簡述如何做好事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)利用工作

柯 秋

（玉林市玉州區(qū)衛(wèi)生計生監(jiān)督所，廣西 玉林 537000）

由于當代技術(shù)的快速發(fā)展，在檔案信息資源的開發(fā)利用方面，依然存在著眾多問題，事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展，必須要與當前的時代發(fā)展相適應(yīng)，只有通過在具體的管理方面進行相應(yīng)的創(chuàng)新，才能使檔案的信息資源得到更好地利用。所以說，檔案管理工作在企業(yè)在發(fā)展中，具有不可替代的重要作用。

1 事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)利用的概述

要想對事業(yè)單位檔案信息資源進行深入的開發(fā)與利用，就要在一定程度上，賦予檔案員更多的權(quán)利，使利用者履行相應(yīng)的義務(wù)。由于檔案的來源有很多，其中的內(nèi)容與形式也大不相同，因為檔案具有較長的發(fā)展過程，所以不能按照具體的行業(yè)來對檔案種類進行有效劃分，但根據(jù)基本的保存形式，可以分為兩種類型，第一種是紙質(zhì)版，第二種是電子版，這兩種形式又可以細分為更多的種類?？傮w來講，對檔案信息資源進行開發(fā)與利用，主要是指將原有的檔案進行收集、整理等工作，并給出相應(yīng)的指導。

2 檔案信息資源開發(fā)利用的問題與難題

2.1 檔案信息資源開發(fā)利用的具體問題

首先，在檔案的保存場所以及具體的設(shè)備方面，缺乏一定的嚴密性，不管是我國的事業(yè)單位還是企業(yè)單位，都在檔案的保存場所方面不夠嚴謹。從目前狀況來講，許多單位的檔案保存過程，依舊沿用傳統(tǒng)的保存形式，在具體的設(shè)備與配置方面相對落后，由此可以看出，單位在對信息資源開發(fā)與利用方面，缺乏一定的積極性與主觀能動性，這就會在一定程度上，阻礙檔案的開發(fā)與利用問題。其次，在檔案的管理過程中，缺乏專業(yè)較強的復合型人才，需要提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)與綜合能力，才能使檔案得到有效地開發(fā)與利用。一般來講，在單位對于檔案信息資源的開發(fā)利用過程中，不能完全掌握專業(yè)的技能。比如在科技檔案的開發(fā)與利用方面，檔案員只具備專業(yè)的法律知識，但在另一方面，又缺少對電子設(shè)備的管理技術(shù)以及對相關(guān)軟件的掌握，這就會導致在檔案利用的過程中，不能使檔案上的信息資源進行正確的傳遞，從而發(fā)生耽誤單位發(fā)展的情況，不利于對檔案信息的開發(fā)與利用。由于檔案人員管理的信息資源，涉及單位運行的各個過程，所以對于檔案員本身來講，首先要從自身提高管理意識，但在實際過程中，檔案員卻缺乏對信息管理深入的認知與了解，認為檔案的開發(fā)與利用，與圖書管理的方式相似，這就在一定程度上，使是單位造成一定的損失。再次，對于部分事業(yè)單位來講，缺乏相關(guān)的管理機制，雖然在檔案的接收方面制定了相關(guān)的管理條例，但是在檔案的開發(fā)與利用中，缺乏相應(yīng)的監(jiān)督機制，這就會阻礙信息資源的有效利用。由于檔案的管理是一個復雜的過程，涉及企業(yè)各個部門的信息狀況，所以，各部門必須要加強對信息管理的監(jiān)督，才能使檔案的管理實現(xiàn)更好的發(fā)展。最后，在檔案的開發(fā)與利用過程中，依然沿用以手抄為主的記載方式，還停留在紙質(zhì)版的傳統(tǒng)模式中，在這種情況下，就會嚴重阻礙電子版檔案的有效利用，從而大大降低了檔案管理的質(zhì)量與整體水平，不能實現(xiàn)檔案更加嚴密的管理。

2.2 檔案信息資源開發(fā)與利用的具體難題

首先，在檔案的信息保護上，缺乏科學合理的保護措施，在具體的認知與行動方面，也缺乏相應(yīng)的規(guī)范制度。在企業(yè)的檔案管理中，缺乏對管理人員的培訓工作，這就會使檔案員缺乏對工作的積極性，不能對檔案的開發(fā)利用形成正確的認知，在這種情況下，檔案員就會自身認為檔案管理是一項簡單的內(nèi)容，很難在管理的過程中付諸更多實踐。其次，在檔案信息的保密問題上，也缺乏足夠的重視。對于具體的保密形勢，也只是流于表面，缺乏實際行動對檔案信息加以保護。由于檔案的信息資源需要進行保密工作，但由于檔案員缺乏一定的專業(yè)素質(zhì)與保密意識，所以在具體的工作中，很有可能將單位的機密泄露給他人，這就會對檔案的管理工作產(chǎn)生消極影響。最后，由于檔案員要定期更新檔案的數(shù)據(jù)情況，按照相應(yīng)的規(guī)章制度，進行資源的整理以及利用，但是在實際工作過程中，由于業(yè)務(wù)繁忙的原因，不能對檔案的信息資源進行準確的記載，這就會在一定程度上，造成檔案丟失的情況，或者產(chǎn)生其他的嚴重后果。

3 做好事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)利用工作的具體措施

3.1 加強檔案專業(yè)人才培養(yǎng)

要想培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人才，必須要結(jié)合事業(yè)單位的實際發(fā)展情況，使事業(yè)單位的發(fā)展與社會的發(fā)展相適應(yīng)。在培養(yǎng)人才的具體過程中，通過各種類型的培養(yǎng)方式，使具體的檔案管理人員，具備更強的專業(yè)素質(zhì)與綜合能力，并且不斷豐富管理人員的檔案知識，掌握先進的技術(shù)與專業(yè)技能，努力將目前的檔案管理人員培養(yǎng)成復合型人才，使其既能適應(yīng)在事業(yè)單位的檔案管理工作，又能適應(yīng)在國家機關(guān)的檔案管理，此外，對于檔案管理人員本身來講，最重要的一點，就是要樹立終身學習的觀念，通過不斷地學習，能夠更好地為事業(yè)單位服務(wù)。其次，要針對事業(yè)單位檔案管理人員的培養(yǎng)環(huán)境，進行系統(tǒng)的改善工作，通過制定具體的計劃與目標，將事業(yè)單位的檔案管理人員進行外派或者是深造，使檔案的信息管理人員，在檔案信息資源開發(fā)利用的實際過程中，不斷改善在管理中出現(xiàn)的各種問題。對于事業(yè)單位來講，首先應(yīng)該結(jié)合實際情況，確定適應(yīng)檔案人員的培養(yǎng)目標，從而使培養(yǎng)的過程更加規(guī)范化，在事業(yè)單位內(nèi)部，可以適當?shù)卦O(shè)立相關(guān)培訓部門，加強對檔案管理人員的技能提升與管理，通過這種方式，可以讓檔案工作人員學習先進的管理經(jīng)驗，從而不斷豐富自身的經(jīng)驗與專業(yè)技能。最后，作為事業(yè)單位的檔案管理者，必須要通過自身的不斷學習，才能提高檔案隊伍的綜合素質(zhì)，通過在具體的檔案管理工作中，不斷更新傳統(tǒng)的管理模式，才能改變當前的工作現(xiàn)狀，找到更加適應(yīng)單位發(fā)展的管理模式與服務(wù)方法，能夠順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，不斷接受新的挑戰(zhàn)。

3.2 豐富事業(yè)單位檔案信息資源

要想豐富事業(yè)單位的檔案信息資源，首先要加強檔案館室的建設(shè)工作。由于檔案的數(shù)量不斷增加，在事業(yè)單位的管理過程中，依法移交的各類檔案都會在檔案館室中進行管理，在檔案的移交過程中，也需要進行更加規(guī)范化的管理。從目前的檔案館室情況來看，由于部分檔案館室面積較小，具體的設(shè)備與設(shè)施也存在老化的現(xiàn)象，這就會在一定程度上，阻礙新型檔案管事的管理工作，不能與當前社會發(fā)展的狀況相適應(yīng)，針對這一情況，必須要建立現(xiàn)代新型的檔案館室，不斷優(yōu)化檔案館室的具體管理工作，從而使傳統(tǒng)的檔案管理模式，向新型的管理模式逐漸轉(zhuǎn)變。在現(xiàn)代新型檔案館室的建設(shè)過程中，必須要將先進的思想與工作內(nèi)容，融入到具體的檔案館室管理工作中，從而不斷豐富館室的內(nèi)容，在管理體制方面，也應(yīng)該進行相應(yīng)的創(chuàng)新，通過這種方式，來實現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息資源的不斷豐富。其次，要實現(xiàn)檔案館室業(yè)務(wù)的重組，才能使檔案信息資源不斷的豐富，在具體的重組過程中，要結(jié)合傳統(tǒng)的檔案管理方式，取其精華，去其糟粕，對當前的管理模式進行相應(yīng)的改進與開發(fā)，從而使傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔保存模式，逐漸變成各種形式的檔案管理模式，實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案共同保存的局面。最后，要從整體上提高檔案管理的質(zhì)量與水平，從而使檔案管理更加規(guī)范與科學，將現(xiàn)有的管理制度進行優(yōu)化，使檔案實現(xiàn)更加有效的劃分與保存，對檔案的編制與檢索問題上進行更新，避免出現(xiàn)突擊整理等現(xiàn)象發(fā)生。

3.3 完善事業(yè)單位檔案的數(shù)字化建設(shè)

要想在事業(yè)單位的檔案管理中，加快數(shù)字化建設(shè)，首先要做好電子政務(wù)的處理工作，通過對現(xiàn)行文件進行有效的擴展，對目前現(xiàn)有的檔案資源進行系統(tǒng)的整理，從而使現(xiàn)行文件生成固有的開發(fā)系統(tǒng)。只有不斷增加檔案管理的工作內(nèi)容，才能在最大程度上，不斷提升檔案管理的質(zhì)量與水平。其次，要在檔案信息資源的開發(fā)與利用中，實行文檔一體的管理化系統(tǒng)。為了使當前的管理軟件開發(fā)得到更好的規(guī)范，必須要在規(guī)范檔案管理的過程中，利用先進的信息技術(shù)加以輔助，從而提高檔案管理的標準化水平，使現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)與資源，能夠更好地進行有效地利用。針對具體的歸檔保存問題，進行必要的安全設(shè)計，在一定程度上，會大大加快事業(yè)單位的數(shù)字化建設(shè)。

3.4 使事業(yè)單位檔案的開發(fā)利用與社會發(fā)展相適應(yīng)

要想使事業(yè)單位檔案的開發(fā)與利用得到更好的發(fā)展，就必須要實現(xiàn)事業(yè)單位與社會的協(xié)調(diào)發(fā)展，在信息化管理與經(jīng)濟問題上，努力地與社會的發(fā)展相適應(yīng)。對于各個地區(qū)以及全國的檔案信息管理，保障與社會經(jīng)濟進行同步的發(fā)展，與此同時，也要對事業(yè)單位的資源性管理進行必要的創(chuàng)新。這種新型的管理模式，必須要考慮到事業(yè)單位的實際效益，將提高事業(yè)單位的經(jīng)濟效益作為創(chuàng)新檔案管理的重點目標，從而不斷更新檔案的信息資源管理工作，保障事業(yè)單位能夠健康有序進行。

4 結(jié)束語

綜上所述，做好事業(yè)單位信息資源的開發(fā)與利用工作，能夠在一定程度上，促進事業(yè)單位的發(fā)展。要想在實踐過程中，不斷完善信息資源的開發(fā)與利用，就必須要通過科學合理的改進方式，對信息資源進行更加嚴格的保護，從而在最大程度上，確保信息資源具有更強的安全性。作為檔案的管理人員，也要從自身做起，樹立較強的檔案管理意識，嚴格按照檔案管理的相關(guān)制度，不斷地對管理工作進行更新，只有這種方式，才能將事業(yè)單位的檔案管理工作做到最好，從而為事業(yè)單位的發(fā)展提供不竭動力。