企業(yè)人力資源管理對(duì)人事檔案管理工作的新要求

文/劉韋韋

企業(yè)人力資源管理對(duì)人事檔案管理工作的新要求

文/劉韋韋

博興縣人才交流服務(wù)中心

我國(guó)企業(yè)的人事檔案管理制度還不夠完善，存在許多問(wèn)題，我們要積極改革和創(chuàng)新，使人事檔案管理在人力資源中發(fā)揮充分的作用并實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的背景下，要充分利用現(xiàn)代化手段和措施，更好地為人事檔案管理工作服務(wù)。

人力資源管理；企業(yè)；人事檔案管理；新要求

引言

現(xiàn)代化的人力資源管理不再是傳統(tǒng)的簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單對(duì)人和物之間的管理．我們?cè)诠芾淼幕A(chǔ)上要使用現(xiàn)金的措施來(lái)保證和促進(jìn)企業(yè)的良好快速發(fā)展，保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和入力資源管理的同步協(xié)調(diào)發(fā)展，人事檔案管理工作也就變得極為重要，我們要更好地進(jìn)行人事檔案的管理和改革，讓它更好地促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

1 對(duì)人事檔案管理的新要求

1.1價(jià)值體系的提高

企業(yè)要根據(jù)自身的經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)以及文化體系來(lái)構(gòu)建一個(gè)相關(guān)的價(jià)值體系，這對(duì)于人力資源管理是很重要的一點(diǎn)。文化構(gòu)建對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的，價(jià)值體系對(duì)于企業(yè)而言就像一個(gè)催化劑，很多情況下要據(jù)其來(lái)對(duì)企業(yè)進(jìn)行相應(yīng)建設(shè)。

1.2建立價(jià)值評(píng)估策略

在企業(yè)中，對(duì)于員工的評(píng)估是很有必要的，在進(jìn)行人力資源管理的過(guò)程中，可將相關(guān)的考核體系融入進(jìn)去，注重對(duì)企業(yè)人員以及績(jī)效的評(píng)估。建立完善的價(jià)值評(píng)估策略對(duì)于員工也起到了相應(yīng)的激勵(lì)作用，對(duì)人員進(jìn)行定期評(píng)估，將其業(yè)績(jī)納入評(píng)估體系之中，使價(jià)值評(píng)估在檔案管理中起到一定的作用，使完善的評(píng)估體系得以運(yùn)用，以此來(lái)改善企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀。

1.3作為重要指標(biāo)

對(duì)于人力資源管理水平的評(píng)價(jià)，人事檔案的管理就可以作為人力資源管理的重要指標(biāo)，人力資源的管理要相對(duì)專(zhuān)業(yè)化，那么這就對(duì)管理人員提出了相關(guān)要求，必須具備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)涵養(yǎng)以及基本的職業(yè)道德，這樣才能進(jìn)行相應(yīng)的管理。

2 我國(guó)企業(yè)人事檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1人事檔案材料片面，缺乏真實(shí)性

大多數(shù)人事檔案的資料中只有贊揚(yáng)的內(nèi)容，卻很少有過(guò)失方面的內(nèi)容，這就不利于企業(yè)對(duì)人力資源狀況全面的分析。很多材料對(duì)于個(gè)人狀況出現(xiàn)前后記載不一，沒(méi)有根據(jù)真實(shí)情況進(jìn)行填寫(xiě)，而是依據(jù)某一時(shí)期的個(gè)人需要，進(jìn)行填寫(xiě)。此類(lèi)現(xiàn)象在當(dāng)前十分嚴(yán)重，嚴(yán)重影響了人力資源的管理工作。

2.2用人機(jī)制與人事檔案管理工作不適應(yīng)

企業(yè)用人機(jī)制要跟上時(shí)代的步伐，隨著時(shí)代的日新月異，用人機(jī)制也愈發(fā)變得靈活，以前的用人機(jī)制多半是死板的，工作經(jīng)歷等方面都是比較重要的，而現(xiàn)在的招聘不會(huì)過(guò)于注重其他方面，而是看重員工個(gè)人能力，對(duì)于員工的約束也不是依靠人事檔案扣押與歸還這個(gè)流程了，與員工達(dá)成工作意見(jiàn)使用合同的形式來(lái)進(jìn)行用人機(jī)制的達(dá)成。員工會(huì)因?yàn)楦鞣N原因選擇換工作，那么原單位就可能會(huì)出現(xiàn)扣押檔案的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象就可能導(dǎo)致檔案的脫節(jié)。

2.3人事檔案管理技術(shù)不夠先進(jìn)

社會(huì)的發(fā)展雖然已經(jīng)進(jìn)人到新媒體時(shí)代，傳統(tǒng)媒體已經(jīng)不是媒介的主流。但是很多企業(yè)還是沒(méi)有全面進(jìn)行新媒體化的改革，尤其是在人事檔案方面，傳統(tǒng)的人事檔案管理依舊在企業(yè)中被大量使用。傳統(tǒng)的人事檔案的管理是以紙質(zhì)媒體在載體的，單位的工作人員檔案被記在紙張上，如果單位有人跳槽等，其他單位要找到該工作人員的以往資料，只能親自去公司拿，這樣消耗了大量的人力、時(shí)問(wèn)和金錢(qián)，不僅降低了管理工作的效率，而且進(jìn)一步地給人力資源管理部門(mén)造成了巨大的浪費(fèi)。

2.4檔案管理機(jī)制不靈活

現(xiàn)在企業(yè)對(duì)員工的約束和管制主要靠合同和協(xié)議，可以自由流動(dòng)，優(yōu)先選擇自己滿(mǎn)意與喜歡的工作。國(guó)家相關(guān)法律的頒布使很多人為了獲得更好的待遇選擇“跳槽”，而在和原企業(yè)未協(xié)商好的時(shí)候，會(huì)出現(xiàn)“死檔棄檔”“人檔脫節(jié)”“虛假檔案”“檔案克隆”“人質(zhì)檔案”的情況。因?yàn)楝F(xiàn)在企業(yè)人才流動(dòng)較快，企業(yè)的人事檔案管理不能夠發(fā)揮它的作用和功能，使人力資源工作也不能更好地進(jìn)行，所以這就使企業(yè)檔案管理機(jī)制不夠靈活。

3 推進(jìn)人事檔案發(fā)揮作用的策略

3.1對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度和方式進(jìn)行改革創(chuàng)新，提高人事檔案管理水平

要對(duì)管理人員短缺、管理資金不足、設(shè)備落后、儲(chǔ)藏室不足等現(xiàn)象進(jìn)行改革，在管理體制上實(shí)行集中管理。并運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和設(shè)備對(duì)人事檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理、科學(xué)地開(kāi)發(fā)和利用，使人事檔案能夠?yàn)槿肆Y源管理工作更好地工作。建立一個(gè)現(xiàn)代化的信息資源管理系統(tǒng)，切實(shí)提高人事管理工作的效率。建立一個(gè)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，儲(chǔ)存在信息庫(kù)的信息要具有真實(shí)性、準(zhǔn)確性、全面性以及及時(shí)性和時(shí)效性。通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù),可以進(jìn)行人員信息的查詢(xún)、檢索、統(tǒng)計(jì)、分析，生成各種名冊(cè)和表格，以提高人事檔案利用工作的效率和質(zhì)量,進(jìn)一步挖掘人事檔案的內(nèi)在潛力。

3.2針對(duì)性地設(shè)定培訓(xùn)項(xiàng)目

企業(yè)可以根據(jù)每個(gè)員工的個(gè)人特點(diǎn)來(lái)制定相應(yīng)的培訓(xùn)項(xiàng)目，進(jìn)行相應(yīng)的訓(xùn)練，這樣就能彌補(bǔ)相關(guān)方面的不足，可根據(jù)多種因素進(jìn)行區(qū)分，進(jìn)而提高員工的工作能力以及產(chǎn)生強(qiáng)烈的歸屬感，并可以在此基礎(chǔ)上進(jìn)行小組合作以便取人之長(zhǎng)補(bǔ)己之短，更好地提升個(gè)人能力，這樣的培訓(xùn)方式更能提高員工的積極性。

3.3使用新媒體技術(shù)，增強(qiáng)信息的正確性

傳統(tǒng)的媒介如紙媒已經(jīng)慢慢地較少被人們所使用的，因?yàn)閭鹘y(tǒng)媒體更新慢，沒(méi)有時(shí)效性和迅速性，而新媒體發(fā)展的進(jìn)行我們可以使用各種各樣的新媒體手段，用先進(jìn)的音像資料來(lái)記錄個(gè)人信息，人事檔案的管理應(yīng)該在先前的原有資料的基礎(chǔ)上，對(duì)員工信息進(jìn)行擴(kuò)展和刪除，建立單位人才數(shù)據(jù)庫(kù)，以便企業(yè)在任何時(shí)候都能方便查看信息。

3.4樹(shù)立競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)

為了檔案管理人員更好工作，人事部門(mén)應(yīng)該鼓勵(lì)和允許部門(mén)內(nèi)的良性競(jìng)爭(zhēng)，然后健全各崗位的責(zé)任制度，也借鑒人力資源管理的理念，加強(qiáng)部門(mén)的管理和企業(yè)人事檔案管理。在人事部門(mén)管理的同時(shí)，也應(yīng)該增強(qiáng)實(shí)效性意識(shí)，縮短反饋信息收集、再利用的時(shí)間周期，能及時(shí)準(zhǔn)確地給企業(yè)人力資源提供檔案信息。

4 結(jié)束語(yǔ)

人力資源管理隨著時(shí)代的發(fā)展產(chǎn)生了新的趨勢(shì)、新的要求。為了使人事檔案工作盡快適應(yīng)人力資源發(fā)展的需要，要去了解人力資源管理的新趨勢(shì)、新要求。人事檔案工作能給人力資源管理提供可靠真實(shí)的數(shù)據(jù)和信息，有利于人力資源的合理配置和更準(zhǔn)確地預(yù)測(cè)人力資源的需求。

[1]李兵.企業(yè)人力資源管理對(duì)人事檔案管理工作的新要求[J]商業(yè)經(jīng)濟(jì).

[2]馬燕.企業(yè)人事檔案管理工作中的問(wèn)題及對(duì)策研究[J]人力資源管理.