淺談寫字樓租賃企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題與對策

摘 要：2017年，享有“中國曼哈頓”美譽(yù)之稱的天津于家堡金融區(qū)迎來了起步區(qū)的建設(shè)落成，在網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的沖擊下，如何提高內(nèi)部控制水平，如何提高經(jīng)營管理效率成為了區(qū)域內(nèi)寫字樓租賃企業(yè)的重要工作。本文通過查找于家堡寫字樓租賃企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題，提出了相應(yīng)的解決對策。

關(guān)鍵詞：寫字樓租賃；內(nèi)部控制；風(fēng)險評估

目前，作為天津濱海新區(qū)核心區(qū)域的于家堡金融區(qū)，迎來了京津冀協(xié)同發(fā)展，天津自由貿(mào)易試驗區(qū)，國家自主創(chuàng)新示范區(qū)獲批，“一帶一路”發(fā)展戰(zhàn)略和濱海新區(qū)開發(fā)區(qū)與中心商務(wù)區(qū)合并發(fā)展的“五大歷史機(jī)遇”。面對這樣的歷史機(jī)遇，于家堡寫字樓租賃企業(yè)如何盤活租賃資產(chǎn)，加速資金周轉(zhuǎn)，規(guī)范企業(yè)管理，提高經(jīng)營效率成為了關(guān)注重點。而貫穿于企業(yè)整個經(jīng)營活動中的內(nèi)部控制，扮演了至關(guān)重要的作用。以下簡要分析于家堡寫字樓租賃企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題，提出解決對策。

一、寫字樓租賃企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

（一）寫字樓租賃企業(yè)租金定價體系不完善，租金波動性大

近幾年，由于整體經(jīng)濟(jì)疲軟，天津甲級寫字樓市場新增客戶較少，甲級寫字樓市場租賃需求低迷。根據(jù)戴德梁行的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，截至2017年第四季度，天津甲級寫字樓市場平均空置率為30.7%，處于較高水平。在這樣的租賃市場條件下，確定合理的寫字樓租賃單價成為運(yùn)營商一個慎重考慮的問題。大部分寫字樓租賃企業(yè)為應(yīng)對較低出租率等現(xiàn)實情況，不惜大幅降低租賃價格，或設(shè)置較長免租期，無暇顧及高額的建設(shè)成本帶來的高折舊費(fèi)。從公司治理結(jié)構(gòu)上來講，大部分企業(yè)內(nèi)部沒有設(shè)立專門的租金定價部門，對現(xiàn)有市場缺乏調(diào)查和評估，在價格制定方面沒能做到知己知彼、深入調(diào)研，導(dǎo)致信息低洼，租金波動性大，難以收回投資成本的結(jié)果。

（二）寫字樓租賃企業(yè)內(nèi)部控制監(jiān)督不完善

對控制進(jìn)行必要的監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并糾正漏洞，保證內(nèi)部控制持續(xù)有效運(yùn)行，從而使企業(yè)經(jīng)營更有效率，實現(xiàn)企業(yè)價值最大化的目標(biāo)。目前，于家堡金融區(qū)寫字樓租賃企業(yè)已經(jīng)擁有一套有效運(yùn)行的項目建設(shè)期控制流程，但在資產(chǎn)運(yùn)營管理內(nèi)部控制方面尚處于起步階段，許多流程還處于不斷摸索、修訂過程中。比如，內(nèi)控監(jiān)督的信息化應(yīng)用程度還不夠高，大部分流程還停留在手工簽批、手工傳遞過程中，易產(chǎn)生操作風(fēng)險，工作效率也較低。寫字樓租賃事前、事中和事后許多重要監(jiān)督環(huán)節(jié)都未完全采用信息化系統(tǒng)操作。租賃單價的審批、出租率的查詢、租金收繳時點等情況都完全依賴人工操作，而人工操作不可避免的帶來執(zhí)行誤差。如一份新租賃合同的審批時間往往超過1個月，嚴(yán)重影響后續(xù)工作進(jìn)度。此外，日常監(jiān)督和專項監(jiān)督?jīng)]能有機(jī)結(jié)合，不能及時向高層傳達(dá)內(nèi)部控制有效性的信息，導(dǎo)致決策滯后。

（三）寫字樓租賃企業(yè)內(nèi)部控制風(fēng)險評估體系不完善

完善內(nèi)部控制風(fēng)險評估體系，有利于提高企業(yè)的風(fēng)險控制水平，寫字樓租賃企業(yè)需要特別關(guān)注的是如何規(guī)避合同風(fēng)險和違約風(fēng)險。在網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的大環(huán)境下，天津甲級寫字樓租賃市場持續(xù)低迷。于家堡金融區(qū)寫字樓租賃企業(yè)在租賃合同簽訂前，沒有對客戶進(jìn)行深入的信用調(diào)查，并且大部分客戶為新設(shè)立或來自于第三產(chǎn)業(yè)的企業(yè)，客戶信用風(fēng)險普遍較高；同時，為完成招商業(yè)績指標(biāo)，倉促簽訂租賃合同，在租賃押金以及預(yù)付款等方面缺乏周全考慮，致使發(fā)生到期無法收取租金的風(fēng)險較高；租賃押金金額較小，導(dǎo)致客戶違約成本較低，甚至部分客戶在享受免租期之后，直接選擇了退租，此時出租方前期裝修成本損失較大，也導(dǎo)致機(jī)會成本增大。

（四）寫字樓租賃企業(yè)內(nèi)部控制活動執(zhí)行不力

寫字樓租賃企業(yè)部分財務(wù)控制活動執(zhí)行不力，難以實現(xiàn)控制目標(biāo)。一是預(yù)算控制缺失。一味滿足租戶需求，沒有權(quán)衡收入與支出。不編制預(yù)算，不檢查預(yù)算執(zhí)行情況，就沒辦法對比分析各單位未完成預(yù)算的原因，沒辦法對不良后果進(jìn)行改進(jìn)。二是績效考評控制缺失。不能為董事會及經(jīng)理層提供有效的決策依據(jù)，沒辦法提高經(jīng)營效率效果。員工干多干少，取得的回報都一樣，難以起到激勵作用。三是對欠繳租金的催繳力度不夠，租金回收期普遍較長。由于租金收繳不力，按照權(quán)責(zé)發(fā)生制的要求，財務(wù)上計提租金收入，繳納稅款，導(dǎo)致資金的占用。四是實物控制不嚴(yán)。相關(guān)資產(chǎn)保護(hù)措施不到位，鮮有資產(chǎn)盤點控制，從而影響到資產(chǎn)的安全，財務(wù)狀況的可靠性有待考量。

二、寫字樓租賃企業(yè)內(nèi)部控制制度應(yīng)對措施

（一）優(yōu)化寫字樓租賃企業(yè)財務(wù)內(nèi)部控制的環(huán)境

優(yōu)化寫字樓租賃企業(yè)財務(wù)內(nèi)部控制環(huán)境，首先應(yīng)設(shè)立項目負(fù)責(zé)人制度。于家堡金融區(qū)寫字樓開發(fā)建設(shè)由集團(tuán)公司設(shè)立單獨(dú)項目公司負(fù)責(zé)，一棟樓宇對應(yīng)一個項目公司。整體開發(fā)過程中，資金統(tǒng)一管控，資源合理分配，這大大提高開發(fā)效率。而寫字樓租賃管理也應(yīng)該施行項目負(fù)責(zé)人制度，通過制定規(guī)范的工作責(zé)任標(biāo)準(zhǔn)，使其明確權(quán)利和義務(wù)，正確行使職權(quán)。其次，量化業(yè)績考核指標(biāo)，不僅要以業(yè)務(wù)能力為考核重點，也要將員工對于完善企業(yè)內(nèi)部控制有效性所做出的貢獻(xiàn)作為年度績效考核的標(biāo)準(zhǔn)。不斷提高全體人員對內(nèi)部控制制度的認(rèn)識，并積極參與維護(hù)，以達(dá)到內(nèi)部控制全員參與的目的。最后，企業(yè)要不斷加強(qiáng)文化建設(shè)，培養(yǎng)積極向上的價值觀和社會責(zé)任感，倡導(dǎo)愛崗敬業(yè)和團(tuán)隊合作精神，樹立現(xiàn)代管理理念，強(qiáng)化風(fēng)險意識。

（二）加強(qiáng)寫字樓租賃企業(yè)內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)制

逐步完善內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)制，將項目建設(shè)期豐富的內(nèi)部控制經(jīng)驗與項目運(yùn)營管理期的實際情況相結(jié)合，重點把握以下兩方面：

首先，把日常監(jiān)督與專項監(jiān)督相結(jié)合。定期或不定期對日常租賃合同簽訂流程進(jìn)行常規(guī)、持續(xù)檢查；對與特別客戶簽訂的租賃合同進(jìn)行專項檢查。及時向治理層和管理層報告監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的、對內(nèi)部控制有效性的產(chǎn)生重要影響的控制缺陷；情節(jié)嚴(yán)重的，直接向董事會及監(jiān)事會報告。

其次，日常監(jiān)督控制應(yīng)提高信息化系統(tǒng)的運(yùn)用水平。鼓勵資產(chǎn)管理部門采購并使用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)和適用于租賃管理的ERP系統(tǒng)，從租賃合同條款設(shè)置到租賃合同簽訂后的客戶的管理信息全部反映在管理信息系統(tǒng)里，讓信息系統(tǒng)自動統(tǒng)計寫字樓出租率、客戶信息，自動生成租金催繳通知書，自動分析客戶履行租約情況等重要信息。這樣操作的優(yōu)點是使業(yè)務(wù)在電腦里留下操作痕跡，實現(xiàn)實質(zhì)性的業(yè)務(wù)控制審核，大幅降低操作風(fēng)險。

（三）改進(jìn)寫字樓租賃企業(yè)的內(nèi)部控制風(fēng)險評估體系

鑒于于家堡金融區(qū)寫字樓租賃企業(yè)存在的合同風(fēng)險和違約風(fēng)險，我們應(yīng)對其出租業(yè)務(wù)進(jìn)行全過程持續(xù)有效地管控。為規(guī)避客戶違約帶來的風(fēng)險，企業(yè)應(yīng)全過程識別出租流程中各種風(fēng)險點，有針對性的制定應(yīng)對策略作為決策依據(jù)。

（四）加強(qiáng)寫字樓租賃企業(yè)內(nèi)部控制活動

針對于家堡金融區(qū)寫字樓租賃企業(yè)內(nèi)部控制活動出現(xiàn)的問題，我們可以從采取以下措施加強(qiáng)內(nèi)部控制活動。首先，盡快建立財務(wù)預(yù)算制度，要確保建立的預(yù)算制度具有全員參與性、業(yè)務(wù)覆蓋廣泛性以及管理流程可追蹤性。全員參與就是要求各層次員工均要有成本效益意識，積極參與到預(yù)算編制和實施過程中；業(yè)務(wù)覆蓋廣泛性就是預(yù)算要涵蓋租賃服務(wù)、物業(yè)服務(wù)等日常經(jīng)營活動，甚至關(guān)注到投融資業(yè)務(wù)；管理流程可追蹤性就是預(yù)算編制、預(yù)算審批、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算控制、預(yù)算調(diào)整、預(yù)算監(jiān)督和預(yù)算考核上要留下痕跡，要形成聯(lián)動機(jī)制，只有這樣才能依靠預(yù)算實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)和戰(zhàn)略目標(biāo)。

其次，建立績效考評制度。把目標(biāo)進(jìn)行層層分解，比如設(shè)定公司目標(biāo)，分解至公司各分管領(lǐng)導(dǎo)，通過公司黨委會審議通過。

再次，加強(qiáng)授權(quán)審批管理，對特殊事項進(jìn)行特別授權(quán)。比如對租金單價的審批，嚴(yán)格按照租金單價體系執(zhí)行；對免租期限的確定，通過公司辦公會議進(jìn)行集體決策審批；租金延遲支付等審批事項應(yīng)該采用聯(lián)簽制度。集體決策和聯(lián)簽制度可以避免個人獨(dú)斷專行、判斷失誤以及舞弊等行為的發(fā)生。

最后，加強(qiáng)實物控制，及時記錄資產(chǎn)的收支轉(zhuǎn)移，定期與會計核對記錄，確保賬實相符。定期進(jìn)行資產(chǎn)盤點，反饋資產(chǎn)狀況，確保資產(chǎn)安全。

三、結(jié)束語

于家堡金融區(qū)寫字樓租賃尚處于起步階段，后期在加強(qiáng)內(nèi)部控制方面還將面臨更多的挑戰(zhàn)。筆者相信通過在企業(yè)內(nèi)部控制制度上不斷完善摸索，于家堡金融區(qū)必將迎來一片繁榮景象。

參考文獻(xiàn)：

[1]耿翠萍.基于商業(yè)地產(chǎn)財務(wù)管理現(xiàn)狀及對策的探討，中國國際財經(jīng)，2017.

[2]周愛英.商業(yè)地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題與對策，商場現(xiàn)代化，2017.

作者簡介：陳翔穎，天津新金融投資有限責(zé)任公司。