土地儲備檔案信息化建設(shè)與管理

李春霖

摘 要：土地儲備項目過程會產(chǎn)生一系列的檔案資料，是土地儲備過程的真實記錄。傳統(tǒng)的半手工式檔案管理模式不但時效性低，而且滯后拖沓，已不能滿足當(dāng)下的實際辦公需求。在信息化的背景下，檔案管理工作更應(yīng)該與時俱進，朝著數(shù)字化、可共享、可更新的方向發(fā)展。本文在對上海市土地儲備原始紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的基礎(chǔ)上，將項目、檔案與儲備地塊圖形三者進行了關(guān)聯(lián)，形成了一套檔案管理系統(tǒng)，最終服務(wù)于上海市土地儲備中心土地儲備項目動態(tài)管理和監(jiān)測系統(tǒng)的建設(shè)。

關(guān)鍵詞：土地儲備 檔案管理 數(shù)據(jù)庫建設(shè)

中圖分類號：P208 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）06（c）-0125-04

土地儲備檔案是土地儲備管理部門在土地儲備過程中形成的一系列文字、圖表、圖形等資料，是記錄土地儲備全過程的實際載體，涵蓋了包括項目立項、規(guī)劃土地手續(xù)、場地污染調(diào)查、合同管理等在內(nèi)的土地儲備全流程的資料。檔案管理工作是土地儲備日常管理的一個重要組成部分，在土地儲備工作中起著默默無聞的后臺保障作用。

電子檔案具有管理資源信息化、使用方便快捷和易于保存等特點。在長期實踐中，數(shù)據(jù)庫以其獨特的優(yōu)點已經(jīng)證明它是信息資源組織、管理、共享的最佳方法，在數(shù)據(jù)冗余度、管理效率、數(shù)據(jù)完整性控制等方面都有良好的表現(xiàn)。在全面推進信息化進程的時代背景下，上海市的土地儲備工作需要對所有歷史文檔進行梳理，并對未來將要形成的文檔形成統(tǒng)一的操作口徑和工作流程以進行標準化管理，使得檔案可以及時發(fā)布、共享和動態(tài)更新，最終服務(wù)于上海市土地儲備項目動態(tài)管理和監(jiān)測系統(tǒng)。

1 土地儲備檔案整理

目前上海市土地儲備中心共有從1998年—2016年的歷史檔案400余盒，約2000卷，100000余頁文字資料，涉及到土地儲備一部、土地儲備二部、資金管理部、灘涂管理部等多個部門、眾多項目的檔案。對檔案進行數(shù)字化管理的第一部便是要將所有的檔案進行梳理，并對其關(guān)鍵信息進行數(shù)字化處理。

1.1 檔案掃描

例用數(shù)字掃描儀對歷史紙質(zhì)檔案進行掃描，為防止檔案掃描混亂，掃描以檔案盒為單位，總體分為如下五個步驟：

（1）拆分檔案。將檔案從檔案盒取出，拆分。并按照紙張的大小分類以便后續(xù)掃描整理工作的開展。

（2）檔案掃描。掃描以檔案卷為單位。將A4、A3及其他圖幅紙張分別掃描，將掃描結(jié)果輸出到以檔案盒號、檔案卷號為名的文件夾中。

（3）人工整理。將每一卷掃描出來的圖片按照頁碼順序排序，并按照檔案盒、檔案卷分別放在不同的文件夾中。對照目錄，將掃描得到的圖片合并為若干個PDF文檔。

（4）記錄信息。將每卷檔案中的目錄頁信息記錄在Excel表格中，包括檔案盒號，檔案卷號，檔案卷中文名稱，順序號，文號，責(zé)任人，題名，日期，起始頁碼，結(jié)束頁碼。

（5）檢查。結(jié)合紙質(zhì)檔案，對掃描結(jié)果、合并結(jié)果等進行檢查，確保沒有漏掃、錯排等問題。最后將沒有問題的檔案重新裝訂。

1.2 檔案分類

根據(jù)土地儲備中心項目實施情況，項目可以分為大型居住社區(qū)、舊區(qū)改造、灘涂造地和上級交辦任務(wù)四類，每一類按照項目進行狀態(tài)又可分為五個階段，分別是前期準備、項目實施、期間管理、項目決算和交付供地。

檔案分類階段，需要將檔案與土地儲備項目通過項目編號對應(yīng)起來，完成檔案列表與項目列表兩張表格，便于后續(xù)項目信息入庫。最后按照文件所處的項目階段進行分類。這一過程分為如下六個步驟：

（1）完善檔案掃描的Excel表格，填寫檔案所屬項目，所屬行政區(qū)，檔案所屬階段，儲備類型和PDF文檔名稱。

（2）排序。按照項目名稱對所有檔案進行排序，確保相同檔案名稱的文件排列在一起。

（3）合并項目。按照上一步的排序結(jié)果，對檔案重新進行項目的劃分，相同項目的文檔，確保項目名稱一致。每一次項目合并，要保留原項目名稱與新項目名稱，以便出錯后回溯。

（4）項目編號。對合并后的項目進行編號，項目編號格式為AA_BBBB_CC，其中AA代表行政區(qū)，為行政區(qū)拼音縮寫，如普陀為PT，BBBB代表年份，為項目起始年份，即檔案出現(xiàn)時間最早的年份；CC代表序號，同一年份中的不同項目分別編號01，02，……等。

（5）歸檔。編寫程序，將所有PDF文檔拷貝至以項目名稱→項目階段命名的多級目錄中。

（6）檢查結(jié)果。

1.3 檔案落地

檔案落地，即根據(jù)檔案文件中的界址點坐標，或前期勘測坐標整理落地，并與土地儲備項目相關(guān)聯(lián)。分為以下四個步驟。

（1）坐標提取。將項目文件中的界址點坐標或前期勘測坐標的信息導(dǎo)出，寫入Excel文件。界址點是土地或房產(chǎn)界址線或邊線的空間或?qū)傩缘霓D(zhuǎn)折點，界址點坐標文件由一系列點號及對應(yīng)的XY坐標構(gòu)成，利用程序可以將點位輸出，構(gòu)成圖形文件。

（2）根據(jù)坐標文件，編寫程序，利用上一步的Excel文件生成具有坐標的GIS格式，如shp或者mdb格式。

（3）在數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建圖形數(shù)據(jù)庫，包括圖形信息與屬性信息，并設(shè)立如下字段，見表1。

（4）對土地儲備項目落地范圍進行檢查，包括坐標信息和項目信息的準確性。

2 數(shù)據(jù)庫設(shè)計

數(shù)據(jù)庫是土地儲備管理信息系統(tǒng)重要的核心組成部分。在數(shù)據(jù)庫設(shè)計時要充分考慮到系統(tǒng)所涉及數(shù)據(jù)的普遍性和多樣性。檔案管理部分，通過項目編號，將土地儲備項目、文檔以及圖形關(guān)聯(lián)起來。土地儲備檔案系統(tǒng)可分空間數(shù)據(jù)庫和非空間數(shù)據(jù)庫，空間數(shù)據(jù)包括地形圖、影像圖、控詳規(guī)劃、行政區(qū)劃、儲備地塊等儲備項目相關(guān)的基礎(chǔ)及專題要素，包括圖形和屬性數(shù)據(jù)。非空間數(shù)據(jù)包括各種檔案、合同、圖片、報表等項目相關(guān)文檔。本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫利用Oracle數(shù)據(jù)庫對空間與非空間數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一管理，利用項目編號將空間數(shù)據(jù)與非空間數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)；同時采用關(guān)系數(shù)據(jù)庫SQLServer和ArcSDE相結(jié)合的技術(shù)統(tǒng)一管理空間數(shù)據(jù)和屬性數(shù)據(jù)，實現(xiàn)土地儲備動態(tài)管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的存儲、索引、管理、查詢、處理，為前端GIS應(yīng)用功能的開發(fā)提供強有力的支持。

2.1 項目數(shù)據(jù)庫

項目數(shù)據(jù)庫記錄了土地儲備項目的項目編號、項目名稱、項目階段、項目類型等信息，是一個項目實施的基本信息，字段設(shè)置如表2所示。

2.2 檔案數(shù)據(jù)庫

檔案數(shù)據(jù)庫記錄了各項目檔案的介質(zhì)存儲、關(guān)鍵字、項目階段等信息，是項目檔案管理得以實施的基礎(chǔ)，字段設(shè)置如表3所示。其中，檔案盒號、檔案卷號、檔案卷中文名稱和順序號可以準確定位原始文檔的存儲位置，項目階段、項目大類、項目小類來確定文檔所處的項目階段。

2.3 圖形數(shù)據(jù)庫

圖形數(shù)據(jù)庫包括了檔案落地階段的儲備地塊數(shù)據(jù)，記錄了儲備項目的位置、面積信息，是項目在地圖上的落地，最直觀的展示。同時也可以包含行政區(qū)劃、控詳規(guī)劃等非項目圖形數(shù)據(jù)，以對儲備地塊進行疊加分析。

2.4 數(shù)據(jù)入庫

本文中，在C#+ArcSDE環(huán)境下， 將檔案整理過程中的項目列表、檔案列表及落地圖形統(tǒng)一起來。通過程序，將項目列表和檔案列表的Excel寫入數(shù)據(jù)庫，方便后續(xù)的瀏覽、篩選、查詢、下載等功能。

（1）轉(zhuǎn)換格式。編寫程序，將掃描轉(zhuǎn)換而成的PDF文檔格式，轉(zhuǎn)換為便于網(wǎng)頁瀏覽的swf文檔格式，并采用全球唯一識別碼（GUID）進行命名。swf文檔同步拷貝到指定路徑。

（2）讀取Excel。編寫程序讀取檔案列表與項目列表的表格信息。

（3）寫入信息。將項目列表和檔案列表的信息寫入數(shù)據(jù)庫。

（4）檢查。檢查數(shù)據(jù)的完備性和準確性。

3 結(jié)語

土地儲備檔案管理系統(tǒng)是實現(xiàn)檔案信息資源采集、管理、開發(fā)與利用等功能的樞紐系統(tǒng)?；趯ν恋貎錃v史檔案的梳理，我們提出了集檔案、項目、圖形于一體的土地儲備檔案管理系統(tǒng)技術(shù)方案，實現(xiàn)了從原始紙質(zhì)檔案到數(shù)據(jù)庫檔案存儲的全流程解決方案，并已將數(shù)據(jù)成果應(yīng)用于上海市土地儲備項目動態(tài)管理和監(jiān)測系統(tǒng)中，極大程度地方便了項目信息的共享與項目的推進。

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