淺析大數(shù)據(jù)背景下中石化科技檔案的管理與創(chuàng)新

王萍

[摘 ? ?要] 當今社會是一個大數(shù)據(jù)的時代，數(shù)據(jù)是各個生產(chǎn)生活部門極為重要的一大因素，企業(yè)發(fā)展的趨勢是現(xiàn)代化和科技化。對檔案的有效管理，并在此基礎上對檔案管理工作進行一系列的創(chuàng)新是一大熱點問題。目前大數(shù)據(jù)研究逐漸深入到各個企業(yè)，數(shù)據(jù)挖掘和分析是企業(yè)決策的重要因素，企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)為決策提供了基礎。在此背景下，大數(shù)據(jù)在中石化科技檔案的管理創(chuàng)新方面的作用越來越大。

[關鍵詞] 大數(shù)據(jù);中石化;科技檔案;管理;創(chuàng)新

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 23. 069

[中圖分類號] G271 ? ?[文獻標識碼] ?A ? ? ?[文章編號] ?1673 - 0194（2019）23- 0162- 03

0 ? ? ?前 ? ?言

當前，隨著我國的經(jīng)濟和社會的進步，我國的信息技術獲得了極大程度的發(fā)展，單位檔案管理的水平也在不斷提高，更加合理化。一定程度上在受到大數(shù)據(jù)的影響，單位檔案管理面臨機遇的同時也面臨著挑戰(zhàn)。所以檔案管理工作需要及時做制訂改革措施，不斷創(chuàng)新管理機制，加大對大數(shù)據(jù)的運用，明確工作內(nèi)容，使用先進的技術手段，將檔案管理工作做得更加完善，為其他相關工作打好基礎。

1 ? ? ?大數(shù)據(jù)概念

大數(shù)據(jù)在含義上也可以理解為海量信息，通常情況下指的是通過一些常規(guī)軟件的運用，集合和整理數(shù)據(jù)，作為基石推動單位的發(fā)展。大數(shù)據(jù)的特點主要有四個[1]。

1.1 ? 大容量

可存儲的數(shù)據(jù)量比較大，使用互聯(lián)網(wǎng)進行數(shù)據(jù)收集工作，從而形成一定規(guī)模的數(shù)據(jù)庫，以供使用。

1.2 ? 多樣性

數(shù)據(jù)的內(nèi)容和格式都具有這個特點，表現(xiàn)形式也很廣泛，例如視頻、圖片等。

1.3 ? 速度快

表現(xiàn)為數(shù)據(jù)產(chǎn)生快和處理快速。

1.4 ? 真實性

真實性是一個關鍵的特征，數(shù)據(jù)對決策的重要程度是衡量數(shù)據(jù)重要性的主要標準。如果數(shù)據(jù)的真實性很高，那么數(shù)據(jù)的質(zhì)量就很高。

2 ? ? ?檔案管理運用大數(shù)據(jù)的必要性

2.1 ? 促進建設智慧企業(yè)

將大數(shù)據(jù)運用在檔案管理之中，可以充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)的積極作用，促進智慧企業(yè)的發(fā)展。國家提倡資源節(jié)約型建設，最大程度地降低信息風險，利用群眾基礎，發(fā)揮群眾中的有效信息，結合自己的工作內(nèi)容，建設現(xiàn)代化信息機制。檔案中數(shù)據(jù)信息對于企業(yè)的決策有著極大的影響，通過對信息的有效整合，可以科學地進行決策，根據(jù)檔案中的大數(shù)據(jù)庫，建設現(xiàn)代化的科學體系。數(shù)據(jù)信息的輔助作用對創(chuàng)新檔案管理工作的處理方式有積極作用，可以促進檔案管理工作順利開展[2]。

2.2 ? 促進實現(xiàn)電子文件檔案管理

當今社會，電子文件越來越多，促進了電子文件的發(fā)展。即使電子文件中包含的有效信息量比較大，但尋找有效信息的過程中，不能確保信息管理工作做到位，甚至還可能出現(xiàn)鑒定問題。通常鑒定人員鑒定方式使用閱讀，但可能引發(fā)效果不好的問題。如果運用了大數(shù)據(jù)技術，分析工作就采用宏觀鑒定模式，可以有效分析數(shù)據(jù)價值的高低，整合有效信息，建立健全處理機制。大數(shù)據(jù)的種類主要有非結構化、半結構化、結構化等，有了大數(shù)據(jù)的支持，就可以將數(shù)據(jù)的規(guī)模發(fā)展壯大，形成大規(guī)模的數(shù)據(jù)庫，保證運用時的質(zhì)量。

2.3 ? 檔案數(shù)據(jù)儲存與備份更方便

大數(shù)據(jù)背景下，海量數(shù)據(jù)存儲技術將檔案存儲空間擴大，將有效信息進行整合，建立數(shù)據(jù)庫，方便之后的運用，保證使用質(zhì)量。當今社會信息技術不斷發(fā)展，檔案管理工作中需要的信息量也明顯在上升，這會導致一種數(shù)據(jù)飽和的現(xiàn)象。數(shù)據(jù)飽和后，很多有效信息不能及時進入管理文件中，影響檔案管理工作的順利開展，而且不能及時更新數(shù)據(jù)信息。運用大數(shù)據(jù)技術后，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)被擴大，增加了可存儲空間，另外，還可以優(yōu)化數(shù)據(jù)庫的結構形式，降低使用成本，工作效率也會隨之上升。

2.4 ? 滿足企業(yè)檔案發(fā)展的需要

傳統(tǒng)檔案管理中，工作人員的工作只是在計算機上進行，工作內(nèi)容不能及時改革發(fā)展，管理機制不能及時更新，這就導致檔案數(shù)據(jù)會產(chǎn)生封閉現(xiàn)象，不能與外界及時進行溝通發(fā)展，管理效果也會不斷下降，工作受到嚴重阻礙。運用大數(shù)據(jù)技術后，檔案管理機制也會更加多元化，利于建設現(xiàn)代化管理機制，提高管理水平，優(yōu)化結構模式，通過先進的管理方式，促進企業(yè)檔案管理工作的不斷發(fā)展與進步，創(chuàng)新協(xié)調(diào)發(fā)展，根據(jù)不同的數(shù)據(jù)處理要求，建立不同的管理機制，形成不同的管理模式，最大程度促進企業(yè)發(fā)展。

2.5 ? 協(xié)調(diào)知識與實體管理的關系

工作人員通過使用大數(shù)據(jù)技術，在管理檔案時可以更加協(xié)調(diào)好知識和實體管理之間的關系，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理機制，最大程度利用有效數(shù)據(jù)，挖掘深層次有價值的信息。工作人員在服務工作中將知識服務立為核心工作，建立新型服務體制，還可以創(chuàng)建不同類型引擎系統(tǒng)，全面分析整合數(shù)據(jù)知識，提高信息管理水平，可以通過不同的方式找到所需資源，全面應用該技術，提高管理水平，滿足發(fā)展需求。

3 ? ? ?促進檔案管理的有效措施

3.1 ? 培養(yǎng)檔案管理人才

任何工作都離不開大量的人才，而且在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作需要的人才更要具備高的素質(zhì)水平。在傳統(tǒng)的管理工作中，工作人員往往專業(yè)水平并不高，相關的數(shù)據(jù)知識認識度也不夠，所以僅僅依靠設備無法根本性解決難題，管理工作的效率無法提升，因此就需要培養(yǎng)高素質(zhì)的管理人員，為達到這一目的，需要各方面進行推動[3]。

3.1.1 ? 政府鼓勵

鼓勵高校人才培養(yǎng)模式進行轉(zhuǎn)型，培養(yǎng)復合型人才，加強信息化和檔案管理專業(yè)的發(fā)展。

3.1.2 ? 放寬視野

引進國外的高素質(zhì)人才，在大數(shù)據(jù)背景下指導我國檔案管理工作。

3.1.3 ? 加大資金投入

政府投入更多的資金支持培養(yǎng)高素質(zhì)人才，因為人才培養(yǎng)需要人力、時間、資金等的同時支持，這才可以加快高素質(zhì)人才的培養(yǎng)。

3.2 ? 提高檔案管理的安全性

大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作更加便利，工作效率也不斷提高，檔案管理工作中需要的資金支持也不斷減少，但數(shù)據(jù)丟失的可能性也隨之上升，所以必須加強檔案管理中信息安全性問題，才能將工作繼續(xù)進行下去。當今社會，體積很小的內(nèi)存卡就可以存儲大量信息，但病毒的危險性也隨之上升，一旦病毒入侵，信息馬上就會損失，這就要求在檔案管理中，必須提高數(shù)據(jù)的安全性。首先，管理人員必須具備很高的信息安全意識，最大程度避免病毒入侵損壞文件;其次，政府也要出臺相關政策法規(guī)，通過規(guī)范化的工作細則，指導工作人員按要求處理數(shù)據(jù)。

3.3 ? 優(yōu)化人才管理模式

我國檔案管理人員大多是老年人，中年人就比較少，相對來說，年輕人基本不會選擇檔案管理工作。這就導致一定程度上工作水平相對較低，年輕的優(yōu)秀人才很少參與這項工作。這與大數(shù)據(jù)時代需要更多的優(yōu)秀人才的現(xiàn)狀相悖，信息管理工作很難繼續(xù)發(fā)展。這就要求工作人員進行人員結構優(yōu)化調(diào)整，努力改變?nèi)鄙賰?yōu)秀人才的現(xiàn)狀，通過優(yōu)異的條件吸引更多的優(yōu)秀人才參與進來，努力達到“年輕人為主、中年人為輔、老年人參與”的新型模式。

4 ? ? ?檔案管理工作創(chuàng)新措施

4.1 ? 更新檔案管理工作觀念

大數(shù)據(jù)時代要求檔案管理工作更加嚴格，簡單的檔案歸檔和整理已經(jīng)失去了生存空間，所以要想加快創(chuàng)新還需要先轉(zhuǎn)變工作觀念，了解單位實際需求，開展創(chuàng)新工作，轉(zhuǎn)變服務方式。另外，部分單位對于保密工作要求很高，使得人們在查閱信息時經(jīng)常遇到困難，也影響了工作。當今的時代背景要求加快轉(zhuǎn)變發(fā)展觀念，基礎的信息可以適當公開，提高服務質(zhì)量，發(fā)揮信息價值[4]。

4.2 ? 加強技術創(chuàng)新

當前在檔案管理中存在著信息利用率比較低的問題。所謂檔案管理就是利用既有的信息，發(fā)揮其潛在的價值，但目前情況下信息利用率不高，所以工作效率也并不高。為了解決這一問題，在當前大數(shù)據(jù)背景下，應當充分結合檔案管理和大數(shù)據(jù)技術，推動檔案管理不斷創(chuàng)新進步。主要從兩方面展開，一是利用大數(shù)據(jù)的云存儲，資源信息不斷共享;二是充分利用云計算，提高檔案管理中數(shù)據(jù)計算能力。

4.3 ? 加強檔案管理服務創(chuàng)新

工作的創(chuàng)新還應在服務工作上有所表現(xiàn)，當使用者需要某些檔案數(shù)據(jù)信息時，主要通過搜索引擎來實現(xiàn)，所查到的結果對信息的利用率有很大影響。所以在檔案管理工作中，要不斷完善智能檢索，利用大數(shù)據(jù)技術的支持，提高檢索效率。企業(yè)可以構建相應的數(shù)據(jù)模型，對存儲的信息分類整理，可以更精確地預測檢索的數(shù)據(jù)結果，利用各種各樣的算法精確處理數(shù)據(jù)，使得使用者可以在大量的數(shù)據(jù)信息中更加方便地找到自己需要的信息。

4.4 ? 加強檔案管理安全工作創(chuàng)新

檔案中通常有很多的機密信息，所以在存儲這些信息時要加強安全保密工作。當前互聯(lián)網(wǎng)技術發(fā)展的越來越快，如果不做好安全保密工作，機密信息很容易被竊取，會對相關單位產(chǎn)生很嚴重的影響，所以更需要加強安全管理工作，要做到與時俱進，不斷更新技術支持，提高安全保密性。要對工作人員進行制度上的約束，所有人員均需要嚴格按照規(guī)章制度進行工作，降低內(nèi)部安全隱患發(fā)生的紀律;加強計算機安全防護性能，不斷更新防火墻技術，配置最高等級 安全軟件和技術，從硬件上加強安全管理;不斷引進專業(yè)的檔案管理人才，利用所學知識技能，發(fā)揮所長，推動管理工作不斷創(chuàng)新，繼而推動檔案管理工作更加健康發(fā)展進步。

4.5 ? 開發(fā)適合檔案管理的大數(shù)據(jù)分析工具

利用大數(shù)據(jù)進行檔案管理比較復雜，需要運用很多的技術支持，所以單位需要加強與大數(shù)據(jù)公司的交流合作，可以產(chǎn)生互利共贏的效果。大數(shù)據(jù)公司可以利用單位提供的數(shù)據(jù)支持不斷完善技術，單位可以利用大數(shù)據(jù)公司的技術完善管理工作。所以就單位來講，需要找到適合自己的分析工具，利用大數(shù)據(jù)技術的支持，不斷完善管理工作，提高檔案管理工作質(zhì)量[5]。

5 ? ? ?結 ? ?語

當今時代背景下，利用大數(shù)據(jù)進行檔案管理工作是大勢所趨。我國經(jīng)濟不斷發(fā)展，檔案信息量增長的速度越來越快，而且社會給檔案管理提出了越來越高的要求，這對單位的檔案管理工作來說是一個巨大的挑戰(zhàn)。但帶來挑戰(zhàn)的同時也帶來了很大的機遇，挑戰(zhàn)與機遇總是并存的，分析大數(shù)據(jù)在檔案管理中的應用特點，根據(jù)所需不斷創(chuàng)新完善管理工作，才能使得其更加健康運行，才能不斷完善發(fā)展。

主要參考文獻

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[3]關媛瑞.淺談大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理[J].中國管理信息化，2016，19（20）：179.

[4]王德英.淺談大數(shù)據(jù)背景下機關單位檔案管理工作創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務，2019（8）：98.

[5]熊煒.大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理創(chuàng)新研究[J].管理觀察，2018（26）：84-85，88.