當(dāng)代企業(yè)檔案綜合管理工作思路分析

文/陳瑞

當(dāng)代企業(yè)檔案綜合管理工作思路分析

文/陳瑞

河南能源義煤集團(tuán)耿村煤礦人力資源科

檔案是企業(yè)經(jīng)營管理過程中重要依據(jù)的留存，具有無可估量的歷史價(jià)值。而在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營面臨著越加激烈市場競爭的當(dāng)下，諸如人力資源管理、投融資、生產(chǎn)、銷售、采購等方面的檔案材料無疑可以為企業(yè)進(jìn)一步結(jié)合生產(chǎn)經(jīng)營狀況做出管理決策提供參考。筆者在大型企業(yè)人力資源管理部門就職多年，結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)借本文簡短表述關(guān)于當(dāng)代企業(yè)檔案綜合管理工作思路的觀點(diǎn)。

當(dāng)代企業(yè)；檔案管理；思路及方法

1 當(dāng)前企業(yè)檔案綜合管理工作中存在的問題

1.1企業(yè)檔案管理工作缺乏延續(xù)性

近年來，很多企業(yè)的檔案管理進(jìn)行了檔案的達(dá)標(biāo)升級(jí)工作。但達(dá)標(biāo)工作更像是作為一項(xiàng)運(yùn)動(dòng)在進(jìn)行，雖然短時(shí)間內(nèi)取得了一定的效果，但達(dá)標(biāo)以后沒有長期性和連續(xù)性。再加上部分管理者對(duì)檔案綜合管理的參與程度不夠，對(duì)檔案在企業(yè)中的重要作用認(rèn)識(shí)不足，造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無計(jì)劃現(xiàn)象的存在，致使檔案管理工作缺乏應(yīng)有的延續(xù)性。

1.2檔案管理工作缺乏嚴(yán)格規(guī)范的管理制度

不難發(fā)現(xiàn)，目前很多企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化程度不夠，這主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：首先，檔案收集不規(guī)范；其次，檔案整理不規(guī)范；再次，檔案綜合管理力度不夠；最后，檔案利用不規(guī)范。這些都是缺乏嚴(yán)格規(guī)范檔案管理制度的體現(xiàn)，需要在今后不斷改善。

1.3現(xiàn)代化檔案管理方法應(yīng)用不足

目前，很多企業(yè)的檔案管理都是采用一臺(tái)計(jì)算機(jī)一套軟件的管理辦法，檔案管理與利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來了消極后果，落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點(diǎn)：一是部分管理者缺乏對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，財(cái)力投入少；二是一些企業(yè)雖然購買了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒有起到先進(jìn)作用。三是領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，雖然有計(jì)算機(jī)和檔案網(wǎng)絡(luò)，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進(jìn)行工作。

2 當(dāng)代企業(yè)檔案管理工作思路分析

檔案雖然是一個(gè)龐大的信息庫，但它是一種原生的信息資源，各種信息零散地儲(chǔ)存在眾多的單堆資料中，只有根據(jù)需要，把相關(guān)信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來，通過加工整理才能更好地發(fā)揮檔案的信息作用，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。檔案管理作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的一項(xiàng)重要工作，為企業(yè)發(fā)揮著不可磨滅的成績。要充分發(fā)揮管理的作用，才能使之更好地為企業(yè)中心工作做好服務(wù)。

2.1抓好組織建設(shè)，完善管理制度

抓好組織建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。筆者認(rèn)為，企業(yè)可以成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，為檔案工作的綜合管理提供組織保障。與此同時(shí)。要建立健全相關(guān)管理制度。在建立健全管理制度的過程中，一是要明確檔案管理負(fù)責(zé)人，專職、兼職檔案員的崗位職責(zé)。二是要按照《企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》的要求，依據(jù)《檔案法》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際編制各種規(guī)章制度，并在實(shí)際工作中不斷進(jìn)行完善，加強(qiáng)對(duì)歸檔范圍，保密文件收發(fā)、存檔、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)工作程序要做出明確規(guī)定。除此之外，對(duì)檔案設(shè)施要嚴(yán)格按照制度辦事，以確保檔案的安全，檔案管理工作中的各項(xiàng)規(guī)章制度要上墻，保證檔案管理沿著制度化、規(guī)范化的軌道行進(jìn)。

2.2明確檔案管理工作的計(jì)劃和目標(biāo)

檔案管理工作要想取得長遠(yuǎn)的發(fā)展，必須增強(qiáng)檔案工作的主動(dòng)性、前瞻性，制定出有指導(dǎo)性的檔案發(fā)展規(guī)則。鑒于此，筆者認(rèn)為，企業(yè)各級(jí)管理者要意識(shí)到檔案工作的重要性，把檔案管理工作提上工作日程，研究及過問檔案的具體工作，并且結(jié)合當(dāng)今數(shù)碼技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的新趨勢，加大技術(shù)投入，制定出既符合檔案管理要求，又合乎實(shí)際的工作計(jì)劃。

2.3加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)管理工作

在檔案基礎(chǔ)管理中，要堅(jiān)持把檔案管理工作作為一項(xiàng)長期的、重要的基礎(chǔ)工作，從領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制到管理體系，從規(guī)章制度到檔案管理，在組織上、制度上要形成一套科學(xué)、合理、完整的管理辦法，為檔案管理工作的有效開展提供可靠的保障。檔案貴在利用，重在管理，對(duì)每年上級(jí)主管部門所規(guī)定的各項(xiàng)工作要嚴(yán)格執(zhí)行，按時(shí)完成。

2.4通過培訓(xùn)不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力直接影響檔案管理的質(zhì)量，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平是檔案管理工作的重要保證。為了使檔案管理人員掌握技能，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，必須要加大檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作開展的力度。筆者在調(diào)查研究和歸納總結(jié)后認(rèn)為，培訓(xùn)提高檔案管理人員綜合素質(zhì)可以從以下幾方面做起：一是要積極參加上級(jí)和地方檔案管理部門舉辦的專業(yè)培訓(xùn)班，舉辦檔案管理培訓(xùn)班，新人進(jìn)入要進(jìn)行崗位培訓(xùn)。二是要派檔案管理員到檔案管理先進(jìn)單位認(rèn)真觀摩學(xué)習(xí)，使檔案管理工作達(dá)到規(guī)范化。特別是要加強(qiáng)電子檔案管理的培訓(xùn)，要求檔案管理員要懂得計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)，并掌握所應(yīng)用的系統(tǒng)軟件的功能。四是鼓勵(lì)檔案人員自學(xué)，要崗位成長。五是加大檔案工作規(guī)范化管理力度，把檔案管理納入綜合目標(biāo)量化考核范圍內(nèi)進(jìn)行考核，檔案工作的成效要與檔案人員的工資掛鉤。

2.5搞好檔案的信息化建設(shè)工作

運(yùn)用高新科技對(duì)檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新、改造，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的新要求，是順應(yīng)當(dāng)今科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展新趨勢。筆者認(rèn)為，企業(yè)應(yīng)當(dāng)大膽采用先進(jìn)的技術(shù)手段對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新。在此過程中，要廣泛采用電子計(jì)算機(jī)、掃描儀等數(shù)碼技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行無紙化管理，提高檔案工作效率；與此同時(shí)，要借助系統(tǒng)本身的局域網(wǎng)絡(luò)，開發(fā)網(wǎng)上檔案業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

2.6在企業(yè)內(nèi)部增強(qiáng)全員檔案意識(shí)

要提高企業(yè)檔案綜合管理工作的水平，必須要在企業(yè)內(nèi)部形成人人關(guān)注檔案管理工作的氛圍，在此目標(biāo)下，科學(xué)有效的宣傳教育工作必不可少。與此同時(shí)，檔案管理的目的在于服務(wù)和利用，因此，要增強(qiáng)檔案工作與生產(chǎn)發(fā)展的貼近度，更好地發(fā)揮檔案的服務(wù)作用和應(yīng)盡的職能，為生產(chǎn)部門提供更好的服務(wù)。

3 結(jié)論及建議

綜上所述，檔案資料作為當(dāng)代企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展的重要?dú)v史憑證，在各項(xiàng)工作中起著越來越無法替代的積極作用，企業(yè)各級(jí)管理者都應(yīng)當(dāng)重視這項(xiàng)工作，使檔案工作再上新臺(tái)階，才能使檔案管理工作真正達(dá)到為企業(yè)改革與發(fā)展大局服務(wù)的戰(zhàn)略目標(biāo)。