城市給排水工程檔案資料管理應(yīng)注意的幾個問題

1.宋晶晶 2.王素偉

（1.身份證號碼：4101021990****008X；2.身份證號碼：4110811990****8380）

建筑檔案管理是建筑管理工作中的重要組成部分，是記錄施工人員信息、財政支出信息、工程進展信息的重要工具。但因我國市場經(jīng)濟發(fā)展較晚，建筑管理尚不成熟，建筑行業(yè)的檔案管理存在諸多問題，這些問題嚴重阻礙了企業(yè)正常發(fā)展。

一、城市給排水工程檔案資料管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理措施落后

大多數(shù)建筑施工管理團隊的檔案管理沒有專人負責(zé)，即使有人負責(zé)也僅僅采用傳統(tǒng)管理方法，導(dǎo)致重要文件如重要簽章、合格證等資料收集不全。傳統(tǒng)管理中主要是人的管理，建筑檔案管理人員一般都身兼數(shù)職，造成在審查檔案時或出現(xiàn)疏忽，無法準(zhǔn)確記錄相關(guān)資料及管件問題，致使部分檔案內(nèi)容確實。加之建筑施工本身就是一項大規(guī)模的人力勞動，需要收集及歸檔的信息較多，傳統(tǒng)的檔案管理措施已經(jīng)不能滿足，現(xiàn)階段發(fā)展要求。

（二）缺乏高質(zhì)量的管理人才

任何行業(yè)的發(fā)展都離不開專業(yè)人才，高質(zhì)量的管理人才是整個行業(yè)發(fā)展的重要保證之一?，F(xiàn)階段建筑工程檔案管理人員的從業(yè)狀況來看，中小型的建筑公司的檔案管理多為企業(yè)關(guān)公兼職，他們本職工作可能是會計，也可能是老板，獨立的檔案管理人員較少。在大型建筑企業(yè)中，雖有獨立的檔案管理人員，但缺少專業(yè)化、復(fù)合型檔案管理人員?，F(xiàn)代科技及經(jīng)濟要以，企業(yè)管理要向著信息化、科技化、快速化、精確化方向發(fā)展，但傳統(tǒng)的檔案管理人員無法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理要求，他們大多采用傳統(tǒng)電腦輸入方式或紙質(zhì)登記方式進行，無法依靠互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代科技將企業(yè)的檔案的管理工作正式納入經(jīng)濟發(fā)展大潮流中。

二、城市給排水工程檔案資料管理應(yīng)注意的幾個問題

（一）進一步重視城市給排水工程檔案資料的采集

城市給排水檔案資料真實記錄了城市發(fā)展的軌跡，檔案作為見證歷史發(fā)展的憑證，城市發(fā)展從無到有，從小到大，給排水工程隨著城市發(fā)展，越來越多，地下管網(wǎng)建設(shè)也越來越先進、規(guī)范。與此同時，一定要高度重視城市給排水工程的檔案資料的收集與管理，將其檔案管理與工程建設(shè)同部署、同安排、同實施，定要避免城市發(fā)展初期，由于沒有檔案記錄，在維修維護建設(shè)給排水工程時，只有憑記憶，道路、網(wǎng)道開膛破肚，造成極大的浪費。如果有了健全的檔案記錄，則可避免憑記憶、憑印象的粗暴式施工，使得城市給排水工程在維護、改造以及升級換代等工作得以順利實施。由于城市給排水工程檔案資料工作與工程建設(shè)相比，略顯滯后，其重視程度肯定與工程建設(shè)相比，肯定不足，因此應(yīng)該進一步重視其檔案工作，實施一把手工程，將給排水檔案資料工作融合到項目建設(shè)工程中，與工程同步，納入工程建設(shè)的計劃、質(zhì)量管理體系以及崗位責(zé)任中。并加大宣傳力度，提高給排水工程檔案管理人員的檔案采集意識，深入學(xué)習(xí)給排水工程檔案資料的采集方法，掌握先進的采集方式，同時，由于給排水工程涉及的檔案門類眾多，涉及許多技術(shù)指標(biāo)、參數(shù)，對工程專業(yè)技術(shù)能力要求較高，檔案人員還應(yīng)掌握相應(yīng)的給排水專業(yè)技術(shù)，學(xué)習(xí)了解相關(guān)的工程技術(shù)知識，提高采集檔案資料的能力，有效遴選有價值的檔案資料，指導(dǎo)、監(jiān)督工程技術(shù)人員對有關(guān)數(shù)據(jù)、圖表等檔案的收集。另一方面，注意發(fā)揮工程技術(shù)人員關(guān)于給排水工程檔案資料的作用，形成人人重視檔案資料的良好局面，人人掌握檔案采集方式，切實做好城市給排水工程的檔案資料管理工作。

（二）建章立制，明確責(zé)任，各司其職，確保給排水工程檔案資料管理工作規(guī)范有序

基建項目檔案資料涉及單位眾多，如果沒有健全的制度保障，則檔案資料收集整理管理就會出現(xiàn)無序狀態(tài)，科學(xué)化、規(guī)范化管理就成為一句空話了。給排水建設(shè)單位、建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)、建設(shè)單位工程管理相關(guān)部門以及參建單位應(yīng)實行統(tǒng)籌部署，建設(shè)單位應(yīng)對項目檔案資料管理工作負總責(zé)，實行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，執(zhí)行統(tǒng)一制度。參建單位應(yīng)該加強給排水項目檔案的過程管理，強化前段控制。應(yīng)建立責(zé)任落實、責(zé)任追究制度以及人員配置、經(jīng)費、管理設(shè)備等制度，強化責(zé)任制度。另外還要建立以檔案管理機構(gòu)為核心的，由工程技術(shù)部門、參建單位參與的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，特別是要強化合同管理，建設(shè)單位與參建單位簽訂合同、協(xié)議時，一定要明確檔案資料管理責(zé)任，對項目文件的質(zhì)量要求、套數(shù)、歸檔范圍以及整理標(biāo)準(zhǔn)提出相應(yīng)條目。特別是在評價考核階段，要將給排水檔案資料的質(zhì)量納入一起考核評價，對檔案采集整理歸檔不符合要求的要嚴把出口關(guān)，按照《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》的要求“項目文件是否按要求管理和歸檔作為合同款支付的前提條件”，必要時可以延緩支付合同款項。在管理責(zé)任制度建立的同時，建設(shè)單位要建設(shè)項目管理規(guī)范要求，制定給排水工程檔案的管理制度以及檔案分類方法等管理規(guī)范。

（三）提高給排水檔案資料管理人員素質(zhì)

隨著社會發(fā)展，給排水工程也逐步擴大，給排水工程面臨的問題和環(huán)境也越來越復(fù)雜，給排水檔案資料管理工作也越來越繁重，如果還按照老思維認為其檔案資料管理工作可有可無，不重視人員的配置，讓一些不懂專業(yè)技術(shù)的工作人員擔(dān)任檔案管理工作，必將造成檔案資料管理工作嚴重滯后于給排水工程建設(shè)，影響工程后期質(zhì)量和形象。所以，應(yīng)該進一步把給排水工程檔案資料管理人員的業(yè)務(wù)能力提高放在重要位置。選拔高素質(zhì)的人員，將既懂工程建設(shè)又熟悉檔案管理流程的工作人員充實到檔案管理崗上來，并開展相應(yīng)的培訓(xùn)，打通競職加薪的渠道。發(fā)揮檔案管理工作者的積極性，從而提高給排水檔案資料管理人員的綜合能力，推動給排水工程建設(shè)的有序發(fā)展。

（四）加強信息化、數(shù)字化建設(shè)，提高給排水檔案資料的規(guī)范性和可行性

隨著信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)的給排水檔案資料管理模式已顯落后，必須要改變原有的思維方式，需要完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。更新增添計算機，工程圖紙掃描儀及各種類型的掃描設(shè)備，建立和完善了聲像攝制、播放設(shè)施、媒質(zhì)管理系統(tǒng)。除增添新的設(shè)備外，根據(jù)信息化工作運行中管理系統(tǒng)存在的不足，進一步做了改進、完善和優(yōu)化，使之更加實用，覆蓋辦公和各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。全面加強檔案信息化建設(shè)，做好傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，不斷規(guī)范給排水工程電子文件歸檔和電子檔案管理，實現(xiàn)給排水工程檔案信息系統(tǒng)整合和資源共享。

結(jié)語

總之，城市給排水工程檔案資料管理工作質(zhì)量的好壞嚴重關(guān)系到企業(yè)發(fā)展的未來，必須得到應(yīng)有的重視。