針對醫(yī)院檔案管理工作的探討

喬紅艷

(河北省灤平縣醫(yī)療保障局, 河北 灤平 068250)

醫(yī)院檔案主要是醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學(xué)及其他業(yè)務(wù)活動過程中形成的有價值的歷史記錄。傳統(tǒng)檔案管理無法使檔案資源被最大限度的大限度開發(fā)和利用，同時檔案使用效率，不能滿足當(dāng)前現(xiàn)代化醫(yī)院對檔案資料的使用需求。因此實(shí)施規(guī)范性、科學(xué)化的檔案管理，對減少醫(yī)療資源浪費(fèi)，提高醫(yī)院管理工作效率和推動醫(yī)院事業(yè)的蓬勃有重要意義。本文就醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀與應(yīng)對策略予以綜述，具體如下。

一、醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀分析

（一）醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)能力不強(qiáng)、綜合素質(zhì)不高

檔案管理人員的文化程度、專業(yè)能力和綜合素質(zhì)良莠不齊，外出進(jìn)修機(jī)會少，對現(xiàn)代檔案管理知識的認(rèn)識不足，掌握匱乏，這就增加了檔案管理的難度。同時醫(yī)院安排非專業(yè)人員參與檔案管理，導(dǎo)致其對檔案的收集、歸檔、裝訂等流程掌握不熟練，責(zé)任心不強(qiáng)，易導(dǎo)致資料丟失，影響檔案歸檔質(zhì)量。此外醫(yī)院管理中未能將檔案管理人員納入管理考核中，導(dǎo)致其整體水平不高，這就阻礙了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

（二）檔案管理制度不健全

目前，在我國仍未形成醫(yī)院檔案管理評審制度相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，主要是靠各醫(yī)院在實(shí)際工作中逐漸摸索出檔案管理制度，這就導(dǎo)致了檔案管理制度相對陳舊落后且不健全。此外，在檔案管理過程中，對于檔案資料的納入、收檔及裝訂工作均缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，這導(dǎo)致在實(shí)際工作中工作人員不能受到嚴(yán)格的約束力，在工作中出現(xiàn)檔案資料的收集不全，歸檔隨意，查找困難等問題。

（三）對檔案管理的重視度不高

多數(shù)醫(yī)院的工作重心傾向于臨床一線，對檔案管理工作在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中的重要性認(rèn)識不夠，同時缺乏對檔案管理工作的足夠的重視，硬件和軟件投入不足，不能合理利用檔案資料。在醫(yī)院工作的大部分人員多為醫(yī)護(hù)人員，他們一般會單純的認(rèn)為檔案工作屬于檔案專職人員的工作，缺乏資料歸檔的責(zé)任心，因此不能在臨床工作中形成完成、準(zhǔn)確的檔案記錄和保存，在檔案管理工作中易出現(xiàn)工作疏忽，從而忽視了檔案資源在醫(yī)教研和醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中的重要作用。

（四）檔案信息化管理程度普遍較低

隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息化的發(fā)展已經(jīng)成為當(dāng)今社會發(fā)展的趨勢。而在現(xiàn)代多數(shù)醫(yī)院的檔案室中，仍然缺乏現(xiàn)代化的檔案信息管理系統(tǒng)。對檔案資料的管理仍然采用原始的紙質(zhì)儲存方法，未能進(jìn)行數(shù)字化的處理與加工，易出現(xiàn)丟失、損毀事件，降低了檔案資源的利用度和使用效率。另外大量的紙質(zhì)資源也占據(jù)了大量的空間，這就要求增加硬件設(shè)施的投入，導(dǎo)致了資源的浪費(fèi)。

二、醫(yī)院檔案管理的對應(yīng)策略

（一）提高醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

醫(yī)院對檔案管理工作人員加強(qiáng)相關(guān)管理知識培訓(xùn)，組織其積極參加會議、講座，并進(jìn)行繼續(xù)教育，以提高其責(zé)任意識。同時糾正“重管輕用”的陳舊管理方式，以便充分調(diào)動工作人員的積極性和能動性，從而使檔案信息資源的功能得到最大化的利用。此外讓檔案工作人員樹立檔案教育屬于終生教育的觀念，增強(qiáng)服務(wù)意識，以滿足醫(yī)院的檔案使用需求，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理。

（二）完善健全的檔案管理制度

醫(yī)院檔案管理工作能夠積極開展的前提在于具備完善的管理制度和體系。因此醫(yī)院相關(guān)部門應(yīng)在實(shí)際工作的基礎(chǔ)上結(jié)合政府部門檔案管理制度規(guī)范，積極改進(jìn)和完善原有的檔案管理規(guī)范，制動一套完善的檔案管理系統(tǒng)，內(nèi)容主要既包括檔案工作人員的工作管理規(guī)范檔案，也包括檔案資料的收集、整理、歸檔、利用、保密以及銷毀等規(guī)定。明確各自的任務(wù)和職責(zé)使各項(xiàng)工作均有法可依，有章可循，以提高檔案工作效率，確保檔案管理工作能夠高效完成。

（三）加強(qiáng)對檔案工作重要性的重視

首先應(yīng)該加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理重要性的認(rèn)識，讓其認(rèn)識到檔案管理工作是醫(yī)院管理工作中不可分割的重要組成部分，通過檔案工作反饋的信息能夠指導(dǎo)醫(yī)院的工作配合，對醫(yī)院的改革和進(jìn)步有著長促的推動意義。同時應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理工作人員相關(guān)專業(yè)知識的培訓(xùn)，使其認(rèn)識到檔案工作的重要性，提高其自覺性和責(zé)任心，使各項(xiàng)工作均實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級管理，以確保檔案資源物盡其用。此外，在全院范圍內(nèi)擴(kuò)大利用面，向廣大醫(yī)務(wù)人員提供檔案的有效信息，以便更好的為臨床醫(yī)療、科研等進(jìn)行服務(wù)。

（四）提高檔案管理的現(xiàn)代信息化管理水平

檔案管理的最終目的在于檔案資源的最大化利用，而檔案資源的信息化水平高低對其利用效率起著決定性作用。檔案管理的現(xiàn)代化水平主要兩點(diǎn)，一方面在于檔案資源存儲的數(shù)字化，這就要求醫(yī)院需要引進(jìn)完善的檔案信息管理系統(tǒng)，對對檔案進(jìn)行科學(xué)的收集、分類和保存;另一方面在于檔案利用的網(wǎng)絡(luò)化，將檔案管理系納入到整個醫(yī)院信息系統(tǒng)中，使檔案子系統(tǒng)能夠被最大化使用，更好的為醫(yī)院綜合系統(tǒng)服務(wù)。

綜上所述，通過綜合分析醫(yī)院檔案管理工作中出現(xiàn)的問題并提出對應(yīng)策略，有利于提高檔案管理工作效率，促進(jìn)醫(yī)院的長足發(fā)展。而在在實(shí)際工作中，這要求醫(yī)院檔案管理人員提高對檔案管理重要性的認(rèn)識，不斷提升自身專業(yè)水平，掌握檔案資源的現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，從而提高醫(yī)院檔案管理工作水平，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院的改革和發(fā)展。