淺析如何做好檔案管理升級后的鞏固提高工作

邵明明

（聯(lián)興鄉(xiāng)衛(wèi)生院，黑龍江 嫩江 161403）

檔案管理部門都是通過對現(xiàn)代化以及自動化控制系統(tǒng)的引進(jìn)，實現(xiàn)進(jìn)一步的管理與升級。工作人員的勞動強度可得到較大幅度的減輕，對管理質(zhì)量以及效率的提升有推動作用。這種管理現(xiàn)狀較為便捷，但是工作人員思想在整體上卻呈現(xiàn)出一種不斷下滑的現(xiàn)象，錯誤的認(rèn)為檔案管理升級后不需要再進(jìn)行任何人工操作，所以不再重視檔案管理工作的重要性，最終導(dǎo)致多種問題與隱患存在于檔案管理工作中。

一、深入貫徹《檔案法》，增強員工守法意識

內(nèi)容完善、執(zhí)行到位的法律法規(guī)，能夠保證各項工作按部就班的完成，對于檔案升級管理來說尤其如此。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在完成檔案升級后的部分企業(yè)，員工由于工作負(fù)擔(dān)減輕了，在進(jìn)行日常工作是產(chǎn)生了驕傲自滿、不思進(jìn)取的思想，在進(jìn)行檔案管理工作時，只要求能夠滿足工作要求即可，不追求管理的高質(zhì)量和高效率。之所以出現(xiàn)這種怠工現(xiàn)象，最根本的原因還在于員工的守法意識不強，或者是缺乏相應(yīng)的監(jiān)督管理部門，《檔案法》沒有得到執(zhí)行和落實。

為在真正意義上實現(xiàn)對檔案管理升級后工作的鞏固，需要從員工著手。針對其知法守法以及護(hù)法教育進(jìn)行不斷強化，不斷加大違法程度處力度。通過提高違法成本的方式鞭策員工，保證檔案管理工作的質(zhì)量不會受到破壞。我國始終高度重視檔案管理工作，《檔案法》及其修訂案頒布可對其進(jìn)行直觀體現(xiàn)，還有其他規(guī)章制度針對檔案管理工作存在，這是檔案立法管理體系不斷完善與優(yōu)化的表現(xiàn)。在實際應(yīng)用過程當(dāng)中存在一種并不完善的現(xiàn)象，并不能真正將法律法規(guī)落實到實處。這需要我們在應(yīng)用傳統(tǒng)法律的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步開展相關(guān)的推廣與宣傳工作。做到每個工作人員心中都有檔案法以及相關(guān)法律，對其責(zé)任感不斷提升。

二、加強人員素質(zhì)培訓(xùn)，不斷充實組織機構(gòu)

在提升檔案管理升級鞏固工作效率過程當(dāng)中，可對多種方法進(jìn)行使用，我們可從檔案管理人員著手，促使現(xiàn)代化管理團(tuán)隊得以順利構(gòu)建。這支團(tuán)隊專業(yè)能力較強，綜合素質(zhì)顯著提高，對檔案管理質(zhì)量的進(jìn)一步提升有積極影響。在構(gòu)建團(tuán)隊時，必須實現(xiàn)對以下幾點要求的嚴(yán)格遵守。

（一）提高員工準(zhǔn)入門檻

在選拔檔案管理人員的過程當(dāng)中，必須嚴(yán)格考核應(yīng)聘人員基本功以及理論知識，同時對相關(guān)工作人員的時間以及動手能力也提出較高要求。必須在進(jìn)入工作崗位后盡快開展各項工作。融入到全新的環(huán)境當(dāng)中。

（二）盡量降低人事調(diào)整和變動頻率

相對于其他工作來說，檔案管理較為穩(wěn)定。如果有頻繁的人事調(diào)動出現(xiàn)在檔案管理工作中，就會導(dǎo)致管理人員不斷流失。新入職的員工并不能在短時間內(nèi)實現(xiàn)對檔案管理操作的全面熟悉與掌握，前后工作在銜接上會存在一定的問題，最終對檔案管理質(zhì)量造成影響。

（三）定期開展在職人員的培訓(xùn)活動

很多部門以及機構(gòu)在檔案管理升級的影響之下，開展信息化管理系統(tǒng)引進(jìn)工作，這對管理人員計算機技術(shù)提出較高要求。為促使當(dāng)管理員工實現(xiàn)對全新工作環(huán)境得盡快適應(yīng)，必須定期開展科學(xué)合理的培訓(xùn)工作，針對管理人員的弱項進(jìn)行有效強化。

三、加強制度建設(shè)，做到有章可循

對于機關(guān)各立檔單位來說，根據(jù)檔案工作的需求，結(jié)合本部門檔案工作的特點，建立健全檔案工作各項規(guī)章制度，是實現(xiàn)檔案工作制度化、規(guī)范化的有力手段。各立檔單位，都應(yīng)建立立卷歸檔、檔案保管、借閱、統(tǒng)計、保密、銷毀等項制度以及檔案的分類方案、檔案員崗位責(zé)任制等。同時要把落實這些制度同貫徹、實施《檔案法》聯(lián)系起來。在檔案管理制度的執(zhí)行過程中，要批評有章不循的現(xiàn)象，處理嚴(yán)重違章人員，維護(hù)制度的嚴(yán)肅性。從而，發(fā)揮這些規(guī)章制度在機關(guān)檔案管理鞏固提高工作中的監(jiān)督和保障作用。

四、做好資料收集工作，保證資料收集齊全

每一個立檔單位之間都會存在一定的差異性。在收集相關(guān)資料時，必須充分結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點，保障資料收集工作的全面性與細(xì)致性。這對檔案資料內(nèi)容的豐富有積極作用，同時也可將最為科學(xué)的數(shù)據(jù)以資料提供給各項工作，保障期開展的順利性。殘缺不全的資料會給相關(guān)工作帶來相當(dāng)大的難度與阻礙，尤其是其管理自身也會存在相當(dāng)多的問題。在分離集中檔案時，需要將單位業(yè)務(wù)性質(zhì)作為主要依據(jù)，把特點較為鮮明的檔案劃分區(qū)域進(jìn)行管理，這部分管理工作需要由專門的人員負(fù)責(zé)。在開展管理工作過程當(dāng)中需要使用統(tǒng)一的組織形式，管理制度以及工作標(biāo)準(zhǔn)。進(jìn)而滿足不同工作崗位對檔案所提出的個性化需求。

五、注重開發(fā)利用，是做好檔案管理鞏固提高工作的途徑

（一）要變“看堆守攤”的封閉式被動服務(wù)為開放式服務(wù)

有的檔案管理人員工作比較保守，為了管檔案而管檔案，工作范圍狹窄。這些都不利于檔案服務(wù)功能的發(fā)揮。所以，檔案工作人員要積極深入到單位的業(yè)務(wù)工作中去，主動探求檔案資料的需求信息，從而全面而準(zhǔn)確地提供檔案資料。

（二）要抓好年度立卷歸檔工作

對于各種資料都要定期收集到一起，在年末集中裝訂成卷，使檔案材料門類化、齊全化、規(guī)范化，這樣就能使檔案資料更好地發(fā)揮效用。

結(jié)語：結(jié)合本部門本行業(yè)的特點，認(rèn)真開展編研工作，對于現(xiàn)有檔案史料。進(jìn)行挑選、加工、編排和評價，發(fā)揮檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。做好機關(guān)檔案管理升級后的鞏固提高工作，勢在必行。只要各單位領(lǐng)導(dǎo)重視，加上檔案工作人員的努力，機關(guān)檔案管理升級后的鞏固提高工作就一定能取得成效。