勘察設(shè)計(jì)企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的實(shí)施問(wèn)題與對(duì)策研究

黃琰延

[摘 要]財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心作為企業(yè)集中管理模式下的最新應(yīng)用，近年來(lái)已在全球各中大型集團(tuán)企業(yè)中快速展開(kāi)，將不同單位、位于不同地點(diǎn)的實(shí)體會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)拿到一個(gè)共享中心來(lái)記賬和報(bào)告，通過(guò)有效的運(yùn)作模式來(lái)解決大型集團(tuán)公司財(cái)務(wù)職能建設(shè)中的重復(fù)投入和效率低下等弊端。財(cái)務(wù)共享模式給企業(yè)管理方式帶來(lái)了重要變革，對(duì)原有的管理模式造成了一定沖擊?；诖耍疚膶⒎治銎髽I(yè)在實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心存在的一些問(wèn)題，并提出相應(yīng)對(duì)策。

[關(guān)鍵詞]勘察設(shè)計(jì)企業(yè);財(cái)務(wù);服務(wù)中心;共享服務(wù)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.24.016

[中圖分類號(hào)]F406.7;F426.22[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2019）24-00-02

0 ? ? 引 言

近年來(lái)，全球各大企業(yè)將互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息化技術(shù)與財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心（FSSC）相結(jié)合，與此同時(shí)，企業(yè)的財(cái)務(wù)與前端業(yè)務(wù)活動(dòng)有機(jī)結(jié)合，如何實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)財(cái)信息生態(tài)鏈完整對(duì)接，推動(dòng)企業(yè)管理變革是在這種背景下亟待解決和探討的問(wèn)題。

1 ? ? 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的應(yīng)用與必要性

財(cái)務(wù)共享模式作為一種新的財(cái)務(wù)管理模式，是企業(yè)集中管理模式在財(cái)務(wù)管理上的最新應(yīng)用。企業(yè)財(cái)務(wù)共享模式以費(fèi)用報(bào)銷審核作為源頭切入，解決了內(nèi)控管理流程固化問(wèn)題，使會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化大大提高，實(shí)現(xiàn)了資金集中管理;同時(shí)，財(cái)務(wù)共享中心通過(guò)表單內(nèi)的信息維度建立與錄入工作完成企業(yè)大數(shù)據(jù)采集，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集、統(tǒng)計(jì)使用標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，從而對(duì)采集到的經(jīng)營(yíng)大數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)開(kāi)展、項(xiàng)目成本和部門組織的效益情況等進(jìn)行事中控制和事后分析，最終推動(dòng)企業(yè)資源要素有效利用。在財(cái)務(wù)共享模式下，企業(yè)極大地提升了效率，以較低的人工、系統(tǒng)成本增幅滿足較高的業(yè)務(wù)需求，是現(xiàn)代化競(jìng)爭(zhēng)的需要。

2 ? ? 勘察設(shè)計(jì)企業(yè)在財(cái)務(wù)共享模式下存在的問(wèn)題

2.1 ? 企業(yè)原有管理組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程不足

企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是圍繞企業(yè)管理制度體系建設(shè)的，通過(guò)對(duì)企業(yè)的制度流程梳理整合，打通業(yè)財(cái)系統(tǒng)之間的信息孤島，從而促進(jìn)企業(yè)管理協(xié)同。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)既有為滿足企業(yè)信息使用、賬務(wù)處理表單內(nèi)容等此類直觀看到和使用到的維度信息建設(shè)，還有為滿足企業(yè)管理、業(yè)財(cái)需要的流程梳理、數(shù)據(jù)共享的體系建設(shè)。但由于企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)、組織結(jié)構(gòu)不盡相同，即使組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程在設(shè)置初期統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，也會(huì)隨著企業(yè)擴(kuò)張、戰(zhàn)略目標(biāo)、新業(yè)務(wù)的出現(xiàn)等因素發(fā)生改變。目前，我國(guó)很多企業(yè)在管理職能和流程上均存在重復(fù)、標(biāo)準(zhǔn)化程度不高等現(xiàn)象，這些都會(huì)影響財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立和在企業(yè)管理中的運(yùn)行。

2.2 ? 企業(yè)制度更新和過(guò)程責(zé)任控制不足

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的一切審核審批均依賴于企業(yè)的管理制度、操作制度、財(cái)務(wù)制度，當(dāng)企業(yè)制度和操作規(guī)范建設(shè)和重塑速度過(guò)慢或過(guò)快時(shí)都將會(huì)影響財(cái)務(wù)共享中心的整體運(yùn)作效率;同時(shí)，在財(cái)務(wù)共享模式下，往往一項(xiàng)業(yè)務(wù)由數(shù)名人員共同完成，但由于一些業(yè)務(wù)的責(zé)任控制環(huán)節(jié)模糊，存在業(yè)務(wù)出現(xiàn)錯(cuò)誤難以明確責(zé)任的現(xiàn)象。

2.3 ? 企業(yè)人員與管理不足

企業(yè)在建立和運(yùn)營(yíng)自身財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心時(shí)，企業(yè)內(nèi)各層級(jí)間對(duì)業(yè)務(wù)和流程的管理、溝通以及相關(guān)人員的綜合素質(zhì)始終是重要所在。一些企業(yè)對(duì)此缺乏認(rèn)識(shí)或相關(guān)人才缺失，導(dǎo)致設(shè)計(jì)及優(yōu)化方案存在短板，最終執(zhí)行困難，極大影響了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的作用發(fā)揮。企業(yè)在財(cái)務(wù)共享模式下，流程審批、相關(guān)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、使用已不再局限于某一個(gè)人或某一部門，企業(yè)原有的組織結(jié)構(gòu)、職責(zé)均會(huì)發(fā)生新的變化，容易出現(xiàn)抵觸情緒、互相推諉等情況，成為變革和推廣的阻力，從而影響企業(yè)的整體效率。

2.4 ? 企業(yè)信息安全管理不足

企業(yè)在財(cái)務(wù)共享模式后的人員信息、業(yè)務(wù)信息、財(cái)務(wù)信息等重要數(shù)據(jù)均通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交互，不再局限于紙質(zhì)檔案，解決了紙質(zhì)檔案不便捷、不利于保存、查找不方便的困難，但同時(shí)面臨著計(jì)算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全、管理安全等方面帶來(lái)的新挑戰(zhàn)，若不加以防患將會(huì)給企業(yè)帶來(lái)難以恢復(fù)的損失。

2.5 ? 企業(yè)財(cái)務(wù)執(zhí)行力度不足

大多企業(yè)公司都建立了財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度，但在財(cái)務(wù)內(nèi)部控制執(zhí)行方面還存在許多問(wèn)題。財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度“掛在墻上，留在嘴上”，財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度沒(méi)有落地執(zhí)行。對(duì)于公司領(lǐng)導(dǎo)的執(zhí)行方面，一些公司的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為財(cái)務(wù)內(nèi)部控制是為了管理員工制定的，自己可以不用按照財(cái)務(wù)內(nèi)部控制要求自己，沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)規(guī)章制度的自覺(jué)性。一些財(cái)務(wù)人員存在好人思想，不敢要求領(lǐng)導(dǎo)遵守有關(guān)規(guī)定，導(dǎo)致財(cái)務(wù)內(nèi)控在領(lǐng)導(dǎo)面前失效。還有公司在具體執(zhí)行過(guò)程中沒(méi)有做到事后嚴(yán)格落實(shí)，缺少對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)控制度落實(shí)情況的后期追蹤。部分單位甚至在制定財(cái)務(wù)內(nèi)控制度過(guò)程中，并未深刻地認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的重要性，沒(méi)有結(jié)合企業(yè)具體的實(shí)際情況制定出可操作性強(qiáng)的財(cái)務(wù)內(nèi)控制度，沒(méi)有將科學(xué)化的管理理念應(yīng)用到具體實(shí)踐工作中。

3 ? ? 勘察設(shè)計(jì)企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的實(shí)施對(duì)策

3.1 ? 轉(zhuǎn)化企業(yè)管理模式和思維

企業(yè)在財(cái)務(wù)共享模式下要想達(dá)到高質(zhì)高效，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合，就要進(jìn)行管理創(chuàng)新。財(cái)務(wù)共享模式下最大的改變是企業(yè)管理體系變革，需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者們以創(chuàng)新的姿態(tài)來(lái)推進(jìn)和協(xié)調(diào)，為財(cái)務(wù)共享成功實(shí)施提供有力的組織保障;同時(shí)，企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)施初期往往不能看到好的效果，需要企業(yè)在建設(shè)中根據(jù)實(shí)際情況抓住主要問(wèn)題，通過(guò)建設(shè)固化、平穩(wěn)過(guò)渡、精益求精分步進(jìn)行，需要企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者為此提供支持。使財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在企業(yè)中順利運(yùn)作，企業(yè)需充分考慮集團(tuán)內(nèi)各子公司、分公司業(yè)務(wù)類型、稅收政策、管理需求等差異情況，采用適時(shí)制理念（JIT）、精益生產(chǎn)（Lean Manufacturing）等管理辦法重新設(shè)計(jì)企業(yè)流程（Business Process Reengineering），將組織結(jié)構(gòu)以及業(yè)務(wù)流程集中細(xì)分，整合冗余，對(duì)企業(yè)成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等領(lǐng)域進(jìn)行改進(jìn)。

3.2 ? 更新企業(yè)制度與管控

企業(yè)在財(cái)務(wù)共享模式下的制度修訂應(yīng)遵循適時(shí)、適度、適當(dāng)?shù)脑瓌t，以避免各項(xiàng)制度、規(guī)范建設(shè)或重塑周期過(guò)長(zhǎng)或過(guò)于頻繁，導(dǎo)致財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心難以配合完成相應(yīng)維度、流程建設(shè)，或者影響業(yè)務(wù)人員、審核人員的體驗(yàn)感。企業(yè)應(yīng)當(dāng)在理清流程的同時(shí)明確相關(guān)崗位責(zé)任并盡可能將相關(guān)控制嵌入系統(tǒng)中，從而源頭把控，降低相關(guān)崗位責(zé)任風(fēng)險(xiǎn);企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)當(dāng)建立運(yùn)營(yíng)監(jiān)控管理，利用BI數(shù)據(jù)可視化針對(duì)表單、人員運(yùn)用優(yōu)化調(diào)整、宣傳培訓(xùn)等方法降低錯(cuò)誤率、審核駁回率。

3.3 ? 提高企業(yè)管理協(xié)同與人員素質(zhì)

企業(yè)在建設(shè)財(cái)務(wù)共享模式時(shí)，業(yè)務(wù)層、管理層人員需相互溝通、共同參與，設(shè)計(jì)出一個(gè)良好的管理控制系統(tǒng)（Management Control System）進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部管理協(xié)調(diào)，從而引導(dǎo)管理工作實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)，管理控制系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)包含設(shè)定目標(biāo)、計(jì)劃執(zhí)行、質(zhì)量監(jiān)控、評(píng)價(jià)激勵(lì)、反饋更新。在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建以及運(yùn)營(yíng)中，人才是關(guān)鍵因素。在財(cái)務(wù)共享模式下，工作人員需要財(cái)務(wù)管理方面的知識(shí)以及信息系統(tǒng)、大數(shù)據(jù)、管理控制等專業(yè)知識(shí)，還需要具有熟悉企業(yè)管理和業(yè)務(wù)情況、溝通協(xié)調(diào)、邏輯分析等綜合能力。相關(guān)人才選用上，企業(yè)可從以下幾方面著手：第一，核心成員以內(nèi)部挖掘?yàn)橹?，從熟悉企業(yè)內(nèi)部管理、了解信息建設(shè)前沿等多方面綜合考慮;第二，制訂好長(zhǎng)期隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃，培養(yǎng)建立企業(yè)復(fù)合型管理人才組織保障體系;第三，適當(dāng)增加具備一定財(cái)務(wù)知識(shí)和業(yè)務(wù)水平的輔助管理人員，完成業(yè)務(wù)指導(dǎo)、初期把關(guān)、溝通解決的一些工作，形成業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)、財(cái)務(wù)與共享之間的橋梁，讓工作更為順利高效。

3.4 ? 構(gòu)建在財(cái)務(wù)共享模式下的信息安全對(duì)策

在共享模式下，企業(yè)信息安全可歸結(jié)為內(nèi)部與外部?jī)纱蠓矫妫浩髽I(yè)信息安全內(nèi)部影響因素有系統(tǒng)賬戶信息及權(quán)限管理、企業(yè)的信息及備份安全管理;外部影響因素則有計(jì)算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)安全等。每年因信息泄露給企業(yè)造成嚴(yán)重?fù)p失的事件不勝枚舉，所以對(duì)企業(yè)信息安全內(nèi)部來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)建立起系統(tǒng)信息管理體系以及運(yùn)用密碼策略、人臉指紋識(shí)別等技術(shù)對(duì)企業(yè)相關(guān)人員信息、權(quán)限授權(quán)予以管控。具體來(lái)說(shuō)就是確保企業(yè)員工只對(duì)其工作范圍內(nèi)的信息擁有相應(yīng)控制權(quán)限而無(wú)法接觸到其他信息，同時(shí)確保員工調(diào)崗或離職時(shí)及時(shí)收回相應(yīng)權(quán)限，確保信息安全可控。企業(yè)的數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)應(yīng)當(dāng)注意數(shù)據(jù)備份策略，備份計(jì)劃、備份數(shù)據(jù)校對(duì)、異地災(zāi)備有序管理都可確保企業(yè)信息安全。

4 ? ? 結(jié) 語(yǔ)

數(shù)據(jù)這個(gè)新時(shí)代的工具正在默默地影響著企業(yè)的關(guān)系、知識(shí)、管理、安全。用好大數(shù)據(jù)，將使員工更為清晰、明白、客觀、準(zhǔn)確地認(rèn)知和管理好企業(yè)。此外，還要認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)并不是簡(jiǎn)單的財(cái)務(wù)系統(tǒng)更新，而是企業(yè)管理模式升級(jí)，需要企業(yè)全體員工秉著“業(yè)財(cái)融合”的理念，齊心協(xié)力打造具有長(zhǎng)久生命力及企業(yè)特色的業(yè)財(cái)共享平臺(tái)，以財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心作為支點(diǎn)，以信息化管理為杠桿，為企業(yè)提供戰(zhàn)略保障。

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