試論基于媒體融合發(fā)展背景下的高校檔案管理工作方略

劉亞娜

摘 要：在“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展視域下，媒體融合使高校檔案管理工作呈現(xiàn)出多元化的概念，信息化作為高校檔案管理工作的重要途徑，需要緊跟時代的發(fā)展而推進。借助于媒體多種傳播手段的結合、匯聚，高校檔案管理的管理形式更加多樣，工作水平不斷提升。本文立足媒體融合發(fā)展的時代背景，圍繞高校檔案管理的實施價值、存在問題以及管理舉措進行探究，供大家借鑒參考。

關鍵詞：媒體融合;高校;檔案管理;數(shù)字化

在高校檔案管理工作中，媒體融合發(fā)展能夠幫助學校加強檔案信息化整合，通過開拓數(shù)字化檔案教育手法，滲透先進的教學理念、加速檔案信息傳遞、存儲和供應的一體化發(fā)展，繼而提高檔案管理成效，最大限度地發(fā)揮檔案管理的價值和效益。

一、媒體融合發(fā)展為高校檔案管理工作帶來的發(fā)展契機

1.拓展虛擬信息存儲空間

在高校檔案管理工作中，媒體融合能夠進一步完善檔案管理工作中的不足，利用媒體融合之中技術容量大、速度快等特征，充分發(fā)揮新媒體技術在高校檔案管理工作的優(yōu)勢。尤其是憑借虛擬存儲，能夠?qū)堎|(zhì)檔案在存儲邏輯上實現(xiàn)抽象化的處理。通過建設虛擬文件系統(tǒng)，為開放的檔案系統(tǒng)實現(xiàn)革命性的變化。在此之中，高校檔案員可以轉(zhuǎn)換為系統(tǒng)管理員，在檔案存儲資源上持續(xù)加強，更好地解決檔案存儲資源的分配、使用和管理。同時，憑借媒體融合帶來的物理虛擬區(qū)域，能夠有助于簡化文件系統(tǒng)的管理以及檔案存儲系統(tǒng)的使用，進一步發(fā)揮自動化存儲管理優(yōu)勢，使檔案管理人員能夠處于安全穩(wěn)定的智能化工作模式中，在掌握社會資源的同時，提高高校檔案管理工作的發(fā)展水平。

2.智能網(wǎng)絡新媒體管理技術

當前，新媒體的加速融合進一步提升了高校檔案管理工作的效率，延伸了高校檔案管理的途徑。在推動新媒體管理技術的過程中，高校檔案管理的優(yōu)勢性得以顯現(xiàn)。智能網(wǎng)絡中的大數(shù)據(jù)能夠?qū)⑷藗兏信d趣的話題整理在一起，增加檔案管理的靈活性，檔案管理人員能夠憑借新媒體技術，嚴格按照檔案管理專業(yè)標準，樹立更高的管理目標。同時，借助于智能網(wǎng)絡新媒體管理技術，使高校檔案工作能夠突破教育瓶頸、創(chuàng)新工作方法，呈現(xiàn)出突出的工作特色、發(fā)揮媒體特色、優(yōu)化新媒體檔案管理的發(fā)展模式。

3.共享檔案信息交互模式

伴隨著移動互利網(wǎng)的快速發(fā)展，移動終端的普及使人們獲取信息的方式逐步改變。在檔案管理工作中，移動終端的融入促使高校檔案信息和社交媒體進行契合，進一步提高了檔案管理工作的知名度和社會影響力。同時，在高校檔案工作傳播、分享、和交互中，媒介融合加速了檔案媒體交互，國內(nèi)檔案館和以微信、微博、手機智能APP為代表的移動社交媒體融合密切，在管理資源、管理技術、融合方法和管理制度上實現(xiàn)了信息交互和多元發(fā)展。

二、媒體融合發(fā)展背景下的高校檔案管理工作存在的問題

1.管理理念落后

媒體融合發(fā)展的實施背景下，檔案信息化建設需要保持與時俱進的發(fā)展傳統(tǒng)，改變過時的根深蒂固的思想，使檔案管理工作更加高效和智能。但是在推動媒體融合和檔案信息的交互下，少數(shù)檔案管理人員對于媒體融合的認識不夠深刻，無法將檔案信息資源準確的轉(zhuǎn)化和傳達，而他們的工作方式也難以轉(zhuǎn)變，導致高校檔案的管理工作缺乏主動權，管理創(chuàng)新難以得到實現(xiàn)。

2.管理隊伍缺乏

傳統(tǒng)的高校檔案管理工作較為瑣碎，相對于學校其他部門來說，具有一定的特殊性。無論是從檔案資料的內(nèi)容、形式還是管理上，檔案管理人員難以活用信息資源。從管理隊伍上看，檔案管理人員因為缺乏專業(yè)素養(yǎng)，導致信息獲取的方式單一。在人才建設上，高校檔案工作隊伍缺少熟悉和了解媒體融合形態(tài)的人才，新媒體的互動性和傳統(tǒng)的高校檔案管理隊伍存在矛盾，導致新媒體檔案工作人員的專業(yè)知識不足，難以達到有效地應對。

3.建設經(jīng)費不足

在加快高校數(shù)字化建設中，阻礙其發(fā)展的重要問題之一就是缺少經(jīng)濟資金的支撐。在高校檔案管理的建設中，無論是硬件設施的建設還是軟件設施的完善，都需要充足的經(jīng)費，來推進相應的檔案管理、資料維護和設備維修。然而在高校整體教學工作中，管理者在教育經(jīng)費的劃撥上，往往向日常教學、就業(yè)、實踐等方面傾斜，而忽視了檔案管理的重要性，檔案媒體融合發(fā)展背景下的高校檔案管理工作面臨困境。

4.安全保障問題

隨著信息化的發(fā)展，電子信息的安全儲存成為了一項重要的問題。但是，從高校檔案管理的整體工作來看，檔案管理體系和自動化系統(tǒng)存在脫離。在高校管理中，檔案信息化所依托的電子產(chǎn)品質(zhì)量較為分散，無論是在高校檔案管理的隱私保護還是在珍貴檔案的存儲上，都缺乏相應的信息安全防護技術，導致檔案信息化安全保障問題較為嚴重，數(shù)字化檔案管理保障體系不夠完善。

三、媒體融合發(fā)展背景下的高校檔案管理工作的強化舉措

1.轉(zhuǎn)變管理理念，明確融合目標

從根本上說，媒體融合推出了微信、微博等社交平臺，使人們在接觸信息的時候，有了更多的選擇。信息的爆炸和時代的發(fā)展相互呼應，這也要求高校檔案管理者以“求真務實”“與時俱進”的發(fā)展姿態(tài)，積極接受新思想、新媒體、新技術。讓高校檔案館中有價值的檔案資源得以呈現(xiàn)，為廣大教師和學生提供更好的服務。

第一，轉(zhuǎn)變管理觀念，教師應該結合高校的辦學特色，構建一個集檔案、圖書、情報為一體的檔案管理部門體系。在高校檔案融合信息管理平臺的設置上，建立網(wǎng)絡化數(shù)字檔案融合系統(tǒng)。利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術，對系統(tǒng)內(nèi)的資料進行統(tǒng)一整理，同時在系統(tǒng)中建立查閱模塊，便于用戶進行及時的查找和閱讀，提高用戶的使用舒適度。第二，明確融合目標，借助微信公眾號、微視頻、網(wǎng)站等方式，定期發(fā)布檔案信息和工作動態(tài)，通過線上線下的信息交互，提高檔案工作的信息融合覆蓋面積。結合高校檔案工作的實際情況，對現(xiàn)存圖書、情報、檔案管理體系進行改革，使高校檔案工作更加專業(yè)化、標準化、人性化。

2.建立專業(yè)隊伍，擴大媒體宣傳

媒介融合的發(fā)展視域下，高校檔案工作要圍繞“存史、資政、育人”的工作原則，在檔案工作的改革上緊跟黨和國家的發(fā)展大局，通過實施一系列的檔案文史宣傳，突出高校檔案工作的特殊性。繼而實施調(diào)整學校檔案宣傳策劃，充分發(fā)揮檔案作用，通過全方位的媒體宣傳和報道，擴大檔案工作的影響力。

以深圳大學為例，2018年作為改革開放40周年，也是深圳大學成立35周年，因此在推動學習檔案管理的工作中，深圳檔案館圍繞“檔案見證深大發(fā)展”的主題，借助于媒體融合的發(fā)展形勢，進行了方位的宣傳策劃和媒體報道。深圳大學生通過選取珍貴圖片的形式，圍繞時間軸進行移動展板的制作。以豐富的檔案資料彰顯深圳大學35年來的發(fā)展變遷。據(jù)有關統(tǒng)計顯示，深圳大學檔案館微信公眾號名列2018年度全國檔案微信公眾號排行榜第六十一名，位于高校類檔案微信公眾號排行榜第五名。為了擴大宣傳范圍，學校檔案工作人員將這些寶貴的資料，制作成推文在檔案館微信公眾賬號上發(fā)布，在官網(wǎng)上發(fā)布新聞報道，對展板的內(nèi)容進行及時的宣傳。整個活動歷時近兩個月，收到了良好的宣傳效果。在2018年廣東高校宣傳思想工作優(yōu)秀作品評選中，深圳大學檔案館報送的《國際檔案日校史展覽系列宣傳活動》榮獲優(yōu)秀媒體融合報道作品類一等獎。檔案資料校史報道具有良好的傳播效果、充分發(fā)揮了媒介融合的傳播優(yōu)勢。

在人才建設上，積極增進對檔案管理專業(yè)人員的培養(yǎng)。例如，江西科技師范大學為做好學校檔案工作，提升學校檔案管理水平和專兼職檔案管理員業(yè)務能力，對校內(nèi)眾多檔案管理員開展“新型檔案工作知識培訓”，幫助他們深刻解讀檔案工作相關政策和基礎理論，從工作流程、歸檔范圍、歸檔要求等方面對各部門檔案管理員進行了業(yè)務實操培訓，進一步加深了學校檔案管理隊伍對檔案工作的認識和了解。全面推進學校治理體系和治校能力現(xiàn)代化，使江西科技師范大學檔案規(guī)范化管理和數(shù)字化管理更加健全。

3.結合辦學特色，吸納經(jīng)費收入

針對高校檔案工作經(jīng)費不足、人員缺乏的現(xiàn)象，學校教育管理者要結合高校辦學特色，在檔案館的建設上開辟新的發(fā)展渠道。通過組建專業(yè)宣傳隊伍，多種途徑吸納公益基金、爭取上級部分資金扶持、將檔案館內(nèi)的學術價值和教育價值統(tǒng)一起來，為高校檔案管理工作開辟新的局面。

首先，學校教育管理工作者應該在學校中積極挖掘人才，引進專業(yè)檔案管理學術人才，通過在學校內(nèi)部成立校史協(xié)會等方式，吸納對檔案管理有興趣的學生加入?yún)f(xié)會，在高校內(nèi)組建檔案管理志愿者隊伍，使喜愛攝影、喜愛文學、喜愛歷史的學生能夠成為檔案管理工作的后備力量，緩解檔案管理工作不足的問題，進一步提高高校檔案工作的管理特色。其次，加強檔案部門和學校其他部門的溝通，充分利用現(xiàn)有資源，彌補檔案館現(xiàn)有力量的不足，結合學?，F(xiàn)有資源，將檔案管理工作和學校招生處、信心中心加強聯(lián)系，并邀請專業(yè)技術人員蒞臨現(xiàn)場指導，彌補現(xiàn)有力量的不足，進一步提高檔案工作的發(fā)展深度。

4.保持與時俱進，搶救珍貴資料

隨著時代的發(fā)展，高校一些珍貴的檔案資源面臨殘破不堪、難以修補的問題。為了強化對珍貴檔案材料的保護，高校管理者要通過召開專題座談會，融合“內(nèi)容為王”的價值導向，以內(nèi)容優(yōu)勢滿足受眾需求，使高校檔案工作的教學思路能夠得到進一步的延伸。在高校檔案工作的辦學特色上，要在媒體融合的思維和框架之下進行規(guī)劃，通過幾個階段，推動高校珍貴檔案資料的記錄和留存。

第一，通過人物訪談，組成珍貴檔案資料編輯小組，撰寫紀實報道，在檔案館微信公眾號的人物專欄上推出檔案工作細節(jié)。第二，通過微信平臺，對高校大事記和相應的珍貴檔案信息進行整合，將“采訪花絮”整理成為一個個感人至深、耐人尋味的小故事，進行記錄和留存。第三，通過制作短視頻的方式，將高校珍貴資料剪輯成為微視頻，再搭配字幕和音樂，制作電子海報，利用微視頻增進對檔案形式的多樣轉(zhuǎn)化。第四，將音頻、視頻文件轉(zhuǎn)化為文本，通過大量的圖片材料編撰成為紙質(zhì)材料，從不同的視角，推進檔案管理工作的發(fā)展優(yōu)勢，進一步提高高校檔案工作的先進性。例如，河海大學檔案館、校史館推出全景VR網(wǎng)上展館，將校史館、張聞天館、嚴愷·徐芝綸·劉光文陳列室的實體展館進行原貌還原，建成了網(wǎng)上展館，供廣大師生校友網(wǎng)上參觀。網(wǎng)上展館集360度全景攝影、在線虛擬體驗、室內(nèi)外一體化定位與智能導覽等功能于一體。立足學校歷史和河海獨特的精神文化，開展愛國、愛校、愛水教育和紅色教育，充分發(fā)揮積淀歷史和文化傳承的功能，使這些寶貴的檔案資料能夠以安全的形式呈現(xiàn)，成為高校師生共同的精神財富和生動感人的歷史教材。

5.加強信息傳輸，筑牢安全保障

在媒體融合時代，教師要借助智能手機等方式，在各類移動終端獲取信息。圍繞“移動優(yōu)先”的發(fā)展共識，利用微信、微博、知乎、抖音、微視等時下熱門的短視頻進行教育引導。繼而充分發(fā)揮“媒體價值”，在“朋友圈”和“好友”的助力下，將“單項傳輸”變?yōu)椤岸囗梻鬏敗笔箼n案工作變得更加豐富。通過推動檔案館建設，依托微信平臺的互動功能，突破時間和空間的局限，增進檔案宣傳工作的親和力和趣味性。在高校檔案數(shù)據(jù)庫的設立上，檔案管理者應該結合媒體特性，組織專業(yè)計算機工作人員加強對虛擬信息的保護。嚴防珍貴的電子檔案信息被他人竊取，合理設定檔案數(shù)據(jù)庫信息行。進一步強化信息技術的支持和升級，通過錄入信息存儲數(shù)據(jù)，使高校檔案信息工作處于安全的管理之中。

除此之外，還應該積極研發(fā)新的信息傳輸和錄入手段，利用高科技智能信息錄入技術，推進對珍貴歷史資料的數(shù)字化保護。例如2019年，杭州市歷史建筑保護管理中心聯(lián)合浙江大學建筑設計研究院有限公司、浙江省古建筑設計研究院、浙江省長三角標準技術研究院等單位，利用三維激光掃描技術，加大對古建筑檔案記錄標準的制定，為歷史建筑數(shù)字化測繪建檔奠定了基礎，使數(shù)字化測繪有的放矢、有章可循。筆者認為，這種記錄手法也能為高校檔案管理工作帶來了靈感，借助通過全景影像采集，高校檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)360度記錄，通過大數(shù)據(jù)整合三維點云數(shù)據(jù)的形式，達到對檔案信息的全息景象記錄，使不同的檔案信息之間形成互為補充，確保該類檔案的管理工作更加精準和先進。

四、總結

綜上所述，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代背景下，高校檔案管理工作應該結合自身辦學特色和職業(yè)優(yōu)勢，充分認識媒介融合的發(fā)展價值。要積極利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術，整合現(xiàn)有工作形式，加強對高校檔案管理工作的積極探索。轉(zhuǎn)變教學觀念、建立專業(yè)隊伍、擴大媒體宣傳，巧妙利用媒體融合技術，對于珍貴資料進行創(chuàng)新和探索。尤其是要從硬件、軟件等方面，開發(fā)新的媒體傳播形式，切實做“活”檔案管理工作，為高校師生和高校管理建設作出積極的貢獻。

參考文獻：

[1]西仁娜依·玉素輔江.探討新媒體環(huán)境對高校檔案管理的影響與應對措施[J].科技展望，2017

[2]呂 揚.新媒體環(huán)境對高校檔案管理的影響與應對策略[J].科教文匯（中），2018

[3]吳 錫.新媒體環(huán)境對高校檔案管理的影響與應對策略[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2018

[4]劉曉云.探究高校教學檔案管理數(shù)字化網(wǎng)絡平臺的構建[J].蘭臺世界，2015

[5]施和俊，徐 葳.高校數(shù)字化檔案管理安全體系建設研究 ——以寧波大紅鷹學院為例[J].長江叢刊，2018

[6]鄭 平.高校數(shù)字化檔案管理的問題及對策[J].城建檔案，2015

[7]唐 妍.數(shù)字化視角下高校圖書館檔案管理的優(yōu)化路徑[J].山西檔案，2016

[8]杜曉娟.”互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的學校檔案管理方法分析[J].新校園（中旬），2017

（作者單位：西安醫(yī)學院黨政辦公室）