淺析高校檔案管理中的信息資源共享模式

史丹妮

[摘 要]要想積極推進(jìn)高校檔案管理工作順利開展，為學(xué)生管理工作提供切實有效的服務(wù)和支撐，高校需要積極構(gòu)建科學(xué)完善的信息資源共享模式，提升信息資源的可靠性和真實性。本文主要從傳統(tǒng)高校檔案管理工作實施過程中存在的問題入手，重點分析了信息資源共享在高校檔案信息管理過程中的重要性，并提出了一些構(gòu)建高校信息資源共享模式的策略，為全面實現(xiàn)高校檔案信息共享提供了借鑒。

[關(guān)鍵詞]高校;檔案管理;信息資源;共享模式

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.20.076

[中圖分類號]G647.24[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2018）20-0-02

檔案管理工作是高校學(xué)生管理工作過程中的重要內(nèi)容，涵蓋了學(xué)生從入學(xué)、畢業(yè)到就業(yè)方面的各項信息，能集中管理學(xué)生在學(xué)校的表現(xiàn)情況。通常情況下，高校檔案管理工作和實際的教學(xué)任務(wù)之間沒有較為直接的關(guān)聯(lián)，但是能夠真實地反映出學(xué)生的實際學(xué)習(xí)成果。

1? ? ?傳統(tǒng)高校檔案管理工作實施過程中存在的問題

高校檔案管理工作在實際開展的過程中，普遍意義上主要針對各項信息進(jìn)行輸入、存儲、整理，并做好輸出環(huán)節(jié)方面的工作，這是信息控制系統(tǒng)中的重要內(nèi)容，能夠為高校開展招生、科研和教學(xué)活動提供一定的指導(dǎo)，但是需要注意的是，其逐漸無法適應(yīng)當(dāng)前社會對于信息資源的需求。傳統(tǒng)高校檔案管理工作中存在著一些問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。首先，檔案信息采用的載體較為單一。高校多是采用紙質(zhì)文檔記錄各項信息，記錄的多是學(xué)生的基本情況，無法保存大量的信息，并且在較長的保存過程中，將會出現(xiàn)一些損壞和丟失的情況。其次，傳統(tǒng)高校檔案管理工作中采用的服務(wù)模式較為單一，主要是便于高校領(lǐng)導(dǎo)開展決策工作。很多學(xué)生和教師都無法查看和利用這些檔案，不利于充分發(fā)揮這些檔案的作用和優(yōu)勢。最后，高校傳統(tǒng)檔案管理結(jié)構(gòu)中存在著一定的缺陷，受檔案載體和管理制度等方面因素的影響，憑借現(xiàn)有管理結(jié)構(gòu)無法有效提升檔案管理工作的水平。

2? ? ?信息資源共享在高校檔案信息管理過程中的重要性

隨著信息化社會的到來，人們充分認(rèn)識到了信息的價值和優(yōu)勢，全面推進(jìn)信息化社會建設(shè)工作順利開展，需要充分實現(xiàn)信息資源共享。信息的價值主要體現(xiàn)在其能夠?qū)⑺闹R和研究成果積極應(yīng)用在社會各方面發(fā)展中。目前，高校教學(xué)水平和科研水平不斷提升，面對自身存在的優(yōu)勢學(xué)科和弱勢學(xué)科，需要有良好的信息資源共享作為支撐，減少出現(xiàn)重復(fù)研究情況，切實提升弱勢學(xué)科的總體教學(xué)水平。很多高校在研究科研項目的過程中，存在信息壁壘的問題，無法促進(jìn)信息實現(xiàn)共享，將會阻礙教學(xué)管理工作順利開展，不利于順利開展科研工作。

3? ? ?高校檔案管理構(gòu)建信息資源共享模式的途徑

高校檔案管理建設(shè)工作在實際開展的過程中，應(yīng)積極構(gòu)建信息資源共享模式，更好地滿足公眾的知情權(quán)，為推進(jìn)高校教學(xué)管理、科研工作順利開展奠定堅實的基礎(chǔ)。

3.1? ?重視信息資源共享模式構(gòu)建工作

目前，高校開展檔案信息管理工作，高校領(lǐng)導(dǎo)要重視并支持構(gòu)建信息資源共享模式，從思想上加以重視，認(rèn)識到信息資源共享模式的重要意義，促進(jìn)全校范圍內(nèi)都形成重視檔案信息資源共享的氛圍，并提供充足的人力、資金支持，為積極開展設(shè)備采購和系統(tǒng)調(diào)試工作奠定基礎(chǔ)。同時，高校需要做好后期的維護工作，重點控制檔案信息管理工作的開展環(huán)節(jié)，保證學(xué)校資源配置的科學(xué)性和合理性，更新和升級信息化管理系統(tǒng)的軟件和硬件，推進(jìn)信息化管理和資源共享工作有序開展。

3.2? ?完善高校檔案信息管理共享服務(wù)體系

高校在積極開展檔案信息共享模式構(gòu)建工作的過程中，需要制定相應(yīng)的故障制度和運行細(xì)則，針對檔案信息的形成、收集、記錄、整理和利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行綜合控制，切實提升每個環(huán)節(jié)的總體檔案管理水平。高校檔案信息管理工作需要能夠為教師和學(xué)生提供較為豐富的知識利用機會，增強開放性和利用性，同時還需要向社會公眾開放，切實提升總體服務(wù)效果。檔案信息的保管、查詢和整理工作，都是信息資源共享體系的重要組成部分，需要有更為流暢合理的工作流程作為支撐，才能推進(jìn)高校檔案管理工作順利開展。

3.3? ?加強信息資源共享模式的頂層設(shè)計

信息技術(shù)的更新和發(fā)展，為高校開展檔案信息管理工作提供了重要的前提條件。各個高校也開始引進(jìn)信息化設(shè)備，做好了前期的準(zhǔn)備工作，已經(jīng)滿足了技術(shù)要求和設(shè)備要求。但是需要注意的是，各個高校之間由于沒有較好的聯(lián)系，獨立性較強，高校分屬于不同的系統(tǒng)，在構(gòu)建信息資源共享模式的過程中，很容易出現(xiàn)溝通不夠到位的情況，會影響實際構(gòu)建的效果。針對這種情況，需要不斷加強信息資源共享模式的頂層設(shè)計。首先，從國家層面來說，政府和教育部門需要意識到高校信息資源共享模式的重要性，意識到其擁有資源調(diào)控和節(jié)約作用，因此可以為高校信息資源共享模式構(gòu)建工作制訂較為科學(xué)的方案，便于高校更好地協(xié)調(diào)各項工作內(nèi)容，及時解決構(gòu)建工作過程中的難題。其次，高校需要主動開展信息資源共享模式的構(gòu)建工作，全面建立信息檔案的分級保管制度，從檔案信息的實際情況出發(fā)，按照檔案保管和利用的情況，設(shè)置科學(xué)合理的分級權(quán)限，為不同的人群提供不同程度的開放權(quán)限。

3.4? ?建立高校檔案信息服務(wù)管理中心

高校在構(gòu)建信息資源共享模式的過程中，需要從實際情況出發(fā)，建立起科學(xué)合理的管理系統(tǒng)，為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。高校需要建立完善的檔案信息服務(wù)管理中心平臺，從用戶的實際需求出發(fā)，有針對性地實現(xiàn)信息共享。一般情況下，教師、科研人員和學(xué)生在檔案信息需求方面存在很大的不同。高校檔案管理平臺需要結(jié)合用戶的特征，推薦一些切實合理的內(nèi)容，推進(jìn)不同等級資料庫的良好運行。同時，高校需要積極建立起良好的用戶信息反饋系統(tǒng)，全面征集用戶的意見和建議，從而更好地改進(jìn)和優(yōu)化自身的工作內(nèi)容和實施過程。用戶意見有利于高校信息資源共享模式的構(gòu)建工作朝著更加科學(xué)、完善的方向發(fā)展，為用戶提供更好的服務(wù)。

3.5? ?提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

高校在開展檔案管理工作的過程中，需要大量高素質(zhì)的檔案管理人員，才能切實推進(jìn)各項工作有序開展。很多高校在構(gòu)建信息資源共享模式的過程中，檔案管理人員主要由一些學(xué)校的教師擔(dān)任，缺乏專業(yè)的檔案管理人員，在專業(yè)性知識方面也存在不足，無法有效滿足高校檔案管理工作的需求。高校需要不斷聘請專業(yè)的檔案管理人員，從實際工作需求出發(fā)，設(shè)定相應(yīng)的人才選拔標(biāo)準(zhǔn)，并以此作為重要根據(jù)，開展人才招聘工作，重點考核人才的專業(yè)知識能力和職業(yè)道德素養(yǎng)，同時還需要不斷提升這些人才的實際工作能力，保證真正走上工作崗位的檔案管理人員能夠完善現(xiàn)階段的檔案信息共享管理結(jié)構(gòu)，強化檔案管理工作的實施效果。同時，高校需要定期開展培訓(xùn)工作，為檔案管理工作人員提供更多的進(jìn)修和培訓(xùn)機會，采用分批的形式，力求全面提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。此外，高校應(yīng)開設(shè)一些檔案管理類課程，促進(jìn)檔案管理人員不斷加強自身學(xué)習(xí)，充分掌握各項管理工作的重點，為強化信息資源共享模式的構(gòu)建效果奠定基礎(chǔ)。

4? ? ?結(jié) 語

信息資源共享模式在現(xiàn)階段高校檔案管理工作過程中發(fā)揮著越來越重要的作用，能夠較好地實現(xiàn)檔案信息資源的優(yōu)勢最大化，全面推進(jìn)檔案管理工作順利開展。在實際構(gòu)建信息資源共享模式的過程中，高校需要采用科學(xué)合理的方式和手段，通過充分重視信息資源共享模式的構(gòu)建工作，不斷完善高校檔案信息管理共享服務(wù)體系，加強信息資源共享模式的頂層設(shè)計，建立高校檔案信息服務(wù)管理中心，以及注重提升檔案信息管理人員的綜合素養(yǎng)。

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