信息技術在檔案管理工作中的應用探索

李志杰

[摘 要]信息技術在多領域的應用優(yōu)勢和價值已經被得到充分肯定，如今信息技術開始應用在單位檔案管理實踐中。檔案是單位各項事務發(fā)展以及制定科學化決策的重要根據(jù)，做好檔案管理有助于單位實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。因此，單位在檔案管理實踐中要改進思想認識，充分認識到檔案管理的重要性，在此基礎上對信息技術的應用方法進行改革，使其更適應單位的檔案處理要求，促進檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化與智能化。

[關鍵詞]信息技術;檔案管理工作;應用

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.20.080

[中圖分類號]G270.7[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2018）20-0-02

檔案管理是單位管理系統(tǒng)中不可忽視的一部分，關系到單位的運營和發(fā)展，影響著單位的決策科學性和有效性，因而得到了單位的廣泛重視。為了有效適應信息化時代的要求，促進信息技術全面應用在檔案管理實踐中，單位要從實際出發(fā)，將信息技術靈活地與檔案管理進行整合，走辦公無紙化的發(fā)展道路，提升檔案管理的效率和質量，有效解決傳統(tǒng)檔案管理中的誤差問題?；诖?，本文重點分析了信息技術在檔案管理中的應用價值與方法。

1? ? ?信息技術在檔案管理中的應用優(yōu)勢

1.1? ?保證數(shù)據(jù)共享

信息技術最為明顯的特征是能夠在網絡平臺的支撐下保證信息的無障礙傳輸，實現(xiàn)信息資源的高度共享和有序流動，這樣的技術優(yōu)勢對單位檔案管理來說同樣重要。單位可以在信息技術的支持下將檔案信息進行電子化處理，為信息有效運用和共享流動提供便利。檔案管理最為核心的任務是將多元化的信息資料進行整理、儲存與運用，而信息技術在企業(yè)中發(fā)揮著不可替代的作用，可以為這些工作的推進實施提供可靠支撐，讓信息共享成為可能。在現(xiàn)代化的檔案管理實踐中，檔案數(shù)據(jù)信息在單位中的應用價值開始顯現(xiàn)出來，只有充分發(fā)揮這些數(shù)據(jù)檔案的價值，才能夠進行讀取共享，因而將信息技術應用在單位檔案管理中至關重要，也是一種必然趨勢。

1.2? ?提升管理效率

單位的檔案管理實踐工作量較大，工作任務十分繁重，要處理多種多樣的數(shù)據(jù)信息，而處理這些信息時需要實施有效的分類與整理，同時需要高效率地完成信息查詢讀取，滿足信息整理存儲以及運用的要求。但是在傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案管理操作都是由人工完成，在信息處理運用過程中的效率極低，同時也無法保障質量，出現(xiàn)了很多由人為因素造成的誤差，在一定程度上影響了檔案管理的效率和質量。應用信息技術能夠明顯提升檔案管理的效率，同時還能提升準確度以及智能化水平。信息技術借助網絡科技與計算機技術可以完成大量無法通過人工操作完成的檔案處理任務，同時在效率方面明顯優(yōu)于人工處理，從而能夠節(jié)省大量的時間。

1.3? ?延長檔案保存時間

以往單位在存儲檔案資料時，運用的是紙質版本，會將大量的數(shù)據(jù)資料用紙質形式保存下來，存儲難度大，同時也會造成時間和空間浪費。再加上紙質材料在保管方面難度較大，容易受自然存儲環(huán)境和條件的影響，很容易造成檔案破損，特別是當發(fā)生嚴重的自然與人為事故時，會嚴重破壞寶貴的檔案資料，給單位發(fā)展帶來不可逆轉的損失。而在信息化技術的支持下，單位可以構建電子化的檔案管理系統(tǒng)，用電子化的形式把檔案資料存儲起來，同時還能夠將數(shù)據(jù)進行有效保存與備份，不僅延長了檔案的保存時間，還避免了占用過多的空間，提高了適應不良環(huán)境的能力，讓檔案信息能夠長久保存和應用。另外，除了實施電子存儲之外，單位還可以運用電子掃描、光盤存儲等方法，保存特殊數(shù)據(jù)，保證檔案的持久使用。

2? ? ?信息技術在檔案管理工作中的應用方法

2.1? ?有效開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)

檔案管理和單位常規(guī)意義上的信息管理有著非常顯著的差異，以往的信息系統(tǒng)只能夠用于信息存儲等基礎工作，對于專業(yè)性的檔案信息分類、整理、運用、開發(fā)等則不能夠滿足實際要求，所以需要有強大的信息系統(tǒng)作為支撐。為了更好地發(fā)揮信息技術在檔案管理中的應用價值，促進信息化處理手段在單位檔案管理實踐中的普及應用，從根本上保證檔案處理的效率與質量，需要開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)。單位在信息技術應用中要注意在現(xiàn)有檔案管理信息技術基礎上開發(fā)專業(yè)化的管理信息系統(tǒng)，滿足檔案管理的綜合需求。第一，在硬件建設方面，單位要注重對檔案管理信息化系統(tǒng)建設所需的網絡、計算機設備等進行全面改造升級，落實需要安裝監(jiān)控設備的房間，奠定專業(yè)系統(tǒng)建設的根基。第二，在軟件系統(tǒng)建設方面，要重視軟件的購買、調試、維護等多個方面，配備專門的人員負責軟件的管理和操作。第三，在專業(yè)化系統(tǒng)建設的過程中，一定要注意安全性，尤其是在系統(tǒng)建設后要采取完善的安全保障措施，有效運用信息技術的安全手段保護檔案的完整性，同時做好系統(tǒng)故障的處理預案，避免檔案丟失。

2.2? ?積極完善檔案信息管理制度

單位以往的檔案管理制度適應的是傳統(tǒng)檔案管理模式，各項工作流程、標準與任務等的制度安排都只適用于傳統(tǒng)檔案管理。如今要將信息技術應用在檔案管理中，促進檔案管理信息化建設，就不能沿用傳統(tǒng)的檔案管理制度，而是要結合當前工作的變化進行制度變革，充分滿足信息技術應用條件下的制度實現(xiàn)對信息化檔案處理的監(jiān)管與規(guī)范，讓各項檔案處理工作有法可依、有據(jù)可循。在新制度的制定過程中，首先需要整理信息化檔案管理的工作流程，在技術操作、計算機設備應用、信息上傳等方面給出規(guī)范化的制度規(guī)定，確保工作人員在檔案整理時嚴格依照制度進行操作，避免出現(xiàn)錯誤與問題。其次，要在檔案室與調閱室等安裝有關的監(jiān)控設備，用于督促和鞭策檔案管理者嚴格根據(jù)制度流程和制度規(guī)范進行檔案管理的一系列操作，充分發(fā)揮制度價值。最后，合理設計調閱檔案的信息化操作制度，及時修復調閱過程中的泄密漏洞，處理可能會出現(xiàn)的安全問題，制定嚴格的調閱制度，保證信息調取便利的同時要保障安全。

2.3? ?加強多元技術檔案管理應用

信息技術是一種現(xiàn)代化的技術手段，將其應用在檔案管理中應該與檔案處理的要求相適應，而不是為了應用技術而應用。信息技術手段多種多樣，檔案管理者需要有效區(qū)分不同信息技術在檔案處理中的應用范圍，確保技術應用合理而規(guī)范。第一，合理運用多媒體技術。在檔案管理信息化建設的實踐中，多媒體技術可以應用在處理檔案信息的圖片、文字、聲音等資料方面，為信息查詢提供人性化服務，尤其是通過發(fā)揮多媒體技術的價值實現(xiàn)全文檢索、音像檔案資料檢索等等。第二，恰當應用信息存儲技術手段。信息存儲技術在信息技術的推動下有了長足進步，大量的存儲技術層出不窮，如縮微技術、光盤技術、磁儲存技術等。這些技術手段可以有效維護信息存儲安全，提高信息儲存的效率，最大化地滿足多媒體交互信息存儲需要。第三，科學利用條碼技術。條碼技術是檔案管理實踐中可以廣泛應用的一種信息技術方法，在讀取數(shù)據(jù)方面具有重要的優(yōu)勢，只需借助采集器掃描檔案條碼，就能夠在計算機當中顯示出檔案里的資料，比如簡介、時間、保管期限等，能夠有效減少缺檔、擺放不合理等方面的問題。

2.4? ?提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)

將信息技術應用在檔案管理工作中是必然趨勢，更是現(xiàn)代化檔案管理的內在要求，能夠有效解放人力，提升檔案處理的效率與質量。但是不論如何，檔案管理最終還是落實在人身上。單位檔案管理人員是否具備較高的信息素養(yǎng)，能否靈活恰當?shù)剡M行計算機技術的操作與運用，將會直接關系檔案信息化建設的進步。因此，提高檔案管理者的信息素養(yǎng)至關重要，加強信息技術實踐操作培訓刻不容緩。單位要從實際出發(fā)，考慮人的因素，提升檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)，特別是專業(yè)技能與職業(yè)道德，建立完善的培訓機制，增強他們的終身學習意識。另外，單位要邀請信息技術操作運用方面的專家給單位的檔案管理者提供示范指導，讓他們明確如何將信息技術和檔案管理結合起來，掌握怎樣進行信息化系統(tǒng)的操作和科學規(guī)范的處理。

3? ? ?結 語

將信息技術應用在單位檔案管理中是時代發(fā)展的要求，更是單位現(xiàn)代化管理的根本趨勢。信息技術應用在檔案管理實踐中，能夠實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，節(jié)約檔案管理的時間，提升工作效率，延長檔案的保存時間，保證檔案信息的完整性。為了促進信息技術的有效運用，單位要積極創(chuàng)造信息化檔案管理的條件，建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，優(yōu)化系統(tǒng)的運行功能，健全保障措施，有效滿足單位現(xiàn)代化檔案處理的要求，從根本上提高檔案管理的實效性。

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