻(xiàn)的收集與利用是圖書館自建數(shù)據(jù)庫成功的關(guān)鍵。圖書館通過在自建數(shù)據(jù)庫中收集灰色文獻(xiàn)構(gòu)建“人無我有”的資源體系，與商業(yè)數(shù)據(jù)庫形成差異化資源建設(shè)，從競爭關(guān)系轉(zhuǎn)變?yōu)榛パa(bǔ)關(guān)系，從而吸引讀者使用。通過吸引讀者使用產(chǎn)生效益后，圖書館才會(huì)進(jìn)行新的投入，從而使圖書館自建數(shù)據(jù)庫形成良性發(fā)展模式，促進(jìn)圖書館服務(wù)水平的提升。本文以“周恩來研究專題數(shù)據(jù)庫”為例分析其在灰色文獻(xiàn)資源建設(shè)方面的經(jīng)驗(yàn)，以期為國內(nèi)圖書館自建數(shù)據(jù)庫建設(shè)提供參考。