再論從工程檔案到城建檔案在城市建設(shè)中的作用應(yīng)用

董綱

摘要：從狹義的角度來講，工程檔案記錄了整個工程施工建設(shè)的全部流程，這種檔案文件將所記錄的內(nèi)容整合為完善的資料，從而為后期施工建設(shè)項目與維修改建工作提供了更為標準的參考依據(jù)。從發(fā)展視角來看，工程檔案是城建檔案的重要組成基礎(chǔ)，起到了提高城建檔案應(yīng)用價值的作用。而城建檔案對優(yōu)化城建規(guī)劃管理結(jié)構(gòu)、服務(wù)現(xiàn)代城市建設(shè)與發(fā)展至關(guān)重要，充分發(fā)揮工程檔案與城建檔案的作用，則必須細化檔案管理流程，做好信息接收、傳遞與整合工作，結(jié)合時代發(fā)展需要，不斷加強檔案信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：工程檔案 ? 城建檔案 ? 城市建設(shè) ? 作用 ? 應(yīng)用

進入21世紀以后，國民經(jīng)濟發(fā)展極為迅速，與此同時，城市建設(shè)水平得到了大幅度提升，城市化發(fā)展速度也在不斷加快。在城市建設(shè)工作中，城建檔案屬于核心指導(dǎo)資源，對促進城市建設(shè)規(guī)范化發(fā)展極為重要[1]。而從基礎(chǔ)角度來看，城建檔案的基礎(chǔ)內(nèi)容是工程檔案，因此，可以說從工程檔案到城建檔案管理均對城市建設(shè)發(fā)展至關(guān)重要。不可忽視的是，當(dāng)前工程檔案與城建檔案管理工作中尚且存在多方面的問題嚴重影響檔案作用的發(fā)揮效果，主要問題包括檔案管理部門對檔案規(guī)范化管理工作缺乏正確認知，檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)偏低，檔案信息化建設(shè)相對落后等。對此，檔案管理部門必須重視加強檔案信息化建設(shè)，推動本組織檔案工作規(guī)范化管理，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式，組建完善的檔案信息化平臺，對各種檔案文件進行分類存儲以方便后期查詢、調(diào)閱與更新。

一、工程檔案的價值作用

從微觀視角來看，工程檔案是從提出工程項目、實施立項、審批工程項目、項目勘察設(shè)計、施工生產(chǎn)準備、施工監(jiān)管、工程驗收等全過程進行信息收集、記錄與整理，同時，將所記錄的信息以文字、圖表、音頻與視頻等方式予以整合、歸檔和存儲。此外，工程檔案是城建項目管理工作的重要環(huán)節(jié)，該檔案為規(guī)劃城市建設(shè)與優(yōu)化城市交通路線提供了重要參考依據(jù)和指導(dǎo)資料，可以說加強城市化建設(shè)，離不開工程檔案管理。其次，城市建筑維修、交通翻修以及城建整改與擴建均需要參考工程檔案資料[2]，在某跨海大橋擴建中，施工企業(yè)先對原來的交通建設(shè)實施系統(tǒng)評估，整合了重要參數(shù)，參考原來的工程檔案資料，結(jié)合實際情況設(shè)計了擴建改造方案，這樣不僅有助于彌補該橋梁的缺陷，提高改建質(zhì)量，而且有助于縮短工期，節(jié)約成本。另外，工程檔案管理工作能夠輔助施工管理人員優(yōu)化資源項目管理體系，避免出現(xiàn)各種資源浪費問題，進一步推動城市化建設(shè)的良好發(fā)展。

二、城建檔案在城市建設(shè)中的作用

從整體結(jié)構(gòu)來分析，城建檔案在城市建設(shè)中的作用主要體現(xiàn)在兩個方面，一方面，城建檔案管理是推動城市化建設(shè)發(fā)展的重要參考依據(jù)和管理環(huán)節(jié)。而且，加快城市化發(fā)展進程，必須組建科學(xué)可行的城市管理體系，確保該體系能納入整座城市的管理內(nèi)容，需要注意的是，城市管理內(nèi)容非常復(fù)雜，工作量極多，如果無據(jù)可依必然會額外增加工作負擔(dān)與成本，而充分發(fā)揮城建檔案的作用能夠有效簡化城市建設(shè)管理流程，降低工作量，緩解城建管理復(fù)雜度，全面優(yōu)化城市管理手段。另一方面，城建檔案能夠為城市建設(shè)的未來改造與升級提供重要參考信息。目前，隨著社會經(jīng)濟和國家建筑產(chǎn)業(yè)的不斷進步與發(fā)展，城建改造結(jié)構(gòu)得到了全面優(yōu)化，升級活動相繼推陳出新。而從基礎(chǔ)視角來看，城建檔案為城市化的發(fā)展建設(shè)提供了最完備的參考資料，能夠讓全體國民迅速了解城市的發(fā)展動向，同時，輔助城建管理人員準確把握城市的未來發(fā)展趨勢，在分析城建檔案資料的過程中制定最科學(xué)的城市建設(shè)規(guī)劃，構(gòu)建宏偉藍圖，是當(dāng)代城市建設(shè)能夠與社會經(jīng)濟建設(shè)以及環(huán)境保護工作相結(jié)合，促進城建效益、經(jīng)濟效益和環(huán)境效益的同步發(fā)展。由此可見，城建檔案是城市建設(shè)未來改造與升級工作的重要參考信息，市政部門必須著重加強城建檔案管理工作，充分發(fā)揮城建檔案的實際作用與價值，科學(xué)開發(fā)城建檔案資源，使城建檔案管理工作能夠更好地服務(wù)于城市建設(shè)與發(fā)展[3]。

三、工程檔案與城建檔案管理現(xiàn)狀問題

（一）檔案管理部門對檔案規(guī)范化管理工作缺乏正確認知

從整體視角來看，部分檔案管理部門對工程檔案與城建檔案規(guī)范化管理工作依然缺乏正確認知，沒有意識到工程檔案與城建檔案的作用價值以及加強檔案信息化建設(shè)的重要意義，檔案管理模式無法與信息時代背景相適應(yīng)。受此影響，大多數(shù)工作人員也對工程檔案與城建檔案規(guī)范化管理工作缺乏應(yīng)有的了解，不會運用信息技術(shù)對檔案資源進行管理，進而導(dǎo)致檔案管理效率較為低下。

（二）檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)偏低

檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)偏低這一問題主要是指檔案管理人員對檔案信息接受、收集、傳遞與整合管理流程以及檔案信息化建設(shè)缺乏全面性了解，在日常工作中，檔案信息化操作技能與信息素養(yǎng)存在一定的欠缺，難免因為操作不當(dāng)而導(dǎo)致檔案信息流失，不利于充分發(fā)揮工程檔案與城建檔案的價值作用。

（三）檔案信息化建設(shè)相對落后

相比而言，部分城市檔案管理部門內(nèi)部檔案信息化建設(shè)還相對落后，通常因為資金、技術(shù)等方面的限制沒有購置先進的計算機軟硬件設(shè)備，陳舊的設(shè)施難以滿足電子版檔案信息管理標準，無法對檔案工作規(guī)范化管理發(fā)揮應(yīng)有的作用。

四、如何優(yōu)化工程檔案與城建檔案管理應(yīng)用方案

從宏觀層次來看，充分發(fā)揮工程檔案與城建檔案的價值作用，優(yōu)化檔案管理應(yīng)用方案，解決工程檔案與城建檔案管理工作現(xiàn)狀問題，必須做好以下三方面的工作：

第一，制定檔案工作規(guī)范化管理制度。檔案管理部門應(yīng)結(jié)合信息時代的發(fā)展趨勢與檔案信息化建設(shè)標準制定檔案工作規(guī)范化管理制度，與此同時，要充分借助信息化技術(shù)對工程檔案與城建檔案主題與級別劃分、檔案管理體制、管理職責(zé)、檔案資料收集和歸檔、檔案文件整理與統(tǒng)計、檔案信息內(nèi)的保密管理和安全管理、檔案信息資源的開發(fā)與使用、檔案規(guī)范化管理工作經(jīng)費以及檔案信息管理工作的獎懲進行合理規(guī)劃，確保檔案管理工作的科學(xué)性、規(guī)范性、合法性與高效性。

第二，提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。順應(yīng)信息時代的發(fā)展要求，發(fā)揮檔案信息化建設(shè)對檔案工作規(guī)范化管理的價值作用，檔案部門必須重視提高檔案管理人員的信息技術(shù)操作水平與職業(yè)道德素養(yǎng)，通過有效的培訓(xùn)活動加強檔案工作人員的專業(yè)管理知識以及對檔案工作規(guī)范化管理的正確認知，引導(dǎo)檔案管理人員在做好檔案信息安全保密工作的同時合理開發(fā)檔案資源，利用現(xiàn)有的檔案信息規(guī)范工程檔案與城建檔案管理工作以促進城市建設(shè)的良好發(fā)展。其次，檔案管理部門應(yīng)借助信息技術(shù)對檔案管理工作進行定期考核，避免部分檔案管理人員在實際工作出現(xiàn)失誤與差錯，進一步推進檔案工作規(guī)范化。再次，檔案管理部門應(yīng)結(jié)合檔案信息化建設(shè)目標與檔案規(guī)范化管理標準，對檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)考核工作制定可行的獎懲制度，這樣有助于激發(fā)檔案管理人員的工作潛能，規(guī)范他們的工作行為，確保他們恪守職業(yè)道德素養(yǎng)。

第三，加強檔案信息化建設(shè)。加強檔案信息化建設(shè)是信息時代的檔案規(guī)范化管理工作核心，檔案管理部門必須重視凸顯這一核心，充分引入信息技術(shù)，組建檔案信息化管理平臺與安全防護系統(tǒng)，配置先進的硬件設(shè)施與完善的殺毒軟件，以此確保檔案信息的及時接收、傳遞與整合，避免檔案資源被竊取。其次，檔案管理部門應(yīng)引導(dǎo)檔案管理人員運用信息技術(shù)組建檔案管理數(shù)據(jù)庫，對工程檔案與城建檔案進行分類存儲，并通過組建自動檢索系統(tǒng)來方便檔案調(diào)閱與查詢工作。再次，檔案管理部門應(yīng)重視改善自動更新系統(tǒng)，這樣有助于提高檔案信息更新效率。另一方面，檔案管理部門必須正確使用數(shù)字化技術(shù)對工程檔案和城建檔案進行整合管理，維護原有信息資源的完整性，分類保管不同城市的檔案信息，從而全面提升工程檔案與城建檔案的數(shù)字化管理效果[4]。

五、結(jié)語

綜上所述，工程檔案是城建項目管理工作的重要環(huán)節(jié)，該檔案為規(guī)劃城市建設(shè)與優(yōu)化城市交通路線提供了重要參考依據(jù)和指導(dǎo)資料，能夠輔助施工管理人員優(yōu)化資源項目管理體系，進一步推動城市化建設(shè)的良好發(fā)展。城建檔案不僅能夠為城市建設(shè)的未來改造與升級提供重要參考信息，輔助城建管理人員制定最科學(xué)的城市建設(shè)規(guī)劃方案，而且有助于節(jié)約城市建設(shè)成本，促進城建效益、經(jīng)濟效益和環(huán)境效益的同步發(fā)展。此外，發(fā)揮工程檔案與城建檔案的價值作用，則需要結(jié)合城建發(fā)展目標與信息時代的特征，規(guī)范檔案管理制度，提高檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，不斷加強檔案管理信息化與數(shù)字化建設(shè)。

參考文獻：

[1]高珊.城建檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理初探[J].經(jīng)貿(mào)實踐，2017，（23）：213.

[2]王蕾.城建檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理初探[J].城建檔案，2016，（06）：48-49.

[3]劉東風(fēng).城建檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的探索[J].神州，2018，（13）：266.

[4]高微，李曉靜.如何加強城建紙質(zhì)檔案和電子檔案的并行管理[J].城建檔案，2018，（04）：48-49.

（作者單位：大連市住房城鄉(xiāng)建設(shè)事務(wù)服務(wù)中心（城市建設(shè)檔案館））