信息化背景下高?！爸腔坌@”項目推進(jìn)實施流程管理研究

陳夢

[摘 要]近年來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息科技憑借其獨(dú)特的優(yōu)勢迅速滲透到了各行各業(yè)，也推動了各行各業(yè)在信息化時代的升級發(fā)展。在教育領(lǐng)域，目前對信息技術(shù)的運(yùn)用總體而言還是比較淺，但是已經(jīng)有一些有先見之明的學(xué)校開始嘗試運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)來改善校園管理模式，通常指“智慧校園項目”，該項目不僅校園教學(xué)、生活管理效率得到了極大提升，也體現(xiàn)了學(xué)校在信息時代的與時俱進(jìn)。但是在智慧校園項目啟動實施過程中，對項目的流程管理是決定智慧校園項目能否順利落地和有效發(fā)揮作用的關(guān)鍵。基于此，本文主要立足高校實際情況，就信息化背景下高校智慧校園項目推進(jìn)實施流程管理展開論述。

[關(guān)鍵詞]信息化背景;高校智慧校園項目;推進(jìn)實施;流程管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.24.099

[中圖分類號]G647.5[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）24-0-02

0 ? ? 引 言

目前，隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，“智慧+”概念已經(jīng)滲透到了人們生活的方方面面，融入進(jìn)了各行各業(yè)發(fā)展過程中，很多產(chǎn)業(yè)都加入了自身和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)融合發(fā)展的探索與實踐中，成為信息時代一個鮮明的特征。而物聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，同樣可以被運(yùn)用到教育領(lǐng)域，比如在校園教學(xué)、生活管理方面，如果能夠積極加強(qiáng)和物聯(lián)網(wǎng)的融合，推動智慧校園項目在學(xué)校落地實施，不僅能夠使校園教學(xué)、生活管理效率得到極大提升，也能體現(xiàn)學(xué)校在信息時代的與時俱進(jìn)，同時更可以給廣大師生帶來極大的便利，這也很可能是未來的一大趨勢。但是對于很多學(xué)校而言，因為智慧校園項目尚屬于新鮮事物，不僅沒有前期經(jīng)驗，同時在技術(shù)、人力等方面也存在一定匱乏，給智慧校園項目引入帶來了一定的制約效應(yīng)，為此，學(xué)校在開展智慧校園項目探索實踐過程中，應(yīng)當(dāng)對相關(guān)物聯(lián)網(wǎng)工具以及資源進(jìn)行科學(xué)整合、充分利用，同時在立足實際的基礎(chǔ)上，做好各個環(huán)節(jié)工作的管理，實現(xiàn)信息化背景下“智慧校園”打造，這其中，流程管理是貫穿始終的活動，是決定智慧校園項目能否順利落地和有效發(fā)揮作用的關(guān)鍵。本文即從絕大多數(shù)高校的角度出發(fā)，探討高校在啟動實施智慧校園項目過程中，有哪些重點流程以及應(yīng)當(dāng)如何管理。

1 ? ? 高校“智慧校園項目”概述

所謂高?！爸腔坌@項目”，就是以物聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的智慧化的校園工作、學(xué)習(xí)和生活一體化環(huán)境，這個一體化環(huán)境以各種應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)為載體，將教學(xué)、科研、管理和校園生活進(jìn)行充分融合。智慧校園的打造成形，能夠發(fā)揮的作用主要表現(xiàn)在3個方面，一是為廣大師生提供一個全面的智能感知環(huán)境和綜合信息服務(wù)平臺，提供基于角色的個性化定制服務(wù);二是將基于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的信息服務(wù)融入學(xué)校的各個應(yīng)用與服務(wù)領(lǐng)域，實現(xiàn)互聯(lián)和協(xié)作;三是通過智能感知環(huán)境和綜合信息服務(wù)平臺，為學(xué)校與外部世界提供一個相互交流和相互感知的接口。比如在智能終端基本普及的背景下，通過“智慧校園”系統(tǒng)在學(xué)校的建立，學(xué)生通過手機(jī)，就可以完成很多日常學(xué)習(xí)、生活動作，例如鷹潭某學(xué)院在啟動了智慧校園項目以后，學(xué)生借助“翼機(jī)通”系統(tǒng)，通過手機(jī)就可以打開教室、辦公室門;再比如，江蘇淮安某高校，在引入了“智慧校園”項目以后，學(xué)生可以通過手機(jī)終端，輕松實現(xiàn)圖書借閱、歸還，還可通過短信完成查詢、預(yù)約、到期提醒、續(xù)借等增值服務(wù)。此外，諸如消費(fèi)、就餐、活動室預(yù)約等行為，也可以通過“智慧校園”中的系統(tǒng)模塊實現(xiàn)，給廣大師生帶來極大的便利。

2 ? ? 高校智慧校園項目推進(jìn)實施流程管理要點

“智慧校園”項目對高校發(fā)展有著重要意義，但是在“智慧校園”打造過程中，流程管理貫穿始終，決定了智慧校園項目能否順利落地和有效發(fā)揮作用。從筆者實踐經(jīng)驗來看，高校智慧校園項目推進(jìn)實施流程管理應(yīng)當(dāng)重點做好如下幾項工作。

2.1 ? 科學(xué)審慎地做好項目前期和中期工作

高?！爸腔坌@”項目從咨詢、方案確定、采購到集成實施等從前期到中期工作，聯(lián)合外部專門企業(yè)進(jìn)行管理，這也是整體管理中的重要部分，因此，需要科學(xué)審慎地做好項目前期和中期管理工作。一是要嚴(yán)格把關(guān)項目總體方案，合作過程中，高?？梢砸罁?jù)高校信息系統(tǒng)現(xiàn)狀以及未來發(fā)展的方向，設(shè)計技術(shù)總體方案。為了確保方案科學(xué)合理，應(yīng)當(dāng)組織校內(nèi)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生代表以及一線教職工、后勤管理人員等進(jìn)行多次論證，舉行方案評審會，并邀請上級主管部門相關(guān)人員、外部專家及單位內(nèi)相關(guān)科室負(fù)責(zé)人，經(jīng)過現(xiàn)場詳細(xì)講解、交流和答疑等環(huán)節(jié)，確保技術(shù)方案技術(shù)先進(jìn)、架構(gòu)合理，能夠獲得一致認(rèn)可。二是要做好“智慧校園”項目系統(tǒng)的需求收集，作為系統(tǒng)建設(shè)的重要依據(jù)，為此，在制定了初步項目方案以后，為了能夠做好系統(tǒng)具體的功能設(shè)置，可以在內(nèi)部進(jìn)行需求調(diào)研，主要通過內(nèi)部反饋、日常工作梳理等手段，明確“智慧校園”項目系統(tǒng)需要具備的幾大功能。三是有序推進(jìn)啟動工作，對所涉及的智能系統(tǒng)情況、牽頭管理部門職能、相關(guān)管理崗位職能以及和外部聯(lián)系情況等方面進(jìn)行全面分析梳理，了解項目建設(shè)需求和建設(shè)目標(biāo)，完成相關(guān)調(diào)研報告并提交進(jìn)行審核。此外，參考業(yè)界最佳實踐，設(shè)計符合高校的系統(tǒng)開發(fā)方案，并進(jìn)行主要技術(shù)選擇，完成相關(guān)的規(guī)劃設(shè)計報告，積極邀請內(nèi)外部專家開展內(nèi)部評審工作，為順利啟動提供有效決策依據(jù)。

2.2 ? 選擇合適的硬件供應(yīng)商

在高?！爸腔坌@”項目開發(fā)過程中，高校往往需要采購硬件，而選擇合適的硬件供應(yīng)商，也是項目整體管理中的重要部分，做好該環(huán)節(jié)工作，將能夠消除因為硬件層面問題帶來的風(fēng)險，為此，高校可以依照穩(wěn)定、先進(jìn)、自主可控的原則，精心選擇資質(zhì)可靠、信用度高的硬件供應(yīng)商。但是總體來說，業(yè)內(nèi)能夠滿足高校技術(shù)需要的廠商數(shù)量比較少，而有實力的公司在相關(guān)領(lǐng)域內(nèi)又擁有較大主導(dǎo)地位和定價權(quán)，因此考慮到項目系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性，高校應(yīng)當(dāng)組織人員對同行業(yè)機(jī)構(gòu)的采購情況、采購價格、使用情況進(jìn)行調(diào)研，保證硬件來源、質(zhì)量可靠，同時要組織力量與供應(yīng)廠商直接進(jìn)行多輪磋商和價格談判，擺脫中間經(jīng)銷代理環(huán)節(jié)，降低采購成本，提升采購價格的合理性。

2.3 ? 積極和服務(wù)對象做好溝通和協(xié)調(diào)工作

由于“智慧校園”項目系統(tǒng)主要是為學(xué)校教師和學(xué)生開發(fā)，并且是基于高校自身實際情況進(jìn)行的，所以在整體管理過程中，要積極和師生做好溝通協(xié)調(diào)工作。一是在“智慧校園”項目上線并且試運(yùn)行以后，要積極組織學(xué)生和教師使用系統(tǒng)，首先要對系統(tǒng)目前所有的操作流程至少進(jìn)行一遍完整試用，并對系統(tǒng)自帶的各類功能至少進(jìn)行一遍完整試用;其次對在試用過程中發(fā)現(xiàn)的系統(tǒng)缺陷或優(yōu)化需求，要及時反饋至高?！爸腔坌@”項目牽頭管理部門;最后要在試用期尾聲，及時組織包括高校領(lǐng)導(dǎo)班子成員、科室干部員工、一線教職工，相關(guān)學(xué)生代表等進(jìn)行溝通研究，進(jìn)一步明確問題和不足。二是高校“智慧校園”項目牽頭管理部門切實負(fù)起牽頭責(zé)任，包括對系統(tǒng)試用期間各參與對象的盡責(zé)情況進(jìn)行管理和督促，對相關(guān)人員的試用結(jié)果進(jìn)行確認(rèn);對可能發(fā)現(xiàn)的系統(tǒng)缺陷聯(lián)系合作公司進(jìn)行緊急修復(fù);在試用期結(jié)束后對使用系統(tǒng)進(jìn)行整體評估，確保系統(tǒng)如期正式推廣等。

2.4 ? 加大資源投入

科學(xué)合理、充分有效的資源投入，是“智慧校園”項目順利實施的重要保障。因此，高校應(yīng)根據(jù)“智慧校園”項目系統(tǒng)各項戰(zhàn)略工作的要求，積極穩(wěn)妥地安排各項資源投入，兼顧當(dāng)前效益與長期效益，優(yōu)化資源投向，保障重點目標(biāo)，大力提高資源投入的有效性。一是要做好人力資源投入。在新的治理結(jié)構(gòu)下，高校要協(xié)調(diào)好“智慧校園”項目全局工作，加強(qiáng)需求管理和基礎(chǔ)信息標(biāo)準(zhǔn)管理，推進(jìn)系統(tǒng)建設(shè)，在此基礎(chǔ)上加大系統(tǒng)架構(gòu)的資源投入，形成較強(qiáng)的全局技術(shù)架構(gòu)管理能力，要重點培養(yǎng)設(shè)計人員，保持在“智慧校園”項目設(shè)計開發(fā)方面的能力，對外圍系統(tǒng)、部分管理類系統(tǒng)或業(yè)內(nèi)有成熟產(chǎn)品而高校自身無專業(yè)經(jīng)驗的“智慧校園”系統(tǒng)可以采取外包或外購策略，但是要培養(yǎng)一支精干的測試隊伍，承擔(dān)系統(tǒng)測試、測試管理和測試環(huán)境建設(shè)工作，同時考慮將部分測試任務(wù)外包，加大應(yīng)用維護(hù)人員投入，緩解“智慧校園”系統(tǒng)需求增長帶來的運(yùn)行壓力。此外，還要補(bǔ)充信息技術(shù)管理人員，使項目管理等各項工作有效開展，支持部門有效運(yùn)作。二是做好財力投入。要加大系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施投入，提升“智慧校園”項目系統(tǒng)的業(yè)務(wù)連續(xù)性等級，按發(fā)展的要求和技術(shù)發(fā)展的趨勢升級各系統(tǒng)的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，打造穩(wěn)定、快速、安全的基礎(chǔ)設(shè)施平臺;加大系統(tǒng)開發(fā)方面的投入，要在需求、架構(gòu)統(tǒng)一管控的基礎(chǔ)上加快各類系統(tǒng)建設(shè)，提高各系統(tǒng)對校園師生需求變化的支持能力。

3 ? ? 結(jié) 語

伴隨著物聯(lián)網(wǎng)在各個領(lǐng)域的全面應(yīng)用，“智慧校園”項目已經(jīng)成為很多學(xué)校提高創(chuàng)新能力的重要體現(xiàn)。尤其是近年來，由于信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高校規(guī)模迅速擴(kuò)展、師生需求變化對科技力量支撐的要求越來越高，使高校管理和服務(wù)系統(tǒng)升級完善的現(xiàn)實需要已經(jīng)變得日益迫切、刻不容緩，“智慧校園”項目正是一個重要趨勢，但是在“智慧校園”項目實施過程中，流程管理又是關(guān)鍵性工作，本文對此提出了若干思考，希望提供一些有益參考和借鑒。

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