淺析工業(yè)企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制問題研究

摘 要：工業(yè)企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要內(nèi)容，不僅直接導(dǎo)致貨幣資金流出或負(fù)債的增加，還與生產(chǎn)、銷售計(jì)劃密切相關(guān)，且發(fā)生頻繁、運(yùn)行環(huán)節(jié)多；如果對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制不嚴(yán)密、過程控制不當(dāng)，就有可能產(chǎn)生管理漏洞。所以，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)的過程控制，增加采購(gòu)業(yè)務(wù)過程的透明度，對(duì)于確保物資采購(gòu)的質(zhì)量、交期、成本，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需求，提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力，保證公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)有著非常重要的意義。

關(guān)鍵詞：采購(gòu)業(yè)務(wù)；內(nèi)部控制；過程控制

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，市場(chǎng)節(jié)奏變化快，客戶隨時(shí)可能調(diào)整交付計(jì)劃；如果采購(gòu)不及時(shí)而影響生產(chǎn)進(jìn)度甚至造成生產(chǎn)停滯，導(dǎo)致難以準(zhǔn)時(shí)交付產(chǎn)品；或者采購(gòu)物資提前到貨，導(dǎo)致管理成本增加；同時(shí)，由于在工業(yè)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中，采購(gòu)業(yè)務(wù)與生產(chǎn)、銷售密切相關(guān)，不僅發(fā)生頻繁，工作量大且運(yùn)行環(huán)節(jié)多，容易產(chǎn)生管理漏洞。

通過對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)在實(shí)施過程中產(chǎn)生的問題分析，找出采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的不足，提出應(yīng)對(duì)策略，對(duì)于加強(qiáng)采購(gòu)業(yè)務(wù)過程控制，進(jìn)一步完善工業(yè)企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)管理，促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展有著非常重要的意義。

一、采購(gòu)業(yè)務(wù)的主要工作流程及其控制

（一）編制物資采購(gòu)計(jì)劃

由采購(gòu)部門根據(jù)《物資需求計(jì)劃》結(jié)合庫(kù)存量編制《物資采購(gòu)計(jì)劃》，報(bào)生產(chǎn)計(jì)劃人員并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，交采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu)。

（二）采購(gòu)合同簽訂與采購(gòu)執(zhí)行

除特殊情況外，采購(gòu)部門在執(zhí)行采購(gòu)時(shí)必須在在合格供應(yīng)商或準(zhǔn)供應(yīng)商范圍內(nèi)選擇。采購(gòu)部門根據(jù)批準(zhǔn)的《物資采購(gòu)計(jì)劃》，按程序先進(jìn)行采購(gòu)價(jià)格評(píng)審和采購(gòu)方式確定，下達(dá)《物資采購(gòu)訂單》或簽訂《購(gòu)銷合同》后執(zhí)行采購(gòu)。

（三）到貨檢驗(yàn)與驗(yàn)收入庫(kù)

采購(gòu)部門收到供應(yīng)商送貨信息后，由內(nèi)勤人員將采購(gòu)訂單錄入ERP系統(tǒng)；生產(chǎn)部依據(jù)采購(gòu)訂單下推《采購(gòu)檢驗(yàn)申請(qǐng)單》。質(zhì)量部依據(jù)《采購(gòu)檢驗(yàn)申請(qǐng)單》進(jìn)行到貨檢驗(yàn)并根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果下推《采購(gòu)檢驗(yàn)單》；倉(cāng)庫(kù)ERP錄入員根據(jù)《采購(gòu)檢驗(yàn)單》錄入《外購(gòu)入庫(kù)單》并將實(shí)物收入庫(kù)房存放和保管。

（四）不合格品的評(píng)審與處理

入庫(kù)后發(fā)現(xiàn)問題的物料，由質(zhì)量部在ERP系統(tǒng)中做出退貨錄入并將實(shí)物做好標(biāo)記交給庫(kù)房相關(guān)人員，庫(kù)管人員錄入《退料通知單》并按分類存放；采購(gòu)部門與庫(kù)管人員辦理退貨手續(xù)并進(jìn)行退貨處理。

（五）采購(gòu)對(duì)賬、掛賬與付款

月度供應(yīng)商與采購(gòu)部門對(duì)賬后開具發(fā)票；采購(gòu)部門核實(shí)無誤后在ERP系統(tǒng)中錄入結(jié)算相關(guān)信息，于規(guī)定日期前完善審批手續(xù)并交財(cái)務(wù)部統(tǒng)一掛賬；財(cái)務(wù)部根據(jù)采購(gòu)合同約定支付款項(xiàng)。

二、采購(gòu)業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中的內(nèi)部控制問題分析

（一）采購(gòu)計(jì)劃未及時(shí)調(diào)整導(dǎo)致成本增加

1.由于沒有及時(shí)根據(jù)客戶交付計(jì)劃的變更情況調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，導(dǎo)致采購(gòu)不及時(shí)，造成不能按期提供生產(chǎn)所需物資，影響生產(chǎn)進(jìn)度甚至造成生產(chǎn)停滯延誤產(chǎn)品交期。

2.由于沒有及時(shí)根據(jù)客戶交付計(jì)劃的變更情況調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，導(dǎo)致提前完成物資采購(gòu)使得存貨堆積，增加管理成本，占用企業(yè)資金。

（二）供應(yīng)商管理不合理

一是未對(duì)供應(yīng)商建檔管理，造成采購(gòu)時(shí)盲目選擇供應(yīng)商；二是沒有對(duì)供應(yīng)商的信譽(yù)、資信等具體情況進(jìn)行細(xì)致、深入調(diào)查，導(dǎo)致采購(gòu)的物資無法滿足公司產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等問題產(chǎn)生，不僅影響產(chǎn)品質(zhì)量，還有可能導(dǎo)致無法按期交付產(chǎn)品被客戶罰款造成損失。

（三）采購(gòu)價(jià)格定價(jià)機(jī)制不科學(xué)、采購(gòu)合同審核不到位

因采購(gòu)業(yè)務(wù)人員因自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，可能存在缺乏詢價(jià)技巧無法獲得供應(yīng)商的底價(jià)；采購(gòu)合同中有些條款約定不夠清晰，使得發(fā)生合同糾紛、當(dāng)合同條款執(zhí)行不嚴(yán)時(shí)，合同雙方找不到表述清晰且合理的依據(jù)，不能有效追究違約責(zé)任，造成不必要的損失。

（四）由于掛賬、付款審核不嚴(yán)導(dǎo)致資金損失或信用受損。

由于在采購(gòu)掛賬、付款等方面審核不嚴(yán)格，可能造成掛賬金額產(chǎn)生錯(cuò)誤、未按合同約定的比例支付貨款等情況發(fā)生，導(dǎo)致資金損失或信用受損。

（五）不合格品管控不當(dāng)

不合格品管理不當(dāng)，一是可能造成已經(jīng)判定為不合格品的物資被當(dāng)成合格品使用，導(dǎo)致后續(xù)質(zhì)量問題給公司造成難以預(yù)計(jì)的經(jīng)濟(jì)損失；二是可能造成將不合格品隨意處置，導(dǎo)致無法將可以換貨的物資無法退回供應(yīng)商進(jìn)行換貨處理，給公司造成損失。

（六）采購(gòu)業(yè)務(wù)流程內(nèi)部控制的后續(xù)評(píng)價(jià)與監(jiān)督措施不完善

由于企業(yè)沒有對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程內(nèi)部控制的執(zhí)行情況有效性進(jìn)行評(píng)價(jià)，可能造成為了工作便利簡(jiǎn)化審批流程，未對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)執(zhí)行嚴(yán)格的審批流程，使采購(gòu)業(yè)務(wù)中相關(guān)流程的監(jiān)督措施未落到實(shí)處，導(dǎo)致采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度出現(xiàn)缺陷，出現(xiàn)管理方面的漏洞。

三、應(yīng)對(duì)策略

（一）做好物料需求計(jì)劃的及時(shí)調(diào)整與更改工作

銷售部門加強(qiáng)與客戶的溝通，隨時(shí)跟進(jìn)客戶度付計(jì)劃的變更情況并及時(shí)反饋采購(gòu)部門與生產(chǎn)部門；采購(gòu)部門和生產(chǎn)部依據(jù)《物資需求計(jì)劃》、安全庫(kù)存、供方能力、風(fēng)險(xiǎn)回避等因素和部門職責(zé)的分工，根據(jù)客戶交付計(jì)劃的變更情況進(jìn)行綜合分析與評(píng)審，并適時(shí)調(diào)整與更改采購(gòu)計(jì)劃。

（二）建立合格供應(yīng)商評(píng)審制度

由質(zhì)量部牽頭組織生產(chǎn)、技術(shù)、財(cái)務(wù)等部門，開展對(duì)采購(gòu)物資供應(yīng)商、外協(xié)生產(chǎn)廠家的進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審和實(shí)時(shí)管理，確定是否可認(rèn)定為合格供應(yīng)商、合格外協(xié)生產(chǎn)廠家并建檔管理。

（三）建立采購(gòu)價(jià)格評(píng)審制度

公司設(shè)立價(jià)評(píng)組負(fù)責(zé)價(jià)格評(píng)審組織工作。相關(guān)部門應(yīng)對(duì)本部門提供的價(jià)格數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)，做好詢價(jià)記錄，作為價(jià)評(píng)組評(píng)審依據(jù)并提交價(jià)評(píng)組進(jìn)行價(jià)格評(píng)審。

經(jīng)價(jià)評(píng)組對(duì)采購(gòu)部門按照規(guī)定擬訂的采購(gòu)合同中雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任、質(zhì)保期限及質(zhì)保金額、不合格品退貨事宜等條款進(jìn)行審核后，采購(gòu)部門方可簽訂合同執(zhí)行采購(gòu)。

（四）加強(qiáng)采購(gòu)付款環(huán)節(jié)的控制

審核采購(gòu)掛賬的財(cái)務(wù)人員與付款審核人應(yīng)按不相容職務(wù)分離的原則分開設(shè)置；在付款過程中應(yīng)注重過程控制，加強(qiáng)跟蹤管理，發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時(shí)采取措施，避免出現(xiàn)資金損失和信用受損。

（五）建立不合格品退貨管理制度

檢驗(yàn)員對(duì)評(píng)審判定為“退貨”的產(chǎn)品進(jìn)行標(biāo)識(shí)，庫(kù)管人員進(jìn)行隔離并建立不合格品臺(tái)賬；涉及符合索賠條件的退貨，由質(zhì)量部門在索賠期內(nèi)按合同約定及時(shí)辦理索賠手續(xù)，并交由財(cái)務(wù)部門執(zhí)行扣款或及時(shí)收回退貨款項(xiàng)。

（六）建立采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制定期后續(xù)評(píng)價(jià)制度

企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)物資需求計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、渠道、價(jià)格、質(zhì)量、成本、合同簽約與履行情況等采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行專項(xiàng)監(jiān)督和評(píng)估、分析、評(píng)價(jià)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)薄弱環(huán)節(jié)與不足之處，優(yōu)化采購(gòu)流程。同時(shí)，將采購(gòu)業(yè)務(wù)過程中涉及的關(guān)鍵指標(biāo)納入業(yè)績(jī)考核體系，加強(qiáng)過程控制，促進(jìn)物資采購(gòu)與生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)的有效銜接，不斷防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，全面提升采購(gòu)業(yè)務(wù)執(zhí)行效率。

四、結(jié)束語

（一）由于在現(xiàn)行市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)狀況下，采購(gòu)業(yè)務(wù)存在很多問題，有諸多弊端，需要企業(yè)在發(fā)展過程中采取相應(yīng)措施進(jìn)行克服，所以做好工業(yè)企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制非常必要。

（二）在采購(gòu)業(yè)務(wù)中的內(nèi)部控制中，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的重要環(huán)節(jié)進(jìn)行常規(guī)、持續(xù)的監(jiān)督檢查，針對(duì)易發(fā)生異常情況的事項(xiàng)制定專項(xiàng)監(jiān)督檢查制度，以防范風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。

（三）企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)的過程控制，增加采購(gòu)業(yè)務(wù)過程的透明度，使其與生產(chǎn)和銷售環(huán)節(jié)緊密銜接，確保物資采購(gòu)的質(zhì)量、交期、成本，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需求，不僅能夠較好地保證物資供應(yīng)順暢和正常使用，還可以提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，保證公司預(yù)期經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

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作者簡(jiǎn)介：

王永琴（1978-），女，籍貫：重慶市南川區(qū)，學(xué)歷：本科，職稱：中級(jí)會(huì)計(jì)師、中級(jí)經(jīng)濟(jì)師、中級(jí)審計(jì)師，研究方向：內(nèi)部控制。