論國(guó)有企業(yè)辦公室管理的創(chuàng)新與實(shí)踐對(duì)策

摘 要：在新形勢(shì)背景下，國(guó)有企業(yè)的發(fā)展面臨了巨大的挑戰(zhàn)。而辦公室作為一個(gè)企業(yè)的中樞機(jī)構(gòu)，要想使企業(yè)更好地發(fā)展，必須對(duì)企業(yè)辦公室管理這一塊進(jìn)行創(chuàng)新改革。本文探討了國(guó)有企業(yè)辦公室管理的目標(biāo)和含義，并討論了國(guó)有企業(yè)辦公室面臨的挑戰(zhàn)，最后提出了國(guó)有企業(yè)辦公室管理的創(chuàng)新對(duì)策。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè)；辦公室管理；創(chuàng)新對(duì)策

引言

辦公室不僅是國(guó)有企業(yè)形象的代表，更是一個(gè)企業(yè)的中樞機(jī)構(gòu)，是國(guó)有企業(yè)發(fā)展的重要前提。辦公室所包含的智能非常重要，任務(wù)量也較為繁雜，既要安排辦公、反饋實(shí)際狀況，也要搜集精確信息，幫助企業(yè)管理層制定決策。在競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的環(huán)境下，國(guó)有企業(yè)面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此，作為國(guó)有企業(yè)管理核心的辦公室也必須做出應(yīng)對(duì)措施，以適應(yīng)日趨激烈的市場(chǎng)環(huán)境，為國(guó)有企業(yè)的發(fā)展發(fā)下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、國(guó)企辦公室管理的目標(biāo)和含義

目前，我國(guó)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系正在慢慢完善，而國(guó)家創(chuàng)新戰(zhàn)略的重要組成部分之一就是國(guó)有企業(yè)，它也是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的重要支柱之一。整個(gè)國(guó)有企業(yè)工作的核心就是辦公室管理，辦公室管理牽涉的工作較為繁瑣復(fù)雜，例如人力資源的分配、成本的管控、企業(yè)的工作規(guī)劃等。國(guó)有企業(yè)管理中有三個(gè)顯著的特點(diǎn)，即計(jì)劃、約束和組織的特點(diǎn)，具體表現(xiàn)為在辦公室實(shí)踐工作當(dāng)中，首先要制定目標(biāo)，搜集有效的信息為管理層提供參考意見(jiàn)，聽(tīng)從組織安排，在工作中發(fā)揮監(jiān)督的作用，以便達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

二、國(guó)企辦公室管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）對(duì)辦公室管理提出了更高的要求

辦公室管理中還有一個(gè)顯著的特點(diǎn)，即為全局性，具體表現(xiàn)為辦公室管理工作時(shí)環(huán)環(huán)相扣的，一旦中間任何一個(gè)環(huán)節(jié)出了問(wèn)題，那么就可能直接影響到企業(yè)未來(lái)的發(fā)展，這就對(duì)辦公室提出了更為嚴(yán)峻的要求。另外，在新的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下，辦公室面臨著許多嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，即辦公室整改轉(zhuǎn)制，辦公室作為國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)和管理的核心管理組織，它的管理水平直接影響到企業(yè)在市場(chǎng)中的運(yùn)營(yíng)。因此，國(guó)有企業(yè)辦公室改革和創(chuàng)新是勢(shì)在必行。

（二）對(duì)辦公室人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求

國(guó)有企業(yè)的辦公室部門(mén)一直被別當(dāng)做行政部門(mén)，因此在人員招聘上也尋找的是一些協(xié)調(diào)能力好、思想政治覺(jué)悟高、組織能力強(qiáng)和文字功底強(qiáng)的人才來(lái)勝任，并沒(méi)有對(duì)其管理能力有具體要求。而隨著國(guó)有企業(yè)的經(jīng)營(yíng)方式的變化，辦公室人員除了要具備以上幾種能力外，還要有現(xiàn)代化管理技術(shù)的運(yùn)用能力、經(jīng)營(yíng)決策判斷能力和高度競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和先進(jìn)的戰(zhàn)略思想，以便為管理層提供一些建設(shè)性意見(jiàn)。針對(duì)上述要求，國(guó)有企業(yè)必須在辦公室人員分配上做出合理改變。但國(guó)有企業(yè)的辦公室人員已經(jīng)習(xí)慣于過(guò)往的工作模式，各方面都已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代國(guó)有企業(yè)的發(fā)展需求，可以說(shuō)這些辦公室人員的素質(zhì)阻礙了國(guó)有企業(yè)的發(fā)展和改革。

（三）對(duì)辦公室的管理職能提出了更為嚴(yán)格的要求

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步、科技的不斷創(chuàng)新和國(guó)有企業(yè)制度的不斷完善，國(guó)有企業(yè)的辦公職能也不能僅是負(fù)責(zé)日常復(fù)雜事務(wù)的服務(wù)部門(mén)，更是要成為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的核心部門(mén)。它需要了解國(guó)有企業(yè)整體內(nèi)部生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況，收集對(duì)企業(yè)有用的信息，為企業(yè)內(nèi)部管理決策提供建設(shè)性意見(jiàn)。因此，國(guó)有企業(yè)辦公室部門(mén)不僅要發(fā)揮為人民服務(wù)的作用，還要發(fā)揮決策指導(dǎo)、聯(lián)系和參謀的作用，這對(duì)辦公室管理提出了更嚴(yán)格的要求。

（四）參謀職能發(fā)揮不到位

國(guó)有企業(yè)中參謀職能發(fā)揮到位，可以直接對(duì)國(guó)有企業(yè)管理層的領(lǐng)導(dǎo)的決策和部署產(chǎn)生重要影響。目前，國(guó)有企業(yè)辦公室參謀職能發(fā)揮不到位主要體現(xiàn)在三個(gè)方面，一參謀助手的能力不夠，對(duì)信息的搜集和挖掘能力欠缺，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)政策時(shí)，不能明白其中的內(nèi)在含義，相關(guān)調(diào)查也不夠透徹只停留在表面，發(fā)現(xiàn)和分析問(wèn)題的能力也不夠，也不敢做決定；第二就是國(guó)有企業(yè)幾乎變成了后勤部，成天忙于一些簡(jiǎn)單但繁瑣的工作，完全沒(méi)意識(shí)到自己還要替上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提出可行意見(jiàn)；其次就是被動(dòng)的發(fā)揮參謀助手能力，國(guó)有企業(yè)辦公室人員把發(fā)揮參謀助手的能力當(dāng)成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交付的任務(wù)來(lái)完成，而不是當(dāng)成自己工作的一部分。以上三個(gè)問(wèn)題最終造成了參謀職能發(fā)揮不到位的問(wèn)題。

（五）服務(wù)職能不到位

國(guó)有企業(yè)辦公室的一個(gè)基本工作職能就是服務(wù)職能，它是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作。國(guó)有企業(yè)服務(wù)職能發(fā)揮不到位主要有兩點(diǎn)，首先是國(guó)有企業(yè)的辦公室還存在一定的“官僚主義作風(fēng)”，國(guó)有企業(yè)固有的企業(yè)文化和歷史傳統(tǒng)，導(dǎo)致了中央辦公室存在著臉難看、門(mén)難進(jìn)、事難辦的現(xiàn)象，在一些問(wèn)題上對(duì)待上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情一般迅速地完成任務(wù)，而對(duì)于一些基層的職工或者民眾卻用消極的態(tài)度對(duì)待，處理事情也不迅速。另一個(gè)缺點(diǎn)就是國(guó)有企業(yè)的辦公室人員配置和職能定位存在問(wèn)題，辦公室有些人員一崗多責(zé)，有著大量的工作任務(wù)。長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，辦公室的人極易產(chǎn)生煩躁心理，在服務(wù)工作上也沒(méi)有耐性和熱情，工作效率不高，還容易發(fā)生矛盾。

三、國(guó)有企業(yè)辦公室管理的創(chuàng)新對(duì)策

（一）樹(shù)立新觀(guān)念，提高服務(wù)意識(shí)和管理意識(shí)

國(guó)有企業(yè)辦公室部門(mén)作為一個(gè)綜合型部門(mén)，它所要處理的事情和材料都較為繁瑣復(fù)雜，與技術(shù)工作有很大的差異性。因此，辦公室對(duì)于自身工作的認(rèn)識(shí)是非常有必要的。另外，對(duì)于國(guó)有企業(yè)的每個(gè)部門(mén)業(yè)務(wù)也要有所認(rèn)知，這樣才會(huì)激發(fā)職員的工作積極性，提升辦公室整體工作效率。另外辦公室的另一個(gè)關(guān)鍵只能就是服務(wù)和接待，辦公室職員應(yīng)該拋棄舊觀(guān)念，樹(shù)立服務(wù)大局的意識(shí)。同時(shí)在這個(gè)過(guò)程中，接待人員要不斷學(xué)習(xí)服務(wù)的技巧和常識(shí)，善于人際溝通和察言觀(guān)色，仔細(xì)探討上級(jí)的決策，科學(xué)整合信息，為給管理層提高建設(shè)性意見(jiàn)，以全新的管理方式為國(guó)有企業(yè)的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）完善國(guó)企辦公室的人力資源配置，提高工作效率

想要提高國(guó)有企業(yè)辦公室人員的工作效率，就必須從辦公室人員結(jié)構(gòu)開(kāi)始優(yōu)化和完善。以統(tǒng)一精簡(jiǎn)的原則對(duì)辦公室人員結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化管理，對(duì)一些職員的變動(dòng)進(jìn)行規(guī)范處理，對(duì)辦公室內(nèi)一些重要職位和內(nèi)部結(jié)構(gòu)進(jìn)行合理調(diào)整，時(shí)辦公室能夠適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，另外，國(guó)有企業(yè)不能進(jìn)行照搬別人的管理模式，要以企業(yè)的自身發(fā)展情況和政策為基礎(chǔ)，霸氣吃辦公室原有的優(yōu)點(diǎn)，對(duì)缺點(diǎn)進(jìn)行改善，樹(shù)立各方面等工作，協(xié)調(diào)辦公室內(nèi)部和外部的關(guān)系。

（三）明確辦公室的各類(lèi)規(guī)章，嚴(yán)格工作紀(jì)律

一些先進(jìn)的大企業(yè)，無(wú)一都有著完善的辦公室管理體系。從這個(gè)角度出發(fā)，個(gè)國(guó)有企業(yè)想要在激烈的市場(chǎng)環(huán)境下站穩(wěn)腳跟就必須要加大改革的力度，建立一個(gè)完善的管理體系，特別是在辦公室的各項(xiàng)規(guī)章制度建設(shè)上加大力度，是辦公室走向正規(guī)化渠道，卻名辦公室中每個(gè)人的工作內(nèi)容和工作職能等，采取責(zé)任制，歌詞氣質(zhì)。其次明確管理流程，按照制定好的規(guī)章制度，提高工作效率，避免辦公室人員公物私用、以權(quán)謀私等現(xiàn)象發(fā)生。打造一批經(jīng)驗(yàn)豐富、綜合素質(zhì)高和業(yè)務(wù)硬的人才團(tuán)隊(duì)。

（四）改進(jìn)和加強(qiáng)辦公室硬件設(shè)備，及時(shí)解決各種突發(fā)問(wèn)題

一些國(guó)有企業(yè)辦公基礎(chǔ)硬件設(shè)備陳舊，缺乏先進(jìn)的設(shè)備，甚至有大量的工作需要借助人力來(lái)完成，這種行為不僅影響了工作效率，而且阻礙了信息采集和傳輸?shù)倪M(jìn)度，使辦公室的功能無(wú)法正常發(fā)揮。在新的經(jīng)濟(jì)背景下，企業(yè)有必要投資資金購(gòu)置先進(jìn)的辦公硬件設(shè)備，運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使國(guó)有企業(yè)辦公管理向信息化方向發(fā)展，注重培養(yǎng)員工的先進(jìn)思維能力。此外，在一些突發(fā)事件中，辦公室人員要采用多種方法處理辦公室突發(fā)事件，以使辦公室穩(wěn)定運(yùn)行。

（五）提高辦公室人員的綜合素質(zhì)

決定辦公室管理水平的主要因素就是人，而辦公室的工作主體也是人。因此，國(guó)有企業(yè)要改革辦公室，就必須做好優(yōu)秀人才的保護(hù)工作。首先國(guó)有企業(yè)要對(duì)人才資源合理安排，由于國(guó)有企業(yè)的辦公室工作內(nèi)容繁瑣復(fù)雜，工作也比較單一，這樣極易造成辦公室工作人員消極怠工。因此，想要提高辦公室工作人員的工作效率，就必須從人員的整體素質(zhì)下手。在引進(jìn)人員的時(shí)候，要把好關(guān)，引進(jìn)高素質(zhì)的人員，然后對(duì)其做好培訓(xùn)工作，以便提高辦公室人員的職業(yè)素養(yǎng)和整體能力。

四、結(jié)束語(yǔ)

大多數(shù)人對(duì)國(guó)有企業(yè)的辦公室的觀(guān)念還停留在服務(wù)部門(mén)上，日常工作就是完成一些日常事務(wù)。而在新形勢(shì)背景下，國(guó)有企業(yè)的發(fā)展面臨了巨大的挑戰(zhàn)。而辦公室作為一個(gè)企業(yè)的中樞機(jī)構(gòu)，要想使企業(yè)更好地發(fā)展，必須對(duì)企業(yè)辦公室管理這一塊進(jìn)行創(chuàng)新改革，打破陳舊的管理觀(guān)念，不斷創(chuàng)新，在實(shí)踐中取得發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]王景軍.企業(yè)辦公室管理的創(chuàng)新與實(shí)踐[J].中國(guó)城市經(jīng)濟(jì)， 2012，（02）：128-128.

[2]賀鎬圣，鐘賢賓.創(chuàng)新國(guó)有企業(yè)制度的四大難題與對(duì)策[J].探索與爭(zhēng)鳴，1994，（09）：15-17.

[3]王若進(jìn).企業(yè)辦公室的創(chuàng)新管理與實(shí)踐探討[J].江蘇商論，2012，（36）：154-154.

[4]劉偉杰.企業(yè)辦公室管理的創(chuàng)新實(shí)踐研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（22）：11-11.

[5]張暉.新形勢(shì)下國(guó)有企業(yè)信訪(fǎng)工作的創(chuàng)新模式研究[J].東方企業(yè)文化，2013，（22）：146-147.

[6]高用翠.辦公室工作創(chuàng)新探索與實(shí)踐[J].化工管理，2015，（25）：84-84.

[7]易少蓉.論國(guó)有企業(yè)績(jī)效管理中面臨的問(wèn)題及對(duì)策[J].企業(yè)導(dǎo)報(bào)，2015，（04）：49-49.

作者簡(jiǎn)介：柴文婷，中交天津航道局有限公司。