交通建設工程監(jiān)理檔案的收集整理

張穎

（衡水公路工程監(jiān)理咨詢公司，河北 衡水 053000）

一、交通建設工程監(jiān)理檔案的重要組成部分

隨著政府部門對交通建設工程投入的增加及社會經濟的迅速發(fā)展，碼頭項目、橋梁工程及高速公路項目等日趨增加。為了確保能對檔案資料及時收集整理，且最終形成價值較高的歸檔保存工程檔案，實現檔案收集整理工作的規(guī)范，交通運輸業(yè)及國家相關部門均制定了具體規(guī)定。交通工程監(jiān)理資料是從旁站記錄、監(jiān)理檢查與抽查、施工現場及巡視記錄等內容收集得來，具有較高的客觀性與真實性，準確而全面的反映了工程的施工問題、施工安全及施工質量。此外，在工程項目建設出現問題時，檔案資料也是主要的參考依據，對工程維護、改建、管理、擴建有著集中的反映。因此，只有做好工程建立檔案的完整收集，才能全面系統地反映相關狀況，讓工程檔案的作用與功能得到充分發(fā)揮。

施工各環(huán)節(jié)及施工完畢后的驗收階段產生的監(jiān)理檔案是交通工程監(jiān)理檔案的關鍵內容，主要包括質量報告、總控資料、工程進度及造價控制、工程監(jiān)理會議及記錄等內容。一般情況下，收集范圍包括以下幾個方面。

工程合同管理文件：招標文件、外委試驗保驗單、供貨合同文件、外委試驗合同、監(jiān)理合同文件、施工合同文件。

工程變更文件：監(jiān)理會議紀要、監(jiān)理安全文件、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理部工地實驗資質等。

監(jiān)督控制資料：月度計劃、進度計劃、生產計劃報審表；附件、工程開工報審表；附件、工程開工令、工程總體年度計劃。

工程批復文件、單價批復文件、監(jiān)理費用支付報表、針對計量支付也提出全新的要求、其他費用的相關支付，以及針對分包工程所給予的各種審查文件、計日工申請、相關的批復文件等。

各種質量控制相關資料，如施工組織設計期間形成的申報表和附件資料、設備相關申報表和附件資料、構配件及工程材料、監(jiān)理日志、監(jiān)理旁站記錄、工程竣工驗收記錄、監(jiān)理交底、施工技術交底、監(jiān)理巡視記錄，以及對測量記錄表進行復核，工程材料試驗有關的檢查、報告等。材料試驗、檢測資料，質量控制措施及來往文件，工程質量驗收期間的相關評定資料等。

其他相關事項資料：會議文件、上級主管來文、業(yè)主來文、監(jiān)理組織機構、監(jiān)理工作制度、項目部來文等。

監(jiān)理工作總結：監(jiān)理人員匯總表、監(jiān)理工作總結、工程聲像、總監(jiān)辦、移交監(jiān)理簽證、手續(xù)電子檔案資料等。

二、交通建設工程監(jiān)理檔案收集整理的主要途徑

（一）開工前的監(jiān)理檔案收集整理

1.明確總負責制

結合工程具體情況簽訂檔案管理責任書，考核重點與核心設置為檔案管理資料，將其直接與經濟效益掛鉤

2.執(zhí)行“誰監(jiān)理、誰驗收、誰收集”的原則

配備專業(yè)監(jiān)理工作人員，確保監(jiān)理檔案工作專業(yè)性的提升。同時，要及時收集各項專業(yè)資料，簽訂相關協議，提升檔案質量。

3.設置檔案機構

配備充足的檔案管理人員，并組織檔案員定期參與專業(yè)檔案培訓活動。同時，相關負責人需要簽訂監(jiān)理資料并整編目標分解、目標管理任務書等。

4.制定檔案員崗位職責

明確責任范圍、工作權限、工作流程，定期檢查匯報。

5.同步建設工程監(jiān)理及檔案

在項目計劃中納入檔案工作，并設置檔案項目負責人，指導、監(jiān)督檔案工作，提升檔案管理質量。

（二）施工中的監(jiān)理檔案收集整理

施工階段是大量產生工程監(jiān)理檔案文件材料的階段，也是工程收集投資及進度控制、監(jiān)理管理、造價控制相關資料等產生的階段。因此，工作人員需要掌握相關檔案管理及監(jiān)理專業(yè)知識。同時，工作人員需要懂得如何與現場施工監(jiān)理人員和檔案管理人員相互配合。檔案管理人員要在充分掌握施工進程與施工現場情況后，提前進入施工現場，確保資料收集與現場情況的一致性，且在這一過程中不斷監(jiān)控跟蹤，推動工程監(jiān)理與檔案資料管理工作同步進行。同時，每位監(jiān)理人員要收集整理具體檔案資料，防止出現原始檔案質量散失等情況，最大程度保證監(jiān)理檔案的完整性與連續(xù)性。此外，監(jiān)理人員要分類整理這一階段形成的文件資料，節(jié)省歸檔排序的工作量，促進工作效率的提升，有效減少工作重復的情況。

（三）竣工的監(jiān)理檔案收集整理

監(jiān)理人員在監(jiān)控工程項目施工質量時，要協助施工單位完成竣工驗收，審查相關資料的真實性和準確性。監(jiān)理人員需要檢查會議紀要、試驗報告、合同文件、竣工圖紙、竣工驗收報告、交工驗收報告等文件材料的質量，并在《工程竣工檔案審核簽證單》《工程竣工資料審定表》上簽字確認。如果出現技術規(guī)程與工程實際不相符合的地方，施工單位要對材料核實補充。只有通過嚴格監(jiān)控，才能形成有效監(jiān)督工程竣工的檔案材料，保證檔案材料的完整性、真實性與準確性。