ERP在財務(wù)管理運用中優(yōu)缺點及對策

郭鈺

ERP是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上的以業(yè)務(wù)為主要龍頭，以財務(wù)為主要核心的企業(yè)資源管理系統(tǒng)。它已成為企業(yè)將信息技術(shù)與管理融合并實現(xiàn)企業(yè)管理信息化的代名詞，促進了大規(guī)模的企業(yè)各部門之間信息資源集成、企業(yè)之間及企業(yè)與供應(yīng)商和客戶之間信息資源集成。它能使信息在上級、下級流動，為財務(wù)部門采集經(jīng)濟業(yè)務(wù)信息、加工信息以及反映信息的時效性、正確性、全面性提供保證，從而為提高財務(wù)信息質(zhì)量提供支持。作為一個管理信息系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)十分完整，其系統(tǒng)下有生產(chǎn)、物資、銷售、財務(wù)、人力等多個子系統(tǒng)。其通過系統(tǒng)配置把企業(yè)的管理理念植入系統(tǒng)并對企業(yè)各類資源進行優(yōu)化與整合，在ERP系統(tǒng)的管理下，財務(wù)管理方面更加科學(xué)，工作效率也會有效提高，對企業(yè)做強做大提供強大的支撐。

一、ERP系統(tǒng)中財務(wù)管理的特點

1.集成性。在引進ERP之前，傳統(tǒng)會計僅僅采集經(jīng)營活動數(shù)據(jù)，忽略了大量管理信息，難以反映經(jīng)營活動的本來面目。致使決策者所需的信息往往是局部的、片面的甚至是失真的，引入ERP后，對于所有變化，系統(tǒng)均可以輕松解決，使得整個經(jīng)營活動管控更為容易、快速。在ERP 狀態(tài)下，各種信息的集成為決策的科學(xué)化提供必要的條件。

2.信息多元性。在ERP系統(tǒng)中，其系統(tǒng)下有生產(chǎn)、物資、銷售、財務(wù)、人力等多個子系統(tǒng)，管理者能夠從多層次、多視角的探究和分析財務(wù)狀況和經(jīng)營成果，做到系統(tǒng)的信息供給為財務(wù)前瞻性分析和預(yù)測提供幫助。

3.時效性。會計數(shù)據(jù)通常在業(yè)務(wù)發(fā)生時采集，保證財務(wù)、業(yè)務(wù)一張皮。保證了會計信息的質(zhì)量、相關(guān)性、有用性。

二、ERP 在財務(wù)管理應(yīng)用中的劣勢

由于ERP實施并不長，其系統(tǒng)的完善需要不斷積累經(jīng)驗，在實踐中不斷改進不足。ERP系統(tǒng)目前存在的缺陷主要表現(xiàn)為：不能很快適應(yīng)會計政策變化（應(yīng)用欠靈活），出現(xiàn)差錯不易被發(fā)現(xiàn)，查找錯誤比較耗時、會計準(zhǔn)則與ERP流程之間存在沖突和矛盾等。

1.不能夠很好的適應(yīng)變化，應(yīng)用欠靈活。ERP系統(tǒng)一般是由專業(yè)開發(fā)團隊自上而下進行開發(fā)、維護，維護人員往往無法真正了解管理、核算過程的關(guān)鍵控制點。通常做常規(guī)性開發(fā)，對于出現(xiàn)的特殊業(yè)務(wù)，就暴露出系統(tǒng)出現(xiàn)錯誤信息狀況。①新準(zhǔn)則頒布后，不能將新準(zhǔn)則迅速實施。當(dāng)新的準(zhǔn)則發(fā)布實施時，必須先提報問題，信息維護人員人為更新ERP操作系統(tǒng)中默認的準(zhǔn)則，在進行正確性測試成功后，才能使用。更新及測試需要一定的時間，在此過程中，仍就采用老的會計政策，勢必帶來的會計信息不真實。等測試結(jié)果完全正確后，需要會計人員手工調(diào)整此期間的業(yè)務(wù)。造成此會計期間會計信息與新準(zhǔn)則的不符。②ERP系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)對接的矛盾。鑒于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理不斷提升的要求， ERP系統(tǒng)目前開發(fā)的子系統(tǒng)已不適用于所有公司，難免出現(xiàn)需要新的操作系統(tǒng)予以補充和完善，才能達到經(jīng)營管理的需求和目的，如果不是同一開發(fā)公司或同一個人員開發(fā)，各開發(fā)公司的理解和認知的差異，導(dǎo)致不同軟件系統(tǒng)傳導(dǎo)出現(xiàn)信息無法正確匹配。使得的ERP系統(tǒng)無法順利開展與實施，影響工作效率。這也是很多企業(yè)需要克服的問題。如：ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)通過接口月末傳到作業(yè)成本系統(tǒng)，由于不是一個開發(fā)公司開發(fā)、上線時又缺乏合理有效溝通，出現(xiàn)兩個系統(tǒng)中相同業(yè)務(wù)由于名稱不一致，導(dǎo)致生成錯誤的會計信息，會計人員不得不人工查詢錯誤原因，再手工調(diào)賬，既浪費時間又降低工作效率和工作質(zhì)量。③公司入庫、生產(chǎn)、銷售業(yè)務(wù)的變化，都需要ERP系統(tǒng)進行及時快速的反應(yīng)，但系統(tǒng)往往是做不到的，需要依靠人工的操作。由于業(yè)務(wù)頻繁，且無法實施監(jiān)控及查核，一些員工由于惰性思想和工作效率低下，不及時在ERP系統(tǒng)中迅速錄入處理，往往拖延幾天后才處理業(yè)務(wù)，導(dǎo)致分析的準(zhǔn)確性得不到保證，在這方面ERP系統(tǒng)還需要進一步的完善。

2.會計準(zhǔn)則與ERP流程之間存在沖突和矛盾。不同的業(yè)務(wù)涉及不同的部門參與，有的會涉及到多個不同部門共同配合與參與，才能順利完成，特別是制定相應(yīng)的管理制度時，各部門會根據(jù)自身的職責(zé)分別出臺一些關(guān)于業(yè)務(wù)的管理辦法。而這些部門之間的制度存在交叉、重復(fù)的問題，這就導(dǎo)致企業(yè)的內(nèi)控制度和業(yè)務(wù)流程之間出現(xiàn)相?，F(xiàn)象。如：資產(chǎn)投資改造類業(yè)務(wù)，財務(wù)部通常在資產(chǎn)模塊將相關(guān)資產(chǎn)報廢，報廢后正常運行折舊和將會計分錄傳送到總賬，行成會計信息借：固定資產(chǎn)清理、累計折舊、貸：固定資產(chǎn)——機器設(shè)備；在總賬中手工錄入日記賬憑證，將資產(chǎn)報廢產(chǎn)生的固定資產(chǎn)清理科目和該資產(chǎn)已經(jīng)計提的資產(chǎn)減值準(zhǔn)備轉(zhuǎn)入在建工程。形成會計信息：借：在建工程、貸：固定資產(chǎn)清理。但是審計部門則認為財務(wù)部在ERP這一處理方式，違背會計準(zhǔn)則，不應(yīng)通過“固定資產(chǎn)清理”。這就導(dǎo)致部門之間出現(xiàn)沖突和矛盾，造成工作質(zhì)量、效益低下。

三、對策

隨著ERP系統(tǒng)逐步在企業(yè)管理的全面使用及經(jīng)營管理要求的不斷變化，想實現(xiàn)企業(yè)更大更強的發(fā)展戰(zhàn)略，只有不斷地完善ERP流程、全體員工素質(zhì)，才能更好地服務(wù)于企業(yè)。 可以從以下幾方面提升：

1.不斷提升ERP系統(tǒng)，更好地支持企業(yè)管理改進。ERP系統(tǒng)的實施讓財務(wù)管理變得方便快捷，這是財務(wù)管理的變革所在，但是由于戰(zhàn)略的不斷調(diào)整和變化，使得ERP系統(tǒng)需要進行不斷探索改進和提升，需要進行系統(tǒng)的二次甚至多次開發(fā)，尤其是各個模塊、各種系統(tǒng)的接口位置，需要系統(tǒng)能夠提取多種可靠和有用的安全性數(shù)據(jù)去使用，讓企業(yè)管理人員獲得更多可靠的有用的信息。ERP系統(tǒng)開發(fā)部門應(yīng)著力解決ERP系統(tǒng)的適應(yīng)性問題，解決騎在不同企業(yè)不同行業(yè)間存在的差異。ERP可為企業(yè)提供投資管理、風(fēng)險分析、跨國家跨地區(qū)的集團型企業(yè)信息集成、獲利分析、銷售分析、市場預(yù)測、決策信息分析、促銷與分銷、售后服務(wù)與維護、全面質(zhì)量管理、運輸管理、人力資源管理、項目管理的功能，企業(yè)能利用這些工具來擴大經(jīng)營管理范圍，緊跟瞬息萬變的市場動態(tài)，參與國際大市場的競爭，獲得豐厚的回報。

2.加強管理層對ERP 的思想認識，樹立系統(tǒng)化管理思維。企業(yè)在實施ERP項目時存在著“穿新鞋走老路”的現(xiàn)象。多數(shù)企業(yè)未能把業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化重組與實施ERP有效地結(jié)合起來，造成只是用計算機代替了原有手工操作的情況，導(dǎo)致了ERP的功能難以全面發(fā)揮。企業(yè)管理層要站在系統(tǒng)整合、重塑流程的高度看待ERP的作用，ERP 系統(tǒng)不僅僅是一套信息管理軟件，更重要的是整套先進的管理思想，ERP項目的上線實施不是終點而是起點，是管理變革的起跑線。ERP系統(tǒng)不僅是財務(wù)部門和信息部門的事情，而是企業(yè)全員的事情。只有深刻理解認識并全面吸收了ERP 帶來的系統(tǒng)化管理思維，結(jié)合企業(yè)實際情況加以運用，才能發(fā)揮ERP 的最大作用，助力企業(yè)發(fā)展。管理層切記求功心切，ERP系統(tǒng)雖然是解決企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營問題的有效工具，但是它并不是萬能的，并不能解決所有問題。ERP實施運用是一個長期的持續(xù)的過程，非一朝一夕之功，其效果在實施一定時間后才能充分顯現(xiàn)出來。

3.加強ERP知識培訓(xùn)，提高企業(yè)財務(wù)人員的綜合素質(zhì)。ERP系統(tǒng)實施成功與否，人的因素是最重要的。加強對ERP應(yīng)用人員的培訓(xùn)，要使其認識到基礎(chǔ)錄入工作對整個系統(tǒng)運行的重要意義，而不僅僅是紙質(zhì)單據(jù)的手工錄入而已。庫房和生產(chǎn)部門相關(guān)基礎(chǔ)信息的及時準(zhǔn)確錄入是整個ERP 數(shù)據(jù)的源泉，如果這些數(shù)據(jù)都不準(zhǔn)確或者錄入不及時，ERP即使有再強大再先進的功能也無從發(fā)揮，系統(tǒng)化管理更是空談而已。

ERP是一種全新的思維模式，只有對系統(tǒng)更多的了解和掌握，才可以更好的對ERP系統(tǒng)進行控制，才能更好的完成財務(wù)核算和管理工作。這就要求財務(wù)人員不僅要不斷地加強業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，充分理解每一項業(yè)務(wù)的實質(zhì)并能用會計語言反映出來，而且提高計算機應(yīng)用方面的技能，成為一專多能的復(fù)合型人才，這樣才能更好、更優(yōu)化地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

4.將控制機制嵌入經(jīng)營過程，實施實時控制。已支持會計控制的各種準(zhǔn)則和業(yè)務(wù)處理規(guī)則嵌入數(shù)據(jù)庫，對經(jīng)營活動的合法性和合理性進行判斷，從而支持對于多個應(yīng)用系統(tǒng)傳輸，達到信息一致，達到取數(shù)正確、規(guī)范，減少事后調(diào)整、核對過程，起到實時控制，而不是事后調(diào)賬作用。在這個經(jīng)濟全球化、信息化、規(guī)?；臅r代，面對日益激烈的市場競爭，企業(yè)只有不斷推出符合市場需求的產(chǎn)品，降低生產(chǎn)經(jīng)營成本，取得良好的經(jīng)營績效才能立足市場并可持續(xù)發(fā)展。ERP代表著目前最先進的管理思想。實施運用ERP自然成為一種潮流和必然選擇。企業(yè)通過引進ERP系統(tǒng)來管理物流、資金流、信息流，規(guī)范和重塑管理流程，從而提高運營績效，增強市場競爭力。

（作者單位：青島啤酒西安漢斯集團有限公司）