淺議如何加強(qiáng)基層檢察院檔案管理信息化建設(shè)

盧玉潔　崔衛(wèi)榮

摘 要 隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理和建設(shè)模式已不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流?；鶎訖z察院的檔案管理水平與日益激增的檢察院檔案利用需求有所失衡，基層檢察院檔案管理矛盾進(jìn)一步凸顯，檔案信息化管理勢(shì)在必行。本文通過(guò)對(duì)基層檢察院檔案管理信息化存在問(wèn)題進(jìn)行剖析，詳細(xì)地闡述了基層檢察檔案管理信息化建設(shè)路徑，以期對(duì)基層檢察院檔案管理信息化建設(shè)科學(xué)發(fā)展提供有益嘗試。

關(guān)鍵詞 檢察院 檔案管理工作 信息化 建設(shè)發(fā)展

作者簡(jiǎn)介：盧玉潔、崔衛(wèi)榮，江蘇省啟東市人民檢察院。

中圖分類號(hào)：D926.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2018.10.198

檔案管理工作是檢察工作的重要組成部分，信息化技術(shù)帶來(lái)的電子檔案已成為當(dāng)今檔案的重要存在形式。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)工作，已成為基層檢察院檔案管理工作的重要內(nèi)容。

一、基層檢察院加強(qiáng)檔案管理工作信息化建設(shè)的必要性

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，基層檢察院的檔案管理水平與日益激增的檢察院檔案利用需求有所失衡，基層檢察院檔案管理矛盾進(jìn)一步凸顯，檔案管理現(xiàn)狀已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)新的檢察工作形勢(shì)。與傳統(tǒng)檢察檔案的管理方式相比，信息化管理的存儲(chǔ)方式借助網(wǎng)絡(luò)、硬盤等硬件設(shè)施更加便捷，不僅節(jié)省了大量的空間，同時(shí)根據(jù)檔案局及數(shù)字化檔案室的要求進(jìn)行備份，也使得檔案信息更加安全。根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需求，如視頻、音頻等數(shù)字檔案庫(kù)的建立使得檔案存儲(chǔ)內(nèi)容和形式也更加豐富和多樣。為加快發(fā)展機(jī)制，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，針對(duì)檢察機(jī)關(guān)檔案管理手段相對(duì)滯后、工作效率和工作質(zhì)量不高的實(shí)際，檢察院亟需提高檔案信息化建設(shè)水平。

二、當(dāng)前基層檢察院檔案信息化體系建設(shè)中存在的問(wèn)題

為順利時(shí)代發(fā)展潮流，提供更好檔案服務(wù)，基層檢察院已經(jīng)開始加快信息化建設(shè)，在信息化進(jìn)程中，檢察院檔案信息化建設(shè)中仍存在一些問(wèn)題：

（一） 硬件基礎(chǔ)不達(dá)標(biāo)

根據(jù)相關(guān)要求，基層檢察院目前都在進(jìn)行數(shù)字化檔案室建設(shè)。數(shù)字檔案室的創(chuàng)建對(duì)基層檢察院來(lái)說(shuō)既是一個(gè)機(jī)遇也是一個(gè)挑戰(zhàn)。數(shù)字化檔案室的庫(kù)房不僅要符合防火、防盜、防潮等基本要求，對(duì)硬件設(shè)施、管理方式也有更高、更嚴(yán)的規(guī)定和要求。由于客觀原因，目前，部分基層檢察院的辦公大樓較陳舊，受辦公面積影響，檔案庫(kù)房、陳列室、整理辦公室暫時(shí)還難以達(dá)到數(shù)字化檔案室的標(biāo)準(zhǔn)。

（二） 信息化檔案管理專業(yè)人才缺乏

在基層檢察院檔案管理工作中，許多基層檢察院僅僅有一個(gè)檔案員編制，許多檔案員年齡變大，對(duì)檔案信息化管理認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案信息化建設(shè)適應(yīng)力不夠。且檢察系統(tǒng)經(jīng)過(guò)司法改革后，檢察業(yè)務(wù)工作與司法行政工作進(jìn)一步被拉開差距，由于職業(yè)理想、薪酬差異、個(gè)人發(fā)展和個(gè)人前途等問(wèn)題，導(dǎo)致許多干警不愿到檔案管理部門工作，檔案管理人員缺乏。同時(shí)由于專門的檔案教育培訓(xùn)較少，檔案員只能通過(guò)網(wǎng)上查資料、咨詢上級(jí)院加強(qiáng)學(xué)習(xí)，由于日益復(fù)雜的檔案存儲(chǔ)過(guò)程中出現(xiàn)的部分問(wèn)題沒有統(tǒng)一規(guī)定，導(dǎo)致檔案人員無(wú)所適從。有的基層檢察院指派人員從事檔案管理工作，專業(yè)技能的缺乏與信息化建設(shè)的高要求之間的矛盾也比較突出。

（三） 檔案價(jià)值尚未完全充分開發(fā)利用

目前，許多基層檢察院僅有一名專職檔案員，檔案日常管理工作繁雜，使得檔案人員沒有過(guò)多精力關(guān)注、投入到編研工作。編研力量不足導(dǎo)致難以形成較深入的編研成果。

三、基層檢察院加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策、建議

（一）強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，營(yíng)造良好氛圍

基層檢察院黨組高度重視檔案信息化建設(shè)工作，將其作為檢察工作持續(xù)健康發(fā)展的基礎(chǔ)內(nèi)容和重要保障，切實(shí)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。建立以分管院領(lǐng)導(dǎo)專門負(fù)責(zé)、辦公室牽頭組織、各部門協(xié)作配合、專兼職檔案員具體實(shí)施相結(jié)合的數(shù)字化檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。檔案信息化工作納入單位檔案員、部門兼職檔案人員和業(yè)務(wù)部門工作人員崗位職責(zé)和年度考核項(xiàng)目，努力促進(jìn)檔案工作健康有序發(fā)展。調(diào)整檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和兼職檔案員隊(duì)伍，確保檔案工作制度體系完整、組織人員到位、崗位職責(zé)明確。堅(jiān)持將檔案管理納入量化管理及年終條線考評(píng)，辦公室加強(qiáng)檔案管理工作的日常檢查，采取上級(jí)督查、相互檢查、定期通報(bào)等形式加強(qiáng)檔案收集工作，統(tǒng)一檔案管理規(guī)范，促進(jìn)嚴(yán)格執(zhí)行移交、借閱、鑒定等工作手續(xù)。

（二）健全制度保障，強(qiáng)化檔案信息規(guī)范管理

一是牢固樹立嚴(yán)格管理意識(shí)。堅(jiān)持統(tǒng)籌實(shí)體檔案和數(shù)字檔案資源管理，嚴(yán)把文件材料“收集關(guān)”，做到平時(shí)歸檔與年度集中歸檔相結(jié)合；嚴(yán)把卷宗審核“規(guī)范關(guān)”，確保歸檔卷宗符合整理要求；嚴(yán)把檔案掃描“標(biāo)準(zhǔn)關(guān)”，做到一卷一對(duì)應(yīng)、一件一統(tǒng)一；嚴(yán)把檔案入庫(kù)“質(zhì)量關(guān)”，確保入庫(kù)檔案材料完備、整理規(guī)范；嚴(yán)把工作過(guò)程“效率關(guān)”，不斷提升檔案管理質(zhì)效。

二是修訂完善檔案管理制度。修訂完善立卷歸檔范圍、分類方案和保管期限表，確保各種門類檔案收集齊全，歸檔及時(shí)并符合規(guī)范；制定完善電子檔案歸檔制度、電子文件的移交與接收管理制度、電子檔案鑒定制度、安全保密制度、關(guān)于保證電子文件信息安全的管理措施等信息化管理制度，對(duì)電子文件歸檔管理、電子檔案利用、電子檔案移交、檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)、電子檔案鑒定和檔案數(shù)據(jù)安全保密等各環(huán)節(jié)工作做出了明確要求，切實(shí)規(guī)范了檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)工作。明確檔案信息化建設(shè)分管領(lǐng)導(dǎo)、數(shù)字檔案室主任、專、兼職檔案人員職責(zé)，確保各部門各崗位的檔案工作職責(zé)分工明確，檔案工作得到有效落實(shí)。

（三）升級(jí)軟硬件設(shè)施，優(yōu)化檔案軟硬件環(huán)境

信息化已成為檔案管理領(lǐng)域的重要發(fā)展趨勢(shì)，許多檢察院對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，檔案存儲(chǔ)及管理設(shè)備也相對(duì)陳舊，無(wú)法滿足新時(shí)代檢察工作檔案管理的需求。

一是完善檔案信息設(shè)施。基層檢察院依托辦公辦案場(chǎng)所改造工程的實(shí)施，從優(yōu)化硬件和升級(jí)軟件兩方面入手，對(duì)檔案專用服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、防磁柜、光盤刻錄機(jī)、交換機(jī)等原有檔案信息化設(shè)備進(jìn)行補(bǔ)充、升級(jí)、完善，同時(shí)在原有設(shè)備的基礎(chǔ)上，積極爭(zhēng)取經(jīng)費(fèi)購(gòu)置檔案管理系統(tǒng)所需的服務(wù)器和生產(chǎn)存儲(chǔ)系統(tǒng)、電腦及IT硬盤等設(shè)備，為檔案工作提供良好的軟硬件環(huán)境。

二是加強(qiáng)檔案信息維護(hù)?；鶎訖z察院根據(jù)實(shí)際情況對(duì)檔案室進(jìn)行安全加固改造，增添紅外線報(bào)警系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)，檔案室門前安置攝像頭全天24小時(shí)監(jiān)控，能實(shí)時(shí)進(jìn)行記錄和自動(dòng)報(bào)警。充分發(fā)揮認(rèn)證加密卡、密碼機(jī)、屏蔽柜等原有安全保護(hù)設(shè)備作用的基礎(chǔ)上，及時(shí)對(duì)防火墻、權(quán)限設(shè)定、身份識(shí)別等安全措施進(jìn)行升級(jí)，構(gòu)筑人防、物防、技防相結(jié)合的“三位一體”的綜合防范體系，提高信息數(shù)據(jù)的安全系數(shù)。通過(guò)檔案管理硬件配套設(shè)施的升級(jí)改造，增強(qiáng)檔案信息的安全性、保密性。

三是優(yōu)化檔案信息管理。結(jié)合全國(guó)檢察業(yè)務(wù)統(tǒng)一應(yīng)用系統(tǒng)的使用，及時(shí)將業(yè)務(wù)系統(tǒng)中所產(chǎn)生的電子文件列入本單位歸檔范圍，通過(guò)數(shù)字化信息管理平臺(tái)，及時(shí)接收、整理相關(guān)部門的電子檔案信息，實(shí)現(xiàn)檢察業(yè)務(wù)文件的統(tǒng)一管理與利用，確保管理和服務(wù)效率得到有效提升。以全國(guó)檢察專網(wǎng)分級(jí)保護(hù)工作開展為契機(jī)，對(duì)檔案室保管的檔案信息進(jìn)行認(rèn)真、全面的梳理，確保庫(kù)存信息的有效和安全。同時(shí)，基層檢察院在充分發(fā)揮認(rèn)證加密卡、密碼機(jī)、屏蔽柜等原有安全保護(hù)設(shè)備作用的基礎(chǔ)上，及時(shí)對(duì)權(quán)限設(shè)定、防火墻、身份識(shí)別等安全措施進(jìn)行升級(jí)，構(gòu)筑人防、物防、技防相結(jié)合的“三位一體”的綜合防范體系，提高信息數(shù)據(jù)的安全系數(shù)。

（四）推進(jìn)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，提高電子檔案利用效率

一是加強(qiáng)檔案網(wǎng)頁(yè)建設(shè)。單位內(nèi)網(wǎng)設(shè)有檔案工作專欄，有關(guān)室藏檔案、檔案工作和檔案管理的信息與成果均在網(wǎng)站上發(fā)布，各基層院及時(shí)對(duì)院史陳列室內(nèi)容進(jìn)行充實(shí)和更新，充分利用和發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使之成為檢察機(jī)關(guān)開展院史教育和對(duì)外宣傳的窗口平臺(tái)，擴(kuò)大檢察工作的社會(huì)影響。

二是提高檔案服務(wù)效率。以推進(jìn)全國(guó)檢察機(jī)關(guān)統(tǒng)一業(yè)務(wù)應(yīng)用軟件為契機(jī)，加快檔案信息化建設(shè)。通過(guò)文檔和Access雙系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)所有門類檔案的電子化檢索功能，大大加快了對(duì)實(shí)物、光盤、照片等檔案的檢索調(diào)閱速度。在內(nèi)部局域網(wǎng)上可查閱全院檔案目錄和全文內(nèi)容，向干警閱檔提供更加便捷的服務(wù)，向干警提供全方位、多層次，高效率的檔案信息服務(wù)。

（五）強(qiáng)化檔案工作培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》及檢察院檔案管理相關(guān)規(guī)定，優(yōu)化檔案知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升專業(yè)素養(yǎng)。同時(shí)要認(rèn)真學(xué)習(xí)《保密法》及檢察院保密工作的相關(guān)規(guī)定，并嚴(yán)格實(shí)行流程化審批管理檔案，增強(qiáng)保密意識(shí)。要嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行保存、管理，嚴(yán)格履行檔案借閱手續(xù)，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查。對(duì)于從事檔案管理工作的專職人員要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和一定的電腦操作水平。堅(jiān)持“干什么，練什么”、“缺什么，補(bǔ)什么”的練兵思路，加強(qiáng)對(duì)專兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)?？山M織開展檔案工作培訓(xùn)班，邀請(qǐng)檔案局專家專題授課，組織檔案專業(yè)骨干人才走上講臺(tái)交流工作做法和心得，匯編培訓(xùn)資料，提高檔案培訓(xùn)的針對(duì)性、實(shí)效性。加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和工作聯(lián)動(dòng)，專職檔案管理人員經(jīng)常性地做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，解答業(yè)務(wù)科室在歸檔工作中存在的問(wèn)題，讓干警在學(xué)中干、干中學(xué)，檔案歸檔質(zhì)量不斷提高；檔案部門與干部處加強(qiáng)配合，將檔案管理作為新進(jìn)人員崗位培訓(xùn)、書記員大賽的重要內(nèi)容，推進(jìn)檢察機(jī)關(guān)檔案管理的規(guī)范化，不斷提高基層檔案工作水平。加強(qiáng)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)調(diào)整和補(bǔ)充檔案工作人員力量，構(gòu)建由全院各部門內(nèi)勤和信息員組成的檔案編研隊(duì)伍，成立檔案編研小組，形成檔案編研專門力量，深入挖掘檔案利用價(jià)值，不斷提高編研材料的質(zhì)量和深度。

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