妙用“郵件合并”，批量制作成績單

晏素芹

[摘? ? ? ? ? ?要]? “郵件合并”是Word文字處理軟件中的一項(xiàng)非常實(shí)用的功能，用好“郵件合并”可以大大提高工作效率。以Word2010版本為支撐，介紹利用“郵件合并”功能結(jié)合Excel批量制作成績單的方法。

[關(guān)? ? 鍵? ?詞]? 郵件合并;批量制作;Word

[中圖分類號]? TP391.12 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? [文獻(xiàn)標(biāo)志碼]? A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? [文章編號]? 2096-0603（2019）29-0164-02

李老師是一名新入職的專職班主任，今年帶了5個(gè)班，200多名學(xué)生。學(xué)期末，學(xué)校要求班主任必須在一天之內(nèi)為每個(gè)學(xué)生制作出成績單，并且還得打印出來。學(xué)校能夠提供的資源如下：一張紙質(zhì)的成績單模板和一份含有所有相關(guān)學(xué)生信息的Excel表。李老師很快利用Word，按照學(xué)校提供的模板，制作出了一份成績單。但接下來的事卻讓他犯了愁，如果通過“復(fù)制→粘貼”的方法復(fù)制200多份成績單，再一一地將Excel表中所含的學(xué)生的姓名、成績、評語等內(nèi)容復(fù)制到各成績單中，很麻煩，而且還容易出錯(cuò)。一天的時(shí)間太緊張了！頓時(shí)，李老師感到一籌莫展。其實(shí)，這些工作可以用Office辦公軟件的Word組件中自帶的“郵件合并”功能快速地完成。

一、“郵件合并”概述

采用“郵件合并”，需要三個(gè)基本步驟：（1）創(chuàng)建主文檔;（2）準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源文檔;（3）合并數(shù)據(jù)源。

（一）創(chuàng)建主文檔

“主文檔”就是含有文檔中固定內(nèi)容的文檔。使用“郵件合并”功能，必須先建立主文檔，并在此輸入文檔中固定不變的內(nèi)容。這一步工作將為數(shù)據(jù)源的制作提供依據(jù)。

（二）準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源文檔

“數(shù)據(jù)源文檔”就是含有主文檔中所需的變化數(shù)據(jù)的文檔。數(shù)據(jù)源可以用Word、Excel、Access或其他的數(shù)據(jù)庫管理軟件創(chuàng)建，一般情況下，我們使用Excel創(chuàng)建。

在實(shí)際工作中，數(shù)據(jù)源的原始數(shù)據(jù)往往是現(xiàn)成存在的，在這種情況下我們只需考察一下現(xiàn)有的數(shù)據(jù)源是否符合我們的要求，如果符合要求，我們直接用就可以了。否則，我們就要根據(jù)主文檔的要求建立與之相符的數(shù)據(jù)源，在建立的時(shí)候仍然可以使用已有的原始數(shù)據(jù)，而不必一一錄入。

（三）合并數(shù)據(jù)源

“合并數(shù)據(jù)源”就是把數(shù)據(jù)源合并到主文檔中，生成一個(gè)含有批量信息的合并文檔。如果需要，可以將合并文檔進(jìn)行打印輸出。

二、利用“郵件合并”功能制作學(xué)生成績單

（一）建立主文檔

新建一個(gè)Word2010文檔，由于學(xué)校已經(jīng)提供了成績單的固定模板，所以只需按照模板填進(jìn)固定不變的內(nèi)容，進(jìn)行相應(yīng)的格式設(shè)置，通過“打印預(yù)覽”找到合適的打印效果，并保存為“學(xué)生成績通知單.docx”。如圖1所示。

（二）創(chuàng)建數(shù)據(jù)源

新建一個(gè)Excel2010工作簿，雖然學(xué)校已經(jīng)提供了學(xué)生的成績，但是學(xué)校給的成績表不完全符合“成績單”的要求，為此我們可將學(xué)生的相關(guān)成績信息復(fù)制到我們新建的Excel表中，并保存為“成績信息表.xlsx”。如圖2所示。

（三）合并數(shù)據(jù)源

第一步，打開數(shù)據(jù)源和主文檔。在主文檔的“郵件”選項(xiàng)卡下的“開始郵件合并”分組中執(zhí)行操作：“開始郵件合并”→“郵件合并分步向?qū)А?，打開“郵件合并”任務(wù)窗格。

第二步，在“第一步”中選擇“信函”文檔類型，單擊“下一步：正在啟動文檔”。

第三步，在“第二步”中選擇“使用當(dāng)前文檔”作為開始文檔，單擊“下一步：選取收件人”。

第四步，在“第三步”中選擇收件人為“使用現(xiàn)有列表”，單擊“瀏覽”按鈕，找到已經(jīng)準(zhǔn)備好的數(shù)據(jù)源。如圖3所示。

第五步，單擊“打開”按鈕，出現(xiàn)如圖4所示的對話框。

單擊“確定”，打開“郵件合并收件人”對話框，如圖5所示。

第六步，單擊“確定”按鈕。單擊“下一步：撰寫信函”。將插入點(diǎn)定位到主文檔要插入數(shù)據(jù)的位置，選擇“其他項(xiàng)目”。在彈出的對話框中選擇“數(shù)據(jù)庫域”，選擇要插入的內(nèi)容，單擊“插入”。如圖6所示。

插入合并域完成后，單擊“下一步：預(yù)覽信函”。

第七步，在打開的“預(yù)覽信函”向?qū)ы摽梢圆榭匆炎龊玫某煽儐蔚膬?nèi)容，單擊上一個(gè)或下一個(gè)按鈕可以預(yù)覽其他學(xué)生的成績單。確認(rèn)符合要求后單擊“下一步：完成合并”。

第八步，若需要打印成績單，則可在“第七步”中的“完成合并”向?qū)ы撝袉螕簟按蛴　薄Ｈ魡螕簟熬庉媶蝹€(gè)信函”，則彈出“合并到新文檔”對話框，選擇“全部”單選鈕，單擊“確定”按鈕，則出現(xiàn)含有所有學(xué)生成績單的信函文檔，如圖7所示。再將此文檔進(jìn)行保存即可。

三、結(jié)語

“郵件合并”是Word文字處理軟件中的一項(xiàng)非常實(shí)用的功能，掌握它的操作步驟，理清三個(gè)文檔之間的關(guān)系是學(xué)習(xí)的重點(diǎn)。在實(shí)際工作和生活中，我們要善于分析，活學(xué)活用，凡是在固定的格式中輸入變化的數(shù)據(jù)的情形，都可以利用“郵件合并”。我們學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)的目的就是把我們從復(fù)雜繁復(fù)的勞動中解放出來。讓我們一起愛上學(xué)習(xí)，把工作、生活和學(xué)習(xí)變得更輕松。

參考文獻(xiàn)：

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[3]曹潤萍.實(shí)踐中Word郵件合并功能的運(yùn)用[J].科技傳播，2019（4）：61-63.

◎編輯 原琳娜