關(guān)于加強(qiáng)中小企業(yè)物資采購(gòu)審計(jì)的建議

摘 要：物資采購(gòu)審計(jì)是指對(duì)采購(gòu)過程中各個(gè)環(huán)節(jié)所面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，對(duì)搞好物資采購(gòu)工作非常重要，本文就中小企業(yè)采購(gòu)審計(jì)人員遇到的問題進(jìn)行淺析，并提出幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部審計(jì)；采購(gòu)審計(jì)

一、物資采購(gòu)審計(jì)的現(xiàn)狀及存在問題

（一）內(nèi)審人員專業(yè)能力不足

企業(yè)的物資采購(gòu)活動(dòng)由采購(gòu)部進(jìn)行，內(nèi)審人員一般不是采購(gòu)出身對(duì)于采購(gòu)又不直接參與，在對(duì)物資采購(gòu)進(jìn)行審計(jì)時(shí)，無法透過采購(gòu)單據(jù)的表象進(jìn)入到更深層次原因的分析。即使管理規(guī)范、制度健全的企業(yè)，控制流程設(shè)計(jì)合理、單據(jù)完整，也無法確保采購(gòu)欺詐行為、成本風(fēng)險(xiǎn)和質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)不存在。這就對(duì)審計(jì)的深度、內(nèi)審人員的專業(yè)能力提出更高的要求。

（二）內(nèi)審人員的職責(zé)權(quán)限不明確，內(nèi)審缺乏獨(dú)立性

采購(gòu)審計(jì)的職責(zé)是對(duì)物資采購(gòu)業(yè)務(wù)的監(jiān)督，是對(duì)物資采購(gòu)業(yè)務(wù)的參與和介入，但“參與不可代替，介入不能包辦”，尤其是代替采購(gòu)部門直接對(duì)物資定價(jià)、選擇供應(yīng)商、組織招投標(biāo)等，很容易出現(xiàn)審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。某些企業(yè)賦予內(nèi)審部門的權(quán)限過大或不明確界定內(nèi)審權(quán)限，內(nèi)審部門直接組織招投標(biāo)、物資采購(gòu)定價(jià)、選擇供應(yīng)商等，從而導(dǎo)致采購(gòu)部門和內(nèi)審部門出現(xiàn)嚴(yán)重的工作沖突。尤其當(dāng)采購(gòu)的物資出現(xiàn)問題時(shí)，極易引發(fā)兩個(gè)部門之間的相互推諉和互相攻擊，無法界定責(zé)任。

（三）物資采購(gòu)缺乏后續(xù)審計(jì)關(guān)注

物資采購(gòu)的后續(xù)活動(dòng)包括物資到達(dá)后的驗(yàn)收、入庫、領(lǐng)用、發(fā)票掛賬和付款，如出現(xiàn)質(zhì)量問題的退換貨等，一個(gè)完整的采購(gòu)鏈條牽涉環(huán)節(jié)眾多，但是中小企業(yè)的采購(gòu)審計(jì)只重點(diǎn)關(guān)注前期價(jià)格成本，到貨后的情況關(guān)注不夠，或者只關(guān)注采購(gòu)到貨率，而對(duì)到貨質(zhì)量不夠關(guān)注，最終導(dǎo)致采購(gòu)質(zhì)量不高，影響后續(xù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，不利于整個(gè)企業(yè)的健康發(fā)展。

二、對(duì)中小企業(yè)物資采購(gòu)審計(jì)的建議

（一）加強(qiáng)物資采購(gòu)內(nèi)控制度建設(shè)

制度建設(shè)是公司規(guī)范化經(jīng)營(yíng)和管理中非常重要的部分，完善的物資采購(gòu)制度為采購(gòu)部門組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)提供了可靠充分的政策性依據(jù)，也為內(nèi)部審計(jì)部門的采購(gòu)審計(jì)工作奠定了基礎(chǔ)。在制度的具體實(shí)施過程中，應(yīng)分離采購(gòu)活動(dòng)中不相容的職務(wù)，界定各崗位職責(zé)范圍，建立檢查和平衡機(jī)制；應(yīng)根據(jù)物資數(shù)量、金額和采購(gòu)方式的不同，分清重點(diǎn)采購(gòu)和非重點(diǎn)采購(gòu)、日常采購(gòu)和緊急采購(gòu)、集中采購(gòu)和非集中采購(gòu)等，制訂與之相應(yīng)的采購(gòu)和監(jiān)督程序。

（二）提高內(nèi)審參與度，提升內(nèi)審人員專業(yè)性

現(xiàn)在比較常見的內(nèi)審模式是項(xiàng)目管理式和過程參與式，項(xiàng)目管理式審計(jì)是事后審計(jì)，市場(chǎng)行情瞬息萬變，而審計(jì)時(shí)與采購(gòu)發(fā)生時(shí)間隔又比較長(zhǎng)，市場(chǎng)數(shù)據(jù)獲取困難，缺乏足夠有力的證據(jù)做支撐，因此無法對(duì)某些問題進(jìn)行準(zhǔn)確判斷。而過程參與式審計(jì)是事前事中事后全程參與的一種審計(jì)模式，這種審計(jì)模式能夠?qū)崿F(xiàn)物資采購(gòu)審計(jì)的日常化和精細(xì)化。

內(nèi)審人員要提升審計(jì)能力，首先要加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，同時(shí)要參與到具體工作，才能把握業(yè)務(wù)的關(guān)鍵控制點(diǎn)，識(shí)別潛在風(fēng)險(xiǎn)；其次，在實(shí)際工作中更要明確崗位職責(zé)，內(nèi)審人員對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)是熟悉和掌握，但不是直接參與和管理，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)內(nèi)審的“到位而不越位”。

（三）靈活選擇定價(jià)方式，建立完善物資采購(gòu)價(jià)格信息庫

物資采購(gòu)很難做到絕對(duì)科學(xué)定價(jià)，常見的定價(jià)方式一般包括三種：一是平均價(jià)格定價(jià)法，即根據(jù)采購(gòu)物資的市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行計(jì)算求出平均價(jià)格，再考慮其他服務(wù)條件如是否送貨，質(zhì)保期的長(zhǎng)短、售后服務(wù)等，以略高于或低于所掌握的平均價(jià)格進(jìn)行定價(jià)；二是通過網(wǎng)絡(luò)、電話、微信、QQ等方式詢價(jià)，與廠家、批發(fā)商等直接聯(lián)系，以采購(gòu)者的身份詢價(jià)后，再酌情定價(jià)；三是成本測(cè)算定價(jià)，有些物資供應(yīng)商較少，來源單一，無法詢價(jià)，這就需要對(duì)物資的構(gòu)成要素進(jìn)行分析和測(cè)算，經(jīng)雙方洽談定價(jià)。

對(duì)于企業(yè)生產(chǎn)用原材料等周期性重復(fù)采購(gòu)的物資，內(nèi)審部門應(yīng)利用計(jì)算機(jī)等信息化手段建立容量豐富的價(jià)格信息資料庫，通過互聯(lián)網(wǎng)開辟信息來源市場(chǎng)，增加信息量，并對(duì)收集的價(jià)格信息進(jìn)行整理和匯總，再根據(jù)市場(chǎng)行情，實(shí)時(shí)更新，實(shí)現(xiàn)物資價(jià)格信息動(dòng)態(tài)管理，并且將價(jià)格信息與物資采購(gòu)部門分享，提供給采購(gòu)部門定價(jià)參考依據(jù)，提高采購(gòu)審計(jì)工作效率。

（四）加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立合格供應(yīng)商資源庫

首先在供應(yīng)商的選擇上，傳統(tǒng)的采購(gòu)管理模式下采購(gòu)商和供應(yīng)商的關(guān)系是零和博弈關(guān)系，在供應(yīng)商的選擇上一味追求低價(jià)格；在現(xiàn)代供應(yīng)鏈的采購(gòu)模式中，采購(gòu)商和供應(yīng)商的關(guān)系是雙贏合作關(guān)系，所以對(duì)供應(yīng)商的選擇，應(yīng)該根據(jù)其提供物資的質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、供貨條件及其資質(zhì)、經(jīng)營(yíng)狀況等進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，以此對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行合理選擇。

其次，企業(yè)要完善供應(yīng)商準(zhǔn)入評(píng)價(jià)退出機(jī)制，對(duì)于同一物資選3-5家合格供應(yīng)商，利用計(jì)算機(jī)等信息化手段建立合格供應(yīng)商資源庫，進(jìn)行物資采購(gòu)時(shí)從資源庫中進(jìn)行選擇，這樣能夠提高審計(jì)效率。同時(shí)，每半年或一年對(duì)資源庫中的供應(yīng)商的價(jià)格、質(zhì)量、交貨及時(shí)性等進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，不合格的進(jìn)行淘汰，對(duì)資源庫外的供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)比評(píng)價(jià)，滿足條件的進(jìn)行引入，保持合格供應(yīng)商資源庫的動(dòng)態(tài)更新。

（五）關(guān)注采購(gòu)后續(xù)活動(dòng)，加強(qiáng)后續(xù)審計(jì)

在物資到貨驗(yàn)收方面，內(nèi)審人員必須以合同為依據(jù)，根據(jù)驗(yàn)收小組提供的質(zhì)量檢驗(yàn)表格等資料不定期對(duì)已經(jīng)檢查過的材料的數(shù)量，質(zhì)量等進(jìn)行抽查和再檢查。對(duì)技術(shù)復(fù)雜的物資應(yīng)請(qǐng)有關(guān)專家或?qū)I(yè)技術(shù)人員參與，對(duì)技術(shù)性能進(jìn)行再測(cè)試，確定供應(yīng)商是否提供合格物資。

在賬務(wù)方面，及時(shí)跟催發(fā)票尤其是預(yù)付款業(yè)務(wù)，內(nèi)審人員通過整理合同履行情況，統(tǒng)計(jì)預(yù)付款業(yè)務(wù)發(fā)票掛賬情況，并及時(shí)通知采購(gòu)人員跟催發(fā)票。支付結(jié)算流程的審計(jì)重點(diǎn)應(yīng)在于是否按照合同規(guī)定的比例和條件支付購(gòu)買價(jià)款。

作者簡(jiǎn)介：

王萌萌，張武飛，姚海杰，張海軍，山東百多安醫(yī)療器械有限公司。