就業(yè)服務(wù)中心檔案管理工作的要點(diǎn)探究

王睿卓

(黑龍江省農(nóng)墾哈爾濱就業(yè)服務(wù)中心，黑龍江 哈爾濱 150040)

要想將檔案管理工作的作用充分體現(xiàn)出來，則需要改變以往的管理模式，結(jié)合就業(yè)服務(wù)中心的發(fā)展趨勢，對管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，更新管理內(nèi)容，將信息技術(shù)融入到檔案管理工作中，提高信息化水平，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為人們提供服務(wù)，優(yōu)化管理流程，保證各項(xiàng)工作的規(guī)范化開展，創(chuàng)新管理模式，為工作的開展提供新的方向，這是提高就業(yè)服務(wù)中心服務(wù)水平的重要途徑，要掌握相關(guān)要點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)對檔案工作的科學(xué)管理。

一、加強(qiáng)信息化建設(shè)，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為人們提供服務(wù)

在信息技術(shù)大面積普及和應(yīng)用的影響下，就業(yè)服務(wù)中心的檔案管理工作也需要將信息技術(shù)融入到各項(xiàng)工作中，建立完善的網(wǎng)絡(luò)信息管理平臺。要做好各類人員的信息管理工作，對求職人員的基礎(chǔ)信息進(jìn)行收集和管理，并建立數(shù)據(jù)庫，可以對人員信息進(jìn)行快速查閱，只有掌握求職人員的各方面信息，才能實(shí)現(xiàn)為人員提供有效的就業(yè)服務(wù)。管理人員可以將這類信息錄入到網(wǎng)絡(luò)信息管理平臺，平臺可以根據(jù)相關(guān)口令對信息資料進(jìn)行分類整理，再通過網(wǎng)絡(luò)平臺為求職人員提供適合的工作崗位，為求職人員提供針對性的建議，有助于提升整體的服務(wù)水平，讓各類人員可以迅速就業(yè)，推動社會的進(jìn)一步發(fā)展。

以往的檔案資料都在紙張中記錄，由于人才數(shù)量比較多，紙質(zhì)檔案的數(shù)量也比較大，需要較大的空間進(jìn)行檔案資料的存儲，而且在使用期間也容易出現(xiàn)損壞的情況下，對后續(xù)的查詢和應(yīng)用有著一定的影響。在進(jìn)行檔案資料管理的過程中，可以通過改變檔案資料的存儲方式來提高檔案管理水平，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，將紙質(zhì)檔案錄入到計(jì)算機(jī)設(shè)備中，并建立完善的數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)對檔案資料的有效管理。這種數(shù)字化管理方式的優(yōu)點(diǎn)有很多，一方面可以減輕工作人員的壓力，另一方面可以為資料的應(yīng)用提供便利，提高了整體的應(yīng)用效率。就業(yè)務(wù)中心管理人員也需要將檔案信息資料的作用充分發(fā)揮出來，建立完善的檔案信息資料管理機(jī)構(gòu)，為后續(xù)工作的開展奠定基礎(chǔ)，同時不斷優(yōu)化管理方式，提高管理水平。

二、優(yōu)化管理流程，保證檔案工作規(guī)范化開展

檔案管理工作中涉及到的內(nèi)容有很多，工作流程是否規(guī)范直接影響到管理工作質(zhì)量的好壞，要想提升檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，一定要優(yōu)化管理流程，簡化工作內(nèi)容，確保該項(xiàng)工作可以得到規(guī)范化開展。就業(yè)服務(wù)中心與其他單位的工作性質(zhì)不同，重點(diǎn)在于對檔案信息數(shù)據(jù)的收集和整理，只有保證信息資料的準(zhǔn)確性，才能提高服務(wù)質(zhì)量和水平，這就需要加強(qiáng)對資料收集和管理環(huán)節(jié)的重視。

首先，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺設(shè)置一個專門的檔案資料收集系統(tǒng)，可以對不同類型就業(yè)人員的檔案資料進(jìn)行收集，會結(jié)合材料的特點(diǎn)，針對性的選擇收集方式，保證檔案資料收集工作的科學(xué)開展，可以對平臺上的檔案資料進(jìn)行補(bǔ)充和完善。

其次，所有與就業(yè)人員或是用人單位簽訂的檔案管理合同，均應(yīng)當(dāng)以契約形式對雙方應(yīng)當(dāng)享有的權(quán)利及履行的義務(wù)進(jìn)行明確，并對形成的材料進(jìn)行及時收集和歸檔保存。

再次，保證信息資料的準(zhǔn)確性和完整性是工作開展的基礎(chǔ)，其他單位沒有扣留檔案資料的權(quán)利，不能將相關(guān)資料進(jìn)行轉(zhuǎn)出。就業(yè)服務(wù)中心管理人員會對檔案資料進(jìn)行全面檢驗(yàn)，保證檔案資料的完整性，如果出現(xiàn)缺失的情況，則需要采用多種方法來對資料進(jìn)行完善。

最后，要對檔案資料的收集方式進(jìn)行改進(jìn)，改變以往被動接收就業(yè)人員資料的工作形式，要主動進(jìn)行相關(guān)資料的收集。可以根據(jù)工作需要建立完善的資料存儲系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對檔案資料的統(tǒng)一化管理。可以對用人單位收集的信息資料進(jìn)行錄入和整理，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對這些資料進(jìn)進(jìn)行審核，確定沒有問題之后，就可以將資料存入到數(shù)據(jù)庫中，便于后續(xù)的查詢和應(yīng)用。

此外，隨著我國人事制度改革進(jìn)程的不斷深化，就業(yè)人員的流動將會變得越來越頻繁，因此，就業(yè)服務(wù)中心，應(yīng)當(dāng)對檔案的轉(zhuǎn)遞手續(xù)加以規(guī)范，并將之作為檔案管理的重點(diǎn)工作來抓，從而確保就業(yè)人員的檔案能夠順利轉(zhuǎn)遞。

三、創(chuàng)新管理模式，為工作的開展提供新的方向

近年來，隨著人事派遣制度在我國一些城市的推行，對就業(yè)服務(wù)中心人事檔案管理工作提出了全新的要求。在該制度下，就業(yè)服務(wù)部門成為員工的法定雇主，并全權(quán)負(fù)責(zé)派遣員工的人事管理工作，而用工單位則與就業(yè)服務(wù)部門簽訂人事租賃合同，這樣勞動關(guān)系發(fā)生轉(zhuǎn)移，由此大幅度提升了人力資源的配置和使用效率，也給就業(yè)人員提供了更多的就業(yè)機(jī)會。在人事派遣制度下，人事與勞動關(guān)系的一體化管理格局被打破，就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)成為了人員管理部門，而用人單位則只負(fù)責(zé)對人才的使用。同時，人才資源實(shí)現(xiàn)了高度共享，用人單位可以按照自己的需要對人才進(jìn)行選擇，避免了人才選用不當(dāng)給企業(yè)帶來的影響和損失。此外，原有的編制限額隨之突破，進(jìn)一步滿足了各單位的用人需求。如一些定員定編的單位，可通過人事派遣的方式增加編外員工，這樣無需擴(kuò)大編制，也能解決單位對人才的需求問題。就業(yè)服務(wù)部門在人事派遣制度中是就業(yè)人員的雇主，他們的角色發(fā)生了轉(zhuǎn)變，被派遣人員的人事檔案成為檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容，為對被派遣人員有更加全面的了解，檔案管理部門需要定期對相關(guān)人員的檔案內(nèi)容加以完善，如工作情況、業(yè)績情況、培訓(xùn)考核結(jié)果等等。當(dāng)派遣人員的合同到期之后，如果不再續(xù)簽，其人事關(guān)系仍由就業(yè)服務(wù)部門代理。

結(jié)語：檔案管理工作在開展的過程中，需要明確工作的具體目標(biāo)，圍繞就業(yè)服務(wù)中心的主旨內(nèi)容來開展這項(xiàng)工作，掌握工作中的關(guān)鍵點(diǎn)，通過科學(xué)的管理手段和多樣性的管理方法來提升檔案資料的管理效率，充分挖掘資料的內(nèi)在價值，實(shí)現(xiàn)檔案資料的高效應(yīng)用，借助檔案資料來幫助各類人員解決就業(yè)問題，將就業(yè)服務(wù)中心的服務(wù)理念展示出來，推動社會和諧、穩(wěn)定的發(fā)展。