水利工程竣工驗(yàn)收中檔案管理存在的問題與對策

陳玲

[摘 要] 檔案管理是水利工程竣工環(huán)節(jié)中的重要環(huán)節(jié)，若是工程檔案管理工作出現(xiàn)問題，將會對水利工程造成直接影響。水利工程檔案管理能夠直接反映出水利工程的實(shí)際建設(shè)情況，通過合理的檔案管理，能夠?qū)こ痰馁|(zhì)量進(jìn)行考核評定，對水利工程日后的維護(hù)也有著至關(guān)重要的作用?；诖耍P者通過調(diào)查分析，對目前水利工程竣工驗(yàn)收中檔案管理工作出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，并結(jié)合實(shí)際情況提出相應(yīng)的解決策略，希望為相關(guān)工作人員提供有價值的參考。

[關(guān)鍵詞] 竣工驗(yàn)收 檔案管理 水利工程 實(shí)際策略

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

水利工程是影響社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展、人民生活質(zhì)量的國家重點(diǎn)工程，所以水利工程建設(shè)工作肩負(fù)著相應(yīng)的責(zé)任。水利工程檔案管理是水利工程建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)，能夠?qū)?xiàng)目的施工流程進(jìn)行全面記錄，是影像、表格、文檔等記錄形式的綜合體現(xiàn)。隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，城市化建設(shè)速度越來越快，我國對水利工程項(xiàng)目建設(shè)的投入也在隨之加大，但是在工程建設(shè)的過程中也出現(xiàn)了諸多問題。筆者通過調(diào)查研究，發(fā)現(xiàn)了我國水利工程檔案管理工作中出現(xiàn)的諸多弊病，對工程的竣工驗(yàn)收、后期維護(hù)等工作造成了諸多不利影響。由于水利工程檔案管理工作有著相當(dāng)重要的作用，所以分析目前出現(xiàn)的問題，并且對其解決策略進(jìn)行相應(yīng)的探討具有重要現(xiàn)實(shí)意義。

一、水利工程中檔案管理出現(xiàn)的主要問題

（一）文件不規(guī)范

水利工程通常工程量比較大，所以檔案資料類目比較多，在管理的過程中必須對其進(jìn)行整理分類，以此增強(qiáng)檔案管理工作的有效性。但是筆者通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前部分水利工程檔案管理工作對文件的分類、排序、組卷都存在著諸多不合理的現(xiàn)象，相關(guān)工作人員對檔案管理工作沒有責(zé)任感，導(dǎo)致檔案中出現(xiàn)了諸多錯誤信息，甚至有工作人員用施工圖紙?zhí)娲⒐D紙。因?yàn)樗こ讨械馁Y料繁多，所以對檔案管理工作的審查也比較麻煩，這也是導(dǎo)致檔案管理工作人員工作積極性降低的原因之一。在檔案資料中，檔案管理人員做資料過程中也經(jīng)常出現(xiàn)不規(guī)范的現(xiàn)象，比如“多色筆”；簽證記錄不全；簽證印章不全；竣工驗(yàn)收圖不規(guī)范；簽證與圖紙對應(yīng)不上等等諸多問題，因?yàn)樗こ痰墓こ塘勘容^大，并且施工情況比較復(fù)雜，所以在設(shè)計(jì)施工的過程中經(jīng)常會出現(xiàn)變更，相關(guān)工作人員在出現(xiàn)變更之后僅僅是做了變更簽證，卻沒有對其立面圖、平面圖進(jìn)行更改，在竣工驗(yàn)收圖上也沒有進(jìn)行體現(xiàn)，這就對后期的維護(hù)工作、竣工驗(yàn)收工作造成了諸多影響。

（二）歸檔不齊全

在竣工驗(yàn)收階段，應(yīng)該對工程中的所有資料進(jìn)行歸檔整理。但是在實(shí)際檔案管理的過程中，經(jīng)常出現(xiàn)工程項(xiàng)目前期資料丟失、工程文件沒有備份、簽證聯(lián)系函批復(fù)文件未整理等等情況，相關(guān)的技術(shù)圖紙經(jīng)常散落在施工技術(shù)人員手中，檔案管理人員沒有將借閱出去的文件進(jìn)行收集，沒有將招標(biāo)文件進(jìn)行及時歸檔等等問題。此外，資料不齊全問題還體現(xiàn)在圖片、視頻、音頻資料不齊全等方面，資料員在施工過程中沒有對隱藏工程進(jìn)行拍照，對工程的變更內(nèi)容沒有進(jìn)行處理，導(dǎo)致后期文件歸檔的過程中出現(xiàn)資料不齊全等情況。水利工程中的施工技術(shù)較為復(fù)雜，所以單單用文字進(jìn)行表述存在著諸多不足，資料的缺失對竣工驗(yàn)收工作也造成了諸多阻礙。

（三）人員素質(zhì)低

目前水利工程中的資料員、檔案管理人員通常是應(yīng)屆畢業(yè)生以及跨行業(yè)文職人員，這些人員的工作經(jīng)驗(yàn)不豐富，對工程技術(shù)的了解也比較少，缺乏對工程知識的相關(guān)了解，導(dǎo)致在收集資料、歸檔的過程中出現(xiàn)了諸多不規(guī)范操作，檔案管理工作質(zhì)量低下。此外，責(zé)任意識的缺乏也是目前檔案管理人員出現(xiàn)的主要問題，許多檔案管理人員對工作的責(zé)任以及內(nèi)容沒有明確的認(rèn)知，在竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)中，檔案經(jīng)常出現(xiàn)缺失的情況。更有甚者，在工程竣工前幾天才開始資料收集工作，為了應(yīng)付工作甚至出現(xiàn)了資料造假等行為，這對工程竣工驗(yàn)收造成了諸多不利影響。

二、水利工程檔案管理出現(xiàn)問題的原因分析

工作人員素質(zhì)、積極性、責(zé)任意識低下，檔案收集工作出現(xiàn)漏洞，檔案歸檔、整理工作雜亂無章等問題的原因眾多，但是主要的原因是檔案管理制度的不健全，檔案管理工作體系不完善。相關(guān)管理人員在建立規(guī)章制度、工作服務(wù)機(jī)制等等方面存在著諸多問題，導(dǎo)致施工單位在施工過程中不能參照規(guī)章制度對資料進(jìn)行有序的收集，在管理的過程中無法將其進(jìn)行有效的歸檔、整理。因?yàn)樗こ痰墓こ塘勘容^大，所以工程建設(shè)周期比較長，人員的流動導(dǎo)致工程資料在交接的過程中出現(xiàn)資料缺失等等問題，給檔案管理、工程驗(yàn)收工作造成了諸多阻礙。此外，管理人員未將責(zé)任落實(shí)到位，也是導(dǎo)致水利工程檔案管理工作出現(xiàn)問題的原因之一。水利工程施工量大，諸多施工環(huán)節(jié)沒有相關(guān)的管理人員進(jìn)行監(jiān)管，導(dǎo)致檔案管理人員在工作中的積極性降低。目前的主要解決方法是在工程完成之后，對檔案資料進(jìn)行補(bǔ)充，久而久之檔案管理人員就習(xí)慣了這種工作模式，對工作的責(zé)任意識模糊。

三、提升水利工程檔案管理工作水平的實(shí)際策略

筆者通過分析目前水利工程檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，結(jié)合實(shí)際工作情況，在下文中提出了幾點(diǎn)相關(guān)解決策略。

（一）強(qiáng)化意識

檔案的完整、齊全、規(guī)范是保證水利工程竣工驗(yàn)收、后期維護(hù)工作正常開展的基本要素。首先，管理人員要對檔案管理工作加以重視，這樣才能保證后續(xù)工作的正常展開。管理人員要將檔案管理工作納入日常例會討論事項(xiàng)中，這能夠有效提升相關(guān)工作人員對檔案管理工作的重視程度，提升檔案管理工作人員的工作積極性，加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識，讓檔案管理人員在工作中能夠通過自己的表現(xiàn)引起領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注以及支持。檔案管理意識與檔案管理工作相輔相成，檔案管理意識能夠激發(fā)工作人員的積極性，而檔案管理工作的深化又能加強(qiáng)檔案管理人員對檔案管理工作的認(rèn)識，所以在項(xiàng)目中為檔案管理人員樹立正確的意識具有重要的意義[1]。水利工程檔案管理工作要將管理制度落在實(shí)處，安排相關(guān)的管理人員對檔案管理工作進(jìn)行專項(xiàng)管理，對檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一管理。在實(shí)際工作中做到“專項(xiàng)專管”，在項(xiàng)目中設(shè)立專職的檔案管理員，建立完善的檔案管理工作體系，確保檔案管理工作監(jiān)督到位，將管理工作滲透在工程中的每個環(huán)節(jié)。

（二）建立制度

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要在工程會議中加強(qiáng)各個參建單位對檔案管理的認(rèn)識，結(jié)合實(shí)際施工情況，明確制定檔案管理工作體制，在工作中執(zhí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、共同參與”的原則，制定合理、全面、細(xì)致的檔案管理規(guī)范，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行，保證檔案的完整規(guī)范。在工程開展的前期，工程負(fù)責(zé)方要聯(lián)合監(jiān)理部門加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)督，根據(jù)檔案管理制度對檔案進(jìn)行全方位的檢查[2]。在統(tǒng)一管理目標(biāo)的基礎(chǔ)上，將監(jiān)督工作細(xì)化到每一個崗位，這樣才能全面確保檔案的規(guī)范、正式、完整，保證工程后期竣工驗(yàn)收、維護(hù)的正常開展。

（三）強(qiáng)化流程

水利工程中的資料繁多，工作內(nèi)容也比較復(fù)雜，想要加強(qiáng)檔案管理工作的有效性，就要強(qiáng)化檔案管理工作的工作流程，確保資料收集的及時性以及規(guī)范性，檔案管理人員要每周與技術(shù)人員、管理人員開展資料管理的短會，通過和相關(guān)人員的溝通，確保資料收集的全面性。檔案管理人員可以根據(jù)資料種類的不同開展分類管理工作，將行政、技術(shù)、管理、項(xiàng)目、財(cái)務(wù)等檔案進(jìn)行詳細(xì)分類管理。行政文書資料可以以年為單位，讓各部門領(lǐng)導(dǎo)在每年年末或者年初對資料進(jìn)行整理，隨后再移交給檔案管理人員。技術(shù)資料由技術(shù)施工部門進(jìn)行分類，根據(jù)工程項(xiàng)目的施工類別進(jìn)行整理，分類的標(biāo)準(zhǔn)要按照國家檔案局對工程技術(shù)的整理要求執(zhí)行，因?yàn)榧夹g(shù)資料是水利工程檔案管理中的核心部分，所以要與一般文書資料的檔案管理方式區(qū)分開來。工程建設(shè)資料具有時間長、范圍廣的特點(diǎn)，其中涵蓋的內(nèi)容也比較多，工程的前期設(shè)計(jì)方案、招標(biāo)采購標(biāo)準(zhǔn)、施工標(biāo)準(zhǔn)、工程驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等有關(guān)資料的來源也比較廣泛，監(jiān)理、政府、設(shè)計(jì)部門等單位都會提供工程建設(shè)資料，因此該項(xiàng)資料要設(shè)置專人對其進(jìn)行管理，在管理人員離職時必須確保資料的完整性。財(cái)務(wù)資料是比較容易收集的資料，財(cái)務(wù)資料應(yīng)該由財(cái)務(wù)人員對其進(jìn)行收集整理，然后再移交給檔案管理人員[3]。

（四）嚴(yán)格驗(yàn)收

檔案驗(yàn)收是水利工程竣工驗(yàn)收中的重要環(huán)節(jié)，也是工程竣工驗(yàn)收開始的前提保證工作，水利工程在驗(yàn)收工作開始之前，首先要對檔案資料進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收。檔案管理人員要在檔案驗(yàn)收工作開始之前做好自我檢查工作，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)該參照檔案驗(yàn)收、施工報(bào)告、國家相關(guān)規(guī)定要求開展全面自我檢查工作。查看檔案中的印章是否齊全，簽證報(bào)告是否完整，檔案排列是否合理，以此進(jìn)一步確保檔案資料的完整性以及規(guī)范性[4]。

（五）加強(qiáng)素質(zhì)

增強(qiáng)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，是提高檔案管理工作水平的基礎(chǔ)。建設(shè)一個有責(zé)任、有紀(jì)律、能力強(qiáng)、業(yè)務(wù)精的檔案管理工作團(tuán)隊(duì)是提升水利工程檔案管理工作質(zhì)量的必要條件。要對在職人員開展有計(jì)劃、有目標(biāo)、有方法的定期培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識，將管理規(guī)定滲透在培訓(xùn)工作中的每一處。通過建立合理的獎懲制度，全面提升檔案管理工作人員的主觀能動性，要求檔案管理工作人員在工作中學(xué)習(xí)、在學(xué)習(xí)中工作，不斷強(qiáng)化其工作模式，提升檔案管理工作水平。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作在水利工程建設(shè)中有著至關(guān)重要的作用，會直接對水利工程的竣工驗(yàn)收、后期維護(hù)工作造成直接影響。在水利建設(shè)工作中，管理人員必須對檔案管理工作引起重視，分析目前水利工程中檔案管理工作存在的問題，通過建立完整的管理制度以及工作體系，在工作中實(shí)行“專項(xiàng)專管”制度，提升工作人員的綜合素質(zhì)，這樣才能確保檔案在水利工程中的完整性以及規(guī)范性，確保工程竣工驗(yàn)收的順利進(jìn)行。

（作者單位：湖南省衡陽市衡東縣榮桓水電站）

參考文獻(xiàn)：

[1]黃健萍.水利工程竣工驗(yàn)收中檔案管理存在的問題與對策[J].人民長江，2015（15）：104- 106.

[2]張海鳳.新時期水利工程竣工驗(yàn)收檔案管理存在的問題及對策[J].卷宗，2018（13）：70.

[3]陳穎.淺談水利工程檔案管理工作[J].科學(xué)與財(cái)富，2018（21）：193.

[4]張健.水利工程竣工驗(yàn)收中的檔案管理[J].環(huán)球市場， 2016（9）：136- 137.