淺析ERP采購與庫存管理對企業(yè)管理的提升應(yīng)用

杜彤

[摘 要]隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機技術(shù)已經(jīng)滲透社會的各個領(lǐng)域，推動了社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，ERP采購和庫存管理的出現(xiàn)，提高了企業(yè)各方面的管理能力，成為企業(yè)發(fā)展的新方向。本文以ERP采購與庫存管理對企業(yè)管理的提升應(yīng)用為重點，簡單分析了公司采購流程，并根據(jù)實際分析了公司庫存管理存在的問題，并針對這些問題提出運用ERP采購提升庫存管理的策略，旨在切實提高企業(yè)的管理水平。

[關(guān)鍵詞]ERP采購;庫存管理;企業(yè)管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.20.021

[中圖分類號]F274[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2018）20-00-02

采購和庫存管理是企業(yè)推行ERP的重要環(huán)節(jié)，ERP理念在采購和庫存管理中的推廣和應(yīng)用，對于提升企業(yè)管理效率和管理水平具有十分重要的作用。基于此，本文根據(jù)實際問題并結(jié)合ERP產(chǎn)品理念，提出了運用ERP采購提升庫存管理的策略。

1? ? ?公司采購流程

1.1? ?采購申請

采購人員按照工廠采購計劃提交申請，申請內(nèi)容包括采購物資的編碼、采購量、采購單價、采購供應(yīng)商等相關(guān)采購信息，涉及同一采購物資在不同采購供應(yīng)商之間進行的詢價和報價。采購訂單的最終價格可以通過系統(tǒng)進行篩選和確定，確定最優(yōu)采購價格。

1.2? ?采購批準

采購的批準是按照預(yù)定批準策略，根據(jù)物料組以及所申請采購類型，對采購申請進行逐級審批。審批在系統(tǒng)內(nèi)部完成，可以節(jié)約成本，可以實現(xiàn)實質(zhì)上的無紙化辦公。

1.3? ?采購訂單處理

采購訂單是在審批程序完成后，由采購申請在系統(tǒng)功能下自動進行轉(zhuǎn)換生成的。采購訂單處理是采購流程的重要的環(huán)節(jié)，必須由專人負責(zé)。

1.4? ?訂單跟蹤

采購訂單中涉及的采購物資，實行訂單信息流和實物物流，在訂單信息流和實際物流的雙重管理下，進行訂單跟蹤。訂單跟蹤方便工作人員及時了解物資的具體位置。

1.5? ?發(fā)票校驗

針對已入庫的采購訂單，通過和供應(yīng)商提供的采購發(fā)票進行比對，對發(fā)票的信息進行系統(tǒng)錄入，然后通過系統(tǒng)自動生成財務(wù)憑證，以便應(yīng)付往來。

2? ? ?公司庫存管理存在的問題

2.1? ?采購流程混亂

許多傳統(tǒng)財務(wù)軟件系統(tǒng)中的采購相關(guān)數(shù)據(jù)，比如單價、總金額等，可由采購人員或者庫存管理者隨意更改，從而導(dǎo)致財務(wù)數(shù)據(jù)存在失真的風(fēng)險，在期末對賬時容易發(fā)生這種現(xiàn)象。很多公司在應(yīng)用ERP系統(tǒng)時，往往只是將ERP作為一個數(shù)據(jù)的記錄工具，合格供應(yīng)商可以通過系統(tǒng)線上競價的方式確定最終價格，并導(dǎo)入EPR系統(tǒng)。如果供應(yīng)商在線上競價出現(xiàn)違規(guī)操作的現(xiàn)象，如內(nèi)部的惡意競爭，對于公司來講，很難及時發(fā)現(xiàn)。所以采購流程混亂，是很多公司在庫存管理中存在的重要問題。

2.2? ?存在“關(guān)系”采購提升采購成本

公司庫存管理中，存在“關(guān)系”采購，導(dǎo)致采購的成本上升。由于采購沒有按照嚴格的標準進行審批，檢驗入庫的制度不嚴格、不合理，導(dǎo)致一些企業(yè)采購人員通過“關(guān)系”采購，鉆管理的空子，謀取私利。有些企業(yè)的采購員利用和熟悉商家之間的交易，通過“關(guān)系人”采購來收取一定的回扣，甚至有些企業(yè)的中高層領(lǐng)導(dǎo)插手采購，導(dǎo)致原材料采購出現(xiàn)質(zhì)量低、價格高的現(xiàn)象，進而提升了企業(yè)的生產(chǎn)成本，導(dǎo)致產(chǎn)品在市場中沒有價格優(yōu)勢。

2.3? ?庫存盤存不完善

庫存管理作為企業(yè)管理的重要組成部分，目前主要存在兩方面的問題。一方面，庫存量在庫存管理中沒有得到優(yōu)化，企業(yè)庫存管理中的安全庫存量并沒有達到最優(yōu)。企業(yè)庫存不能因為不足而影響企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營，也不能因庫存多而增加倉儲管理的工作量和成本。在當(dāng)前環(huán)境下，許多企業(yè)的庫存并沒有得到優(yōu)化，企業(yè)的安全庫存存在很多問題，存在過多或者過少的問題，缺乏系統(tǒng)性的平衡。另一方面，盤存不夠完善，許多企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中不注重存貨盤存管理，存在制度缺陷，導(dǎo)致企業(yè)不清楚自己的存貨量，已損毀存貨沒有進行及時清理，導(dǎo)致企業(yè)會計信息失真。

2.4? ?供應(yīng)商評價標準不完善

首先，在傳統(tǒng)的采購模式下，企業(yè)對供應(yīng)商缺乏足夠的了解，供應(yīng)商評價標準不完善，從而造成企業(yè)和供應(yīng)商信息不對稱，導(dǎo)致企業(yè)的采購活動存在很大的盲目性。其次，企業(yè)的供應(yīng)商評價機制不完善，沒有對供應(yīng)商進行標準化和系統(tǒng)化管理，對供應(yīng)商的評價標準不完善。最后，企業(yè)不能及時對供應(yīng)商的風(fēng)險、供應(yīng)商的流失、供應(yīng)商的變更等信息進行評價和監(jiān)測，從而會對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動造成一定的影響。

3? ? ?運用ERP采購提升庫存管理的策略

3.1? ?運用ERP信息化產(chǎn)品實現(xiàn)采購可視化管理

第一，企業(yè)可以通過使用ERP信息化產(chǎn)品，實現(xiàn)采購申請、采購批準、采購訂單、采購入庫、發(fā)票錄入和物資出庫整個過程的可視化管理。通過可視化的管理，可以對采購的整個過程進行有效的監(jiān)督和管理，并且有利于優(yōu)化企業(yè)物資采購鏈。第二，企業(yè)可以借助主數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，對系統(tǒng)進行標準化管理，清理采購物資、實施系統(tǒng)信息化管理，從而避免采購物資數(shù)據(jù)失真給業(yè)務(wù)帶來影響。第三，ERP系統(tǒng)作為信息化系統(tǒng)，雖然可以優(yōu)化數(shù)據(jù)的管理，但是其只是業(yè)務(wù)輔助，在實施采購前，企業(yè)要優(yōu)化庫存流程和采購。第四，采用ERP信息化產(chǎn)品之前，需要得到企業(yè)管理者的支持，確保項目順利實施。第五，ERP采購需要企業(yè)打破傳統(tǒng)業(yè)務(wù)劃分職責(zé)的做法，不斷優(yōu)化流程。

3.2? ?實施標準化采購管理和庫存管理，避免關(guān)系采購

為了運用ERP采購提升庫存管理，企業(yè)需要實施標準化采購管理和庫存管理，避免發(fā)生關(guān)系采購。首先，通過應(yīng)用過程控制理念，對原材料的采購過程進行有效控制，對每一個環(huán)節(jié)進行有效管理和制度控制，不斷優(yōu)化成本結(jié)構(gòu)，選擇最優(yōu)方案。采購管理要結(jié)合物流管理，雙管齊下，進行精細化管理，且采購計劃要從生產(chǎn)實際出發(fā)，充分發(fā)揮ERP的系統(tǒng)優(yōu)勢，提高企業(yè)管理的效率。其次，企業(yè)要建立有效的約束機制，在系統(tǒng)內(nèi)進行必要的獎懲，充分發(fā)揮管理體系的作用，從而避免發(fā)生“關(guān)系”采購行為。

3.3? ?確定最優(yōu)安全庫存，建立存貨盤存制度

庫存管理在企業(yè)管理當(dāng)中發(fā)揮著非常重要的作用，庫存管理的明確化和清晰化，可以有效提高企業(yè)管理的效率，因此，企業(yè)需要高度重視庫存管理，充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢，在設(shè)計應(yīng)用過程中確定最優(yōu)安全庫存的內(nèi)容，設(shè)計符合企業(yè)要求的盤存制度，優(yōu)化庫存管理。首先，根據(jù)實際確定最優(yōu)安全庫存量，確保企業(yè)開展正常的經(jīng)營活動。企業(yè)要權(quán)衡采購、生產(chǎn)以及銷售環(huán)節(jié)，統(tǒng)籌規(guī)劃，平衡成本和生產(chǎn)，根據(jù)銷售市場需求、生產(chǎn)和材料市場實際情況，確定最優(yōu)安全庫存，并設(shè)計科學(xué)的采購時間以及單次采購數(shù)量。其次，在ERP系統(tǒng)中要體現(xiàn)存貨盤存制度，確保會計信息真實、有效。企業(yè)要對存貨盤存進行系統(tǒng)的監(jiān)督和控制，對于超過期限沒有存貨盤存的，及時發(fā)出預(yù)警，對盤盈、盤虧進行及時處理。

3.4? ?建立供應(yīng)商端的科學(xué)化管理

企業(yè)需要建立供應(yīng)商端的科學(xué)化管理，不斷完善供應(yīng)商評價機制。企業(yè)和供應(yīng)商之間通過有效溝通，有利于合理掌握市場上的原材料價格信息和具體的供應(yīng)情況，從而有目的地進行采購，因此，企業(yè)需要不斷完善供應(yīng)商管理機制，對供應(yīng)端進行有效管理。首先，加強系統(tǒng)之間和供應(yīng)商的溝通，提高企業(yè)采購的目的性，建立企業(yè)采購和供應(yīng)商信息之間的聯(lián)系，及時反映供應(yīng)商信息。其次，對供應(yīng)商進行標準化的、系統(tǒng)化的科學(xué)管理，建立供應(yīng)商檔案，完善供應(yīng)商評價星級體系，及時反映供應(yīng)商發(fā)生風(fēng)險的情況，有效規(guī)避供應(yīng)商管理不善帶來的風(fēng)險。企業(yè)要對供應(yīng)商變更進行及時登記，對供應(yīng)商進行及時、合理的評價，實時監(jiān)督，防范由于供應(yīng)商端管理給企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營帶來不確定因素。

4? ? ?結(jié) 語

ERP在企業(yè)采購和庫存管理中的應(yīng)用和實施，可以有效優(yōu)化企業(yè)管理鏈，進而能夠提升企業(yè)的管理水平和經(jīng)濟效益。因此，企業(yè)應(yīng)該在管理上與時俱進，通過進行管理創(chuàng)新和掌握先進的管理理念，不斷提高企業(yè)的經(jīng)濟效益和管理水平。

主要參考文獻

[1]馮娟娟.ERP在企業(yè)管理信息化建設(shè)中的運用研究[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2018（4）.

[2]王鳳.ERP環(huán)境下企業(yè)銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制[J].經(jīng)濟師，2018（1）.

[3]鐘鳴.ERP系統(tǒng)在大型國有企業(yè)管理中的應(yīng)用分析[J].通訊世界，2018（1）.

[4]程琨.ERP實施、內(nèi)部控制與企業(yè)價值相關(guān)性研究[J].財會通訊，2018（9）.

[5]王朝輝.ERP沙盤模擬中企業(yè)管理團隊溝通淺議[J].合作經(jīng)濟與科技，2018（9）.

[6]徐長慧.ERP采購與庫存管理對企業(yè)管理的提升應(yīng)用[J].純堿工業(yè)，2018（3）.

[7]王立鋒.淺談應(yīng)用ERP技術(shù)提升企業(yè)物資采購管理[J].新財經(jīng)：理論版，2013（9）.

[8]杜昕.北京網(wǎng)通采購物流業(yè)務(wù)應(yīng)用ERP的項目管理研究[D].北京：北京郵電大學(xué)，2009.

[9]黃麗珠，申志紅，蔣萍，等.應(yīng)用ERP信息系統(tǒng)提升企業(yè)財務(wù)管理能力[J].化工管理，2015（17）.

[10]王大海.基于ERP的企業(yè)采購、庫存和銷售管理應(yīng)用研究[J].現(xiàn)代商業(yè)，2013（6）.

[11]睢杰.ERP環(huán)境下的M供電企業(yè)物資采購流程優(yōu)化問題研究[D].北京：華北電力大學(xué)，2013.

[12]孫云龍.DZ房地產(chǎn)在ERP環(huán)境下的招標采購管理研究[D].大連：大連理工大學(xué)，2013.

[13]瞿毅，高亮，胡雯薔.中小型企業(yè)ERP采購管理的研究與實現(xiàn)[J].微計算機信息，2008（24）.

[14]王成龍，姚姍姍.淺談ERP在中石化勝利石油工程公司物資采購中的應(yīng)用[J].中小企業(yè)管理與科技，2018（1）