我國(guó)中小企業(yè)銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制研究

摘 要：伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，中小企業(yè)逐漸發(fā)展壯大。從改革開(kāi)放以來(lái)，三十多年的時(shí)間里，中小企業(yè)逐步成為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)里的中堅(jiān)力量。在企業(yè)的各個(gè)經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)中，銷售業(yè)務(wù)是尤為重要的一個(gè)部分，做好銷售環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制將在防止舞弊、提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、改善企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理、提升企業(yè)價(jià)值等方面發(fā)揮重要作用。本文從中小企業(yè)銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制角度展開(kāi)，分析在我國(guó)中小企業(yè)銷售環(huán)節(jié)中內(nèi)部控制存在的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：銷售業(yè)務(wù)；內(nèi)部控制；中小企業(yè)；流程；對(duì)策

引言

內(nèi)部控制是社會(huì)經(jīng)濟(jì)進(jìn)步和企業(yè)化發(fā)展的產(chǎn)物，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)越發(fā)達(dá)的情況下，內(nèi)部控制會(huì)產(chǎn)生更大的作用。由于我國(guó)的公司已經(jīng)廣泛的進(jìn)入股權(quán)分散時(shí)代，再加上一些中國(guó)傳統(tǒng)文化因素和政治因素，因此在內(nèi)部控制上出現(xiàn)了兩個(gè)主要的問(wèn)題，野蠻人入侵和內(nèi)部人控制的問(wèn)題。在2010年4月份，財(cái)政部等五個(gè)部門聯(lián)合頒布了《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》。在這份文件中，第九號(hào)指引就是針對(duì)銷售業(yè)務(wù)的。在企業(yè)出售商品（或提供勞務(wù)）和相應(yīng)收取款項(xiàng)等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中，企業(yè)須對(duì)銷售、發(fā)貨和收款等業(yè)務(wù)加強(qiáng)管理力度，采取合理有效的內(nèi)部控制措施。

在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展歷程中，中小企業(yè)在促進(jìn)就業(yè)、提升市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活力、推動(dòng)科技發(fā)展等方面都發(fā)揮著重要作用。銷售業(yè)務(wù)是中小企業(yè)的脊梁，在銷售環(huán)節(jié)中，建立一整套相互遷持、相互驗(yàn)證的內(nèi)部控制組織體系能夠在提升企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率、防止資產(chǎn)流失、加快企業(yè)發(fā)展等方面產(chǎn)生非常好的效果。

一、內(nèi)部控制概述

內(nèi)部控制是由企業(yè)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理層和全體員工共同實(shí)施的，其目的在于實(shí)現(xiàn)企業(yè)的控制目標(biāo)。內(nèi)部控制是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中非常重要的一個(gè)方面，一個(gè)企業(yè)不論規(guī)模大小、發(fā)展程度如何，都需要根據(jù)本企業(yè)的情況建立相應(yīng)的內(nèi)部控制體系，從而幫助企業(yè)提升經(jīng)濟(jì)效益、保障資產(chǎn)安全、提升會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量、達(dá)到預(yù)計(jì)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。在國(guó)外形成了以COSO報(bào)告為基礎(chǔ)的內(nèi)部控制理論，內(nèi)部控制五要素控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、內(nèi)控活動(dòng)、信息與溝通、監(jiān)督就是在COSO報(bào)告中提出的。它使內(nèi)部控制的范圍擴(kuò)大，使內(nèi)部控制的地位上升到了企業(yè)整體層面，并且運(yùn)用到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率、企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的合法性和合規(guī)性等指標(biāo)。我國(guó)的內(nèi)部控制理論廣泛借鑒了COSO報(bào)告。內(nèi)部控制的范圍廣泛，其控制手段也非常多，如果以性質(zhì)來(lái)進(jìn)行劃分，可以分為按照其性質(zhì)劃分內(nèi)部會(huì)計(jì)控制和內(nèi)部管理控制。內(nèi)部會(huì)計(jì)控制，是指為了保障資產(chǎn)的安全，使會(huì)計(jì)信息的完整性與真實(shí)性增強(qiáng)。內(nèi)部管理控制，是指為提升經(jīng)營(yíng)效率，通過(guò)企業(yè)的管理方式和手段達(dá)到預(yù)期的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。在現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理中，內(nèi)部控制發(fā)揮著重要作用。

二、我國(guó)中小企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的一般流程

在企業(yè)的銷售過(guò)程中一般包括簽訂銷售合同、發(fā)貨以及收款幾個(gè)環(huán)節(jié)：

（一）企業(yè)的銷售人員在與客戶溝通、介紹有關(guān)產(chǎn)品后，若客戶對(duì)該產(chǎn)品有需求，將與銷售人員進(jìn)行進(jìn)一步的了解和磋商，通過(guò)口頭或書(shū)面的方式確定下購(gòu)買意向。在確定好購(gòu)銷商品的型號(hào)、價(jià)格、數(shù)量等詳細(xì)信息后，購(gòu)銷雙方將這些信息落實(shí)在書(shū)面，簽訂合同。

（二）在銷售人員簽訂合同后，企業(yè)的生產(chǎn)部門將依據(jù)合同上商品的型號(hào)和數(shù)量組織生產(chǎn)，生產(chǎn)完工通過(guò)質(zhì)檢部門的檢查合格后，將通知銷售人員以及相關(guān)部門組織發(fā)貨。

（三）倉(cāng)庫(kù)的相關(guān)工作人員以已由財(cái)務(wù)處蓋好印章的發(fā)貨通知單為依據(jù)進(jìn)行發(fā)貨，具體的發(fā)貨數(shù)量、型號(hào)等信息將以發(fā)貨通知單為準(zhǔn)，并進(jìn)行相關(guān)登記。組織發(fā)貨的相關(guān)人員應(yīng)與財(cái)務(wù)部門和銷售部門保持聯(lián)系，核實(shí)信息。

（四）財(cái)務(wù)部門的相關(guān)工作人員，在審核合同和發(fā)票后進(jìn)行登記和蓋章。之后出納人員將依據(jù)審核后的合同、發(fā)票以及出庫(kù)單等憑證組織收款工作。

三、我中小國(guó)企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的主要問(wèn)題

從上面的業(yè)務(wù)流程中可以看出，銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制在保障企業(yè)的資產(chǎn)安全、提升企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率等方面有著重要作用。建立行之有效的內(nèi)部控制體系可以使企業(yè)更快更好地完成既定的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。然而在我國(guó)中小企業(yè)的內(nèi)部控制方面仍存在著諸多問(wèn)題，阻礙著中小企業(yè)的快速發(fā)展，具體問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)薄弱

很多企業(yè)沒(méi)有設(shè)置明確的應(yīng)收賬款管理部門或者責(zé)任人，也沒(méi)有完善的應(yīng)收賬款管理及監(jiān)督規(guī)定。在現(xiàn)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，企業(yè)的應(yīng)收賬款規(guī)模逐漸增大成為了不可避免的趨勢(shì)，應(yīng)收賬款占流動(dòng)資產(chǎn)的比重不斷增加。在這樣的情況之下，應(yīng)收賬款的收回對(duì)于企業(yè)資金鏈的影響增大。一般應(yīng)收賬款的期限在三個(gè)月內(nèi)，而部分企業(yè)賬上還有半年、一年、甚至幾年的數(shù)額巨大的應(yīng)收賬款羅列在冊(cè)，這些應(yīng)收賬款基本難以收回，卻虛增了企業(yè)的資產(chǎn)，從而有可能導(dǎo)致虛盈實(shí)虧的情況，不利于企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的防范。

（二）沒(méi)有建立健全的崗位責(zé)任制

企業(yè)缺少健全的崗位責(zé)任劃分，部分企業(yè)的崗位設(shè)置沒(méi)有滿足不相容職務(wù)相互分離的原則。如合同價(jià)格的確定和合同的簽訂；客戶信用等級(jí)管理和銷售合同的審批；銷售合同的簽訂與發(fā)貨；財(cái)務(wù)部門支付款項(xiàng)所需的印章沒(méi)有分開(kāi)保管而是都在一個(gè)人手中管理；出納工作人員同時(shí)兼任差旅費(fèi)報(bào)銷業(yè)務(wù)等等。這些情況在中小企業(yè)中多有發(fā)生，威脅著企業(yè)的資產(chǎn)安全，阻礙企業(yè)的正常發(fā)展。

（三）企業(yè)的決策與計(jì)劃控制欠缺，內(nèi)部控制對(duì)提高經(jīng)營(yíng)效率和效果不明顯

企業(yè)為完成業(yè)績(jī)考核指標(biāo)，常以現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)、薪資獎(jiǎng)勵(lì)或者職位晉升等方式鼓勵(lì)銷售人員提升銷售業(yè)績(jī)。這同時(shí)會(huì)促使有些銷售人員為提升業(yè)績(jī)，擴(kuò)大賒銷量，從而使企業(yè)的應(yīng)收賬款不斷增加。而很多企業(yè)又缺少有效的客戶信用等級(jí)管理和賒銷業(yè)務(wù)的審批，這使得應(yīng)收賬款的壞賬風(fēng)險(xiǎn)提升。這樣即使企業(yè)的業(yè)績(jī)指標(biāo)完成，卻無(wú)法使企業(yè)真正發(fā)展起來(lái)。缺乏決策與計(jì)劃控制難以提升企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率。

（四）企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)較為保守

對(duì)于銷售預(yù)算，很多企業(yè)是將年度預(yù)算直接進(jìn)行分解，分?jǐn)偟矫總€(gè)季度及月度，然后以此為基礎(chǔ)進(jìn)行生產(chǎn)計(jì)劃的設(shè)定。這種方式對(duì)于市場(chǎng)的波動(dòng)沒(méi)有合理的預(yù)期和反映。在市場(chǎng)發(fā)展較好的情況下不會(huì)產(chǎn)生什么大問(wèn)題，但是一旦市場(chǎng)波動(dòng)劇烈或者發(fā)生金融危機(jī)等情況，企業(yè)的訂單將急劇減少，企業(yè)的生產(chǎn)銷售將無(wú)法正常運(yùn)轉(zhuǎn)，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)將急劇增加。

四、改善我國(guó)中小企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的對(duì)策及建議

（一）企業(yè)應(yīng)當(dāng)合理采用科學(xué)的信用管理技術(shù)

企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)客戶的信用管理體系建設(shè)，搜集整理歸檔形成客戶資料檔案，并對(duì)客戶進(jìn)行信用評(píng)級(jí)。對(duì)于賒銷業(yè)務(wù)進(jìn)行合理的監(jiān)督與審核，審核人員應(yīng)根據(jù)客戶資料檔案的相關(guān)信息以及客戶的信用等級(jí)對(duì)于賒銷業(yè)務(wù)的數(shù)量、金額、發(fā)貨以及收款方式等相關(guān)信息進(jìn)行嚴(yán)格審核。企業(yè)應(yīng)明確不同賒銷數(shù)額的審批權(quán)限，對(duì)于重要的銷售合同應(yīng)讓法律人員以及財(cái)務(wù)人員參與進(jìn)來(lái)，并在過(guò)程中形成書(shū)面記錄。

（二）加強(qiáng)和完善應(yīng)收賬款內(nèi)控制度的審查

在整個(gè)銷售和應(yīng)收賬款環(huán)節(jié)中，應(yīng)收賬款內(nèi)部控制制度的審查是很重要的一個(gè)方面。企業(yè)的審計(jì)人員應(yīng)該定期對(duì)于應(yīng)收賬款記錄進(jìn)行抽查。審查這些記錄是否有相應(yīng)的發(fā)票以及發(fā)貨單作為原始憑證；抽查某一次的應(yīng)收賬款余額清查表，審查該表所應(yīng)附上的客戶回單，以及該回單上是否列明了應(yīng)收賬款相應(yīng)的金額明細(xì)，防止通過(guò)虛列應(yīng)收賬款掩蓋盜竊或挪用資金的行為。

（三）制定切合實(shí)際的企業(yè)發(fā)展目標(biāo)

企業(yè)應(yīng)在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上通過(guò)科學(xué)手段進(jìn)行分析預(yù)測(cè)，對(duì)于國(guó)內(nèi)宏觀經(jīng)濟(jì)政策、國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)需求變動(dòng)趨勢(shì)、行業(yè)的技術(shù)發(fā)展情況、行業(yè)及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手狀況、現(xiàn)階段企業(yè)可利用資源情況和企業(yè)自身優(yōu)劣勢(shì)等影響因素進(jìn)行綜合考慮，確定符合企業(yè)實(shí)際狀況的發(fā)展目標(biāo)。并以此制定發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，對(duì)于企業(yè)發(fā)展的階段性和發(fā)展程度進(jìn)行考量，進(jìn)而設(shè)定每個(gè)發(fā)展階段的詳細(xì)目標(biāo)以及相應(yīng)的實(shí)施策略。

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作者簡(jiǎn)介：

張彤，成都信息工程大學(xué)銀杏酒店管理學(xué)院。