無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)建設(shè)思路

余友輝

[摘 ? ? ? ? ? 要] ?隨著國(guó)家網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，多媒體已經(jīng)應(yīng)用在工作和生活的各個(gè)領(lǐng)域。在日常會(huì)議中，人們的要求越來(lái)越高，不再局限于話筒、紙張、筆和投影儀等，而是借助高新科技，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)幫助會(huì)議更好、更便捷、高效地進(jìn)行，使得會(huì)議系統(tǒng)更加現(xiàn)代化，緊跟時(shí)代發(fā)展。圍繞無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)的組成、功能和優(yōu)點(diǎn)，闡述無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)的建設(shè)架構(gòu)。

[關(guān) ? ?鍵 ? 詞] ?無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng);組成;功能;建設(shè)架構(gòu)

[中圖分類號(hào)] ?TP311.5 ? ? ? ? ? ? [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] ?A ? ? ? ? ? ?[文章編號(hào)] ?2096-0603（2019）30-0116-02

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，信息技術(shù)滲透到生產(chǎn)生活的方方面面。無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)就是在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)基礎(chǔ)上產(chǎn)生的新事物。高校采用無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)是積極響應(yīng)國(guó)家號(hào)召，節(jié)能降耗、低碳環(huán)保，建設(shè)美麗中國(guó)，在積極主動(dòng)保護(hù)環(huán)境的同時(shí)大大提高了會(huì)議效率和保密性、減少經(jīng)費(fèi)開(kāi)支。

一、傳統(tǒng)會(huì)議系統(tǒng)的不足之處

（一）會(huì)議安排繁瑣，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，浪費(fèi)資源

會(huì)議召開(kāi)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作過(guò)程繁瑣并且工作量大。采用紙質(zhì)的會(huì)議資料打印分發(fā)費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。遇有臨時(shí)變動(dòng)還需對(duì)會(huì)議材料進(jìn)行重新整理、打印、分發(fā)，造成了極大的浪費(fèi)。會(huì)議還要打印并擺放桌牌，會(huì)中研討、會(huì)后資料匯總收集也非常繁瑣，需消耗大量的紙質(zhì)材料。

（二）會(huì)議召開(kāi)的成效大打折扣

在傳統(tǒng)的會(huì)議中，因?yàn)椴捎眉堎|(zhì)文檔，會(huì)議材料各自獨(dú)立使用，無(wú)法共享。參會(huì)者需要花費(fèi)很多精力才能與發(fā)言人的進(jìn)度保持一致，這將影響會(huì)議的效果。

（三）會(huì)議形式單一

在傳統(tǒng)會(huì)議中，因?yàn)闆](méi)有融合音視頻、圖片、文字等多種表現(xiàn)形式，會(huì)議過(guò)程相對(duì)而言比較枯燥，內(nèi)容和形式比較單調(diào)。特別是對(duì)一些比較抽象的內(nèi)容或復(fù)雜的議題，無(wú)法引入多媒體增強(qiáng)效果，造成參會(huì)人員難以快速理解并把握其核心思想。

二、無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)建設(shè)的必要性

現(xiàn)階段，會(huì)議進(jìn)行的程序基本相同，首先是會(huì)議簽到，之后是有序入座、會(huì)議介紹等，這些流程結(jié)束后才開(kāi)始進(jìn)入真正的會(huì)議主題，這不僅浪費(fèi)了時(shí)間，而且對(duì)會(huì)議進(jìn)行記錄十分不便，不能實(shí)時(shí)掌握大家的想法，最終影響會(huì)議結(jié)果。因此，無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)的使用與推廣是十分有現(xiàn)實(shí)意義的。

無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)不僅免除打印，提高會(huì)議保密性和工作效率，還可以節(jié)省時(shí)間、資金、人力資源的消耗。無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)終端把各種會(huì)議服務(wù)功能集合在一起，與會(huì)人員只需要通過(guò)會(huì)議系統(tǒng)無(wú)紙化終端就可以實(shí)現(xiàn)各種會(huì)議操作，極大地提高了會(huì)議效率。高校無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)建設(shè)不僅僅是順應(yīng)時(shí)代潮流發(fā)展，響應(yīng)國(guó)家號(hào)召實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。更重要的是，無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)建設(shè)是時(shí)代的產(chǎn)物，是電子政務(wù)發(fā)展的方向，能確保信息安全，減少大量不必要開(kāi)支，減少大量的人力資源消耗，提高辦事效率，同時(shí)也可以彰顯高校獨(dú)特的文化內(nèi)涵。

三、無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)的定義、構(gòu)成及功能

無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)是一種利用現(xiàn)代通訊技術(shù)、音頻技術(shù)、視頻技術(shù)、軟件技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)把傳統(tǒng)會(huì)議模式人工智能數(shù)據(jù)化的技術(shù)。

（一）無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)的主要構(gòu)成

通常無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)的構(gòu)成包括軟件和硬件兩部分，主要由無(wú)紙化會(huì)議服務(wù)器、流媒體服務(wù)器、會(huì)議操作管理終端、參會(huì)客戶終端、大屏幕顯示系統(tǒng)、視頻音頻系統(tǒng)、無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)支撐軟件（包括服務(wù)端軟件和客戶端軟件）等部分構(gòu)成。

（1）無(wú)紙化會(huì)議服務(wù)器負(fù)責(zé)實(shí)現(xiàn)會(huì)議系統(tǒng)中的會(huì)議管理、參會(huì)人員管理、參會(huì)人員權(quán)限管理、對(duì)會(huì)議終端進(jìn)行喚醒以及會(huì)議資料、數(shù)據(jù)等信息的管理、存儲(chǔ)、發(fā)送，在整個(gè)無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)中居于核心地位。

（2）會(huì)議操作管理端是會(huì)議管理系統(tǒng)的控制端，可以通過(guò)會(huì)議服務(wù)管理軟件對(duì)無(wú)紙化會(huì)議服務(wù)器進(jìn)行各種操作，實(shí)現(xiàn)對(duì)無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)的各種控制，例如，座位安排、電子桌牌顯示、會(huì)議資料錄入、分發(fā)、對(duì)各客戶終端進(jìn)行權(quán)限設(shè)置、會(huì)議背景設(shè)置等。

（3）參會(huì)客戶終端通過(guò)有線網(wǎng)絡(luò)或是加密無(wú)線網(wǎng)絡(luò)接入無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)，參會(huì)用戶可以通過(guò)用戶終端進(jìn)行會(huì)議簽到、審閱和修改會(huì)議材料并標(biāo)注意見(jiàn)，還可以根據(jù)權(quán)限設(shè)置進(jìn)行同屏操作。參會(huì)客戶終端是實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件電子化的會(huì)議工具。

（4）大屏幕顯示系統(tǒng)主要包括以下大屏服務(wù)器和顯示大屏。會(huì)議的背景和會(huì)議的內(nèi)容可以通過(guò)大屏進(jìn)行圖文并茂顯示，方便參會(huì)者討論和交流。

（5）視頻音頻系統(tǒng)主要由視頻系統(tǒng)、擴(kuò)音系統(tǒng)組成，可以對(duì)各種媒體進(jìn)行處理，并可以進(jìn)行會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)錄音錄像、擴(kuò)音等。

（6）流媒體服務(wù)器主要負(fù)責(zé)對(duì)視頻、音頻、圖像等各種媒體進(jìn)行處理。

（二）無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)的主要功能

無(wú)紙化會(huì)議具有豐富的功能，可以使得會(huì)議更加高效地進(jìn)行，還可以使會(huì)議更好把控，會(huì)議系統(tǒng)依靠先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使得與會(huì)人員不僅可以線上簽到，獲得資料，還可以演示文稿批注修改意見(jiàn)，表達(dá)觀點(diǎn)等。無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)能夠很好地適應(yīng)多種會(huì)議場(chǎng)合的要求，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和多媒體技信息技術(shù)讓大家很快進(jìn)行響應(yīng)，極大地縮短了時(shí)間，使會(huì)議更加有效地進(jìn)行，節(jié)約了時(shí)間。

四、無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)

（一）免打印、免銷毀、省時(shí)又省力

高校采用無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)把會(huì)議內(nèi)容電子化，可以減少大量紙張使用，這樣既可以減少辦公費(fèi)用的投入，同時(shí)又能在節(jié)省大量人力資源成本的基礎(chǔ)上履行保護(hù)環(huán)境的義務(wù)，還積極響應(yīng)了國(guó)家對(duì)綠色低碳無(wú)紙化辦公的號(hào)召。

（二）便捷高效，提升參會(huì)者會(huì)議體驗(yàn)

采用無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)，只需將會(huì)議材料拷貝到會(huì)議系統(tǒng)中就可以實(shí)現(xiàn)向所有的會(huì)議客戶終端分發(fā)會(huì)議材料。并且可以保存會(huì)議設(shè)置，遇到相同的會(huì)議只要調(diào)出原有設(shè)置即可，方便快捷。無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)支持各種形式的文字和媒體，會(huì)議資料可以用各種各樣的媒體來(lái)表現(xiàn)，提高會(huì)議效果和用戶體驗(yàn)。在會(huì)議召開(kāi)的過(guò)程中，發(fā)言人還可以通過(guò)分屏操作或同屏操作，做到會(huì)議參與人和發(fā)言人的思路保持一致，使用非常高效便捷。

（三）節(jié)能環(huán)保，履行社會(huì)責(zé)任

近年來(lái)，國(guó)家大力提倡綠色低碳的生產(chǎn)生活方式。在這樣的社會(huì)背景下，高校作為培養(yǎng)人才的基地，采用無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)既提升了會(huì)議效率，又減少了辦公室用紙，還能積極主動(dòng)響應(yīng)國(guó)家號(hào)召，為節(jié)約能源、保護(hù)環(huán)境貢獻(xiàn)力量。

（四）會(huì)議形式多元化，彰顯獨(dú)特內(nèi)涵

當(dāng)前無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)已經(jīng)成為時(shí)代的潮流，高校采用無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)辦公不僅可以實(shí)現(xiàn)會(huì)議形式的多元化，提升高校辦公效率，而且可以彰顯高校獨(dú)特的文化內(nèi)涵。

五、無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)的架構(gòu)

無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)中，所有信號(hào)均由無(wú)紙化會(huì)議管理服務(wù)器進(jìn)行調(diào)轉(zhuǎn)，通過(guò)交換機(jī)由內(nèi)部局域網(wǎng)推送至所有一體化智能終端進(jìn)行顯示，參會(huì)者可以通過(guò)觸摸方式自行操作顯示終端的所有內(nèi)容，還可以實(shí)現(xiàn)同屏操作。整個(gè)系統(tǒng)架構(gòu)的線路簡(jiǎn)潔，只需一條網(wǎng)線和一條電源線。電子桌牌系統(tǒng)線路，使用一條網(wǎng)線通過(guò)POE方式供電同時(shí)能進(jìn)行信息傳輸，顯示信息可以隨時(shí)進(jìn)行調(diào)整。大屏幕可以顯示會(huì)議背景，也可以同屏顯示會(huì)議內(nèi)容。

擴(kuò)聲系統(tǒng)主要通過(guò)調(diào)音臺(tái)、功放等設(shè)備將清晰的語(yǔ)音傳遞給每一位參會(huì)者。

通過(guò)攝像機(jī)、拾音器、錄像主機(jī)、流媒體服務(wù)器等設(shè)備可以對(duì)會(huì)議進(jìn)行錄像錄音。后期還可以根據(jù)會(huì)議管理的需要，安裝聲音轉(zhuǎn)換文字設(shè)備，可以實(shí)現(xiàn)全自動(dòng)會(huì)議記錄。

一體化的升降設(shè)置可以將顯示終端和拾音器（話筒）設(shè)備安裝在一起，需要使用時(shí)將屏幕和拾音器（話筒）同時(shí)升起，會(huì)議結(jié)束時(shí)降下，既方便使用又簡(jiǎn)潔統(tǒng)一。

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)讓計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在生活中隨處可見(jiàn)。無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)使用起來(lái)高效、便捷更且運(yùn)用廣泛。無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)在組成、優(yōu)點(diǎn)、功能上十分滿足符合高等院校對(duì)會(huì)議室的要求和特點(diǎn)。高校建設(shè)無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)是適應(yīng)國(guó)家可持續(xù)性發(fā)展戰(zhàn)略和科技辦公需求的新趨勢(shì)，必將引領(lǐng)綠色辦公和無(wú)紙化辦公時(shí)代的來(lái)臨。

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◎編輯 武生智