學(xué)校教職工人事檔案信息管理探討

楊玉華

無論是過去還是現(xiàn)在人事檔案的管理都是非常重要的，尤其是學(xué)校的教職工人事檔案信息的管理。因為人事檔案信息是教職工個人工齡、獎懲、調(diào)轉(zhuǎn)等各個方面的記錄，不僅是對教職工個人來講非常重要，對于聘用單位來講也是非常重要的，用人單位可以通過人事檔案很輕松的掌握和了解應(yīng)聘人員的個人情況。但是盡管對人事檔案的信息管理很重視，過去學(xué)校教職工人事檔案的管理中仍然存在很多問題。如果檔案管理工作方式方法不加改變，將不利于推動我國檔案事業(yè)的發(fā)展，而且對教職工人員的工作也會產(chǎn)生很大的影響。因此，為了提高人事檔案信息的管理水平，實現(xiàn)方便、準(zhǔn)確的人事檔案管理，學(xué)校需要引進一些先進的、科學(xué)的管理檔案的技術(shù)方法。

一、學(xué)校教職工人事檔案信息管理存在的問題

1.人事檔案信息管理不完整。由于學(xué)校教職工的人數(shù)比較多，對人事檔案的管理也是一項非常艱巨的任務(wù)。傳統(tǒng)的管理方式對學(xué)校教職工人員的人事檔案只是進行一些簡單的記錄，沒有詳細(xì)記錄教職工的工作經(jīng)歷和加入共產(chǎn)黨的具體相關(guān)資料。等到需要的時候，卻沒有系統(tǒng)完整的記錄，那也失去了檔案的本來意義。而且一些學(xué)校一般采用紙質(zhì)版，大多是依靠檔案管理人員在整理，使得調(diào)取和檢查個人檔案的時候，由于經(jīng)常翻閱或者管理檔案人員的調(diào)動，查找的人數(shù)一多很容易出差錯，借出去不及時歸還的問題比較嚴(yán)重，不能實行實時檔案跟蹤往往導(dǎo)致一些檔案存檔不全。

2.人事檔案管理存在安全隱患。作為人事檔案管理中最重要的一項工作當(dāng)然就是檔案的安全了，只有保證了人事檔案信息不泄露，才能讓單位的教職工人員安心的工作，無形中也是提升了學(xué)校整體的信譽。在生活中泄露個人信息的情況時有發(fā)生，有些單位為了一時的利益，把信息賣出去。在檔案管理人員交接過程中也容易出現(xiàn)交接不清的問題。導(dǎo)致很多人都能收到來自五湖四海的電話騷擾，并有一些不法分子進行詐騙的行為。因此，人事檔案管理信息的安全性是非常重要的，要時刻做好對檔案的保密。

3.不能長久的進行檔案管理。人事檔案的信息是對每個人成長的階段來進行記錄的，從入學(xué)到參加工作，每一個階段的表現(xiàn)，都清清楚楚的記錄在檔案里。這些檔案都會跟隨我們每個人很久的時間，不論是以后職稱的評定還是薪資待遇的提高，都離不開檔案信息的記錄，可見檔案的重要性。在學(xué)習(xí)和剛參加工作這個過程中，檔案的記錄都發(fā)生著變化，但是對于學(xué)校教職工來說，檔案記錄的工作經(jīng)歷就會比較少，更多的是記錄工作中一些長期的工作表現(xiàn)。有些教職工的檔案保管期限非常長，一些紙質(zhì)的檔案受潮或者被蟲子咬壞，等到需要的時候不能提供很容易分辨的信息。由于學(xué)校教職工人數(shù)的不斷增多，人事檔案工作的任務(wù)也是非常艱巨。在這眾多的檔案管理過程上，學(xué)校對教職工的檔案保管存在不足，不能及時的、完整的對教職工的表現(xiàn)進行長時間的記錄，檔案管理成了一大難題。

二、學(xué)校教職工人事檔案信息管理的策略

1.用科學(xué)的管理方法實現(xiàn)檔案管理的完整性。要不斷加強對學(xué)校教職工人事檔案的保管，可以利用先進的科學(xué)管理方法，建立一個專門保管檔案的數(shù)據(jù)庫把存檔的教職工人事檔案信息進行錄入。并且為了避免出現(xiàn)緊急問題，可以將檔案信息以電子版的形式進行備份，選派一名專業(yè)的管理檔案人員，定期進行系統(tǒng)的優(yōu)化，按時更新檔案。這樣可以減少傳統(tǒng)上查閱檔案時，歸還不及時的缺點。而且查閱檔案也將非常方便、快捷，也節(jié)省時間、不耗費大量的人力物力。檔案的管理還非常的系統(tǒng)，科學(xué)有序。在查閱時可以直接在電腦上進行檢索，只需要輸入想要查詢檔案人員姓名的首字母，就可以（下轉(zhuǎn)第15頁）（上接第22頁）查到信息，也可以 按時間排序，改變了傳統(tǒng)查閱檔案，需要對檔案挨個的查找，而且查找一個人事檔案需要把同一年的檔案都要翻閱一遍，長時間的翻閱對紙質(zhì)檔案造成很大的磨損。

2.用先進的管理技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的安全性。面對檔案存在的安全隱患，雖然科學(xué)先進的檔案管理技術(shù)增強了檔案的安全性，但還是需要學(xué)校教職工自身和學(xué)校二者共同努力配合?？梢灾付ㄒ恍┫嚓P(guān)雙方共同遵守的規(guī)則，比如在檔案管理期間，需要查閱檔案必須要經(jīng)過征求檔案本人的同意，可以開一些證明或者用檔案本人的身份證，來借取檔案。并且約定借閱的期限，如果逾期不還，應(yīng)及時向檔案本人詢問。本人借取時要說明原因，規(guī)定好期限等。本人方面也要樹立檔案安全性的意識，對檔案管理期間要與學(xué)校進行相關(guān)的協(xié)商，并且應(yīng)該與學(xué)校簽訂相關(guān)的保管合同。同時，信息化管理檔案并不是零風(fēng)險的，也要求我們時刻提高警惕，可以選擇安裝一些保護檔案的軟件，減少被盜取檔案信息的風(fēng)險。因為電腦等電子設(shè)備，容易受到外界環(huán)境的干擾，不能進水或者放置在潮濕的地方，這也需要檔案工作管理人員時刻要注意保護。

3.提高有關(guān)人員管理水平，解決檔案長久保存問題。不斷提升管理檔案相關(guān)人員的專業(yè)水平，一方面，學(xué)校在聘請檔案管理人員的時候，要進行綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的要求，只有在選人用人上進行嚴(yán)格的把關(guān)，才能更好為以后人事檔案進行很好的管理。并且，要不斷提升已有檔案管理人員的專業(yè)技能，科學(xué)技術(shù)在檔案管理方面的應(yīng)用，使得很多已有的檔案管理人員習(xí)慣了以前傳統(tǒng)的檔案管理方法，對新型的檔案管理技術(shù)并不熟練，學(xué)?？梢远ㄆ趯n案管理人員進行檔案管理方面的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期對管理人員進行考評，促進檔案管理人員的技能提高。另一方面，要引導(dǎo)和強化對檔案管理者的工作意識，不論是做什么工作要想有良好的工作狀態(tài)，就必須要樹立愛崗敬業(yè)的意識，只有發(fā)自內(nèi)心的愛這份工作才能更好的適應(yīng)這份工作。很多檔案管理人員認(rèn)為管理人事檔案就是被動的一項工作，因此在工作上沒有激情，天天面對枯燥的檔案，這樣工作就變成了簡單的完成任務(wù)就行，不利于檔案工作的開展。但是要樹立為教職工服務(wù)的意識，就有利于調(diào)動工作的積極性，提高工作效率。

三、總結(jié)

做好學(xué)校教職工人事檔案信息的管理工作，是順應(yīng)我國在檔案方面發(fā)展的需要，同時有利于促進學(xué)校自身不斷發(fā)展和完善。隨著科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，給學(xué)校教職工人事檔案信息管理也帶來了很大的便利，檔案管理的效率越來越高。因此，學(xué)校要充分發(fā)揮科技帶來的優(yōu)勢，把學(xué)校教職工人事檔案信息管理從傳統(tǒng)的、落后的管理方式向科學(xué)的、系統(tǒng)化的新型管理方式轉(zhuǎn)變。提升對檔案管理的重視程度，保護檔案的完整性，做好人事檔案的安全管理工作。

（作者單位：長沙市長郡雙語實驗中校）