淺析ERP環(huán)境下會計信息質(zhì)量問題

宋洋

摘 要：基于ERP系統(tǒng)的功能越來越強大，ERP環(huán)境下的會計信息系統(tǒng)改變了傳統(tǒng)的會計核算和管理方法。伴隨ERP的廣泛應用，外部相關(guān)權(quán)益人對會計信息質(zhì)量提出了新的要求與標準。文章從ERP對傳統(tǒng)會計的影響著手，探析ERP環(huán)境下會計信息質(zhì)量的問題、產(chǎn)生原因，針對現(xiàn)存問題提出解決對策。

關(guān)鍵詞：ERP；會計信息質(zhì)量；內(nèi)部控制；財務流程

ERP系統(tǒng)是以計算機信息系統(tǒng)為載體的，將企業(yè)的人力、財力、物力組織起來統(tǒng)一管理，并將各類信息相互結(jié)合，提高信息的準確性、及時性和可理解性的企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)。其通常包括財務管理模塊、生產(chǎn)控制管理模塊、物流管理模塊以及人力資源管理模塊，全面應用了企業(yè)的價值管理概念?，F(xiàn)如今各大企業(yè)積極使用ERP系統(tǒng)，一改傳統(tǒng)會計流程“信息孤島”的窘狀，使得會計工作貫穿于企業(yè)的各相關(guān)部門。

一、ERP環(huán)境下會計信息質(zhì)量存在的問題

1.會計信息準確性降低

ERP環(huán)境中，財務人員面對的會計信息通常是其他部門員工加工處理后的經(jīng)濟信息；非專業(yè)的會計人員，由于沒有專業(yè)知識很容易導致錄入的會計信息不準確。ERP環(huán)境為網(wǎng)絡經(jīng)濟犯罪提供了便利，非法的篡改、刪除會計信息變得更加容易執(zhí)行且不留痕跡，會計信息的準確性無法得到可靠的保障。

2.ERP系統(tǒng)對傳統(tǒng)內(nèi)控制度的不適應

ERP環(huán)境中，會計信息系統(tǒng)的使用徹底革新了財務工作的工作流程與方式方法，與傳統(tǒng)手工記賬方式相匹配的內(nèi)部控制流程、財務控制流程也需要進行相應的更新。由于計算機軟件的局限性，導致ERP無法依據(jù)不同行業(yè)的企業(yè)的不同需求，實現(xiàn)各自企業(yè)財務控制環(huán)節(jié)或方法的個性化。

ERP系統(tǒng)的功能模塊減少了傳統(tǒng)賬本環(huán)境下絕大部分交易記錄的手段，減少了很多業(yè)務流程的痕跡。ERP環(huán)境中，系統(tǒng)對業(yè)務記錄的授權(quán)和實施與傳統(tǒng)的手工記賬或者其他會計信息系統(tǒng)存在很多不同，傳統(tǒng)會計信息環(huán)境下執(zhí)行的內(nèi)部控制手段職責分離等失去作用，管理層應根據(jù)企業(yè)的實際情況實現(xiàn)新的會計崗位的職責分離。

由于計算機手段以及信息系統(tǒng)自身的局限性，很有可能會導致企業(yè)重要信息的安全性無法與傳統(tǒng)手段相比。

3.會計信息的可比性降低

如果企業(yè)沒有購買完整的ERP系統(tǒng)，只是單獨購買了某幾個急需的模塊，管理者就無法利用系統(tǒng)高效的整合全部的會計信息。而且ERP系統(tǒng)需要時常進行更新維護，若系統(tǒng)得不到有效的維護，基層工作人員對ERP系統(tǒng)則會產(chǎn)生抵觸情緒；這不僅僅影響了系統(tǒng)使用的可持續(xù)性，并且提高了使用的成本，不利于企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展。

二、ERP環(huán)境下會計信息質(zhì)量存在問題的原因分析

1.ERP改變了會計信息收集的路徑

ERP環(huán)境中，會計信息錄入工作除了由財務人員負責，還由一部分非財務人員完成；優(yōu)點是有效地修復了傳統(tǒng)的會計信息收集流程中存在的會計信息數(shù)據(jù)重復的問題；缺點是會計信息一旦發(fā)生錯誤，不容易在會計信息還未被加工時被財務人員發(fā)現(xiàn)。

ERP環(huán)境中，會計信息的處理是根據(jù)初始設(shè)置的配置的分攤、分攤的循環(huán)、作業(yè)計劃、作業(yè)計劃價格以及作業(yè)分配等等。ERP系統(tǒng)能夠采集大量的會計或者非會計信息，如果依靠傳統(tǒng)的逐個審核的方式，低效高成本的完成會計復核，給會計信息的監(jiān)督與復核制造了極大的困難。

2.ERP改變了會計信息儲存的載體

ERP環(huán)境中，會計信息通過計算機硬件或者局域、廣域網(wǎng)等網(wǎng)絡為手段來進行儲存與傳遞；而與傳統(tǒng)的賬本、報表為載體的會計信息相比，計算機中的數(shù)據(jù)更有可能人為的進行修改，并且做到不留跡象；受限于服務器內(nèi)部儲存空間的要求，ERP系統(tǒng)可能會定時、定量地刪除過往的使用痕跡記錄。

3.ERP改變了會計信息分享的過程

ERP環(huán)境中，在會計核算上財務人員通常只是關(guān)注審核票據(jù)是否符合公司的制度以及法律的規(guī)定，對其真實性無法進行監(jiān)督，從而會影響到會計信息的質(zhì)量。

ERP系統(tǒng)中的會計信息依憑計算機網(wǎng)絡技術(shù)以網(wǎng)絡為媒介進行傳輸，倘若企業(yè)內(nèi)部控制制度執(zhí)行不到位，只要具有相應的權(quán)限就可以輕松地得到會計信息并對外部進行分享。

對于企業(yè)外部信息使用者來說，通過ERP系統(tǒng)傳遞信息也更為方便快捷。然而，通過網(wǎng)絡傳遞重要信息并不能保證其信息的安全性，重要的會計信息很有可能被競爭對手進行攔截甚至泄露。而與企業(yè)合作的供應商或客戶等不一定也使用了ERP系統(tǒng)，有可能因為信息端口的不匹配而為會計信息的傳遞造成困難。

4.ERP系統(tǒng)使用的可持續(xù)性要求較高

如果ERP系統(tǒng)上線后，業(yè)務數(shù)據(jù)與系統(tǒng)不能順利對接，而企業(yè)又缺乏相應的計算機人才，問題得不到解決，就說明ERP系統(tǒng)不能代替原有的作業(yè)方式。如果已經(jīng)運行的模塊無法與原來的業(yè)務流程相適應，企業(yè)有可能不會持續(xù)使用ERP系統(tǒng)，系統(tǒng)的可持續(xù)性差，會計信息的可比性勢必會降低。

由于ERP軟件的價格昂貴，很多企業(yè)只購買了比較重要的功能模塊，而ERP系統(tǒng)是一個整體，這樣就會使一些會計信息無法對接進入ERP系統(tǒng)自動生成報表，給企業(yè)的統(tǒng)籌管理造成障礙，降低了會計信息的可比性。

三、ERP環(huán)境下解決會計信息質(zhì)量相關(guān)問題的對策

1.轉(zhuǎn)變觀念

首先，管理者必須重新根據(jù)ERP系統(tǒng)的運行特點，要求企業(yè)全體人員都應參與到ERP環(huán)境下的更新工作中，重新設(shè)計適合本企業(yè)的內(nèi)部控制流程。

其次，企業(yè)應對提供數(shù)據(jù)錄入工作的業(yè)務人員進行會計知識培訓，強化業(yè)務和財務人員對原始數(shù)據(jù)重要性的認識，并要求各自部門重點關(guān)注原始數(shù)據(jù)的錄入工作，并盡可能的落實責任追查制度，自下而上革新整個企業(yè)的管理思想。

2.重視財務數(shù)據(jù)的控制

首先，財務人員在對會計數(shù)據(jù)進行復核與監(jiān)督時必須從源頭開始，并且與原始數(shù)據(jù)的采集人員進行高效的溝通，并且各個部門對各自的會計信息數(shù)據(jù)的錄入進行定期的復核與抽查。

其次，企業(yè)應將內(nèi)部控制制度做到責任落實到個人，增強員工的責任意識，有利于控制員工從源頭重視會計信息的錄入。特別是會計核算崗位和復核崗位嚴格分離，相應的職責權(quán)力需要在企業(yè)的規(guī)章中明確規(guī)定。賦予會計人員與管理人員不同的權(quán)限，并且寫入其企業(yè)的規(guī)章制度，并且嚴格的按照規(guī)章制度執(zhí)行，做到有法可依，執(zhí)法必嚴。

3.加強財務控制流程設(shè)計

首先，在購買ERP軟件時企業(yè)應與供應商協(xié)調(diào)，最大程度的為企業(yè)定制個性化的ERP使用流程。通過與軟件供應商的合作，共同分析哪些內(nèi)部控制流程可以在ERP內(nèi)部實現(xiàn)，哪些內(nèi)部控制流程需要實施新的內(nèi)部控制規(guī)定。

其次，管理者應該隨時關(guān)注企業(yè)的“反記賬”、“反結(jié)賬”功能的規(guī)范使用。在適當?shù)那闆r下可以禁止會計人員進行“反記賬”、“反結(jié)賬”的操作。對系統(tǒng)自動生成的會計憑證，會計人員再進行“反記賬”操作后，從而加劇了會計信息失真的可能性。

最后，管理者應該加強內(nèi)部溝通渠道的建設(shè)，從而解決信息不對稱的問題。同時優(yōu)化企業(yè)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)，利用建設(shè)的會計信息系統(tǒng)，明確會計業(yè)務的處理流程。企業(yè)可以通過構(gòu)建兩級財務部門，與ERP技術(shù)支持中心為核心的會計信息控制體系。

從宏觀角度來看，ERP的應用有利于企業(yè)利益最大化目標的實現(xiàn)。ERP系統(tǒng)的發(fā)展，需要通過企業(yè)管理者思維的轉(zhuǎn)變，從內(nèi)到外的革新會計流程，而不僅僅是一個會計信息軟件的更新；依據(jù)加強數(shù)據(jù)控制，完善內(nèi)控流程等方式，將能夠一定程度的保證會計信息質(zhì)量的準確性。

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