基于內(nèi)部控制的高校固定資產(chǎn)管理新思路

張茜

摘 要：在高等教育“雙一流”建設(shè)的持續(xù)推進(jìn)下，上海市對高等教育的扶持力度不斷增加，特別是地方高水平試點(diǎn)高校建設(shè)項(xiàng)目的大力投入，本市高校在擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模、整合教育資源的過程中，固定資產(chǎn)在教育經(jīng)費(fèi)的占比中逐年增高。由于高校資產(chǎn)體量劇增和管理松散，固定資產(chǎn)的使用效率低下，采購、處置隨意等情況屢見不鮮。如何管好、用好資產(chǎn)，目前已不單單是資產(chǎn)管理的職責(zé)所在，更應(yīng)該是整個內(nèi)控體系協(xié)同優(yōu)化的突破口。因此，我們必須正視高校在固定資產(chǎn)管理工作中存在的不足，并客觀分析其原因，從優(yōu)化內(nèi)控的角度，為改善高校固定資產(chǎn)管理模式，提出可行性的建議。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制;高校;固定資產(chǎn)管理

一、高校固定資產(chǎn)管理存在的問題

1.固定資產(chǎn)管理體制方面

一是管理制度層面。目前，大部分高校結(jié)合自身情況分別制定了固定資產(chǎn)管理制度，但大多院校存在“制度滯后”的問題，因?yàn)楣芾砑軜?gòu)不科學(xué)，資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移、分類界定不清等原因，出現(xiàn)了管理職責(zé)的重疊與斷層，即使針對性地制定相關(guān)管理辦法也是“隔靴搔癢”，真正導(dǎo)致管理責(zé)任不落地的根因，還在于高校沒有梳理出一套科學(xué)系統(tǒng)的管理體系，小范圍調(diào)整與修訂也難以突破高校資產(chǎn)管理的瓶頸。

二是職責(zé)架構(gòu)層面。部分高校中，財(cái)務(wù)部門、資產(chǎn)管理部門和設(shè)備管理部門根據(jù)管理需要，分別管理不同類型的資產(chǎn)設(shè)備，也賦予其相應(yīng)的管理職能。但由于職能界定不清、權(quán)限分配不合理，導(dǎo)致單位內(nèi)部逐漸產(chǎn)生職責(zé)推諉的現(xiàn)象。“不想管”“不歸我管”成為資產(chǎn)管理參與者最主要的癥結(jié)點(diǎn)。

三是職能協(xié)同層面。部分高校未能建立資產(chǎn)管理與財(cái)務(wù)管理、預(yù)算管理相結(jié)合的協(xié)同管理機(jī)制，彼此管理孤立，資產(chǎn)信息變動不能及時(shí)有效地更新，導(dǎo)致資產(chǎn)購置、使用、報(bào)廢等各個環(huán)節(jié)與會計(jì)核算相脫節(jié)，容易導(dǎo)致賬、卡、物不統(tǒng)一。

2.固定資產(chǎn)管理環(huán)節(jié)方面

（1）固定資產(chǎn)采購。采購是資產(chǎn)管理的“入口”，高校固定資產(chǎn)采購主要通過兩種方式：政府集中采購和未納入集中采購目錄的自行采購。政府集中采購各環(huán)節(jié)會嚴(yán)格按照流程進(jìn)行，做好預(yù)算、公開招標(biāo)、公平競爭、公正采購，這種方式下相對能把控資產(chǎn)的成本與質(zhì)量;未納入集中采購目錄的自行采購具有較大的靈活性，采購需求與標(biāo)準(zhǔn)也相對隨意。購置隨意的現(xiàn)象與高校缺乏新增固定資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)與預(yù)算管理等制度休戚相關(guān)。雖然財(cái)政部對高校在使用財(cái)政資金購置車輛或者200萬以上設(shè)備時(shí)，要求其必須編制新增資產(chǎn)預(yù)算，且對行政單位通用設(shè)備家具也制定了相應(yīng)配置標(biāo)準(zhǔn)，但在此規(guī)定范圍之外，高校仍有大量的采購需求，品類繁多，高校無法根據(jù)以上標(biāo)準(zhǔn)來覆蓋和量化各項(xiàng)預(yù)算管理工作。因此，高校大部分設(shè)備采購執(zhí)行前缺乏必要的論證或者可行性分析。

此外，在采購執(zhí)行過程中也沒有有效手段去跟蹤監(jiān)督。在實(shí)際采購活動中，有時(shí)由一人完成采購、付款、驗(yàn)收入庫等多個環(huán)節(jié)，與會計(jì)的不相容崗位相互分離原則有很大沖突;部分采購需求隱含傾向性與歧視性條款，將廠方提供的產(chǎn)品說明、技術(shù)描述直接作為采購需求，導(dǎo)致可能出現(xiàn)舞弊現(xiàn)象。

（2）固定資產(chǎn)使用。一是資產(chǎn)分配環(huán)節(jié)。在固定資產(chǎn)管理中，高校內(nèi)部各部門專注于自己部門的資產(chǎn)，在資產(chǎn)管理中各自管理，未站在高校的層面進(jìn)行資產(chǎn)管理，無法全盤考量資金與資產(chǎn)的合理分配。

二是信息變更環(huán)節(jié)。部分固定資產(chǎn)分配至各部門后，后續(xù)管理無專人負(fù)責(zé)，未對資產(chǎn)進(jìn)行定期的盤點(diǎn)清查，資產(chǎn)重要信息發(fā)生變更時(shí)沒有有效手段進(jìn)行跟蹤與修改，導(dǎo)致賬實(shí)不符嚴(yán)重。例如，部分固定資產(chǎn)使用地變更時(shí)未登記，轉(zhuǎn)移至學(xué)校其他部門使用時(shí)沒有交接記錄，諸如此類，都會導(dǎo)致資產(chǎn)盤虧、歸屬界定模糊。

三是維修保養(yǎng)環(huán)節(jié)。由于資產(chǎn)信息的相對孤立，資產(chǎn)實(shí)際的性能與使用狀況只有使用人比較了解，資產(chǎn)管理員不能及時(shí)追蹤到維修需求，有時(shí)只是通過線下的口頭申請，更無從預(yù)先安排設(shè)備的保養(yǎng)維護(hù)。

四是使用效率層面。部分固定資產(chǎn)使用率不高，如儀器設(shè)備以及大型場館，長期閑置，疏于管理。據(jù)了解，某高校審計(jì)時(shí)發(fā)現(xiàn)，納入高校平臺監(jiān)管的大型儀器設(shè)備中有20%的設(shè)備年使用率低于50%，其中使用率最低設(shè)備的年使用時(shí)間僅為3小時(shí)，造成資源浪費(fèi)。

（3）固定資產(chǎn)報(bào)廢。隨著信息技術(shù)的更新迭代，為配合高等學(xué)?！皟?nèi)涵式發(fā)展”要求，上海高校作為東方教育窗口，在引流國內(nèi)外高精尖人才的同時(shí)，教學(xué)設(shè)備上也不斷引進(jìn)高新智能技術(shù)以配套“產(chǎn)―學(xué)―研”的教育生態(tài)鏈，故此，需要被淘汰的固定資產(chǎn)數(shù)量也呈上升趨勢。為達(dá)到資產(chǎn)購進(jìn)與處置的協(xié)調(diào)，不讓配置與閑置超標(biāo)，高校在固定資產(chǎn)達(dá)到使用年限后通常不會再考慮對該類固定資產(chǎn)進(jìn)行維修，對維修后仍具有使用價(jià)值的資產(chǎn)也棄之不用，有的固定資產(chǎn)雖到達(dá)使用年限但仍有使用價(jià)值也會立即處置，以上種種都直接造成了資源浪費(fèi)。

3.固定資產(chǎn)管理手段方面

一是大部分高校雖然實(shí)現(xiàn)了固定資產(chǎn)管理電子化，但只是進(jìn)行簡單的資產(chǎn)數(shù)據(jù)登記，大多審批流程還是通過線下完成，且現(xiàn)有資產(chǎn)管理系統(tǒng)不足以支撐各項(xiàng)日常資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)的需求，缺乏固定資產(chǎn)從購進(jìn)到報(bào)廢的全過程管理，系統(tǒng)操作復(fù)雜，為資產(chǎn)管理者徒增壓力。

二是部分高校資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)不能聯(lián)網(wǎng)建賬，資產(chǎn)管理與財(cái)務(wù)管理軟件各自為政，數(shù)據(jù)資源不能交流和共享，造成賬賬不符，尤其是在《政府會計(jì)制度》實(shí)施以來，固定資產(chǎn)的計(jì)提折舊對資產(chǎn)管理與財(cái)務(wù)管理的緊密聯(lián)結(jié)提出更高要求，財(cái)資管理人員需要耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間進(jìn)行對賬，仍然難免錯誤和疏漏。

三是目前仍有高校未充分利用信息化平臺對固定資產(chǎn)使用、調(diào)劑和配置加強(qiáng)監(jiān)管。

4.固定資產(chǎn)績效評價(jià)方面

高校的資產(chǎn)管理評價(jià)體系不完善，與資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況、資產(chǎn)使用率及閑置率還缺乏科學(xué)的評價(jià)關(guān)聯(lián)，高校各部門可以無償使用足夠的資產(chǎn)，導(dǎo)致各部門之間競爭缺失，只專注于自己部門的資產(chǎn)使用，資源共享機(jī)制缺失，既不利于資產(chǎn)整體的配置，也不同程度地導(dǎo)致資產(chǎn)使用效率低下，浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重。

二、構(gòu)建高校固定資產(chǎn)管理新思路

在各地高校資產(chǎn)管理改革與優(yōu)化的道路中，管理思路應(yīng)該走在前面，只有捋清管理痛點(diǎn)，找尋問題根因，制定相應(yīng)對策，才能在資產(chǎn)管理模式探索中少走彎路。通過分析以上高校資產(chǎn)管理工作中的共性問題，可見資產(chǎn)管理是單位內(nèi)部管理的重要組成部分，也是內(nèi)控管理的核心環(huán)節(jié)，“牽一發(fā)而動全身”，想要在資產(chǎn)管理改革上有所突破，不僅要著重在資產(chǎn)管理這個“點(diǎn)上發(fā)力”，還要在“面”上協(xié)同內(nèi)控各領(lǐng)域“齊抓共管”。在預(yù)算、核算、資產(chǎn)、績效等相結(jié)合的理念下，通過信息化的手段，深化資產(chǎn)管理宣導(dǎo)，輔助發(fā)揮資產(chǎn)管理體系建設(shè)，落實(shí)資產(chǎn)管理責(zé)任，才能真正在加強(qiáng)高校資產(chǎn)管理能力上有所助益。

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，高度重視

高校應(yīng)將固定資產(chǎn)管理工作與教學(xué)、科研放在同等重要的位置，認(rèn)識到資產(chǎn)管理是學(xué)校教學(xué)、科研管理工作的基礎(chǔ)。領(lǐng)導(dǎo)層高度重視，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，將資產(chǎn)管理納入學(xué)校建設(shè)發(fā)展的重要方面。積極動員工作人員加強(qiáng)資產(chǎn)管理政策與業(yè)務(wù)的相關(guān)培訓(xùn)，讓各級教師和工作人員了解高校推進(jìn)資產(chǎn)管理工作的重要性，為具體工作展開統(tǒng)一思想。

2.歸口管理，責(zé)任到人

高校需明確資產(chǎn)管理組織架構(gòu)，負(fù)責(zé)對固定資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)、統(tǒng)一管理。培養(yǎng)學(xué)校內(nèi)部儲備管理人才，發(fā)展資產(chǎn)管理組織力量。根據(jù)“分級負(fù)責(zé)，責(zé)任到人”的原則，在高校內(nèi)部梳理管理職責(zé)，明確資產(chǎn)調(diào)劑、租借、對外投資、處置等業(yè)務(wù)流程，劃分歸口管理部門，逐級分配審批權(quán)限，將資產(chǎn)分配到使用人或者部門資產(chǎn)管理員，切實(shí)做到責(zé)任落地。各部門建立資產(chǎn)臺賬，加強(qiáng)資產(chǎn)的實(shí)物管理。高校應(yīng)當(dāng)定期清查盤點(diǎn)資產(chǎn)，確保賬實(shí)相符。財(cái)務(wù)管理部門、資產(chǎn)管理部門、資產(chǎn)使用等部門或崗位應(yīng)當(dāng)定期對賬，發(fā)現(xiàn)不符的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)查明原因，并按照相關(guān)規(guī)定處理。

3.全盤清查，摸清家底

高校應(yīng)先摸清固定資產(chǎn)家底，加大資產(chǎn)清查力度。定期開展全校性的固定資產(chǎn)盤點(diǎn)，全面、清楚掌握學(xué)校資產(chǎn)的明細(xì)情況。對于一些固定資產(chǎn)較為集中的部門，應(yīng)重點(diǎn)清查資產(chǎn)的在用情況，做到賬賬、賬實(shí)相符的同時(shí)，掌握其分布和利用情況，防止資產(chǎn)閑置或流失。

4.強(qiáng)化管理，優(yōu)化手段

由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，增強(qiáng)資產(chǎn)內(nèi)部控制對思維形式的轉(zhuǎn)變、機(jī)構(gòu)組織的完善和對高等院校的管理工作均有著積極的意義。積極推進(jìn)資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)建設(shè)，固化資產(chǎn)管理流程及相關(guān)審批表單等，使資產(chǎn)管理工作更專業(yè)、更規(guī)范。通過信息系統(tǒng)，做好資產(chǎn)的統(tǒng)計(jì)、報(bào)告、分析工作，實(shí)現(xiàn)對資產(chǎn)的動態(tài)管理。學(xué)校內(nèi)部部門和資產(chǎn)管理員可以通過分級授權(quán)，隨時(shí)登錄查詢相應(yīng)的資產(chǎn)信息，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)信息共享，掌握資產(chǎn)存量和增減變化情況，及時(shí)反映資產(chǎn)狀態(tài)的相關(guān)信息，為分析資產(chǎn)使用效益、處置閑置資產(chǎn)等提供有效依據(jù)。

同時(shí)探索加強(qiáng)固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)賬務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交互，實(shí)現(xiàn)有效對接，解決賬實(shí)不符的狀況。

5.合理配置，科學(xué)規(guī)劃

高校應(yīng)健全資產(chǎn)配置機(jī)制，根據(jù)學(xué)校學(xué)科發(fā)展、人才培養(yǎng)、專業(yè)建設(shè)、科學(xué)研究等中長期發(fā)展規(guī)劃，在學(xué)校的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下制定3―5年的固定資產(chǎn)配置規(guī)劃。在編制年度財(cái)務(wù)預(yù)算時(shí)，應(yīng)按照學(xué)校制定的資產(chǎn)配置規(guī)劃，在摸清存量及其使用情況的基礎(chǔ)上，對各部門申報(bào)的增量資產(chǎn)進(jìn)行綜合評審，先在校內(nèi)調(diào)劑使用長期低效運(yùn)轉(zhuǎn)或者閑置的資產(chǎn)，在確實(shí)無法調(diào)劑使用的情況下再安排年度資產(chǎn)購置預(yù)算。

6.資源共享，提高效能

按照“盤活存量、用好增量、厲行節(jié)約、物盡其用”的原則，根據(jù)本市各級行政事業(yè)單位建設(shè)“公物倉”的要求，高校內(nèi)部可施行“線上”與“線下”相結(jié)合的資源共享機(jī)制，將超標(biāo)配置、低效運(yùn)轉(zhuǎn)或長期閑置不用的資產(chǎn)調(diào)入共享池，以供集中管理、調(diào)劑使用，從而降低資產(chǎn)購置成本。對價(jià)格昂貴且利用率較低的專用設(shè)備及教學(xué)場館，利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和二維碼標(biāo)簽，引導(dǎo)和支持更多單位通過掃碼實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)共享共用，提高資產(chǎn)使用效率，推進(jìn)資產(chǎn)管理集約化。

7.嚴(yán)管審批，過程跟蹤

對于資產(chǎn)采購執(zhí)行、資產(chǎn)租借、處置、投資等環(huán)節(jié)除了對審批節(jié)點(diǎn)的重點(diǎn)關(guān)注，還應(yīng)加強(qiáng)其事中、事后的跟蹤監(jiān)管。通過信息化的手段和數(shù)據(jù)分析，對事中、事后的數(shù)據(jù)與事前審批的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析比對，全面反映各環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)透明、過程留痕以及效益實(shí)現(xiàn)情況，例如，變賣資產(chǎn)過程、處置收入及租借合同履行情況，均應(yīng)納入信息管理系統(tǒng)，為決策分析與績效評價(jià)建設(shè)提供數(shù)據(jù)支撐。

8.內(nèi)部監(jiān)督，績效評價(jià)

高校應(yīng)當(dāng)明確各相關(guān)部門或崗位在固定資產(chǎn)管理內(nèi)部監(jiān)督中的職責(zé)權(quán)限，規(guī)定內(nèi)部監(jiān)督的程序和要求，對內(nèi)部控制建立與實(shí)施情況進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查和自我評價(jià)。

建立健全定量和定性相結(jié)合的資產(chǎn)管理績效評價(jià)體系，創(chuàng)新評價(jià)計(jì)算方法，立足多維視角和多元數(shù)據(jù)，利用成本效益法、比較法、因素分析法等，提高資產(chǎn)管理績效評價(jià)結(jié)果的客觀性和準(zhǔn)確性。評價(jià)指標(biāo)的確立，堅(jiān)持以資產(chǎn)的管理效益為前提，將操作規(guī)范性、費(fèi)用合理性、資產(chǎn)利用率以及卡片信息錯誤率、及時(shí)性等作為指標(biāo)把控元素，并給予相應(yīng)的獎懲激勵。

三、結(jié)語

固定資產(chǎn)管理工作是高校各項(xiàng)管理工作的重要組成部分，不僅是保障學(xué)校正常運(yùn)行的基本條件，也是涉及人、財(cái)、物綜合管理的內(nèi)控核心環(huán)節(jié)，對檢驗(yàn)高校綜合管理能力具有關(guān)鍵性的參考價(jià)值?；谀壳叭珖咝Ｆ毡榇嬖诘馁Y產(chǎn)管理問題，亟須高校內(nèi)部重塑資產(chǎn)管理的能動觀，梳理科學(xué)的管理思路，規(guī)范和健全管理制度，建立固定資產(chǎn)的高效運(yùn)行機(jī)制，同時(shí)完善內(nèi)部監(jiān)督和評價(jià)機(jī)制，只有把固定資產(chǎn)管理好，才能保障教育事業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。（責(zé)任編輯：蘭卡）